事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效路徑分析

摘 要：隨著數(shù)字化進程不斷加快，全球經(jīng)濟一體化的全面推進，全新的服務(wù)模式、完善的商業(yè)信息以及全新的知識內(nèi)容等已經(jīng)成為經(jīng)濟時代的主要特征，給傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來較多的機遇與挑戰(zhàn)。通過分析事業(yè)單位人事檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，當前人事檔案管理存在較多問題，包括檔案管理信息化建設(shè)落后、未能打造一支高水準的檔案管理隊伍等。文章針對事業(yè)單位人事檔案如何做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出相關(guān)建議，希望能夠為后期做好人事檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；主要方法

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

人事檔案作為事業(yè)單位工作人員信息收錄的重要載體，成為當前一項不可忽視的內(nèi)容。人事檔案能夠充分展現(xiàn)個人的工作績效與信息，為后期人事調(diào)動提供相應(yīng)的依據(jù)。因此，加強人事檔案管理工作不僅能夠尊重人才，還能為事業(yè)單位后期作出決策提供必要的參考。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事工作也發(fā)生變革，將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中為檔案的收集、保管和利用等工作帶來新的思路和方法。

但是，在應(yīng)用過程中還存在一些不足，如何將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中成為當前最為棘手的問題。因而，需要引起事業(yè)單位的重視，并反思，尋找可靠的解決方法。

一、事業(yè)單位加快人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

1.提高人事檔案管理水平

過去，想要查看某位員工的人事檔案，需要按照行業(yè)、級別和姓名等多個條目開展搜索，工作量較大。如果檔案存儲了較長時間，可能已經(jīng)被封存起來，想要查看更是難上加難。如果在檔案管理過程中更換了管理人員，想要查看資料也十分困難。通過對比傳統(tǒng)的檔案管理方式能夠發(fā)現(xiàn)，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中有著不可忽視的優(yōu)勢，其具備便利性的特征。在滿足互聯(lián)網(wǎng)運行標準下，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，可以在最短時間內(nèi)獲得所需檔案信息。隨著數(shù)字化技術(shù)不斷完善，檔案數(shù)據(jù)能夠隨著時間而“移動”，不斷降低人事檔案管理所需要的人力與物力成本，明顯提高工作效率。根據(jù)人事檔案管理情況為其打造完善的管理系統(tǒng)，能夠及時統(tǒng)計與分析檔案信息情況，做好資源的整合工作，確保人事檔案管理工作朝著便捷化、智能化和科學(xué)化方向開展。

2.保證人事檔案管理更加規(guī)范化

傳統(tǒng)的檔案資料是利用紙質(zhì)形式保存的，對于檔案管理人員的專業(yè)能力、職業(yè)操守以及綜合素質(zhì)都提出了極高要求。一些人員在利益驅(qū)動下可能會私下與檔案管理人員溝通，補充或修改個人資料。如今，檔案管理引入信息技術(shù)，包括圖形處理技術(shù)、掃描技術(shù)以及電子信息技術(shù)等，能夠?qū)⒃炯堎|(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)。同時，做好數(shù)據(jù)的備份、存儲等。一方面，能夠減少初始檔案的利用，避免對原本的紙質(zhì)檔案造成損壞，帶來不可挽回的損失；另一方面，能夠避免在應(yīng)用時接觸到原版的檔案資料，降低出現(xiàn)修改、提取和替換等行為的可能性。

二、當前事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型所面臨的問題

1.事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對該工作缺乏重視

人事檔案管理工作長期被忽視，認為該工作應(yīng)該默默無聞地完成，不需要像其他工作一般“聲勢浩大”。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理重要性缺乏足夠的了解，甚至很多領(lǐng)導(dǎo)認為人事檔案只是需要抄抄寫寫、整理資料即可，這種想法是錯誤的。但在這種錯誤想法的影響下，導(dǎo)致人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏助力。

2.檔案管理人員未能認識到檔案信息化管理的重要性

隨著科技的發(fā)展，計算機、信息技術(shù)得到普及，檔案管理工作開始朝著網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)型，使得原本利用紙質(zhì)檔案的管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槔密浖芾頇n案，保證了人事檔案信息管理具備可靠性與高效性。因為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理缺乏正確的認識，所以將工作重點集中于如何提高核心業(yè)務(wù)的業(yè)績，不重視對檔案管理工作投入相應(yīng)的資源，而檔案管理人員在工作中也會存在松懈思想，導(dǎo)致檔案收集不及時，管理混亂，最終會影響到檔案資料的管理工作。

3.檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性不夠

事業(yè)單位對于人事檔案的應(yīng)用往往會涉及干部任用、工作調(diào)動等方面，如果檔案存在造假、修改等情況，則會對日后事業(yè)單位的發(fā)展帶來極大的影響。例如，在事業(yè)單位的人事檔案中，“三齡、兩歷、一身份”的信息很重要，但信息存在不準確或者造假情況。過去，人事檔案管理不夠規(guī)范、科學(xué)，甚至存在違反國家相關(guān)條例要求，對人事工作的組織與基層黨建工作帶來極大的負面影響。因此，需要更加規(guī)范人事檔案管理工作，避免再次發(fā)生修改檔案的情況。通過分析可以發(fā)現(xiàn)，如果將責任全面歸咎于檔案管理人員也是不合理的，還有一部分原因是檔案管理缺乏規(guī)范性與科學(xué)性，導(dǎo)致給一些別有用心之人存在可乘之機。

4.檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進度難以滿足事業(yè)單位的工作需要

事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為工作量龐大的“大工程”很難在短期之內(nèi)完成。同時，因為各個地區(qū)的人力資源、資金投入等有所不同，最終的進展也有所差異。從我國整體的角度來看，中央、省、市的人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作取得良好的進展，已經(jīng)初步完成了國家所提出的規(guī)范性、系統(tǒng)性建設(shè)，這是因為市級以上的事業(yè)單位有著較為寬松的經(jīng)費，并且人員配置也較為合理、充足。但是，對于一些市級以下的地區(qū)而言，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)速度緩慢，甚至一些地區(qū)還未能配備專業(yè)化的設(shè)備設(shè)施，仍然使用傳統(tǒng)守舊的方式方法管理人事檔案，這種情況的出現(xiàn)也說明該地區(qū)對事業(yè)單位人事檔案管理工作缺乏足夠的資金和人力支持，想要實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型十分吃力，加上日常工作量較大，管理的資料多，影響了檔案管理工作的效率。

5. 人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中各種標準難以得到全面落實

想要做好人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，需要做好制度建設(shè)工作，但是通過筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些事業(yè)單位的人事檔案管理在制度建設(shè)方面不夠完善，特別是圖像處理、系統(tǒng)軟件、軟件環(huán)境以及數(shù)字存儲等未能形成統(tǒng)一的技術(shù)標準，甚至每個省份所管轄的市、縣都有不同的執(zhí)行標準。如果檔案管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施難以滿足檔案管理工作需求，就很難體現(xiàn)軟件的適用性與便利性，也無法快速、及時升級系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)信息，最終導(dǎo)致缺乏較高的利用效率。

三、事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方法

1.增強現(xiàn)代化的檔案管理意識

現(xiàn)代化的檔案管理意識是指對數(shù)字化檔案管理的重要性和優(yōu)勢有清晰的認識，并將其作為事業(yè)單位檔案管理工作的重要目標。事業(yè)單位可以通過加強宣傳教育、組織培訓(xùn)和知識普及等方式，有效增強相關(guān)人員的檔案管理意識和工作水平。只有當事業(yè)單位全體人員都充分認識到數(shù)字化檔案管理對于提高工作效率保護檔案安全和促進信息共享的重要作用，才能積極推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型順利實施。

2.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

（1）提高職業(yè)道德與政治素養(yǎng)

提高職業(yè)道德與政治素養(yǎng)，使得他們能夠具備敏銳的政治覺悟、堅定的政治立場、較高的思想覺悟以及良好的政治鑒別力，充分認識到人事檔案管理工作的重要性，有效培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)操守和責任感，確保他們能夠正確處理檔案信息，維護信息安全和保密工作，做到為自己負責、為單位負責。

（2）提高主動學(xué)習的能力

在開展事業(yè)單位人事檔案管理工作過程中，不僅需要具備較強的工作責任心，還需要主動學(xué)習、掌握檔案編輯與保護學(xué)、檔案學(xué)以及中外檔案管理等多方面知識，主動提高學(xué)習能力，拓寬自身的知識面，擴大視野，讓檔案管理人員具備學(xué)習新知識、新技術(shù)的能力，及時了解數(shù)字化檔案管理的最新發(fā)展，最終能夠提高自身的綜合分析能力與文字駕馭能力。

（3）主動掌握先進的管理技術(shù)與方法

檔案管理人員需要主動掌握先進的管理技術(shù)與方法，爭取成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計算機管理技術(shù)的全面性、復(fù)合型人才，不斷提高對計算機的操作能力，學(xué)會數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作和應(yīng)用以及掌握數(shù)據(jù)分析和挖掘等相關(guān)技能。同時，還需要設(shè)置較高難度的密碼，避免數(shù)字密碼的單一性，防止密碼被破譯或者盜取。近幾年來，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)受到人們的高度關(guān)注，將檔案管理工作與新興技術(shù)相結(jié)合，能夠保證檔案管理工作更加高效、便捷。檔案管理人員在學(xué)習先進管理技術(shù)時，應(yīng)當調(diào)整心態(tài)，積極學(xué)習、思考，不畏困難，認真研究技術(shù)的基礎(chǔ)要點，在明確技術(shù)要點之后還需要實踐驗證技術(shù)，目的在于確定技術(shù)能夠真正有利于實際工作的開展，如果發(fā)現(xiàn)技術(shù)仍然存在一定程度的限制，則需要優(yōu)化處理技術(shù)。

3.構(gòu)建電子信息平臺

對于事業(yè)單位而言，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要建立電子信息平臺，用于存儲、管理和交流檔案信息，該平臺應(yīng)包括檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)等組成部分，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索和共享。在構(gòu)建電子信息平臺時，需要根據(jù)事業(yè)單位的特點和需求，選擇適合的技術(shù)和系統(tǒng)，確保平臺的可靠性、安全性和易用性。此外，還應(yīng)考慮平臺的可擴展性和互操作性，以便將來能夠與其他系統(tǒng)完成集成和共享數(shù)據(jù)。在建設(shè)過程中應(yīng)當圍繞數(shù)據(jù)交互、業(yè)務(wù)交流、數(shù)據(jù)應(yīng)用以及數(shù)據(jù)集成等內(nèi)容做好平臺建設(shè)工作，高度重視不同平臺、不同環(huán)節(jié)之間的銜接問題，為人事檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供便利，也能充分滿足不同員工的個性化需求。

除此之外，完善構(gòu)建電子信息平臺之后，還不能立即投入實際應(yīng)用當中，而是需要核驗平臺，確保平臺具有真實效用。假如在核驗中發(fā)現(xiàn)問題可以及時修改，確保平臺功能得到全面發(fā)揮。同時，構(gòu)建電子信息平臺時，應(yīng)當同事業(yè)單位各部門積極溝通，因為該平臺能夠貫穿各個部門日常工作開展過程中，所以需要各部門的積極配合。

4.做好檔案信息開發(fā)和制度建設(shè)

數(shù)字化檔案存在即時共享、快捷存儲等特點，能夠保證檔案信息具備極高的應(yīng)用價值。為了保證檔案資料具備較高的利用率，需要確保檔案資料在傳輸過程中具備安全、可靠的環(huán)境，并最大限度確保檔案的利用效率。在做好檔案信息開發(fā)過程中，包括數(shù)字化檔案的錄入、整理和標引等工作，確保各個環(huán)節(jié)相互連接，確保檔案信息的準確性和完整性。制度建設(shè)則包括建立數(shù)字化檔案管理的規(guī)范和流程，明確檔案管理的責任和權(quán)限，檔案管理人員應(yīng)當發(fā)揮自身的專業(yè)特長，制定相關(guān)的政策和制度，確保數(shù)字化檔案管理工作有序開展。不僅如此，還需要做好檔案信息質(zhì)量評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，提高檔案信息的質(zhì)量和可信度，對于提高檔案的開發(fā)與利用效率以及管理水平等有著不可忽視的意義。

5.增強檔案信息化安全意識

在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，能夠有效提高檔案的共享效率，但也在無形中增加了檔案被竊取、復(fù)制的可能。因而在實施數(shù)字化檔案管理過程中，信息安全是重要的方面。為了保護檔案信息的安全，需要增強檔案管理人員和相關(guān)人員的安全意識，包括加強對信息安全的培訓(xùn)和教育，使其具備正確的工作觀念與職業(yè)素養(yǎng)，提高其對信息安全風險的認識和應(yīng)對能力。同時，建立健全信息安全管理制度，包括權(quán)限管理、訪問控制、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等措施，確保檔案信息不被非法獲取、篡改或丟失。同時，需要定期開展信息安全審計和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)潛在的安全問題，杜絕出現(xiàn)檔案泄密的情況。此外，還需要加強檔案信息化管理過程中的物理安全措施，確保檔案存儲設(shè)備和服務(wù)器的安全，可以采取防火、防水和防盜等措施，保障檔案信息不受災(zāi)害和意外事件的影響。加強對外部威脅的防范，采用防病毒軟件、防火墻等技術(shù)手段，保護檔案系統(tǒng)免受惡意軟件和網(wǎng)絡(luò)攻擊的侵害。通過這些措施的綜合應(yīng)用，能夠增強檔案管理人員的安全意識，保障檔案信息的完整性、保密性和可用性，為事業(yè)單位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供可靠的支持。

四、結(jié)束語

綜上所述，對于事業(yè)單位而言，如何做好人事檔案管理工作，使其朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變成為當前一項重要的工作。如今，檔案管理工作從原本的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，智能化、信息化方向是主要的發(fā)展趨勢，將更多的新興技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理中，能夠確保檔案管理工作具備更高的效率，保證檔案的完整性，為后期事業(yè)單位人事調(diào)動、人力資源配置提供完善的依據(jù)，為事業(yè)單位長期、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展打下扎實的基礎(chǔ)。

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作者單位：河北省子牙河河務(wù)中心