淺談新形勢下醫院檔案信息化建設的問題及對策

摘 要：全面落實國家關于檔案工作的部署要求，積極推進醫療機構數字化檔案建設，促進醫療機構檔案資源的高效利用，越來越得到醫療領域的廣泛認同。推行檔案管理信息化不僅能夠節省存量檔案資源占用空間，還能夠實現檔案資源的多元共享，為醫療機構檔案管理工作的規范、創新發展提供科學路徑。因此，大力推進醫療檔案信息化管理十分必要。文章詳述了醫院檔案管理信息化建設的重要性和必要性以及所面臨的挑戰和解決方案，目標是推動醫院檔案管理的規范化，進而促進醫院的健康發展。

關鍵詞：新形勢；醫院；檔案管理；信息化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

醫院的管理運作依賴于其檔案管理的質量，同時也是評估醫療機構管理能力的關鍵指標。醫院檔案管理主要負責收集并管理醫院的各種業務數據、人員信息、財政狀況及人力資源等各類管理信息，旨在確保所有相關信息完整且精確，從而有助于各部門的工作順暢推進。除了記載醫院的發展歷程外，它還是醫院未來發展決策的重要參考點，是推動醫院發展的關鍵元素之一。此外，由于醫療行業涉及復雜多樣的實際操作和嚴謹要求，在處理眾多患者的病歷時需要考慮的問題繁雜多樣，醫院檔案是詳細記錄每位病患情況的主要措施，這種臨床經驗的累積能顯著提升整個醫院的診療水準，并且也能為醫學研究帶來有利的啟示。所以，醫院檔案信息化建設的意義遠不只是醫院內務管理，還深刻關系醫院的長久進步。

一、醫院檔案管理信息化建設的必要性和重要意義

1.提高醫院的管理水平

隨著我國社會的不斷發展，各行各業都在不斷推進信息化進程，醫院規模也在不斷擴大。傳統的檔案管理方式已無法滿足醫院發展的需求。因此，必須充分認識信息化建設的重要性，提高醫院檔案管理工作效率和質量。目前，我國許多醫院已加快了檔案信息化建設進度，使檔案管理更加系統化與科學化，并在檔案信息支持下調整創新醫療服務模式，提高醫療服務效率和質量。同時，計算機圖像處理技術進步為醫學影像信息系統建設提供技術支持，簡化流程管理，促進醫院服務平臺建設。檔案信息化建設不僅能夠加強醫院管理，還可以優化完善醫院各流程，提高工作效率以及服務水平能力，提升患者醫療服務質量。

2.適應時代發展的實際需求

醫療機構檔案管理信息化建設不僅是為了醫院運營的需求，還是一種適應社會需要和社會發展趨勢的關鍵路徑，在某種程度上有助于提升社會的整體生產力，并且數據化的構建在醫療機構網絡化治理過程中扮演著關鍵角色，作為患者快速服務的核心信息源泉。另外，電腦網絡科技具備強大的互動功能，使得醫療機構的全方位數字化得到強有力的支持，一些傳統的手工操作程序都能借助機器來完成。例如，當病人接受診斷治療的時候，只需用人工方式辦理患者的預約與付款手續，而其他諸如檢驗、化驗、診療等各階段的信息可以利用患者支付費用后獲得的健康卡來自動記載并傳遞，極大地減輕了資料搜集的工作量。同時，也給查找和領取報告帶來了方便，從而顯著地增強了醫療機構的運作效能。

3.有效提升檔案管理人員的素質

醫療機構檔案數字化提高了檔案管理工作的效能，對于檔案管理人員的專業能力提出了更高要求。首先，檔案管理人員必須具有專業的操作技巧、優秀的職場品德與倫理觀念，以保障工作標準化開展；其次，作為一項繁復且重要的任務，除了工作責任外，還需要增強服務理念，提升綜合素質，以便推動醫院檔案管理工作順利開展；再次，信息化的構建是一個廣泛而持久的項目，不能忽視工作人員內心的力量，還要增強計算機知識及其操作技術；最后，由于這項工作包含許多環節，在執行過程中需要特別關注每個細微之處，始終保有積極工作的態度，提高檔案管理的工作效率和質量。

二、醫院檔案信息化建設存在的問題和難點

1.信息化建設未得到院領導重視

為了推動醫療機構的信息化進程并實現其持續發展，必須由領導層積極介入，明確管理目標和核心要點，以便指導員工理解和接受醫療機構信息化建設，確保信息技術能夠高效融入診療服務以及整個機構的管理中，從而提高整個醫院的工作效率。并且，還可以幫助醫院領導層迅速做出科學、合理的決策，促進醫療機構的信息化建設。但是，現實情況卻是大多數醫院的工作焦點集中于疾病診療方面，把病歷資料管理工作視為輔助性的后勤任務。當醫院的信息化建設不斷發展，再加上臨床和行政部門對于醫院信息系統的需求越來越復雜時，病歷信息數字化已經成為醫療工作的必要組成部分，而不是單純的后勤支持功能。

2.對外協調工作復雜

醫院的信息化建設是一項復雜工程，要求醫務人員及其他部門之間的緊密合作，并由醫院領導監督實施，以便實現最佳的效果。唯有通過醫務團隊和各部門的全面投入，才能夠充分發揮信息技術的作用，從而提高醫療機構的管理效率和診療質量。然而，隨著系統的推廣應用，檔案室面臨著諸多挑戰，必須平衡各科室的需求，花費大量時間和精力去解決各種問題，甚至可能徒勞無功。這種狀況逐漸削弱了檔案管理人員推行新系統上線的熱情和決心。作為一名負責記錄信息的檔案工作人員，其主要職責是遵循規定流程，確保檔案信息的安全性和保密性。這意味著他們在處理事情之前需獲得上級批準，包括訪問敏感的數據或信息以及更新軟件的功能等。由于嚴格遵守規則，有時會給其他人留下一種印象——利用檔案信息困難，使得醫院檔案管理部門在年終考核中的評分通常較低。

3.信息化人才匱乏

作為一門跨領域的專業，醫院檔案管理信息化要求檔案管理人員不僅具備軟件和硬件技術操作能力，還需要一定的醫學知識。然而，在現有的檔案管理員工構成中，僅有少數人員來自檔案管理學領域，其余皆為工程類教育背景，滿足檔案信息化所需的人員數量極度匱乏，從而影響醫院檔案部門工作的全面與高效執行。通過對部分醫院檔案管理信息化的調研之后發現，檔案工作在基礎建設方面參差不齊，但更多的問題出現在專職檔案管理員身上。

事實上，雖然很多單位對于檔案工作還是給予了一定的重視，無論在人力還是物力上面都花了很多工夫，但是檔案資源管理信息化方面取得的成效卻不盡如人意。其主要原因就是因為缺少專業的信息化管理人才。很多單位配備了檔案管理的計算機、打印機、復印機和掃描儀等，部分單位還購買了檔案管理軟件，但是絕大部分檔案室的專職管理員長期習慣原始的手工保管和處理紙質的檔案資料，對于如何利用信息化手段將紙質檔案轉化成電子信息檔案如何利用信息化手段去保管、利用都缺乏相關的專業知識。

正是因為專業的信息管理人員的缺失，所以當前很多部門的檔案工作無法將這些信息化基礎設施最大化地利用，導致檔案管理的信息化處于“聽得到，用不著”的尷尬境地。因此，從長遠的角度來看，要完全改變傳統的檔案處理方式是一個長期的過程，而具有信息化專業技術水平的人才將是未來檔案工作信息化必不可少的推進者。

4.缺乏明確的科室建設制度和標準

盡管醫院檔案管理人員承擔著繁重的任務，但因為缺乏適當的獎勵制度，工作主動性和對工作的熱情受到一定程度的影響，對檔案管理工作來說是不利的。檔案管理人員沒有足夠的動力投入自我提升的學習中，如技能培訓、軟件開發或系統優化等方面，甚至有些檔案管理人員仍然無法獨自解決有關服務器、路由器、防火墻及數據存儲等硬件設施的基本調試和設置問題，一旦出現困難，只能尋求外部支持來解決問題。至于深入了解日益嚴重的網絡安全挑戰或者鉆研數據庫管理的更高層面，更是遙不可及的目標了。

5.難以準確把控采購風險

在開展醫院檔案管理信息化建設過程中，醫療機構如何掌握和應用信息技術的細節成為一項挑戰。為了防止采用過時的技術，醫院會盡可能地挑選在資金預算內最先進的技術和產品，但由于缺乏廠商的支持，使得一些具體的招標要求難以制定。目前，主要是先從政府采購合同供應清單里選擇商品，然后參考其他同級醫院在網絡上公布的招標標準參數。如果不能符合這些條件的話，就需要花費大量時間去了解各種技術信息并考察實例。即使這樣，還是存在引入供應商技術參數不合要求的風險。所以，檔案管理人員試圖減少購買信息化設備的風險，卻降低了工作的效率，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。

6.難以有效保障檔案管理信息化建設資金

檔案信息化建設需要單位投入一定的資金、人力等必要的基礎設施建設，盡管一些單位逐漸意識到了檔案信息化管理的重要性，但是由于資金、專業技術人員不足等問題導致信息化建設難以全面開展。資金投入不足問題尤為明顯。充足的資金投入是檔案信息化建設的根本保障，信息化建設需要有快速的網絡環境、必要的計 算機設備、打印機及掃描儀等現代辦公設備，而單位缺乏充足的資金投入勢必會影響檔案信息化建設。對基層醫療機構來說，其開展檔案信息化建設需要耗費相當一部分資金，然而該投資在短期內不會產生明顯的收益，導致部分醫院對開展檔案管理信息化建設存有疑慮。依據二級甲等醫院評定標準，年度業務營收中至少應有1%用于信息化建設。考慮到單位的具體情況，在過去的5年里，醫院的信息化支出占比約為0.4%，只能勉強滿足日常運營需求。現階段，與其他同級醫院相比，基層醫療機構在檔案信息化建設方面已經嚴重滯后。

三、加強醫院檔案信息化建設的具體建議

1.醫院要進一步明確檔案信息化建設的基本原則

在開展醫院檔案管理信息化建設時，醫院全體員工需要深刻理解并執行以下幾條關鍵的基本準則。首先，是保障安全的原則。醫院需要確立整套檔案管理安全機制，實施必要的保護策略。例如，確認電腦防火墻是否啟用，是否有裝載專門的反病毒防護工具，有沒有妥善停用可能影響系統穩定的網絡協議等，這些是在醫院檔案管理信息化進程中不可或缺的考量點；其次，經濟效益也是一項重要原則。由于信息化建設是一個持續的過程，需要一定的經費支持，但醫院可用的資源有限，有必要深入研究信息化建設過程中每個環節所需的費用，以實現合理的預算管控，提高資金的使用效率，進而推動檔案信息化與智能化的同步發展；最后，全方位管理原則也同樣至關重要，意味著醫院在建立檔案信息化管理體系時，不能僅僅關注各類檔案信息的存儲和處理，還應該著眼于如何方便用戶查詢、傳遞和使用檔案資料，確保檔案管理系統的實際應用效果和潛在價值。

2.醫院要進一步優化檔案管理方式

一旦檔案信息化建設初見成效，就必須指派專門的人員來執行檔案信息化管理任務。檔案工作人員需要掌握相關的檔案處理技巧與技能，深入理解各科室的特點及其系統架構，以協助各部門工作順利推進。同時，在電力中斷或災難突發時能夠迅速反應，保障醫院檔案信息化管理系統能夠正常運行。此外，在實施檔案管理過程中，還需建立一套規范化的操作流程，采用科學、合理的方法，使得檔案管理人員能夠遵循保密性和真實性的準則，根據醫療機構的需求綜合管理各類資料，保證檔案管理的高效性和準確度，推動醫療行業的長遠進步。

3.醫院領導要高度重視和把握檔案管理工作重點

為了實現醫院檔案管理信息化建設，醫院領導應明確檔案管理部門的工作核心要點和關鍵環節，幫助檔案工作人員正確地理解醫院檔案管理信息化建設的重要性，確保信息技術能夠成功應用于醫院的工作流程及全局管理中。醫院應當根據檔案部門的具體情況，明確崗位職責，把檔案管理工作和其他后勤服務工作區分開，逐漸使檔案部門成為醫學科技部門的一部分，以確保醫院檔案部門的運作可以順利實施，滿足日常檔案管理任務的需求。

4.明確檔案管理信息化建設的目標，并制定全局策略

對基層醫療機構來說，信息化建設的總方針應該是追求地區內的領先地位，建立具有本地特點的數字醫療中心。醫院應當將其檔案信息化項目融入機構的發展計劃中，并在信息化建設過程中依據自身的財務狀況和管理能力來設定合理的全面戰略及逐步執行計劃，并明確每個階段預期的成果及其完成的時間表，以此作為推動檔案信息化長期穩定發展的基礎。

5.招募專業人才擴充檔案管理信息化建設團隊

醫院需要增強對檔案管理信息化建設團隊的支持力度，加大信息化建設中設備設施以及工作人員培訓經費的投入力度，優化檔案管理信息化建設所需設備設施，提升檔案管理人員的綜合素質和專業能力。聚焦醫院數字化檔案管理人員的培育與招聘，創建全面且有效的檔案管理人員成長政策和機制支持。細化醫院檔案管理人員招聘標準，并設定針對性強的獎勵措施。同時，還應注重醫院檔案管理人員的培訓和繼續教育，并將理論知識轉變為實際技能。

6.采取集中的購買方式

醫院需要考慮檔案工作的獨特性，可以通過整合相關的購買資源，采取集中的購買方式。一是能夠更好地掌控供貨商的管理；二是對采購資金有更全面的掌握；三是可以吸取其他醫院檔案信息化建設的成功經驗，防止錯誤決策和路徑依賴，降低或消除投資損失的可能性，從而提升檔案管理信息化建設效果。

四、總結

隨著互聯網科技的進步，醫院檔案數據化轉型是一個不可避免的過程。對于醫院而言，數據中心作為一個關鍵部分對整個醫療體系的影響至關重大，其構建方式與管理的精度決定了醫院的現代化水準。因此，應積極解決信息化建設過程中的系列問題，積極推進數字化進程并增強檔案資源的使用效果。為了達到這個目的，醫院要有明確的目標導向，加強對檔案管理數字化的認識，并投入足夠的資金。此外，還需要建立一支專業的知識型管理團隊，保證檔案管理信息化建設的延續性和可持續性，有效助力醫療行業的長足發展。

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作者單位：河南省平頂山市第三人民醫院

作者簡介：劉廣娟（1979—），女，漢族，河南魯山人，本科，中級，研究方向：檔案管理。