事業(yè)單位電子檔案管理探析

摘 要：事業(yè)單位在我國公共服務業(yè)中占據(jù)著重要地位，為我國經(jīng)濟的快速發(fā)展作出了突出貢獻。作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理對事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展起到了重要作用。事業(yè)單位隨著業(yè)務量的不斷擴大，各類檔案資料數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已經(jīng)無法適應海量檔案的及時處理，各種弊端展露出來。隨著信息化時代的到來，各項成熟的信息技術被事業(yè)單位應用于各部門日常事務當中，檔案管理部門廣泛采用電子檔案管理取代了傳統(tǒng)紙質檔案管理模式。電子檔案的應用有效提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理部門的工作負擔，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。但是，在當前事業(yè)單位電子檔案管理中還存在較多問題，文章通過對加強事業(yè)單位電子檔案管理相關辦法展開探討，以促進事業(yè)單位檔案管理質量及效率的提高。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；管理策略

中圖分類號：G271;D630.1 文獻標識碼：A

我國事業(yè)單位是社會公共服務業(yè)的重要組成部分，肩負著為人民提供文化、醫(yī)療、教育等各類公共服務的重任。事業(yè)單位的存在和健康發(fā)展，對維護社會穩(wěn)定、促進經(jīng)濟發(fā)展、提升民生福祉等方面具有重要意義。事業(yè)單位為社會穩(wěn)定和公平提供了有力的保障，有效促進了社會經(jīng)濟發(fā)展和創(chuàng)新能力的提高，為廣大人民提供優(yōu)質的服務，提高了人民的生活滿意度。由此可見，事業(yè)單位在我國社會發(fā)展中占據(jù)著重要地位。

作為事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，檔案管理工作尤為重要。鑒于事業(yè)單位肩負的重任，其服務內容包括醫(yī)療、文化、教育等諸多方面，所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)據(jù)每天都在快速積累，海量的檔案信息已經(jīng)不是傳統(tǒng)紙質管理模式所能勝任。隨著信息技術的成熟及廣泛應用，電子檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的主要方式。

一、電子檔案管理概述及特點

電子檔案是在傳統(tǒng)紙質檔案的基礎上，將紙質文檔、圖表通過數(shù)字化技術轉換為數(shù)字檔案。電子檔案管理就是利用信息技術對電子檔案開展管理的模式。它具有如下幾個特點：

1.檔案信息處理效率快速

電子檔案是將原有紙質資料、圖表通過掃描儀等設備進行數(shù)字轉化后導入計算機，通過計算機的應用程序分類整理后歸檔。相對于傳統(tǒng)人工處理方式有更高效的處理效率，能夠有效提高檔案管理的工作效率，節(jié)約了大量的人力及時間成本。

2.查閱、傳遞檔案資料更為快捷

紙質檔案轉換為電子檔案后，經(jīng)過計算機處理形成目錄，自動劃分檔案類型。在需要查閱檔案時，只需要通過文獻檢索，輸入相應關鍵字，就能快速完成查找。檔案資料在不同部門傳遞時，可以通過計算機網(wǎng)絡快速送達，精準快速，節(jié)省大量時間。

3.存儲量大，安全穩(wěn)定

傳統(tǒng)紙質檔案的存儲，需要占據(jù)大量空間，且對存儲條件有嚴格的要求，以防因環(huán)境變化導致紙質檔案的破損或丟失。電子檔案在計算機、云空間存儲，空間大且安全穩(wěn)定，可長期保存，節(jié)省事業(yè)單位大量空間。

4.有效提高了檔案的利用率

檔案的價值是通過利用來體現(xiàn)的，具體表現(xiàn)為用戶希望通過調閱、復印等方式獲取所需的資料或者文獻。傳統(tǒng)紙質檔案在查詢、傳遞環(huán)節(jié)需要耗費大量時間以及人力，無法及時滿足用戶需求，導致檔案利用率的下降，影響了檔案價值的體現(xiàn)。電子檔案可以通過網(wǎng)絡平臺，讓用戶不受時間、空間限制，通過快速檢索查找并獲取所需資料，有效提高了檔案的利用率，彰顯了檔案的價值。

5.有利于檔案資料及時更新和補充

事業(yè)單位的檔案隨著時間的推移，需要不斷更新和補充。傳統(tǒng)檔案管理在檔案內容更新和補充時需要投入大量的人力及時間，并需要翻閱原有檔案資料實施操作，流程煩瑣且耗時長。電子檔案在內容補充和更新時，只需要通過計算機調閱后對原有電子文檔補充、修改即可，方便快捷，避免了人力資源的浪費。

6.有效提高檔案管理人員的工作效率

檔案管理是一項內容煩瑣且需要工作人員耐心細致的工作，對管理人員而言，需要耗費大量的時間和精力。電子檔案管理模式的出現(xiàn)，有效提高了檔案工作人員的工作效率，擺脫了繁重的工作負擔，讓檔案管理人員能夠有更多的時間參加培訓，以提高各項業(yè)務能力。

通過以上電子檔案管理的特點不難看出，電子檔案具有存儲量大且安全穩(wěn)定、方便快捷以及節(jié)約大量人力、物力，能夠有效提高檔案資源利用率等諸多優(yōu)點。因此，事業(yè)單位檔案管理中實現(xiàn)電子檔案管理模式，相較于傳統(tǒng)紙質檔案管理模式有無可比擬的優(yōu)勢，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

隨著信息技術的日益成熟，在事業(yè)單位管理中廣泛應用了OA辦公自動化、MIS信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了整體辦公自動化。在事業(yè)單位管理體系信息化建設過程中，由于諸多因素的影響，電子檔案管理模式的構建及使用中還存在不少問題亟須解決。

二、事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題

1.加大對電子檔案管理的重視程度

事業(yè)單位在管理現(xiàn)代化建設過程中，對檔案管理部門重視程度不足，重點表現(xiàn)在資金和人員投入上相對較少，導致在電子檔案管理中信息化建設相對其他部門較為落后。信息化建設需要大量的軟硬件投入及相關專業(yè)人員的加入，缺少足夠的資金投入無法滿足軟硬件的配備，而專業(yè)人員的缺失更會阻礙電子檔案管理工作的順利開展。

2.檔案管理制度不完善，電子檔案管理工作缺乏規(guī)范性及合理性

完善的管理制度是保證工作順利開展及取得良好效果的基礎，也是工作人員開展工作的依據(jù)。電子檔案管理是信息化時代的產(chǎn)物，需要借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段完成，如果沒有規(guī)范、合理、科學的管理制度，雖然會帶來較高的工作效率，同時也會帶來一定的安全風險。例如，電子檔案在存儲、轉移過程中經(jīng)常會利用移動硬盤，如果沒有制度要求，就容易出現(xiàn)硬盤隨處亂放甚至丟失的情況，可能會導致存儲數(shù)據(jù)被盜用、泄露及篡改，對事業(yè)單位的公信力產(chǎn)生極為惡劣的影響。

3.電子檔案管理人員專業(yè)水平及素質亟待提高

電子檔案是對原有紙質檔案數(shù)字化轉換、分類、歸檔，需要相關的工作人員同時具備檔案專業(yè)和計算機兩項基本技能，其專業(yè)水準直接關系到工作效率的高低。事業(yè)單位對電子檔案管理投入不足，導致人員專業(yè)培訓有所欠缺，相當一部分檔案管理人員無法勝任信息化檔案管理崗位，對電子檔案操作不熟練，在工作中出現(xiàn)人為的工作失誤，會讓電子檔案的工作效率大打折扣。

4.電子檔案存在一定的安全隱患

作為信息化時代的科技成果，電子檔案嚴重依賴網(wǎng)絡、計算機等信息技術和設備設施會帶來一定的安全隱患。如果事業(yè)單位在網(wǎng)絡建設過程中沒有設立有效的安全保護措施，電子檔案資料極易遭到不法分子的盜取的篡改，會給事業(yè)單位名譽造成無法彌補的損失。

三、事業(yè)單位電子檔案管理質量提升的路徑

1.加強對電子檔案管理的重視，增加資金投入

為了保障電子檔案管理工作順利開展，事業(yè)單位要加強對電子檔案的重視程度，投入充足的資金以配備相關的軟硬件設備設施，為電子檔案管理工作奠定扎實的物質基礎。除了基本設施的投入，還要對電子檔案管理工作人員予以重視，提高薪資和福利待遇，避免工作人員流失，確保工作團隊的穩(wěn)定。

2.構建完善的管理制度，切實提升電子檔案歸檔制度的科學性與合理性

為了推進事業(yè)單位電子檔案工作安全、有序開展，應完善管理制度，保障檔案管理人員遵從制度操作，保障電子檔案的完整性和真實性。因此，制度應滲透到收集、歸檔、管理以及保管等各個環(huán)節(jié)，提升電子檔案管理的規(guī)范性。在整理電子檔案時，應按照整理的統(tǒng)一標準開展，電子檔案應按照標準接收、存儲等，確保電子檔案信息的有效性和完整性。除了信息整理和歸檔外，有效的制度也能促使工作人員保持責任心，可以將電子檔案管理人員的工作結果與績效掛鉤，促使相關人員在工作過程中保持專注，從而提升管理質量。

在電子檔案形成和構建中，需要嚴格遵守國家制定的統(tǒng)一標準和格式，尤其是規(guī)范不同電子檔案的相關接收和存儲，應關注各種載體和標準。重視對電子檔案相關背景、元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一保存，目的是保證電子檔案信息的完整性與全面性。

合理的管理機制是保證各項管理工作順利開展以及取得預期效果的重要手段，事業(yè)單位電子檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位應根據(jù)自身管理工作中的實際需求及相關規(guī)定中的內容對電子檔案管理機制重新構建，在管理機制中需要明確說明電子檔案文件制作、審核、歸檔以及后期管理等內容及具體要求，為工作人員及管理人員實際工作提供依據(jù)和支持，進而保證電子檔案管理工作有條不紊地開展。制定相應的監(jiān)督管理機制，通過制度約束管理人員的工作行為，避免工作過程中出現(xiàn)僥幸或者敷衍了事的情況。與此同時，可以實行責任制度，劃分電子檔案管理工作的內容責任，將管理工作落實到每個人，提升電子檔案管理工作的實效，為事業(yè)單位后續(xù)工作的開展奠定堅實的基礎。

3.提升管理人員的綜合素質，重視人才教育與培養(yǎng)，建設復合型管理隊伍

想要提升事業(yè)單位電子檔案管理工作質量，就一定要提升檔案管理人員的綜合素質。可以聘請專門的電子檔案管理人員開展檔案管理工作，還可以對內部人員開展理論知識與實踐技能的培訓，確保所有檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。同時，還要加強對電子檔案管理人員的職業(yè)道德培訓，促使所有人員能依照規(guī)章制度開展工作。在部分檔案管理人員的認知中，檔案管理工作簡單且枯燥，對工作影響較小。但如果信息丟失就會產(chǎn)生很嚴重的負面影響，因而應當增強工作人員的認知，促使他們能更高質量地完成工作。為了確保電子檔案的安全性，還要定期維護，檢查電腦等設備的相關功能，避免錄入過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。為了降低意外發(fā)生率，應對數(shù)據(jù)備份保存。為了降低風險，電子檔案管理人員還要采用技術手段和制度規(guī)定來避免其他人查詢和修改檔案資料，從而提升信息的安全性。

鑒于電子檔案的專業(yè)性以及管理內容的復雜性，需要重視實踐指導作用，積累經(jīng)驗，防止出現(xiàn)頻繁的人員流動，目的是維護電子檔案管理工作的可持續(xù)開展。另外，檔案管理人員要積極學習，不斷更新知識結構，注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，積極學習先進的信息技術，提升自身的綜合素質，以更好地適應電子檔案管理發(fā)展的需要。

一是重視人才選拔。在實際選拔過程中需要對應聘人員的專業(yè)知識、管理經(jīng)驗以及綜合素質等考量，選擇專業(yè)性強、有責任心、熱愛檔案事業(yè)的人員加入管理團隊，充實隊伍力量；二是加強培訓。人員正式上崗前需要做好崗前培訓工作，使其了解和掌握事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀及要求等，能有效提高工作效率。在后期實際管理過程中同樣需要做好專業(yè)培訓工作，幫助檔案管理人員學習新興技術及管理方法，提高專業(yè)水平，能夠將新技術及方法應用至電子檔案管理工作中，提升管理效率和效果；三是提高從業(yè)人員的薪酬待遇。針對檔案管理人員流動性較強的問題，事業(yè)單位需要根據(jù)經(jīng)濟情況合理調整檔案管理人員的薪資待遇，保證其工作量與收益成正比。同時，要加強對檔案從業(yè)人員的人文關懷，給予關心和幫助，增強他們的歸屬感，有利于檔案管理工作順利開展。

4.構建嚴謹?shù)碾娮訖n案保管體系，確保檔案完整性和安全性

為了確保電子檔案歸檔的安全問題，事業(yè)單位要構建嚴謹?shù)碾娮訖n案保管體系。首先，要保證電子檔案保管載體的質量和安全，避免因使用不合格的載體造成的電子檔案損失；其次，要注意電子檔案保管環(huán)境安全，避免因環(huán)境受到污染或濕度、溫度的變化而造成的檔案損毀；最后，設立完善的安全訪問體系，設置訪問權限，加強網(wǎng)絡防火墻設置，避免網(wǎng)絡病毒侵害，工作人員要定期對計算機展開病毒查殺，定期檢查電子檔案是否完整，避免出現(xiàn)檔案系統(tǒng)被入侵或電子檔案被盜取等情況。

電子檔案安全保護工作應作為一項日常工作，定期升級、維護辦公軟件以及檢修電腦硬件，如發(fā)現(xiàn)問題應采取合理措施及時處理。在相關信息及數(shù)據(jù)傳輸或者輸入完成后需要及時保存，避免出現(xiàn)信息丟失。應充分重視網(wǎng)絡安全建設，在實際建設過程中可以合理應用一些新興技術，更好地提升網(wǎng)絡安全性，減少病毒及黑客入侵的概率，為電子檔案完整性及保密性提供更多的保障。

四、結束語

電子檔案管理工作的順利開展可以有效提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率，減少因人為因素出現(xiàn)的工作失誤，提升檔案信息查詢、轉交的速度。電子檔案是信息化時代的產(chǎn)物，在事業(yè)單位電子檔案管理工作進程中，還存在著一些問題，諸如資金投入不足、工作人員缺乏專業(yè)技能培訓、在管理制度上還有待完善，這些問題都對事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生了不良影響。因此，事業(yè)單位要從領導層重視電子檔案管理工作，加大資金和人員的投入，完善相關管理制度，對工作人員開展技能培訓，注重電子檔案安全問題，降低電子檔案管理風險，確保電子檔案的完整性和保密性，進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體效率。

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作者單位：中共菏澤市紀委監(jiān)委清菏園管理服務中心

作者簡介：侯燕（1977—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。