企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策探究

徐玲

摘要：現(xiàn)階段文書檔案管理工作還存在很多問題，為進(jìn)一步提高文書檔案管理工作的規(guī)范化水平，確保文書檔案管理工作有章可循，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，確保文書檔案存放安全和檔案材料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，簡要分析了企業(yè)文書檔案管理工作的難點以及其中存在的問題，并提出了相關(guān)的解決對策，供有關(guān)工作者參考。

關(guān)鍵字：文書檔案管理；問題；對策

引言

企業(yè)的經(jīng)營管理和發(fā)展決策離不開對企業(yè)過去改革發(fā)展經(jīng)驗的積累和借鑒，而這些重要的信息經(jīng)常是以文書檔案的形式體現(xiàn)出來的。文書檔案既是歷史的憑證，又是企業(yè)科學(xué)決策的基礎(chǔ)，其管理工作的重要性不言而喻。因此，提升企業(yè)文書檔案管理工作水平勢在必行。

1企業(yè)文書檔案管理的難點

文書檔案內(nèi)容以及載體的多樣性特點，在很大程度上決定了文書檔案管理工作相對較高的整體難度。文書檔案的載體主要有電子文件、紙質(zhì)文件、光盤等形式，文書檔案的內(nèi)容也十分繁多，其中包括行政類檔案、黨群類檔案、業(yè)務(wù)類檔案等，工作流程較為復(fù)雜，管理工作的關(guān)聯(lián)性、條理性也較強，管理內(nèi)容主要包括文件材料的收集、整理、分類、編號、編目、保管、立卷、歸檔等，這些工作環(huán)節(jié)內(nèi)容明確、條理清楚，各環(huán)節(jié)之間既有連接又相互制約。文書檔案的管理不僅要做到條理清晰、分門別類，也要做到方便利用。由于文書檔案內(nèi)容涉及到整個公司企業(yè)，各個部門文件材料之多，這對于辦公室文書檔案管理人員來說是不小的挑戰(zhàn)。

2企業(yè)文書檔案管理工作存在的問題

2.1相關(guān)負(fù)責(zé)人對文書檔案工作的重視度不夠

在企業(yè)文書檔案管理工作中，一些部門負(fù)責(zé)人對文書檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作是一個比較簡單又不需要高學(xué)歷、專業(yè)性很強的崗位，沒有清晰的認(rèn)識到文書檔案管理工作的復(fù)雜性，只是表面性地進(jìn)行資料文件的整理以及保存，而將關(guān)注點放在了其他更有經(jīng)濟回報價值的事情上；另一方面，一些相關(guān)負(fù)責(zé)人對其下屬沒有實行嚴(yán)格的管控，監(jiān)管浮于表面，造成很多工作人員工作規(guī)范性意識缺失，常常出現(xiàn)不作為或者亂作為的現(xiàn)象，當(dāng)相關(guān)部門需要調(diào)取重要文件時，往往會出現(xiàn)管理人員應(yīng)接不暇的情況，情況嚴(yán)重時更會給單位造成巨大的經(jīng)濟損失。

2.2檔案員的培訓(xùn)工作亟待加強

文書檔案管理工作具有煩、雜、多的特點，需要專業(yè)素質(zhì)較高的人員來進(jìn)行管理，但是，一些單位的管理人員往往年齡較大，沒有受過專業(yè)的文書檔案管理培訓(xùn)，而檔案管理專業(yè)出身的人員就更少了。這些人對檔案分類、立卷等專業(yè)知識較為匱乏，這在一定程度上不利于企業(yè)檔案管理水平的提高。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)的環(huán)境下，利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的管理是檔案管理發(fā)展的重要趨勢。檔案管理人員一方面要積極參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時又要加強自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理的專業(yè)技術(shù)水平和理論，使檔案管理工作日趨標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.3文書檔案管理部門與其他部門之間配合不到位

文書檔案管理工作雖然在表面上看來是一項獨立的工作，但是該部門在工作中與其他部門有著密切聯(lián)系。然而，在工作的具體執(zhí)行中還存在很多問題，尤其是在歸檔工作上，各個部門有及時上交文件資料、協(xié)助文書檔案管理部門完成歸檔工作的義務(wù)，但是也有不積極配合歸檔工作的部門，這會嚴(yán)重影響檔案管理工作的正常秩序。對此，很多檔案管理人員也是束手無策，最后只能聽之任之，然后不了了之，這也是致使單位檔案資料不完整的原因之一。一旦有機密級以上的文件沒有歸檔，將為企業(yè)的信息安全埋下隱患。

3提高企業(yè)文書檔案管理水平的對策

3.1提高對文書檔案工作的重視

文書檔案工作的相關(guān)管理者要提高自身競爭意識。目前資料管理人員的文化層次呈上升趨勢，高學(xué)歷者越來越多這固然是一個優(yōu)勢，但高學(xué)歷并不一定就有高水平，高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根，在實際工作中不斷學(xué)習(xí)加強鍛煉，使理論和實際相結(jié)合增強競爭力。所以資料管理人員無論文化層次高低、經(jīng)驗豐富與否都要具備競爭意識和責(zé)任意識，只有在競爭中才能加快工作節(jié)奏、提高工作效率，責(zé)任意識決定了文書檔案管理人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞。

3.2規(guī)范檔案管理體制，統(tǒng)一歸檔和管理標(biāo)準(zhǔn)

在辦公自動化環(huán)境下，企業(yè)要想切實做好文書檔案規(guī)定和檔案管理工作，必須高度重視文書檔案管理體制的規(guī)范和歸檔標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)的制定。實踐中，一些企業(yè)的文件管理和檔案管理存在于部門之間，如果部門之間溝通不及時就會造成很大的管理困難，產(chǎn)生不必要的麻煩，基于此，在辦公自動化環(huán)境下，企業(yè)要高度重視管理體制的構(gòu)建，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理的良好格局，實現(xiàn)文件管理與檔案管理齊抓共管、共同推進(jìn)，最大限度地確保文件的真實性、準(zhǔn)確性和歸檔文件的安全性；與此同時，要注重制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，明確各個環(huán)節(jié)的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)，各個崗位工作人員按規(guī)定執(zhí)行；此外，在軟件選取時，要考慮到系統(tǒng)的兼容性，使其在后期應(yīng)用中方便好用，為系統(tǒng)的正常運行奠定堅實基礎(chǔ)。

3.3提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)

基于當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理的現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)不斷提高相關(guān)人員的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)。首先，為文書檔案工作管理人員提供信息化管理硬件條件，提升業(yè)務(wù)本身素質(zhì)。只有跟緊時代潮流，不斷引進(jìn)新設(shè)備，才能為文書檔案管理人員提供更好的實踐機會以及技能提升平臺，進(jìn)而探索并掌握新技術(shù)新技能，提高工作效率；其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從員工的實際情況出發(fā)，為檔案管理人員建立健全教育機制及終身性質(zhì)的學(xué)習(xí)機制，鼓勵員工不斷充實自己，提升專業(yè)技能，同時企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將員工的檔案信息化管理的學(xué)習(xí)效果納入考核項目中，通過肯定他們的能力及給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情，從而從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；最后，要在企業(yè)檔案管理的原有基礎(chǔ)上，增強區(qū)域及檔案部門之間的交流往來，促進(jìn)二者的協(xié)調(diào)發(fā)展，開拓互惠互利的雙贏局面。這就需要企業(yè)能夠認(rèn)識到自身檔案管理中所存在的不足，通過向其他企業(yè)學(xué)習(xí)及探討經(jīng)驗，利用一切可利用的資源，實現(xiàn)文書檔案向新型知識方向轉(zhuǎn)型。

3.4加強各部門之間的密切配合

文書檔案管理工作中的歸檔文件大多來自不同部門，因此管理人員每天除了完成對資料的整理、分類工作外還要穿梭于各個部門之間，以便更好地收集、篩選符合歸檔要求的文件信息。這就需要各個部門加強溝通，團(tuán)結(jié)協(xié)作，做好信息反饋以及上傳下達(dá)的工作，進(jìn)而體現(xiàn)檔案管理部門的職能作用，確保各個部門檔案資料完整，進(jìn)而提升企業(yè)文書檔案管理水平。

總結(jié)語

總而言之，只有加強文書檔案部門與各部門的良好溝通與協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。

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