從檔案文化建設目的出發對檔案編研工作新要求的探索

摘 要：國家檔案局于2016年啟動《抗日戰爭檔案匯編》編纂工程，組織各級綜合檔案館全面開展館藏抗戰檔案的梳理、鑒定和匯編工作。目前，累計影印出版圖書達70余種460余冊。隨著建設文化強國戰略的推進，檔案文化建設應準確理解和響應這一戰略對檔案工作提出的新要求。檔案部門需要將自身工作置于國家整體文化事業發展框架中，強化檔案資源對民族文化和地方文化挖掘、保護、傳承的作用，積極參與構建文化自信和提升國家文化軟實力。文章從檔案編研角度出發，強調編研材料質量的重要性，剖析人工智能對提升編研成果質量的可行性。力求將歷史記憶生動再現，豐富文化內涵，增強文化的厚度與深度，更有助于公眾全面、深入地了解歷史，增強文化認同感和歸屬感。

關鍵詞：檔案編研；大事記

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

根據2024年3月1日起施行的《中華人民共和國檔案法實施條例》第七條：縣級以上人民政府及其有關部門，應當加強檔案宣傳教育工作，普及檔案知識，傳播檔案文化，增強全社會檔案意識。檔案編研成果成為傳播檔案文化途徑之一。只有每一個檔案人從自身出發，交出每一份合格的編研成果，才能給檔案編研的整體水平提供堅實的基礎和有力的支持，最終共同推動檔案文化建設邁向更高層次。

一、檔案編研的重要性

1.歷史傳承與文化塑造

首先，大事記記錄了單位自成立以來的重大事件、重要決策、關鍵節點等，這些內容構成了單位的歷史脈絡，有助于員工理解并認同單位的價值觀、使命和愿景，增強歸屬感和凝聚力。通過回顧過去的重大成就和挫折，可以提煉出獨特的組織精神和企業文化，為當前及未來的發展提供精神動力和方向指引。其次，組織沿革詳述了單位的結構變遷、職能調整、部門增設或合并、領導更迭等過程，揭示了單位適應內外環境變化、優化資源配置、提升效能的戰略選擇。對于新入職員工了解單位的組織架構、職能分工、權責關系等有直接幫助，也有助于全體員工理解單位的成長邏輯和變革路徑，培養順應變革、積極進取的工作態度。最后，年鑒以編年體的形式逐年記載單位的重大事件、重要決策、項目進展、榮譽成就等，形成了一部翔實的單位史，不僅為后來者提供了解單位過去、理解現況的窗口，還幫助構建并傳承獨特的組織文化，增強員工對單位歷史的認同感和歸屬感。通過閱讀年鑒，新入職員工能夠快速融入企業文化，老員工則能在回顧中汲取經驗教訓，共同塑造和維護單位的集體記憶。

2.戰略規劃與決策支持

（1）大事記中的歷史數據和事件分析，可以為單位制定未來戰略提供歷史參照。通過反思歷次重大決策的成功與失敗案例，可以提煉出有效的決策模式和風險防控機制，避免重蹈覆轍，提高戰略規劃的科學性和前瞻性。

（2）組織沿革則揭示了單位在不同發展階段的組織形態與運行效率的關系，為當前的組織結構調整、流程優化、人力資源配置等管理決策提供依據。通過比較不同組織形態下的業務表現，可以評估現有組織結構的優劣，實施必要的改革，以適應市場變化和業務發展需求。

（3）年鑒匯總了大量關于生產經營、財務狀況、市場動態、人力資源等方面的定量與定性數據，為管理層制定戰略規劃、開展年度評估、預測發展趨勢提供了權威、系統的歷史數據支撐。通過對歷年年鑒的對比分析，領導者可以清晰地看到單位各項指標的變化趨勢，從而做出更科學、更具前瞻性的決策。

3.對外溝通與形象塑造

首先，大事記是向外界展示單位發展歷程、核心競爭力、社會責任履行等情況的重要載體，有助于提高單位的社會知名度和公信力。通過分享重大成果、創新舉措、公益行動等內容，可以塑造積極正面的公眾形象，吸引潛在客戶、合作伙伴、投資者等利益相關者的關注和支持。其次，組織沿革則展現了單位的專業化、規范化、現代化進程，對于樹立專業、高效、透明的組織形象具有積極作用。清晰的組織架構圖、明確的職能分工、有序的領導更迭等信息，能夠增強外界對單位管理水平和持續發展能力的信任，有利于在商務合作、政策爭取、人才引進等方面贏得優勢。總之，大事記與組織沿革對單位的影響深遠而廣泛，不僅是單位歷史記憶的載體，還是驅動單位文化傳承、戰略規劃、管理決策和對外溝通的重要工具。最后，年鑒對外發布是單位向社會展示其年度工作業績、業務水平、社會責任履行情況的重要窗口。通過精心編纂的年鑒，單位可以系統、全面地呈現其在業務創新、服務質量、公益事業等方面的亮點，塑造積極、專業的公眾形象，提升單位在行業內外的知名度和聲譽。因此，建立和完善大事記與組織沿革，定期更新相關內容，并將其融入單位的各項工作中，對于提高單位的核心競爭力和長期發展能力具有重要意義。

二、編研材料編研現狀

筆者從接手的48家機關事業單位到期檔案進館情況為總結對象，從歷史編研材料需要進館補編、有編研材料兩種情況出發，闡述大事記的編研現狀。編研材料在進館時出現以下幾點問題。

1.編研材料缺失，需要在進館時開展交作業式補編

此補編為從無到有，產生的編研材料質量不盡如人意，產生的影響因素有以下幾點：

（1）歷史完整性受損。補編工作可能會因為資料不全、記憶偏差、主觀解讀等原因，導致對原有事件的描述出現失真，甚至可能與原大事記中的記載產生沖突，影響歷史記錄的連貫性和一致性，進而損害其完整性。

（2）權威性質疑。補編工作往往由后人或非原始編撰者完成，其對歷史事件的認知和評價可能與原編者存在差異。這種差異可能導致讀者對大事記的權威性產生懷疑，特別是當補編內容涉及重大歷史事件或爭議性問題時，可能引發公眾對記載真實性的討論甚至爭議。

（3）時效性滯后。補編工作往往在事件發生一段時間后開展，尤其是在需要深入調查、考證或等待相關檔案解密的情況下，可能導致補編信息的時效性滯后，無法及時反映最新情況或進展，影響其作為即時參考的價值。

（4）資源浪費。頻繁的補編工作需要投入大量的人力、物力和時間成本，包括史料收集、整理、審核、出版等環節。如果補編的內容價值不高，或者補編過程缺乏科學規劃和高效管理，可能會造成資源的浪費。

（5）依賴性增強。過度依賴補編來完善大事記，可能會弱化前期編撰工作的嚴謹性和預見性，使人產生“反正可以事后補”的心態，不利于提升編撰工作的質量和效率。因此，補編大事記雖有必要，但應遵循嚴謹的學術規范，確保補編內容的真實性、準確性和完整性，并做好版本管理和更新提示，以最大限度地減少上述弊端。此外，應加強前期編撰工作的規劃和執行，提高原始大事記的質量，減少不必要的補編需求。

2.有可移交的編研材料，但質量不盡如人意，無法全面體現單位的具體社會活動

（1）信息篩選標準的局限性。大事記通常關注的是對單位具有重大影響或標志性意義的事件，可能忽視那些雖未達到“大事”標準，但對單位整體運營、文化塑造、內部管理等方面具有重要影響的日常事件或細微變化。這種篩選標準的局限性可能導致大事記內容在反映單位全貌時存在盲點。

（2）資料收集的不完整性。編研工作受限于可獲取歷史資料的完整性和準確性。一方面，是因為歷史檔案可能遺失、損毀或者由于記錄不詳、口徑不一，導致某些重要事件未能被準確記錄或遺漏。此外，非正式、口頭傳承的信息，如內部共識、員工感受、非正式交流等，往往難以系統收集，也可能影響大事記對單位全貌的展現；另一方面，還有部分單位對本年度產生的檔案沒有做到應歸盡歸。

（3）視角單一或偏頗。大事記編研者的立場、觀點和認知框架會影響其對事件重要性的判斷和記錄方式。若過于側重領導層決策、對外形象展示等角度，可能會忽視基層員工的工作生活、內部管理改革、客戶反饋等多元視角，導致大事記內容不夠全面。

（4）動態變化與長期效應的忽視。一些短期看似影響有限的事件，可能隨著時間的推移，其長遠影響逐漸顯現，成為影響單位發展的重要轉折點。如果大事記僅關注即時顯著的事件，而忽視這些潛在的長期影響因素，將無法全面反映單位的發展全貌。

（5）敏感信息的回避。出于隱私保護、商業秘密、法律法規等因素考慮，某些涉及人事變動、財務狀況、爭議糾紛等敏感信息可能被刻意回避或模糊處理，這無疑會影響大事記對單位實際情況的如實呈現。

（6）非線性、復雜性問題的簡化處理。單位的發展往往是多因素交織、非線性演進的過程，包含諸多復雜的社會、經濟、文化等背景因素。大事記在編研過程中可能為了敘述的清晰性和簡潔性，對這些復雜關系簡化處理，從而無法深入揭示各種因素如何交織影響單位發展的全貌。

3.編研的事實依據不足

大事記的傳統定義和常見實踐通常將其界定為以文字為主要載體的編年體史實記錄，重點在以簡潔明了的文字描述來記載重要事件的核心信息，如時間、地點、參與者、事件經過及其影響等。但是，隨著信息技術的發展，特別是數字化和多媒體技術的應用，現代編纂實踐中，大事記與照片并非完全割裂。照片和其他視覺資料越來越多地以附件、超鏈接、二維碼等形式與文字記錄相結合，或者單獨編入附錄、圖冊等配套資料中，供讀者查閱。這種方式既保留了大事記文字編年體的核心特性，又充分利用了圖像資料的優勢，增強了歷史記錄的豐富性和直觀性。所以，在現代編纂實踐中，將照片通過與文字記錄相結合或作為補充資料的方式，能使大事記更好地服務于歷史記錄和傳播的目的。

4.編研后也并未對大眾開放

檔案開放的原則和程序主要受《中華人民共和國檔案法》及相關實施辦法、地方檔案管理條例等法律法規的制約。《實施條例》第三十七條明確國家檔案館應當根據工作需要和社會需求，開展館藏檔案的開發利用和公布，促進檔案文獻出版物、檔案文化創意產品等的提供和傳播。大事記的開放具有以下諸多好處：

（1）增進歷史認知與教育。大事記記錄了一個國家、地區、組織或領域的重要事件和發展歷程，開放的大事記能使公眾更全面、深入地了解歷史脈絡，增進對過去事件的理解和記憶，對于歷史教育、公民教育以及提升公眾的歷史文化素養具有重要意義。

（2）促進學術研究與交流。對于學者和研究人員來說，開放的大事記是極為寶貴的研究資料。它們提供了一手、系統的時間序列數據，有助于學者展開歷史趨勢分析、事件關聯性研究、模式識別等工作。開放的大事記還方便了學術界的信息共享和交流，推動歷史學、社會學、政治學等相關學科的發展。

（3）提升決策透明度與公信力。政府、企事業單位等公開其大事記，能夠展現其重要決策、行動及影響的全過程，增強決策過程的透明度。這種透明度有助于公眾理解政策制定的背景、依據和目標，增進公眾對決策者的信任，也有利于社會各界對相關政策的有效監督和合理評價。

（4）激發公眾參與和認同感。對于涉及社區、企業等公眾密切相關的事務，開放大事記能讓公眾看到自身與集體發展歷程的關聯，增強歸屬感和認同感。同時，開放的大事記也可能激發公眾的興趣，促使他們參與相關的歷史研究、紀念活動甚至決策過程中來，進一步提升社會的凝聚力。

三、產生室存編研材料問題的原因分析

1.人員問題

根據目前的機構設置發現，檔案員均為兼職狀態。兼職檔案員或兼職檔案工作的弊端可以從以下方面分析。首先，專業素養不足。兼職檔案人員通常在其他崗位擔任主要職責，僅在業余時間或特定需求時兼顧檔案工作。在這種情況下，他們可能缺乏系統性的檔案專業知識培訓和持續的專業發展；其次，工作效率與質量不佳。由于兼職性質，檔案工作可能并非他們的首要任務，時間和精力分配上會影響檔案收集質量和準確性；再次，連續性和穩定性差。兼職檔案員可能因主職工作調整、個人原因等因素頻繁變動，導致檔案管理工作缺乏連續性和穩定性。檔案工作的長期性、積累性特點要求有專人持續負責，頻繁更換工作人員不利于檔案體系的完整構建和有效管理；最后，責任歸屬與監管難題。為了確保檔案工作的高效、規范和可持續開展，建議采取措施加強專職檔案隊伍建設或對兼職檔案員開展專業化培訓、明確權責劃分、強化監管，并提供必要的支持。

2.考量機制的欠缺

從每年的檔案年檢工作來看，對編研材料的工作有一定的要求，但對編研材料的深度和廣度要求不高。雖然也會組織開展一些檔案編研成果征集評審活動，但無法確保每年室存新增編研材料的質量。筆者查閱某期刊網站發現，對大事記收錄內容新思考、大事記本體類文件以及大事記編輯新技術的論文占90%以上，很少涉及對大事記質量實施有效性考核和監管的論文。雖然做到監管這一步確實有些難度，但是只有制定相關的衡量標準和考核體系，才能更好地把握大事記的寫法，以提升整體質量。

四、新技術介入編研的探索

新技術在編研領域的介入帶來了革命性的變化，如從獲取用戶錄入的編研主題和編研條件，根據所述編研主題和編研條件篩選對應的檔案，獲得檔案篩選結果。將所述檔案篩選結果匯總生成編研結果，極大地提高了效率，創新了編研手段，并拓寬了文獻資源的挖掘深度與廣度。新技術得以介入的前提條件有：

一是數字化技術。文獻資料通過掃描、OCR識別等技術實現數字化轉化，便于存儲、檢索和傳播，形成了大規模的電子圖書館、數據庫和文獻資源共享平臺。

二是大數據分析。借助大數據技術和算法，可以對海量的文獻數據快速篩選、關聯分析、趨勢預測，發現傳統編研方法難以察覺的模式和規律。

三是人工智能（AI）輔助。AI技術在編研中可用于自動標引、分類、摘要生成、全文檢索、實體關系抽取以及智能問答等環節，減輕人工負擔并提高編研質量。

所以，新技術正在推動編研工作步入一個全新的階段，不僅提升了文獻編纂與研究的工作效能，還為學術界提供了更多創新的可能性和方向。

參考文獻：

[1]吳茂昌，陳玉婷，張 軍，等.一種檔案智能化輔助編研方法，系統及相關設備.CN202211533637.8[P].2024-04-13.

作者單位：杭州越中檔案信息技術有限公司