大數據時代城建檔案信息化管理路徑分析

摘 要：在當今社會，城市化進程不斷加快，城市建設的規模及數量隨之有著較大幅度提升，產生的城建檔案也呈幾何倍數增長，各部門單位及社會群眾對于檔案管理的需求也在不斷走向多元化，應用的場景及領域也越來越廣泛，管理好、利用好城建檔案資源庫，已成為城建主管部門在新形勢下需要面臨的重要課題。本文以大數據時代城建檔案信息化管理路徑分析為題，在檔案意識提升、管理體系完善、系統平臺建設、干部隊伍構建等方面指出當下存在的問題及未來優化的路徑，致力于提升城建檔案資源管理開發利用水平，進而為城市建設與發展提供支持。

關鍵詞：大數據；城建檔案；信息化管理

隨著新時代現代科學技術的不斷發展，計算機網絡、云計算、人工智能、區塊鏈等技術逐漸得到普及應用，各行各業正式進入大數據信息化時代。城建檔案作為記錄城市發展歷程、建設路徑、管理活動的重要載體，對于留存歷史文化、支持未來發展決策及保障公眾利益具有不可替代的作用。這就要求城市建設相關部門領導者要及時轉變思想，圍繞電子檔案的完整性、真實性、可靠性、安全性和可用性進行深入研究，充分應用現代化信息技術與數字化技術，大膽改革創新，促進城建檔案全面轉型升級，以實現城建檔案管理的現代化、智能化和可持續發展。

1 大數據時代城建檔案信息化管理綜述

在國家出臺的“十四五”規劃綱要中對于城市建設工作提出明確要求，要實施城市更新行動，促進大中小城市和小城鎮協調發展，強化歷史文化保護。為今后城市建設工作指明了發展方向的同時，也證明了城建檔案是不可小覷的支撐力量和賦能要素。與其他類型檔案不同的是，城建檔案屬于專業檔案，具有獨特特點，厘清城建檔案特征、利用現代技術優勢、制定檔案服務策略，才可真正讓檔案資源服務于城市未來建設。

1.1 城建檔案定義及特征

城建檔案大多是城市建設過程中圖紙規劃設計、施工管理、竣工驗收等活動生成的具有保存價值的文件資料，真實記錄了城市建設過程的歷史進程與文化沉淀。隨著相關工作不斷走向專業化和精細化，城建檔案基本有了較為明確的范圍，大致可分為城市規劃檔案、工程竣工檔案、管理檔案、設計施工與科研檔案，內容涵蓋基礎設施建設、交通運輸工程、環保衛生管理等方面，具有綜合性強、內容復雜、覆蓋面廣、整體性強的特點。其中成套性在于城建檔案必須要齊全完整，城建檔案特別是工程檔案，是以施工項目為單位進行收集整理、存儲歸檔的，內容之間各有聯系，每道工序前后銜接，如若出現丟失或缺漏，則前后所有相關文件都將作廢，也不會作為城建檔案進行統一保存，這就需要在城建檔案生成階段做好收集整理工作，將歸檔工作落實到項目施工、竣工驗收全流程中，提高接收效率，方便檔案利用者及時利用檔案。二是綜合性，城建檔案來源于不同部門，在工程建設項目中也涉及多個環節，需要相關機構將分散在各處的文件資料歸集起來形成完整系統的信息數據，才能正確反映項目建設全過程。

1.2 城建檔案信息化管理的必要性及意義

隨著社會各部門單位及廣大群眾檔案意識的提升，城建檔案所能帶來的經濟效益與社會價值也得到越來越多人認可。例如，城區拆遷改造、公共基礎設施建設、生態文明建設等對城建檔案的需求越來越大，依托互聯網及大數據技術，無疑為城建檔案管理工作增添了動力。一是提高管理效率。在傳統的管理模式下，大多數由管理人員將散落在各部門單位的紙質文件匯總到庫房整理，利用過程也停留在手動翻閱，效率低且容易出錯，通過信息化技術手段將紙質檔案轉化為電子文件，再利用系統平臺的智能化檢索與自動化處理，能夠大幅提高檔案管理效率，節約人力成本與檔案存儲空間，進而實現檔案管理的精準性與高效性。二是增強檔案信息安全性與隱私性。城建檔案中相當一部分數據信息涉及重要數據與個人身份信息，具有一定的保密性，在過去的管理模式中，極易因人為因素導致數據被泄露、文件丟失、信息損毀，造成不可逆的損失。在大數據時代，利用數據加密、身份識別、加密傳輸等措施，可確保檔案信息在安全可靠的環境中傳遞利用，同時合理的隱私保護機制也能夠保護公民個人的隱私權益，進而為公眾建立信任與支持，使其更好地為城市規劃、土地利用等工作者提供學習的決策支持和規劃參考[1]。

2 大數據時代城建檔案信息化管理面臨的問題及挑戰

雖然在大數據時代，為城建檔案信息化管理提供了良好契機，但是在實際工作開展過程中，仍然存在檔案收集不齊全、整理不規范、歸檔有缺失、人才數量少、技術應用淺、共享模式弱等問題，嚴重制約了城建檔案資源的整合、開發、共享和利用，需要相關部門領導者加以重視，積極尋找其中不足，并深入探索解決方案，從根源上解決系列困境。

2.1 檔案意識不強烈，收集不齊全

在城市建設行業，大多領導者及管理人員檔案意識薄弱，認為檔案工作僅僅是將散落在各單位的文件匯總交與城建檔案館保管即可，無法為當下工作帶來經濟效益，便無需耗費過多精力，“重建設、輕檔案”思想較為嚴重，即使開展檔案工作也是在上級部門檢查前夕緊急收集整理，出現形式主義的問題，這就導致檔案文件收集不齊全、管理較粗糙、利用率低下等問題，整體上為城建檔案事業發展帶來較大阻力。

2.2 管理體系不科學，制度不完整

一是組織架構不完整。在城市建設相關單位的體系中，缺少檔案信息化管理領導小組，整體體制不健全，沒有形成系統全面、自上而下的統一管理格局，導致各參建單位的檔案資源無法有效整合。在實際管理層面，容易出現工作職能職責不清晰、業務分工不細化，對于信息化工作的開展尚未制定切實可行的實施方案，對于政策傾斜、制度制定、資金申請、日常監督的領導力不夠，容易在工作中導致問題頻頻發生卻無從解決，在一定程度上制約了城建檔案高質量管理。二是制度標準不完整。目前，城建檔案的整體發展仍然處于初級階段，大多數部門單位往往沿用上級部門頒布的文件，沒有根據實際情況細化優化標準，在某些情況下制度內容可能過于籠統，出現管理制度與實際需求不匹配的問題，容易導致在實際工作中出現錯誤或遺漏，導致電子文件的完整性和可追溯性受到影響[2]。

2.3 干部隊伍不專業，人才數量少

在城建管理系統，檔案管理人才稀少是制約其信息化發展的重要因素，現有的工作人員在現代技術應用中存在明顯短板，大多數人年齡較大、學歷不高、流動性強、創新意識薄弱，整體結構較為分散，面對日常工作突發事件時無法妥善做出應對。與此同時，各級城建部門對檔案管理人員的培訓力度不夠，對干部隊伍綜合素質的提升仍然停留在“紙上談兵”的狀態，甚至新上崗人員沒有進行崗前培訓便直接開展工作，導致整體檔案管理隊伍知識結構更新慢、眼界不夠開闊、實踐技能水平較低，無法在大數據時代熟練應用信息化技術提升工作效率，綜合素質停滯不前。

2.4 系統平臺不先進，安全無保障

在大數據時代，最為顯著的優勢是通過計算機網絡實現多方信息的高效利用和共建共享，城建檔案也是如此，需將城市建設相關部門單位與城建檔案館互聯互通，加強協同合作。但是，目前大多數地區城建檔案信息化建設處于較低水平，一是缺少檔案信息資源一體化平臺，沒有配置城建檔案信息化專項經費，使得必要的服務器、終端設備、網絡設備、安全設備無法購置，使得創新思維與信息化建設思路無從開展。二是現代技術應用不徹底，城市建設相關部門領導者及管理人員尚未認知大數據、云計算、人工智能等技術內涵，對于自身工作需求、存在的問題了解不夠深入，導致實際應用的技術與需求不符，針對性比較低，制約信息化進程的同時也造成了資源浪費[3]。

3 大數據時代城建檔案信息化管理未來優化路徑

無論在國家政策還是在技術支撐上，都對城建檔案的信息化管理提供了良好的發展環境。國家在“十四五”規劃以及2035年遠景目標中對推進智慧城市建設提出明確要求，要構建城市數據資源體系，推進城市數據大腦建設。中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中也提出，要“推動檔案工作與新技術深度融合，為檔案事業發展提供持久動力”?；诖耍骷壋墙ú块T要深入貫徹落實上級指示要求，在思想建設、管理體系建設、干部隊伍建設、信息化平臺建設等方面多方發力，進而打開城建檔案管理工作的新局面。

3.1 提高重視程度，廣泛化開展檔案宣傳

城市建設相關部門及參建單位，上至領導下至一線管理人員，要全面提升對檔案工作的重視程度，深刻意識到檔案工作是城市建設各項任務的關鍵環節，宏觀上要進一步提升檔案管理工作地位，定期召開專題會議調度工作進展，提高全體檔案管理人員檔案意識與信息化意識，并積極通過網站、某信公眾平臺、展板、某音、視頻號等方式線上線下開展宣傳檔案工作的必要性，促進其與城市建設相關工作同規劃、同部署和同發展，從而在政策、財政資金、人力資源方面向檔案信息化建設工作傾斜[4]。

3.2 優化管理體系，精細化制定政策標準

一是完善頂層設計。建立城建檔案信息化管理領導小組及工作專班，由城市建設主管部門統籌協調，分管領導作為組長，其他參建部門負責人作為副組長，檔案管理工作人員為組員，以“項目化、清單化、責任化”的要求掛圖作戰，提升城建檔案管理工作的地位。同時領導小組要根據當地發展情況，建立長遠規劃與實施方案，切實做到分工明確、職責清晰、任務細化，推進責任落實，避免出現權責糾紛，做到管理有組織保障，整體上形成分工協作、齊抓共管、合作共贏的工作格局。二是健全管理體系。領導小組要深入學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城鄉規劃法》等法規以及《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28—2002 ）等規范標準，結合實際工作需求，制定《城建檔案信息化管理方案》《涉密檔案數據處理辦法》《城建檔案保密制度》《城建檔案管理應急預案》等制度，確保城建檔案管理全流程有法可依、有章可循，提升其科學性、規范性和合理性，保障各項工作有效落實。

3.3 推動人才引進，常態化完善培養方案

針對管理隊伍建設問題，各級城建部門要提高重視，深刻意識到“人才是第一資源”的重要性，并積極采取措施提升干部隊伍綜合管理水平。一是加強技術培訓。構建“引進來”與“走出去”相結合的繼續教育模式，一方面邀請當地檔案主管部門業務專家或者高校檔案管理專業教授前來授課，針對城建檔案政策背景、技術應用、典型案例、問題解決等進行深入講解，填補知識短板，筑牢理論根基，確保培訓的有效性。另一方面可帶領城建系統檔案管理業務骨干外出參觀學習，學習發達地區先進工作經驗，提高解決問題的能力。二是加強人才引進。各級城建部門要根據本單位崗位空缺及實際工作需求，定期向上級部門申請人才引進政策，通過社會招聘、考錄選拔的方式，選拔既懂得檔案管理技能，又了解信息技術應用的高精尖復合型人才，并為其提供良好的工作環境和成長機會，激發干事創業的積極性，增強城建檔案電子文件管理工作的實力和活力，為城建檔案干部隊伍提供新鮮血液[5]。

3.4 加強功能開發，深度化融合現代技術

一是完善基礎設施。城建部門領導者要高度重視檔案信息化工作，定期劃撥專項資金用于基礎設施采購、硬件升級改造、日常運行維護等工作，為后期管理利用工作提供良好支撐。二是加強信息化建設。以“互聯網+政務服務”為基礎，在大數據發展背景下，結合城建檔案管理工作特征及關鍵點，充分應用數字化技術、通信技術、數據挖掘、主動推動、機器學習、人工智能等高科技手段，全面搭建城建檔案管理利用一體化平臺，在行業實現各單位之間檔案資源無差異共享，立足工作開展多元化、社會需求個性化的特點，全面提升電子檔案文件歸檔、管理、利用、服務的網絡化、智能化水平，使城建檔案更好地為城市的社會、經濟、文化發展服務。三是保障安全環境。不斷完善城建各部門電子檔案文件管理制度，配套采購安全審計、漏洞掃描等硬件設備，確保各計算機終端及服務器安裝防火墻，在源頭確保電子文件的安全性和穩定性。在對外服務利用過程中，要扎實采取身份識別、權限設定、數字簽章、加密傳輸等技術應用，防止非法訪問和惡意攻擊，從而保障其真實性和可靠性。

在新時期大數據時代以及城市建設快速發展的背景下，加強檔案開發利用，提高管理水平具有重要意義。這就需要相關部門領導者以及一線管理人員牢固樹立大局意識、責任意識、創新意識和爭先觀念，轉變發展思想，強化頂層設施，加強對檔案信息化工作的宣傳，制定切實可行的工作目標與可行方案，不斷推進現代科學技術與城建檔案管理工作相結合，讓“數據多跑路”，促進檔案數據共建共享、協同發展、實現共贏，使城建檔案切實發揮潛在利用價值，進而為城市建設發展賦能。

參考文獻

[1]王雯.城建檔案數字化建設實施路徑研究[J].黑龍江檔案，2023（06）：222-224.

[2]劉嬌嬌.城建檔案數字化與信息化管理模式探討[J].未來城市設計與運營，2024（01）：87-89.

[3]史建陽.新媒體時代城建檔案管理信息化現狀及對策研究[J].新聞研究導刊，2024，15（04）：57-59.

[4]丁琳.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對應方法分析[J].蘭臺內外，2024（05）：1-3.

[5]趙棋.城建檔案資源開發利用研究[J].蘭臺世界，2023（12）：121-123.

作者簡介：郭桂炫（1991— ），大學學歷，深圳市城建產業園發展有限公司檔案管理員，研究方向：城建檔案數字化和檔案利用。