高校政府采購內(nèi)控管理實(shí)踐與思考

摘要：在保障學(xué)校資產(chǎn)安全、提高資金使用效益、規(guī)范采購行為，以及規(guī)避政策、決策、管理、廉潔風(fēng)險(xiǎn)等方面，高校政府采購內(nèi)控管理發(fā)揮著重要作用。鑒于采購業(yè)務(wù)任務(wù)鏈長，涉及多部門協(xié)作，高校需建立完善的內(nèi)控管理制度，加強(qiáng)各部門間的協(xié)作與信息共享，遵守國家政策，確保采購業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，避免發(fā)生“黑天鵝”“灰犀牛”事件，為維護(hù)高校聲譽(yù)，保證高校正常運(yùn)營提供支持。

關(guān)鍵詞：政府采購；高校采購；內(nèi)控管理

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.09.082

中圖分類號(hào)：G 647；TP 3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編碼：1672-7274（2024）09-0-03

Practice and Reflection on Internal Control Management

of Government Procurement in Universities

SU Xiaolin

（Quanzhou Medical College， Quanzhou 362000， China）

Abstract： Internal control management of government procurement in universities plays an important role in ensuring the safety of school assets， improving the efficiency of fund utilization， regulating procurement behavior， avoiding policy， decision-making， management， and integrity risks. Given the long task chain of procurement business and the involvement of multi departmental collaboration， universities need to establish a sound internal control management system， strengthen collaboration and information sharing among departments， comply with national policies， ensure the smooth progress of procurement business， avoid "black swan" and "gray rhinoceros" incidents， and provide support for maintaining the reputation of universities and ensuring their normal operation.

Keywords： government procurement; university procurement; internal control management

0 引言

近年來，我國高等教育事業(yè)發(fā)展勢頭強(qiáng)勁，采購工作在高校內(nèi)部管理中扮演著愈發(fā)重要的角色。作為服務(wù)于教學(xué)科研和學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，高校采購工作的重要性日益凸顯。鑒于高校政府采購具有高社會(huì)敏感度、政策性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)大等特點(diǎn)，在高校內(nèi)控管理中始終居于核心地位。在此背景下，如何有效開展采購內(nèi)控管理，成為高校一線采購人員及管理者們必須認(rèn)真對(duì)待和解決的問題[1]。本文結(jié)合高校采購內(nèi)控管理工作實(shí)踐，從多角度闡述新時(shí)期高校采購內(nèi)控管理工作的有效策略及方法。

1 理順高校內(nèi)控管理體制與運(yùn)行機(jī)制

1.1 “管采分離、歸口管理”“不相容崗位分設(shè)”

理順高校內(nèi)控管理體制與運(yùn)行機(jī)制，規(guī)范內(nèi)部管理是實(shí)現(xiàn)高效、公正、透明采購的重要途徑。通過制定合理的內(nèi)部控制和流程管理辦法，建立專業(yè)化、規(guī)范化的采購機(jī)制，可提高采購效率與質(zhì)量，為學(xué)校的發(fā)展提供有力保障。高校通過“管采分離、歸口管理”和“不相容崗位分設(shè)”等內(nèi)控管理要求及一系列優(yōu)化內(nèi)部管理流程的措施，可建立起一套完備且行之有效的工作機(jī)制，推進(jìn)采購工作的公平、公正、公開[2]。

首先，基于“管采分離、歸口管理”這一重要原則，將采購職能從管理職能中分離出來，統(tǒng)一由專門的采購部門負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)了集中采購、歸口管理。這既提高了采購的效率，也有利于對(duì)采購過程進(jìn)行監(jiān)督和規(guī)范。其次，按照“不相容崗位分設(shè)”原則，制定《學(xué)校集中采購項(xiàng)目內(nèi)控及流程管理暫行辦法》，以理順高校集中采購項(xiàng)目內(nèi)部控制及實(shí)施流程。通過明確采購科室、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的職責(zé)，確保采購工作有序開展。具體來說，該辦法規(guī)定了集中采購項(xiàng)目的申請、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的職責(zé)與操作規(guī)范，以確保采購過程公開透明，減少潛在風(fēng)險(xiǎn)。

高校采購管理部門作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其采購人員通常不具備招標(biāo)采購從業(yè)資質(zhì)。對(duì)此，高校可采取公開招標(biāo)方式，與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)合作。從而建立高校采購工作“對(duì)內(nèi)實(shí)行歸口管理、對(duì)外通過代理實(shí)施”的工作機(jī)制，使高校政府采購工作更加專業(yè)、規(guī)范。另外，通過引入招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，有效減少學(xué)校內(nèi)部人員違規(guī)操作的概率，提高了采購的公正性和透明度。高校應(yīng)選擇合適的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，并加強(qiáng)監(jiān)管，確保其嚴(yán)格按照規(guī)定履行職責(zé)。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，提高一線采購人員的專業(yè)素質(zhì)，針對(duì)不同的采購項(xiàng)目，有針對(duì)性地制定培訓(xùn)內(nèi)容，涉及采購流程、供應(yīng)商管理、市場分析等。在培訓(xùn)時(shí)，讓一線采購人員模擬實(shí)際采購場景，參與實(shí)踐操作，提高其應(yīng)變能力，以確保采購工作順利開展。

1.2 建立和完善高校采購管理制度

為理順高校內(nèi)控管理體制與運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)進(jìn)一步完善高校采購管理辦法，建立《采購評(píng)審專家管理辦法》《集中采購負(fù)面清單管理制度辦法》《采購代理機(jī)構(gòu)管理辦法》《招標(biāo)采購工作小組議事規(guī)則》《供應(yīng)商管理辦法》以及《招標(biāo)采購特邀監(jiān)察員制度管理辦法》六項(xiàng)管理制度，以期全面提升高校內(nèi)控管理水平，詳見圖1。

第一，制訂《采購評(píng)審專家管理辦法》，確保高校政府采購評(píng)審工作的公正、公平與科學(xué)性，規(guī)范采購評(píng)審過程。評(píng)審專家應(yīng)按照采購文件和評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行獨(dú)立、客觀、公正的評(píng)審。專家應(yīng)保守采購項(xiàng)目的商業(yè)秘密，不得泄露評(píng)審結(jié)果和相關(guān)資料，積極配合采購機(jī)構(gòu)的組織工作，按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行評(píng)審。建立評(píng)審專家?guī)旒霸u(píng)審專家考核機(jī)制，規(guī)范評(píng)審過程，同時(shí)對(duì)評(píng)審專家的工作進(jìn)行定期評(píng)估，淘汰不符合要求的評(píng)審專家。

第二，制訂《集中采購負(fù)面清單管理制度辦法》，明文列出具體范圍及限制，專門針對(duì)禁止或限制的采購項(xiàng)目及供應(yīng)商建立負(fù)面清單，并詳細(xì)列舉，確保集中采購的透明、公正。同時(shí)，加強(qiáng)集中采購的監(jiān)管力度，并建立有效的反饋機(jī)制。接受高校相關(guān)部門、全體師生的監(jiān)督、反饋，定期收集和分析各方意見及建議，及時(shí)調(diào)整負(fù)面清單管理制度，使之不斷完善。定期審查和評(píng)估集中采購活動(dòng)，及時(shí)糾正各類違規(guī)行為。對(duì)于違反該辦法的行為，必須依法追責(zé)，嚴(yán)肅處理。

第三，制訂《采購代理機(jī)構(gòu)管理辦法》。該辦法應(yīng)明確代理機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范采購代理行為，確保采購過程的專業(yè)化和高效性。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購代理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督、管理，建立嚴(yán)格的考核機(jī)制，將不符合要求的代理機(jī)構(gòu)淘汰出局。

第四，制訂《招標(biāo)采購工作小組議事規(guī)則》，明確小組的組成、職責(zé)、會(huì)議制度和工作流程，規(guī)范和指導(dǎo)招標(biāo)采購工作小組的議事決策程序，提高工作效率，促進(jìn)公正公平。招標(biāo)采購工作小組由學(xué)校相關(guān)部門、各院系代表以及相關(guān)專家組成。小組設(shè)組長一名，由學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，副組長若干，由各院系代表及專家推薦。

第五，制訂《供應(yīng)商管理辦法》，以規(guī)范高校對(duì)供應(yīng)商的管理，提高采購效率，維護(hù)學(xué)校利益。該辦法應(yīng)明確供應(yīng)商的資格、商譽(yù)、權(quán)利和義務(wù)，無違法違規(guī)行為記錄，能按照學(xué)校要求完成采購任務(wù)，及時(shí)供貨。高校應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的資格、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等因素，建立供應(yīng)商庫，定期評(píng)估供應(yīng)商，對(duì)符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行入庫管理，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商予以淘汰。

第六，制訂《招標(biāo)采購特邀監(jiān)察員制度管理辦法》。邀請有代表性人員擔(dān)任監(jiān)察員，對(duì)高校招標(biāo)采購過程進(jìn)行監(jiān)督。特邀監(jiān)察員應(yīng)具備良好的道德素質(zhì)及社會(huì)聲譽(yù)，熟悉招標(biāo)采購相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展具有高度認(rèn)同感及責(zé)任心，并根據(jù)監(jiān)察員的行業(yè)背景、專業(yè)領(lǐng)域、地區(qū)分布等因素合理分配，實(shí)現(xiàn)全面監(jiān)督。

2 加強(qiáng)高校采購管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”為高校采購管理信息化建設(shè)提供了強(qiáng)大動(dòng)力，推動(dòng)了高校采購管理的創(chuàng)新發(fā)展。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，采購管理信息化建設(shè)已成為一種必然趨勢。高校應(yīng)積極應(yīng)對(duì)這一新形勢，基于制度完善和流程規(guī)范，利用信息化手段進(jìn)一步提升采購內(nèi)控管理水平。

2.1 在采購管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

近年來，大數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在政府采購中應(yīng)用廣泛。通過面板數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)，幫助研究者在中國政府采購網(wǎng)等網(wǎng)站中獲取大量采購數(shù)據(jù)，借助多維數(shù)據(jù)，可發(fā)掘高校采購領(lǐng)域的規(guī)律性趨勢，從而構(gòu)建起采購管理預(yù)測模型。通過數(shù)據(jù)挖掘與分析，提高高校對(duì)采購信息的感知能力，有效提高了采購監(jiān)督水平，并有望實(shí)現(xiàn)高校采購的預(yù)測功能[3]。大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校采購管理提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持，通過收集、分析和利用大量的采購數(shù)據(jù)，可幫助一線采購人員更全面地了解采購需求、供應(yīng)商、采購流程等各種信息，提高采購效率，降低采購成本，提升采購?fù)该鞫取Ｍㄟ^對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析，精準(zhǔn)把握高校的采購需求，優(yōu)化采購策略，提高采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。利用大數(shù)據(jù)，幫助一線采購人員更全面地了解供應(yīng)商運(yùn)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)水平，從而更好地優(yōu)化供應(yīng)商關(guān)系，提前預(yù)測和識(shí)別潛在的采購風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，避免發(fā)生“黑天鵝”“灰犀牛”事件，為高校發(fā)展提供智能決策支持，引導(dǎo)高校管理者合理編制政府采購預(yù)算、優(yōu)化政府采購流程[4]。

2.2 打造“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”新模式

傳統(tǒng)高校采購模式主要依賴于紙質(zhì)文件、電話溝通、線下談判等手段。這種方式存在信息傳遞不暢、談判效率低下、透明度不高、監(jiān)督不力等諸多問題。而“互聯(lián)網(wǎng)+”作為一種新興科技手段，能夠改善傳統(tǒng)高校采購模式的不足之處。通過打造“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”新模式，利用在線招標(biāo)、電子競價(jià)、在線簽約、全流程電子化等手段，縮短采購周期，簡化采購流程，減少中間環(huán)節(jié)，提高采購?fù)该鞫龋瑴p少人力和時(shí)間成本，有利于優(yōu)化高校的教學(xué)及科研環(huán)境。首先，在線招標(biāo)和電子競價(jià)有效縮短了采購周期。以往招標(biāo)過程往往需要數(shù)周甚至數(shù)月，而現(xiàn)在，只需在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，所有的投標(biāo)和競價(jià)過程均可在線完成，極大提高了采購效率。其次，通過電子競價(jià)，可對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)及質(zhì)量進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)比，篩選最佳供應(yīng)商，而且電子競價(jià)減少了中間環(huán)節(jié)，更有效地規(guī)避了傳統(tǒng)采購中可能出現(xiàn)的腐敗問題。全流程電子化則使采購過程更加透明，采購信息全部公開透明地在互聯(lián)網(wǎng)展示，供所有人查看、監(jiān)督。這樣可以增加采購過程的公正性和公平性，提高公眾對(duì)政府采購的信任度。

總之，通過打造“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”新模式，不僅提高了采購效率及質(zhì)量，也提高了公眾對(duì)政府采購的信任度，更重要的是為高校創(chuàng)造了更好的教學(xué)和科研環(huán)境。打造“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”新模式的預(yù)期效果詳見表1。

建立“互聯(lián)網(wǎng)+”采購管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購過程的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。理順工作關(guān)系，明確各部門之間的職責(zé)和協(xié)作方式，解決瓶頸問題，通過數(shù)據(jù)分析和市場調(diào)研，找到那些影響采購效率的關(guān)鍵因素，并采取有效措施解決這些問題[5]。打通系統(tǒng)堵點(diǎn)，通過設(shè)置升級(jí)系統(tǒng)軟件、優(yōu)化系統(tǒng)，消除影響流程的障礙，實(shí)現(xiàn)采購申請審批的“一站式、無紙化”建設(shè)，即高校采購人員無須面對(duì)面提交申請，也無需再傳遞紙質(zhì)文件，所有申請、審批均可在線上完成。平臺(tái)提供了一站式服務(wù)，用戶在一個(gè)平臺(tái)即可完成所有采購流程，有效提高了工作效率。更重要的是，這一改革有效控制了傳統(tǒng)紙質(zhì)申請多級(jí)審批、人員流動(dòng)帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)。早前，一旦采購人員流動(dòng)，新人員上崗后需要重新熟悉流程，或者需對(duì)新員工進(jìn)行上崗培訓(xùn)。如今，所有流程都可在線上平臺(tái)進(jìn)行，即使人員流動(dòng)，也不會(huì)影響采購工作的正常開展。此外，平臺(tái)還實(shí)現(xiàn)了多終端覆蓋，無論是在辦公室、家里還是外出，只要有手機(jī)、平板、計(jì)算機(jī)，相關(guān)人員都能隨時(shí)隨地進(jìn)行采購申請審批。平臺(tái)還具有一站式登錄、待辦即時(shí)提醒功能，只需一次登錄，即可完成所有采購流程，讓相關(guān)人員能夠隨時(shí)了解自己的待辦事項(xiàng)，確保工作不會(huì)遺漏。

3 結(jié)束語

高校政府采購內(nèi)控管理是高校管理工作的重要組成部分，對(duì)于提高采購效益、保證采購質(zhì)量、降低采購風(fēng)險(xiǎn)意義重大。通過“管采分離、歸口管理”“不相容崗位分設(shè)”，建立和完善高校采購管理制度，以理順高校內(nèi)控管理體制與運(yùn)行機(jī)制，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)打造“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”新模式，以加強(qiáng)高校采購管理信息化建設(shè)，為高校未來的發(fā)展和人才培養(yǎng)提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 王喆，吳兵．高校政府采購預(yù)算管理的思考與實(shí)踐[J]．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011，28（04）：186-188+193．

[2] 魯曉峰．“放管服”背景下高校政府采購內(nèi)控建設(shè)[J]．中國政府采購，2023（09）：26-31．

[3] 蔣思，張文璐，盧軍強(qiáng)，等．基于大數(shù)據(jù)的政府采購風(fēng)險(xiǎn)防控策略探索[J]．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2019，36（7）：277-281．

[4] 董達(dá)，陳靖，韓永君，等．創(chuàng)新內(nèi)控機(jī)制 完善高校政府采購制度[J]．實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2017，20（02）：199-200+203．

[5] 亓文濤，靖楊萍．基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校政府采購內(nèi)控機(jī)制研究[J]．中國物流與采購，2024（01）：108-109．