《檔案法實施條例》背景下疾控檔案信息化建設探索

摘 要：《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《實施條例》）于2024年3月1日起正式實施。這是繼《檔案法》之后的又一部檔案領域法律法規，是實現檔案事業法治化的重要保障。本文以《實施條例》為視角探究疾控檔案信息化建設路徑，分析了關于檔案信息化建設的相關條文內容及具體規定要求，以疾控檔案為例，進一步討論了《實施條例》的實施背景下疾控檔案信息化建設的特點及路徑，為做好新時代疾控檔案信息化建設提供積極指導，不斷提升疾控檔案現代化水平。

關鍵詞：《實施條例》；檔案信息化；疾控檔案

概述

2024年3月1日起《中華人民共和國檔案法實施條例》正式頒布實施。《實施條例》確立全新檔案治理格局、調整檔案范圍界定要求、明確數字檔案管理框架、補齊檔案安全管理短板等新亮點，并首次詳細規定了“檔案信息化建設”的主體、要求和條件以及電子檔案“四性”的檢測、數字檔案室建設及檔案安全保密要求、檔案數字資源共享利用等，這些規定為新時代疾控檔案信息化建設指明了方向、明確了重點，為疾控檔案信息化建設提供了有力法律保障。

海口市疾病預防控制中心（以下簡稱“中心”）隸屬于海口市衛健委，內設19個職能機構，承擔全市疾病預防控制業務。近年來，中心積極圍繞打造技術型、服務型、管理型、智慧型的“四型疾控”，自成立以來，先后榮獲全國衛生監督先進集體、海南省絲蟲病防治先進集體、海南省抗風救災先進集體等榮譽稱號。

隨著計算機信息技術、網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的飛速發展及其在檔案管理中的深度運用，疾控檔案信息化發展取得了長足進步，也為疾控事業發展提供了有力的技術支持和保障。《實施條例》的頒布實施，為新時代疾控檔案信息化建設提出了新要求，要以此為契機，推動疾控檔案信息化建設提檔升級，為疾控事業發展提供有力支持。

1 《實施條例》中信息化建設的相關規定

檔案信息化是指檔案管理部門或機關、企業、事業單位在檔案管理過程中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案信息化建設實現了從傳統實體檔案保管、利用為重點轉向檔案信息數字化存儲和服務為重心。新頒布的《實施條例》中共有7處提及“檔案信息化”、5處提及“檔案信息化建設”，這些內容和要求也體現其與時俱進的特征，適應新時代檔案工作現代化發展的現實要求。

首先，規定了檔案機構及其信息化建設職責。《實施條例》第十一條第五款明確規定了國家檔案主管部門（即國家檔案局）應履行“檔案信息化建設”職責。第十二條第四款規定了縣級以上地方檔案主管部門（省市縣檔案局）履行“檔案信息化建設”職責。其次，規定了檔案信息化建設內容。其中第五章專門設置了“檔案信息化建設”這一章節，該章節共7條，體現了落實《檔案法》的具體要求。從該章節的內容規定及設置情況來看，主要包括：（1）建設主體。包括機關、團體、企事業單位和其他組織。（2）建設規劃。這些建設主體應將信息化建設納入本單位的信息化建設規劃。（3）建設內容。包括電子檔案收集、移交、接收、備份、共享及安全保密內容。如“電子檔案”合規條件，即來源可靠、程序規范、要素合規。機關、團體、企業事業單位和其他組織定期移交電子檔案，移交方式以線上移交為主，按照“四性”要求接收并進行檢測，異地備份及其存儲介質要求；檔案數字化加工及利用；檔案信息資源共享利用及電子檔案安全、保密要求，既包括網絡安全，又包括數據安全[1]。

2 《實施條例》中的信息化建設相關要求

2.1 檔案信息化建設是職責所系

職責即職務上應盡的責任。《實施條例》中既規定了檔案機構應承擔的信息化建設職責，也包括機關、團體、企業事業單位和其他組織的信息化建設職責。其中國家檔案主管部門擔負著“組織、指導”全國范圍及國家級檔案信息化建設的職責，而縣級以上地dAtXCTHrVzwikFzyTUCztQ==方檔案主管部門則承擔著“組織、指導”本行政區域內的檔案信息化建設。其中還進一步規定建立“檔案的管理”工作責任制。即形成檔案的機關、團體、企業事業單位或其他組織，應建立“檔案工作責任制”，且單位主要負責人為安全第一責任人，將“檔案信息化”列入應盡的第一責任人職責之一[2]。

2.2 檔案信息化建設是時代所需

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》 把“深化檔案信息化戰略轉型”作為指導思想之一，明確提出到2025年“檔案信息化建設再上新臺階”，要把“檔案信息化建設”融入“數字中國建設”，到2025年基本實現數字轉型。把“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”作為“十四五”時期檔案事業八大主要任務之一。因此，《實施條例》中明確提出要把“檔案信息化建設”納入本單位信息化建設規劃，還要求積極推動檔案信息化建設與辦公自動化、業務系統歸檔功能建設，實現“電子檔案的全過程管理”，這些規定的落實集中體現了滿足“十四五”全國檔案事業發展規劃的任務要求。

2.3 檔案信息化建設是使命所要

檔案具有存史資政育人功能。“要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好。”新時代，檔案工作者承擔著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責使命。推動檔案信息化建設是落實檔案工作使命的必然要求，《實施條例》第五章“檔案信息化建設”中提出“縣級以上地方檔案主管部門”應當推進本行政區域檔案數字資源共享利用工作，“國家檔案主管部門”應制定數據共享標準，推動全國檔案數字資源“跨區域、跨層級、跨部門”的“共享利用”。檔案的價值在于利用，通過檔案查詢、檢索、利用，有利于發揮檔案存史資政育人功能[3]。

3 《實施條例》中的信息化建設的主要特點

3.1 革新性

與傳統檔案管理模式相比，檔案信息化建設是一項改變傳統檔案管理模式，彌補傳統檔案管理模式的不足，且不斷優化和改進檔案管理方式，以適應新時代檔案現代化發展的現實需要。《實施條例》就檔案信息化建設做出了許多新的規定和要求。例如，要把信息化建設納入部門或單位信息化建設規劃、實行檔案信息化建設責任制、電子檔案要確保“來源可靠、程序規范、要素合規”、電子檔案接收要進行“四性檢測”等等，這些規定都為檔案信息化建設革新性提供了根本法治保障。

3.2 時效性

計算機信息技術、物聯網、互聯網、大數據、云計算等信息技術快速發展，迭代周期越來越短，檔案信息化建設面臨的形勢和發展的環境也在不斷的發展、變化。面對新情況與新問題，檔案信息化建設要始終堅持與時俱進，嚴格遵守時效性原則，始終按照《實施條例》中有關檔案信息化建設的最新標準與要求，用以指導檔案信息化建設的原則、內容和步驟等。如機關、群團組織、國有企業事業單位要把檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，要把單位辦公自動化系統、疾控業務歸檔系統以及電子檔案管理信息系統有機銜接，實現疾控業務檔案全過程管理。根據疾控業務電子檔案來源、程序和要素的可靠、規范和合規等最新要求，全過程做好疾控業務電子檔案全過程可追溯。

3.3 強制性

所謂強制性規范，就是指必須要落實、不能以個人意志予以變更或排除適用的規范，包括強制性規定和禁止性規定。《實施條例》是由國家權力機關或行政機關規定，且具有法律效力的規范性文件。其中有關檔案信息化建設的相關規定和要求具有強制性，是必須要執行或落實的。例如，檔案館接收的電子檔案應進行“四性”檢測；檔案信息化建設要納入疾控中心信息化建設整體規劃；電子檔案要實行“全過程”管理；同時，疾控業務電子檔案管理系統應符合網絡安全、數據安全及相關保密規定。如未嚴格執行《實施條例》的強制性規定，就需要承擔不利后果等刑事、民事與行政責任，檔案館可采取約談、責令限期改正等。因此，《實施條例》的實施，進一步明確了檔案信息化建設的強制性要求，必須要按照規定和要求抓好落實，使檔案信息化建設擁有法規依據。

4 疾控檔案信息化建設路徑——基于《檔案法實施條例》為視角

根據《全國疾病預防控制行動方案（2024-2025年）》《“十四五”國民健康規劃》以及《實施條例》的相關規定和要求，加快推進檔案信息化建設是落實《實施條例》和相關規劃方案的現實要求。

4.1 頂層設計：明確檔案信息化建設目標

《實施條例》中明確提出要把檔案信息化建設納入本單位信息化建設總體規劃。因此，首先，要明確疾控中心檔案信息化建設目標。疾控中心要加強檔案信息化建設頂層的規劃設計，明確疾控中心檔案信息化建設短、中、長期建設發展規劃。根據疾控中心檔案管理現狀，做出科學評估，制定檔案信息化建設的預期目標。其次，要明確疾控中心檔案信息化建設優先級。即在明確目標基礎上，把亟需建設的內容和要求作為優先建設完成的任務內容。如疾控檔案安全保密、檔案信息共享等，根據檔案信息化建設內容優先級，明確檔案信息化建設的時間表與路線圖，確定檔案信息化建設范圍[4]。最后，要明確疾控中心檔案信息化建設的評估方法。疾控中心檔案信息化建設是一個循序漸進、不斷改善的過程，要科學確立疾控中心檔案信息化建設的評估指標，采取適宜的評估方法，分析和評價疾控中心檔案信息化建設成效，并根據建設成效給予科學評價。

4.2 硬件建設：搭建檔案信息化建設平臺

疾控中心檔案信息化建設，硬件平臺是基礎。根據《實施條例》規定以及疾控中心檔案管理的現實需要，搭建檔案信息化建設平臺。包括引進先進的檔案信息化管理設備、信息化管理應用系統。平臺系統包括基礎層、應用層、服務層。要選擇適宜的應用工具。根據疾控中心檔案信息化平臺建設及管理的實際需要，選擇適宜的電子檔案收集、整理、歸檔、查詢、檢索、利用及共享的應用工具。如選擇Documentum或OpenText等擁有強大搜索功能的檔案管理系統；選用Microsoft Azure或Amazon S3高級加密和權限功能的云存儲技術。此外，還要配置計算機、數碼掃描儀、打印機等，為疾控檔案信息化管理提供硬件設備，助力檔案信息化管理現代化。

4.3 軟件建設：豐富檔案信息化建設內容

按照“存量數字化、增量電子化”原則，不斷豐富疾控中心電子檔案信息化內容。所謂存量數字化，就是要做好疾控中心傳統檔案的數字化工作，組織人員或者委托第三方專業檔案管理機構[5]，將館藏的檔案內容進行掃描、識別和管理，并將掃描后的電子檔案數據圖片進行幅面修正、校正，整理達標后做好電子檔案的數據掛接[6]。同時，要做好電子檔案信息安全保密工作。增量電子化，就是指疾控中心電子檔案管理信息系統與疾控中心辦公自動化系統、業務系統歸檔功能有機銜接，實現業務辦理完成后，即可實現疾控中心電子檔案的歸檔工作。同時，要做好疾控中心檔案信息安全、網絡安全和數據安全及保密工作，要按照電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規的標準和要求，做好電子檔案全過程管理。

4.4 制度建設：完善檔案信息化建設體系

制度建設是疾控中心檔案信息化建設的重要外在保障。既要做好電子檔案管理、查詢、檢索、利用及銷毀等日常管理制度，也要按照《實施條例》的標準和要求，做好電子檔案信息化建設的標準、規范等建設，按照《檔案法》《實施條例》等法律法規的相關規定和要求，進一步提升檔案信息化建設過程中的標準化、規范化建設，不斷提升疾控中心業務檔案管理質量和效率。如檔案信息分類、檔案數據格式、著錄標引等規范和要求，進一步細化疾控中心業務檔案的著錄標引和數字化采集的相關標準和要求，確保疾控業務檔案信息共享利用，持續擴大檔案信息化建設成果。

4.5 人才建設：壯大檔案信息化建設隊伍

根據疾控中心電子檔案信息化建設的任務和要求，著力打造一支專業化、復合型檔案信息化管理人才隊伍，為檔案信息化建設提供可靠的人才支持和保障。首先，要做好現有從業者的業務知識培訓，重點要做好計算機信息技術、網絡技術、安全保密知識等業務培訓，打造既懂檔案業務知識，又能夠熟練運用檔案信息管理系統的復合型檔案管理人才隊伍。其次，要做好人才引進工作。根據疾控中心檔案信息化建設的現實需要以及現有人員編制情況，加大檔案學、情報學人才引進力度，并做好新進人員的業務知識培訓，提升檔案信息系統運用能力和水平。

結語

2024年3月1日，《實施條例》正式實施。這是繼《檔案法》之后的又一部檔案領域的法律法規，是實現檔案事業法治化的重要保障。當前，要重點抓好《實施條例》的貫徹落實，尤其是檔案信息化建設，要從頂層規劃設計、軟硬件建設以及相關體制機制、人才隊伍建設等方面，綜合施策，積極探尋疾控檔案信息化建設方法和路徑，不斷提升疾控檔案現代化水平，以疾控檔案現代化助力疾控事業高質量發展。

參考文獻

[1]張楠.探討檔案管理信息化的安全與保密[J].蘭臺內外，2024（4）：25-27.

[2]王紹忠.夯實檔案事業高質量發展法治基礎[J].陜西檔案，2024（1）：13-14.

[3]孫偉.探討檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值[J].經濟與社會發展研究，2024（15）：163-165.

[4]尹學新，尹然.大數據時代疾控檔案信息化發展策略研究[J].中國信息化，2022（3）：89-90.

[5]卓美水.新時期疾控檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2021（6）：48-49.

[6]陳寒.淺談檔案信息化建設[J].陜西檔案，2024（2）：50-51.

作者簡介：朱峰（1979.8—），大學學歷，海口市疾病預防控制中心館員，主要從事人事檔案、檔案信息化。