信息化環境下事業單位檔案管理改革的路徑與高質量發展策略

摘 要：信息技術的發展為傳統的檔案模式帶來挑戰與變革。本文從價值維、結構維、形態維和安全維四個方面探討了事業單位檔案管理改革的路徑，認為其存在著制度規劃尚未形成、要素供給匹配不足、檔案服務質量不高、安全建設存在隱患、數據管理能力欠缺等問題，需要在觀念轉變、制度賦能、服務升級、數據治理和安全建設等方面建議改進，推動現代化檔案管理模式落實落地，推動事業單位檔案工作再上新臺階。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；高質量發展

信息技術的廣泛應用，深刻改變了檔案管理模式，檔案工作面臨著新的發展機遇與挑戰。對于事業單位來說，檔案管理工作應逐步適應和滿足“十四五”時期新一代信息技術迅速發展的新形勢和人民群眾對檔案利用日益增長的新需求，探索新的工作方式和運轉模式，進一步提高服務大局的意識和能力水平。本文著重分析事業單位檔案管理改革的路徑、存在的問題和高質量發展的路徑，以期提供一定的經驗參考。

1 信息化環境下事業單位檔案管理改革的路徑

1.1 價值維：檔案管理的核心在于發揮資政育人功能

檔案資政育人是貫徹落實國家對檔案工作重要批示的應有之義，是事業單位檔案管理改革和提質增效的重要體現。從資政方面來看，通過對檔案史料的闡釋與研究，客觀地總結經驗和教訓，從中啟發治理思維，以史為鑒，為黨委政府決策提供治理支持，對推動經濟高質量發展有著重要的現實和借鑒意義。從育人方面來看，檔案中蘊含著豐富的教育內容，特別是鮮活生動的歷史文化資源、厚植家國情懷的光榮傳統和追求科學真理的人物故事，是新時代立德樹人的寶貴資源和文化資本。從效果來看，事業單位具有資源和人才的優勢，做好資政育人工作有助于為檔案管理開拓空間、營造機遇，對于提升檔案工作影響力具有事半功倍的效果。因此，事業單位需要將資政育人作為中心任務，把檔案工作融入國家經濟與社會發展全局去謀劃，找準檔案工作服務大局、服務人民群眾的切入點和著力點。

1.2 結構維：檔案管理的邏輯在于“四個體系”建設

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設”，為推動檔案事業高質量發展明確了基本動力和重要保障。“四個體系”是有機聯系的密切整體，不可分割、缺一不可。治理體系是檔案事業發展的全新命題，側重于檔案工作的頂層設計，包括制度建設、組織領導和有效監管等；資源體系是檔案事業發展的基礎，主要是加強檔案收集與質量管控，形成門類齊全、結構合理的館藏結構；利用體系是事業單位檔案工作的根本目的，要求加快檔案開發和共享進程，進一步滿足人民群眾和黨委政府的需求；安全體系建設是檔案工作的生命線，事業單位必須壓實工作責任，確保檔案數據絕對安全。“四個體系”構成事業單位檔案創新管理的基本路徑，明確了新時代做好檔案工作的基本遵循。

1.3 形態維：檔案管理的對象在于電子檔案與數據

伴隨大數據時代的來臨，檔案數據成為重要的戰略資源和生產要素，在社會治理中發揮著重要作用。當前，各類檔案數據急劇增長，成為事業單位檔案管理的新業態。檔案數據是指數據化的檔案信息及具備檔案性質的數據記錄，除具有檔案原始記錄性、憑證性、歷史性等固有特性外，還具有廣源性、累計性、擴展性等新特征，管理對象的變化引發事業單位管理方式、手段的系統性重構。面對新的變化，事業單位需要加強數據治理能力建設，對數據資源應收盡收、應歸盡歸，強化對數據的智能化管理、語義分析和深度挖掘，實現數據的知識創造、價值共生和實踐應用。

1.4 安全維：檔案管理的保障在于共享與安全的平衡

《檔案法》《實施條例》對安全建設給予重點論述，這也是事業單位檔案管理的底線任務。隨著數字中國戰略的深入推進，數據共享與開放成為發展趨勢，事業單位要找好共享與安全的平衡點，在確保檔案安全前提下，建立統一的檔案數據交換協議和信息共享準則，打造安全可靠的數據傳輸通道，實現跨部門高效、安全共享數據，助力政府建設，更精準滿足人民群眾的需求，更及時回應人民群眾的呼聲。探索將大數據、人工智能與數據要素相結合，建設檔案數據要素賦能體系，夯實數字中國建設的底座。

2 信息化環境下事業單位檔案管理改革與高質量發展的難點

2.1 制度規劃尚未形成

檔案治理制度體系建設是衡量轉型升級的重要維度。受傳統檔案管理模式的影響，檔案治理機制在運行過程中缺乏一定的活力，表現較為僵化。一是缺乏信息化轉型制度設計。雖然國家將檔案信息化建設上升為法律層面，但是事業單位缺乏長遠的規劃，大多依靠上級推動或“搭順風車”，未有具體的部署、安排和計劃，內生動力不足。二是缺乏統一的部門進行宏觀管理。各部門之間缺乏必要的協調機制，導致檔案收集、利用環節不夠順暢，不僅降低工作效率，還一定程度上滋長相互推諉的作風。三是檔案角色錯位。多數事業單位專職檔案員缺失，檔案管理者身兼多職，難以系統謀劃檔案業務，應付了事的思維占主流；檔案職業培訓機制缺失，對前沿技術發展、管理方式了解不深入，檔案管理模式較為落后。

2.2 要素供給匹配不足

檔案高質量發展面臨著觀念、技術、資金供給不足等難題。一是觀念較為陳舊。以“管”為核心的傳統理念根深蒂固，對“用”的重視力度不夠，在服務方式、資政育人上創新力度欠缺，無法滿足社會對檔案價值的需要。二是技術力量薄弱。缺少專業技術人員，管理人員信息技術能力處于較低水平，在檔案數據管理、軟硬件操作等方面應用不足、實踐能力較弱。三是資金投入不足。總體來看，事業單位在基礎設施建設上較為緩慢，財政資金支持力度不夠，多數靠上級統一規劃，自主購買能力欠缺，限制了檔案轉型升級的進度。

2.3 檔案服務質量不高

一是服務方式創新不足。信息技術的發展為檔案利用服務開拓了新的渠道。例如，接入政務服務“一網通辦”平臺，實現百姓就近到社區事務受理中心查檔，有效破解就近查檔難題；促進人工智能與數字檔案深層次感知、挖掘、整合，精準開展信息推送服務。但是，事業單位利用新技術賦能服務方面還存在差距，新型服務手段尚未落地生根。二是資政服務破題不夠。在黨委政府中心工作上用力不夠，尚未做到中心工作在哪里、檔案服務就跟進到哪里，對檔案資源結構、內容掌握不夠精準，提報較高質量的資政專報較為困難。

2.4 安全建設存在隱患

檔案安全風險隱患排查整治不到位，對信息化條件下檔案資源面臨的風險挑戰認識不足，風險隱患意識和底線思維缺失，存在僥幸心理和麻痹思想。檔案技術防護能力不足，運用云存儲、區塊鏈構筑安全網能力欠缺，檔案安全體系抵御新技術沖擊的能力較弱。

2.5 數據管理能力欠缺

從實踐來看，由于缺乏有效的數據分析和挖掘能力，無法將檔案數據轉化為有價值的資政服務，進而影響檔案事業發展創新，主要表現在：一是數據共享難。檔案共享平臺建設處于起步階段，檔案數據在格式、承壓性、安全能力和界面友好性方面各不相同，需要突破“梗阻”，打通“關節”。二是應用場景開發不足。人工智能、區塊鏈、物聯網等新技術深化賦能運用不深，激活檔案發展新動能的開拓性和創新性的舉措不多等問題較為突出。

3 信息化環境下事業單位檔案高質量發展策略

要按照現代檔案治理理念，加快檔案信息化進程，提高檔案治理能力現代化，充分釋放檔案要素價值，推動檔案高質量發展走向深入。

3.1 觀念轉變：以“高質量發展”為根本理念遵循

檔案事業高質量發展是滿足人民群眾對檔案服務和文化需要的發展，是體現新發展理念的發展。貫徹好高質量發展理念，一是始終服務好中心大局。事業單位檔案管理部門要找準在強國建設、民族復興偉業中的定位，履行好檔案法賦予的職責，提高政治站位，提高履職能力，在服務黨和國家中展現新擔當和新作為。二是始終跟進檔案事業發展前沿。將信息技術深度融入檔案事業發展中，探索在開放審核、資源征集、高效利用等方面的作用。加強檔案事業改革發展力度，著力在“四個體系”建設方面釋放技術、人才和制度等優勢，推動檔案治理大格局，激發檔案工作高質量發展新動能。三是要滿足人民群眾對檔案文化的新需求。優化檔案開發模式，充分挖掘蘊含在檔案中的優秀文化資源，選出一批高質量、高水平的檔案文化精品，賦予檔案工作新的內涵和意義，讓人民群眾從檔案中啟迪思維、汲取智慧和凝聚力量。

3.2 制度賦能：健全檔案管理標準規范

著眼于檔案治理環境和要求的變化，強化制度供給力度。一是建立科學的檔案制度體制。按照《檔案法》與《實施條例》的規定，在檔案開放、服務手段方面適應社會需求，減少自由裁量權的操作空間。要以公共利益和秩序建設為導向，以“四個體系”建設為基準，適應電子檔案和數據治理要求，提升制度現代化水平。二是構建資金保障機制。將檔案事業發展納入資金扶持保障范圍，重點檔案信息化、數據管理、安全設施配備給予資金支持，促進基礎設施更新換代。加強資金預算內管理，嚴格落實資金全過程績效管理要求，實時開展績效跟蹤，確保檔案專項資金用到刀刃上。三是加快人才培養步伐。加強檔案專業人員繼續教育是做好新時期檔案專業人員管理工作的一項重要內容。要以對歷史負責，為現實服務的高度榮譽感和責任感，通過常態化培訓等形式，系統掌握歸檔文件的整理規則、歸檔范圍、保管期限及立卷規范以及會計檔案、聲像、實物等專門檔案歸檔步驟及方法。加強信息技術培訓提高對數字檔案信息采集、加工、存儲、管理的實踐鍛煉，加快推進館室一體化管理步伐。

3.3 服務升級：依托新技術賦能檔案價值發揮

一是加強檔案共享性建設。創新電子文件管理，事業單位可自主打造共享平臺或融入政務互聯網平臺等形式，制定好數據標準和接口，達成數據整合和互聯互通協議，降低重復建設的風險，實現檔案資源優化分配，更好地為政府決策、科技創新及學術研究提供支持。二是優化服務手段。人工智能技術具有深度學習、個性化分析的優勢，能夠通過個性化推薦、虛擬助手等服務模式，為人民群眾提供更加便捷、高效的服務體驗。事業單位要加強人工智能技術應用，提高檔案服務的精準度。加強新媒體技術應用，開辟網絡服務通道，讓數據多跑路、群眾不跑腿。三是釋放檔案價值。扎實做好檔案資源開發，從重要時間節點、領導關注焦點、社會關注熱點等角度選擇選題，從檔案視角審視問題，總結經驗，提出對策，打造檔案資政品牌。始終堅持問題導向，通過檔案展覽、微視頻、專題片等形式，展示檔案工作風采和檔案價值，通過檔案視角見證經濟社會日新月異的發展變遷。

3.4 數據治理：促進檔案治理體系革新與流程再造

在新技術環境下，檔案數據面臨著來源廣泛、類型多樣、質量不一和結構多元的困境。因此，事業單位要以全面提升數字化治理能力為導向，充分應用云計算、大數據、人工智能、物聯網等新一代信息技術，打造數據治理新體系。一是明確數據歸檔范圍。打破思想禁錮和慣性，對工作過程中形成和調用的證據性、程序性、結果性材料等應當納入歸檔范圍，文書類電子文件歸檔范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》。二是重塑系統平臺和基礎設施。重構數據“收管存用”的業務環節與方法模式，重組檔案數據從形成到銷毀或長期保存的生命周期與流程步驟，探索創建專深化的檔案數據管理理論體系和精細化的檔案數據管理方法體系[[]]。三是發揮檔案數據治理作用。加強數據治理與社會治理的聯動，發揮數據在社會治理中的重要作用，提升社會治理效能。例如，事業單位建立與政務服務部門常態化聯系，促進數據治理與公共服務深度融合，以檔案數據治理成果提升公共服務供給效率。

3.5 安全建設：確保檔案實體與信息絕對安全

安全是事業單位檔案管理的根基和底線。要加強檔案安全風險隱患排查整治，嚴格落實檔案安全主體責任，健全制度機制、完善方案預案、明確職責要求，確保檔案安全各項措施落實到位。制定好網絡信息安全應急預案，對網絡安全及檔案信息工作進行全面規范，確保網絡運行安全與數據安全。加強檔案庫房安全管理，熟練掌握檔案安全防護常識和相關技術操作規范，加強日常安全巡查，提高安全防范意識和應急處理能力。

結語

做好新時代事業單位檔案管理工作，要聚焦“三個走向”“四個好”“兩個服務”目標任務，增強歷史主動性，堅決扛牢“為黨管檔”的重要職責，加大數字化轉型和現代化建設力度，提升檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設水平。突出主責主業，聚焦資政育人根本任務，優化工作機制，細化依法治檔，切實提高“為國守史”的能力水平。始終把創新擺在檔案事業發展的突出位置，增強發展的內生動力，以檔案治理的新成效開創檔案事業發展新局面。

參考文獻

[1]王玥.在“五個堅持”鍛造中淬火成鋼[J].中國檔案，2023（06）：19-20.

[2]顏金，朱峰.地方政府文化治理能力現代化的路徑探討[J].決策與信息，2022（08）：04-05.

[3]黃華陽.檔案數據護理賦能的思維意象與行動具象[J].檔案學研究，2024（03）：04-09.

作者簡介：劉煥偉（1975—）大學學歷，山東省日照市五蓮縣公共就業和人才服務中心副研究館員，研究方向：檔案管理。