基層檔案室紙質檔案保護路徑探析

紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案，是主要的傳統載體檔案。紙質檔案在當前檔案室管理的各種檔案中占據了很大的一部分，由于紙質檔案制成的材料不同，加之各基層檔案室的保管條件和管理方式有很大的差異，導致目前基層檔案室的部分檔案受到不同程度的損壞。

一、基層檔案室的現狀

我國基層檔案室數量眾多，幾乎每個基層單位都設有檔案室，這些檔案室保存的紙質檔案居多，保管的條件不一，有的基層檔案室保管條件相對較好，檔案管理的現代化水平和信息化水平較高，從業人員綜合素養高，紙質檔案保管的較好。還有一些基層檔案室紙質檔案的保管條件相對較差，設備簡陋，單位重視程度不夠，檔案管理人員業務水平不高，紙質檔案材料不同程度地受損，為將來的檔案移交和使用帶來了隱患。

二、影響紙質檔案保存的因素

紙質檔案是國家機構、社會組織或者個人在履行其法定職責中形成的各種重要的有保存價值的信息記錄。影響紙質檔案保存的因素很多，總結起來有兩個方面，一是主觀因素，二是客觀因素。主觀因素解決起來比較容易，通過學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等法律法規，提高對檔案和檔案工作的思想認識，提高業務素質。下面從客觀方面分析影響紙質檔案保存的不利因素。

（一）紙質檔案制成材料影響紙質檔案的保存

紙質檔案制成材料是承載并反映檔案信息的物質材料，包括檔案信息載體材料和記錄材料，不同的紙質檔案制成材料其壽命不同。我國西漢時期發明了造紙術，由于技術和造價等原因，直到東漢蔡倫改進造紙術，手工紙才得到大量應用。東晉時期紙張最終取代簡牘、縑帛等其他檔案材料成為檔案載體的主體。19世紀末，我國正式進入機械造紙時代，20世紀80年代，隨著造紙工藝水平的迅速提升，紙張需求量增加，機械造紙占據市場主體，但是紙張質量急劇下降，延長紙張檔案使用壽命是當務之急。紙質檔案保護就是根據紙質檔案制成材料的性質，采取適當的技術手段，保護好紙質檔案，盡量延長檔案使用年限，從而更好地發揮檔案的利用價值。

（二）檔案紙質材料的加工方法影響紙質檔案的保存

檔案紙張的構成物質大都是植物纖維，目前在提取植物纖維時通常使用的是物理機械法和酸堿化學法，這兩種方法各有利弊。物理機械法通常是通過高速旋轉的機械研磨，使植物纖維離解，其優點是成本低、效率高，但是由于在機械高速運轉的作用力下，部分纖維被打斷，并且幾乎保留了全部木素，導致紙張的硬度不夠，容易發黃變脆。酸堿化學法是在高溫下用酸堿蒸煮，分離出纖維，去除木素，這種方法保留了纖維素，可以造出高檔紙張，但是保留了部分酸堿成分，不利于紙張的長期保存。

（三）字跡材料的性質影響紙質檔案的保存

字跡耐久性一方面是指字跡色素成分的耐久性，另一方面是指字跡色素與紙張的結合牢固程度。目前色素耐久性最好的是炭黑，其化學性質最穩定、最耐久，不僅耐光、耐熱、耐酸堿，還不溶于水等其他溶劑，它會在紙張材料上形成一層薄膜，牢牢固定在紙上，耐摩擦不擴散，是目前紙張檔案的首選。色素比較耐久的是顏料，其化學性質相對穩定，耐光、耐熱性能較好，但耐酸堿性能較差，有些顏料還有水滲油滲現象。色素耐久性較差的是有機染料，其化學性質不穩定，不耐光，有的還不耐酸或不耐堿，甚至還溶于水等其他溶劑。色素在字跡材料轉移固定在紙質材料的過程中，會有三種轉移固定方式，分別是結膜、吸收和粘附，其中以結膜方式轉移的最為穩定。其次是字跡材料被紙張材料吸收。再次是字跡材料粘附在紙張材料上，這種固定方式最不耐久，最不穩定，容易被摩擦掉。

（四）檔案室環境影響紙質檔案的保存

研究證實，紙張的耐久性可以保存五百年以上，一般紙張的耐久性在二百年以上。紙張的老化除了受時間因素影響外，還受自然因素、化學因素等影響。自然因素主要包括溫濕度、光線、有害氣體、有害微生物等，這些因素可以加快紙張內部發生水解反應、光解或者氧化反應，從而造成紙張強度下降或者字跡模糊等。化學因素主要是指植物纖維素、半纖維素、木素等化學成分在外界光線、熱、氧、有害微生物、有害氣體、氧化劑等因素的作用下，使紙張內部化學結構發生化學變化，從而影響紙質檔案材料的耐久性。

三、基層檔案室紙質檔案保護的基本原則

基層檔案室的紙質檔案的保護須結合實際，從思想上、制度上、價值上等各方面著手，堅持以下基本原則。

（一）堅持理論與實踐相結合的原則

加強紙質檔案的保存和管理，必須提高思想認識，用科學的技術加以指導，積極吸收前沿學科知識，不斷探究和使用新技術，盡可能地延長紙質檔案的使用壽命。

（二）堅持規范制度、強化基礎設施建設并重的原則

加強頂層設計，通過制定各種制度、標準和規范，使檔案保護工作有章可循。通過完善檔案庫房基礎設施，構建檔案保護基礎性條件，達到保護檔案的目的。

（三）堅持關注重點、照顧一般的原則

檔案室保存的檔案種類比較多，紙張壽命各不相同，可以采取抓住重點、照顧一般的原則，在保管期間可以對重要的檔案進行重點關注，對一般的檔案提供基本的保管條件，確保在其保管期限內的安全即可。

（四）堅持預防為主、防治結合的原則

在檔案保管中一般采取的是預防措施，杜絕各種不利因素對檔案的損壞，這是檔案保護的根本。但是在開展日常檔案檢查時，要及時發現破損的檔案，通過消毒、殺蟲、修復、托裱等方式對癥治療，對受損檔案實施搶救或者保護，從而達到保護檔案的目的。

四、基層檔案室紙質檔案的常用保護措施

以上從檔案制成材料的性質、檔案制成材料的加工過程、字跡材料的性質、紙質檔案保存的環境等方面分析了影響紙質檔案的各種因素，對應著這些因素，可以采取如下措施保護紙質檔案。

（一）針對不同制成材料的紙質檔案，采取不同的保管措施

對于選取手工中性紙質材料作為文件用紙，使用碳黑色素記錄的檔案，保存起來比較方便，因手工紙質材料植物纖維素長寬比大，纖維素和半纖維素多，木質素少，故手工紙張不僅柔韌性強、強度高。加之中性紙張不含酸堿性，不易和周圍有害氣體或者水分發生化學反應，更利于紙質檔案的保存。對于使用機制紙張和有機染料記錄信息的紙質檔案要重點保管，是因為機制紙和有機染料更容易與外界環境發生化學反應，造成紙張發黃、強度下降、字跡模糊消失等現象。

（二）全面了解紙質檔案安全現狀

熟知檔案的數量、保管條件、損壞程度等，為后續有針對性地開展檔案保護打下基礎。同時研究分析造成檔案損壞的原因，找出影響檔案安全的因素，有的放矢地創造條件，降低影響檔案安全的各種風險，及時托裱修復已損壞的檔案。

（三）加強檔案室紙質檔案的日常保管

影響紙質檔案損壞的外因較多，主要包括：溫濕度、光、熱、有害微生物、有害氣體、天災、嚙齒動物等。針對這些因素，可以分別采取不同的措施。例如通過通風或者空氣調節設備調控檔案庫房的溫濕度；經常打掃室內衛生，保持檔案室潔凈，防止灰塵對檔案紙張的摩擦，造成檔案字跡的模糊；采用冷凍真空干燥等物理滅菌法或者采用化學滅菌法強化對霉菌的滅殺，使檔案免受有害微生物的侵害；選用合適的照明光源，優先選用白熾燈，防止和減少自然光對檔案的照射；在強化對庫房內檔案的保護的同時，把檔案的保護延伸至庫房外，即在檔案的流通環節和利用環節也要加強對檔案的保護。對已經損壞的檔案，要及時采取相應的技術和方法進行修復和保護，從而延長檔案的使用壽命。

（四）全面提升檔案室從業人員的檔案管理水平

一方面，通過到高等院校、科研院所等脫產學習，提升檔案從業人員的檔案管理工作能力和業務水平。還可以通過舉辦檔案業務短期培訓班，提高檔案職業道德素養和檔案服務意識。強化檔案宣傳教育特別是檔案法律法規的宣傳教育。讓大家都知道，檔案的保護不僅僅是檔案室工作人員的職責，也是全民的責任，只有人人參與，全民行動，才能使檔案的保存時間更長久。

（五）加快推進紙質檔案數字化

紙張都有使用壽命，保管再好，也會隨著時間的流逝而逐漸發黃、變脆、老化。開展檔案數字化是提高檔案利用效率，保護檔案原件的有效途徑。對于珍貴檔案特別是易受損的檔案資料，優先實施檔案數字化，用檔案的副本或者復制件替代原件，從而保護紙質檔案原件，延長紙質檔案壽命。

（六）做好檔案保管突發事件的應急處置

突發性事件是不可提前預知的，往往具有突發性和破壞性。因此，檔案室要提前制定應急預案，切實履行職責，保證發生突發事件能夠有效應對。編制應急預案時要統籌考慮，包括檔案庫房的重要區域和部位，檔案庫房的常用和備用鑰匙，重要管理人員的聯系方式，搶救檔案的先后順序和具體位置等。對災害造成的受損檔案進行及時搶救，采取措施避免發生次生和衍生災害等。

（七）重視對破損檔案的修復工作

在檔案保管和利用過程中，由于紙張隨著時間的流逝而發生物理性質變化，造成了紙質檔案的損壞。為了延長檔案壽命，檔案工作人員必須對受損檔案進行搶救性修復。目前，紙質檔案的修復方式主要包括去污技術，例如機械去污、溶劑去污、氧化去污等；去酸技術可采用液相去酸和氣相去酸等；加固技術主要有涂料加固和絲網加固等；修裱技術可使用揭粘技術、修補技術和托裱技術等。

檔案室是檔案工作的基層組織，是開展檔案館工作的前提和基礎。檔案室保存的紙質檔案，不僅是單位和個人重要的歷史記錄和證據，還是國家檔案財富的重要來源。加強基層檔案室紙質檔案的保護意義重大，刻不容緩。

作者單位：承德市不動產登記中心