新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)安全建設研究

摘 要：現(xiàn)階段，數(shù)字技術在諸多行業(yè)得到了應用，高職院校檔案管理工作也因此提高了工作水平和質(zhì)量。目前，使用電子檔案系統(tǒng)能夠在提高檔案管理效率的同時，強化檔案資源的利用實效，積極作用顯著。但在新媒體環(huán)境下，電子檔案系統(tǒng)容易受到多種因素影響，存在一些安全隱患，若不能及時解決和優(yōu)化，會影響檔案利用和檔案管理安全。因此，加強高職院校電子檔案系統(tǒng)安全建設至關重要。

關鍵詞：新媒體環(huán)境；高職院校；電子檔案系統(tǒng)；安全建設；具體路徑

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

高職院校檔案管理工作是一項十分煩瑣的工作，在新媒體環(huán)境下，運用數(shù)字技術對其實施管理能夠大幅度提高工作效率，實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化配置。但結合實際發(fā)現(xiàn)，在高效傳播檔案信息的同時，高職院校電子檔案系統(tǒng)也面臨安全風險。因此，如何使電子檔案系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地運行成為高職院校重點研究的課題。本研究介紹了電子檔案系統(tǒng)安全建設，分析了電子檔案系統(tǒng)存在的安全問題，提出了電子檔案系統(tǒng)安全建設路徑，以期能夠更好地開展高職院校檔案管理工作。

一、新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)研究概述

新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)具備以下基本特征。

1.信息化與數(shù)字化管理

在新媒體環(huán)境下，高職院校電子檔案系統(tǒng)管理的核心特征是信息化和數(shù)字化。這意味著檔案的生成、存儲、管理和利用全過程都在數(shù)字化環(huán)境中開展，顯著提高了檔案管理的效率，并保證了檔案的準確性。

2.實時性與遠程訪問

電子檔案系統(tǒng)支持實時更新和遠程訪問，教師和學生可以隨時隨地通過網(wǎng)絡訪問所需檔案，打破了傳統(tǒng)檔案管理的時空限制。

3.安全性與隱私保護

面對新媒體環(huán)境中復雜的信息安全威脅，高職院校電子檔案系統(tǒng)具備較強的安全性，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等措施，并具備保護個人隱私信息的功能。

4.系統(tǒng)集成與信息共享

電子檔案系統(tǒng)與學校的其他信息系統(tǒng)展開了深度集成，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的無縫對接和共享。電子檔案系統(tǒng)能夠與教學管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等相互關聯(lián)和協(xié)同工作。通過信息共享，不同部門能夠更加高效合作，提高整體管理水平，如學生的學業(yè)成績可以自動同步到檔案系統(tǒng)中。

5.檢索與利用更加便捷

通過先進的檢索技術和友好的用戶界面，電子檔案系統(tǒng)為用戶提供了便捷、高效的檢索和利用體驗。用戶可以通過關鍵詞、時間范圍、分類等快速定位所需檔案信息，并在線閱覽、下載或打印，極大地提高了檔案的利用價值，讓檔案信息能夠更好地為學校的發(fā)展服務。例如，教師可以迅速查找過往學生的優(yōu)秀作品，為教學提供參考。

6.規(guī)范管理流程

電子檔案管理系統(tǒng)從檔案的收集、整理、存儲以及利用到銷毀，都有明確的規(guī)定和操作流程。

7.技術更新與系統(tǒng)維護

面對新媒體環(huán)境下的快速發(fā)展趨勢，高職院校電子檔案系統(tǒng)能夠不斷更新和升級，適應新的管理需求和應對潛在的安全威脅。

8.界面簡潔

簡潔明了的界面設計使得用戶能夠快速上手和熟練操作電子檔案系統(tǒng)。簡潔的界面更容易突出主要功能和展示信息，提升用戶體驗。簡潔的界面有助于檔案管理人員減少操作失誤，提高工作效率，讓用戶能夠?qū)Ｗ⒂跈n案信息本身而不被界面所困擾。

二、新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)安全建設的意義

電子檔案系統(tǒng)安全建設是高職院校信息化建設的重要組成部分，通過加強電子檔案系統(tǒng)安全建設可以提高高職院校的管理水平，從而為高職院校的教學、科研、管理等提供有力支持。

新媒體環(huán)境下的信息傳播速度快、范圍廣，檔案信息的安全性、真實性和完整性面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此，加強高職院校的電子檔案系統(tǒng)安全建設，能夠加強數(shù)據(jù)安全管理和隱私保護。

電子檔案系統(tǒng)存儲著高職院校重要的歷史資料和信息，如教學計劃、科研成果以及人事檔案等，保障檔案信息安全能夠增強學生、家長及社會公眾的信任意識，有助于維護高職院校的聲譽和權益。

加強電子檔案系統(tǒng)安全建設，有助于高職院校高效管理和利用教學資源，提升教學質(zhì)量，提高管理效率，能夠保證檔案數(shù)據(jù)的安全，為高職教學研究提供可靠的數(shù)據(jù)支持，有助于高職院校開展學術研究和教育決策。

三、新媒體環(huán)境下高職院校電子檔案系統(tǒng)存在的問題

1.電子檔案系統(tǒng)兼容性和擴展性欠佳

電子檔案系統(tǒng)不兼容，只能在特定版本的操作系統(tǒng)上運行，不兼容第三方應用。電子檔案系統(tǒng)不支持分布式部署，系統(tǒng)的模塊化程度低，添加新功能或者修改現(xiàn)有功能需要重構大量代碼，系統(tǒng)不夠靈活。電子檔案系統(tǒng)的兼容性和擴展性欠佳，難以契合不斷變化的檔案管理需求以及技術發(fā)展，一旦需要和其他系統(tǒng)對接或升級，便會遇到許多困難，極大地影響檔案管理工作的開展。

2.電子檔案系統(tǒng)抗網(wǎng)絡病毒攻擊能力弱

近些年，隨著科學技術的發(fā)展，病毒攻擊的方式發(fā)生較大的變化，雖然高職院校的電子檔案系統(tǒng)具備一定的抗攻擊能力，但由于計算機病毒的破壞性大，一旦發(fā)生病毒攻擊，容易造成不可估量的損失。結合實際發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段高職院校多外購電子檔案系統(tǒng)，系統(tǒng)由軟件公司開發(fā)，安全策略多以身份識別、權限控制和自動備份為主，系統(tǒng)開發(fā)商無法提供及時有效的技術支持，難以保證良好的安全防護效果。

3.電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性差

電子檔案系統(tǒng)因為硬件性能不足、軟件算法效率低或者網(wǎng)絡延遲高，導致用戶操作系統(tǒng)響應時間長，處理效率低，影響用戶體驗。電子檔案系統(tǒng)因為管理資源不當、內(nèi)存不足或者軟件存在缺陷，出現(xiàn)崩潰、卡頓等問題，影響檔案管理人員日常工作的開展。

4.數(shù)據(jù)安全存在風險

電子檔案系統(tǒng)中存儲了大量信息，包括學生信息、教職工信息、學校科研、學校行政信息等。電子檔案系統(tǒng)缺乏全面的檔案數(shù)據(jù)管理和監(jiān)控機制，使得數(shù)據(jù)的準確性與完整性難以得到保障，重復錄入、錯誤錄入等時有發(fā)生，影響檔案質(zhì)量。高職院校在檔案信息公開利用中未加密保密信息，致使機密信息容易被泄露。在安全管理中，高職院校未有效加強系統(tǒng)安全，致使電子文件在保存中易發(fā)生被復制、篡改以及丟失的問題。數(shù)據(jù)備份機制不健全，一旦發(fā)生系統(tǒng)故障容易導致數(shù)據(jù)失真。

5.電子檔案系統(tǒng)維護成本高，更新不及時

隨著電子檔案系統(tǒng)功能的增加，系統(tǒng)更加復雜，維護難度更大，維護成本更高。高職院校用于維護電子檔案系統(tǒng)的資金少，沒有制訂長遠的計劃，沒有做好預算安排，電子檔案系統(tǒng)更新不及時。

四、新媒體環(huán)境下的高職院校電子檔案系統(tǒng)安全建設路徑

1.完善電子檔案系統(tǒng)安全保障體系

建立健全電子檔案系統(tǒng)安全保障體系是確保檔案信息安全的基石，在具體的管理工作中要注重落實四個方面的內(nèi)容：一是制定完善的電子檔案管理制度；二是實施權限控制和身份認證；三是確保系統(tǒng)物理安全、網(wǎng)絡安全、應用安全和數(shù)據(jù)安全；四是定期開展系統(tǒng)安全評估和風險分析，以便及時發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。此外，高職院校應注重數(shù)據(jù)安全保護技術的引入，并建立安全性強的防護系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)恢復等技術手段，提升電子檔案管理實效，確保數(shù)據(jù)安全、完整。在具體管理中，要加大物理保護力度，定期更新和維護有關設備設施，并建立保密責任制度和管理機制，加強對電子檔案系統(tǒng)的日常監(jiān)管。

2.加大電子檔案系統(tǒng)安全防范監(jiān)測力度

在新媒體環(huán)境下，高職院校電子檔案系統(tǒng)面臨諸多安全挑戰(zhàn)，如計算機病毒、網(wǎng)絡攻擊以及數(shù)據(jù)被泄露等，為確保電子檔案系統(tǒng)的安全，高職院校應加大電子檔案系統(tǒng)安全防范監(jiān)測力度。實時監(jiān)測電子檔案系統(tǒng)的安全是預防潛在風險的關鍵，這就要求高職院校應用完善的監(jiān)測系統(tǒng)，全天候、全方位地監(jiān)控電子檔案系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)異常行為或攻擊。系統(tǒng)管理人員要積極運用大數(shù)據(jù)和人工智能技術分析電子檔案系統(tǒng)的日志信息，及時發(fā)現(xiàn)安全事件。與此同時，在日常管理中，系統(tǒng)管理人員要加強網(wǎng)絡安全防護，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、入侵防御系統(tǒng)（IPS）等構建安全的網(wǎng)絡環(huán)境，防止外部攻擊和非法訪問。系統(tǒng)管理人員應定期掃描電子檔案系統(tǒng)的漏洞并開展風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和修復系統(tǒng)安全隱患，以降低安全風險。另外，系統(tǒng)管理人員要分析監(jiān)測電子檔案系統(tǒng)的日志記錄、系統(tǒng)運行情況、數(shù)據(jù)傳輸情況等，以降低安全風險。

3.增強電子檔案系統(tǒng)管理人員的安全意識

許多安全問題的產(chǎn)生與管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高有關。因此，提升管理人員的信息安全意識和能力至關重要。高職院校應定期組織安全培訓活動，使系統(tǒng)管理人員充分了解信息安全的重要性，掌握基本的信息安全知識和應急處理能力，從而降低人為因素造成的安全風險。在具體培訓中，高職院校應通過案例分析、模擬演練等形式，使系統(tǒng)管理人員熟悉電子檔案系統(tǒng)的安全風險，掌握防范和應對措施。同時，要使系統(tǒng)管理人員認識數(shù)據(jù)保護和隱私保護的重要性，使他們能夠遵循相關法規(guī)和標準，以保證電子檔案的安全。

4.建立電子檔案系統(tǒng)應急管理響應機制

建立電子檔案系統(tǒng)應急管理響應機制是確保發(fā)生安全事件時，高職院校系統(tǒng)管理人員能夠迅速、有效處置的關鍵。因此，高職院校應制定詳細的應急預案，明確應急組織架構、應急流程和應急資源配置，并定期開展應急演練，以提高系統(tǒng)管理人員應對實際安全事件的能力。高職院校要建立電子檔案安全事件的監(jiān)測和預警機制，評估電子檔案系統(tǒng)安全管理的效果，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

為保證應急管理的有效性，高職院校需要建立專門的應急管理團隊，包括檔案管理人員、高職院校信息化建設人員及應急人員。應急人員應具備技術、管理和溝通能力，能夠明確安全事件類型，分清事件的優(yōu)先級，根據(jù)事件嚴重程度，采取適當?shù)奶幚泶胧８呗氃盒贫ㄊ录憫^程，包括事件發(fā)現(xiàn)、報告、評估、處置、恢復和事后分析階段。在發(fā)生事件后，應急管理人員要詳細記錄和分析具體事件，包括事件類型、事件原因、影響范圍、處理過程等，防止類似事件再次發(fā)生。

5.加強電子檔案系統(tǒng)安全技術研發(fā)與應用

隨著信息技術的不斷發(fā)展，新的安全威脅層出不窮。高職院校應積極投入資源，加強電子檔案系統(tǒng)安全技術的研發(fā)與應用。一方面，加大數(shù)據(jù)加密技術的研究力度，不斷優(yōu)化加密算法，提高加密的強度和效率，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中不被非法竊取或篡改。高職院校應積極探索量子加密等前沿技術，為電子檔案系統(tǒng)安全提供更強大的保障；另一方面，高職院校應深入研究人工智能技術在安全領域的應用，如利用機器學習算法智能識別和預警異常行為，提前發(fā)現(xiàn)潛在的安全風險。同時，開發(fā)智能的安全管理系統(tǒng)，自動化監(jiān)控和管理電子檔案系統(tǒng)，提高安全管理的效率和準確性。此外，高職院校應注重與專業(yè)的安全技術機構和企業(yè)開展合作，獲取最新的安全技術資訊和解決方案，及時將先進的技術引入高職院校的電子檔案系統(tǒng)中，并共同開展安全技術研究項目，針對高職院校電子檔案系統(tǒng)的特點和需求，研發(fā)專屬的安全技術和產(chǎn)品。建立安全技術交流平臺，促進高職院校之間、高職院校與企業(yè)之間在安全技術方面的經(jīng)驗分享和交流，共同提高電子檔案系統(tǒng)安全水平。高職院校應鼓勵學校的科研團隊參與安全技術研發(fā)，培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力和實踐能力的安全技術人才，為電子檔案系統(tǒng)安全提供持續(xù)的智力支持和技術保障。

6.加強電子檔案系統(tǒng)安全的國際合作與交流

高職院校應積極加強電子檔案系統(tǒng)安全的國際合作與交流，共同應對全球性的安全挑戰(zhàn)。高職院校應積極參與國際電子檔案安全組織和論壇，與世界各國的高職院校及相關機構分享安全管理經(jīng)驗和技術成果。通過國際合作的項目，共同開展電子檔案系統(tǒng)安全技術的研究和應用，促進技術的創(chuàng)新和發(fā)展。加強與國際知名高校的合作交流，互派師生展開學習和研究，培養(yǎng)具有國際視野和專業(yè)素養(yǎng)的電子檔案系統(tǒng)安全人才。同時，借鑒國際先進的安全管理理念和方法，學習其他國家和地區(qū)在電子檔案系統(tǒng)安全保障體系建設、安全防范監(jiān)測、應急管理響應等方面的成功經(jīng)驗，結合自身實際情況，優(yōu)化和應用這些經(jīng)驗。建立國際電子檔案系統(tǒng)安全信息共享機制，及時了解國際上最新的安全威脅和應對策略，以便提前做好防范措施。參與國際電子檔案系統(tǒng)安全標準的制定和修訂，提高我國高職院校在國際電子檔案安全領域的話語權和影響力。通過加強國際合作與交流，不斷提高高職院校電子檔案系統(tǒng)的安全水平，為學校的發(fā)展和國際交流合作奠定基礎。

五、結語

綜上所述，高職院校電子檔案系統(tǒng)的安全建設對于保護學校的數(shù)字資產(chǎn)、維護學生和教職工的隱私權益以及確保教學和管理活動的順利開展至關重要。高職院校應加大資金投入，組建專業(yè)團隊，完善電子檔案系統(tǒng)安全保障體系，加大電子檔案系統(tǒng)安全防范監(jiān)測力度，建立電子檔案系統(tǒng)應急管理響應機制，加強電子檔案系統(tǒng)安全技術研發(fā)與應用以及電子檔案系統(tǒng)安全的國際合作與交流。高職院校應加大對電子檔案系統(tǒng)的安全管理力度，實現(xiàn)“動態(tài)化”“完善化”“精細化”管理，高質(zhì)量開展高職院校電子檔案管理工作。

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作者單位：臨沂科技職業(yè)學院

作者簡介：郭媛（1983—），女，漢族，山東沂水人，在職研究生，館員，研究方向：檔案管理及檔案AI應用。