事業單位檔案管理信息化建設中的問題和對策探究

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展和數字化時代的到來，事業單位檔案管理信息化建設已經成為提高檔案管理效率、保障檔案安全、實現檔案資源共享的重要途徑。然而，在實際推進過程中，事業單位檔案管理信息化建設面臨著諸多挑戰與困境，如基礎設施薄弱、檔案管理流程不規范、信息安全風險高等，這些問題嚴重制約了檔案管理的信息化進程。文章提出了加強技術基礎設施建設、規范檔案管理流程、加強信息安全保障等相應對策，旨在為事業單位檔案管理信息化建設提供有益的參考，以期推動檔案管理的現代化、高效化和智能化。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

在信息化浪潮席卷全球的時代背景下，事業單位作為國家公共服務體系的重要組成部分，檔案管理信息化建設顯得尤為重要。傳統檔案管理方式以紙質檔案為主，存在存儲空間有限、查詢效率低下、易損壞、難保存等弊端。隨著事業單位業務規模的不斷擴大和檔案數量的急劇增長，傳統管理方式已難以滿足現代管理的需求。同時，信息技術的應用可以有效提高檔案管理的效率和準確性，減少人為錯誤和遺漏，提升檔案信息的利用價值。因此，檔案管理信息化建設成為提高事業單位工作效率、優化服務質量的必由之路。

一、事業單位檔案管理的重要性

1.檔案管理是事業單位規范運作的基石

檔案管理是事業單位規范運作的基礎性工作。事業單位在日常運行過程中會產生大量的文件、資料和數據，這些檔案不僅是單位歷史發展的見證，還是當前和今后工作的重要依據。通過科學的檔案管理，可以確保檔案的真實性、完整性和安全性，為事業單位的各項決策提供有力支撐。同時，規范的檔案管理還能夠提高事業單位的工作效率，減少工作中的疏漏和失誤，確保各項工作的順利開展。

2.檔案管理有助于事業單位文化傳承與創新

檔案是事業單位文化傳承的重要載體。通過檔案，可以了解事業單位的發展歷程、文化傳承和改革創新的過程，這些檔案不僅記錄了事業單位的歷史，還蘊含著豐富的文化底蘊和智慧結晶。通過深入挖掘和整理這些檔案，可以激發事業單位員工的歸屬感和榮譽感，促進單位文化的傳承與發展。檔案管理還能夠為事業單位的創新發展提供思路和靈感，推動單位在傳承中創新，在創新中發展。

3.檔案管理是事業單位形象展示的重要窗口

檔案管理水平的高低直接影響事業單位的形象和聲譽。一個管理規范、檔案齊全的事業單位，往往能夠給外界留下良好的印象，提升單位的公信力和影響力。反之，檔案管理混亂、丟失或損壞的情況，則會給單位帶來負面影響，甚至可能導致法律糾紛和信任危機。因此，加強檔案管理，不僅是對事業單位自身負責，還是對社會公眾負責，是維護單位形象和聲譽的重要舉措。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.技術和基礎設備設施薄弱

（1）信息化設備設施不完善。事業單位在檔案管理信息化建設中，信息化設備設施的投入明顯不足。許多單位仍在使用傳統的紙質檔案管理方式，缺乏必要的計算機、掃描儀、打印機等信息化設備，不僅導致檔案管理效率低下，還難以保證檔案信息的準確性和完整性。同時，由于缺乏足夠的存儲設備，大量檔案信息無法得到有效保存，存在丟失和損壞的風險。一些事業單位雖然配備了信息化設備，但設備質量參差不齊，性能不穩定，難以滿足檔案管理的實際需求，不僅影響檔案管理的正常開展，還增加了信息化建設的成本和維護難度。

（2）技術更新滯后。在信息化時代，技術的更新換代速度日新月異。然而，許多事業單位在檔案管理信息化建設中，技術更新滯后的問題十分突出。一方面，一些單位使用的檔案管理系統過于陳舊，功能單一，無法滿足現代檔案管理的需求。這些系統往往缺乏數據分析和處理能力，無法為決策提供有效支持；另一方面，事業單位在引進新技術方面缺乏積極性和主動性。許多單位對新技術持觀望態度，缺乏足夠的投入和研發，檔案管理信息化建設進程緩慢，難以跟上時代的步伐。

2.檔案管理流程不規范

（1）缺乏統一的檔案管理標準。由于不同事業單位在檔案管理方面有著不同的歷史背景和實際需求，導致檔案管理標準千差萬別，難以形成統一的管理規范。這種情況不僅使得檔案管理流程混亂無序，還增加了檔案管理的難度和成本。缺乏統一標準使得檔案信息的共享和利用變得困難，影響了檔案價值的充分發揮。

（2）流程煩瑣，效率低下。在傳統的檔案管理模式下，檔案的收集、整理、歸檔、利用往往需要多個環節和部門的協同合作。然而，由于流程設計不合理，部門之間溝通不暢，導致檔案管理流程煩瑣復雜，效率低下，不僅增加了檔案管理人員的工作負擔，還降低了檔案管理的整體效率。煩瑣的流程容易導致檔案信息的丟失和損壞，給事業單位的檔案管理工作帶來安全隱患。

3.信息安全風險高

（1）網絡安全隱患。隨著網絡技術的廣泛應用，黑客攻擊、病毒傳播等網絡安全事件頻發，給檔案管理系統帶來了極大的威脅。一方面，黑客通過利用系統漏洞或惡意軟件等手段，非法侵入檔案管理系統，竊取、篡改或破壞檔案數據；另一方面，病毒或惡意程序的傳播也會導致檔案管理系統癱瘓，影響正常的工作秩序。

（2）數據被泄露與篡改風險。在檔案管理信息化過程中，大量的檔案信息以電子數據形式存儲和傳輸，無疑增加了數據被泄露的風險。一旦檔案管理系統的安全防護措施不到位或者工作人員的安全意識不強，就會導致檔案信息被非法獲取或濫用。此外，部分事業單位在檔案管理信息化建設中，對數據的加密和訪問控制等安全措施重視不足，也增加了數據被泄露的風險。由于電子數據具有易修改、不留痕跡的特點，一旦檔案管理系統的權限管理不當或存在漏洞，就會導致不法分子篡改或偽造檔案數據，不僅會破壞檔案的真實性和完整性，還給事業單位的工作帶來嚴重的后果。

4.檔案管理人員素質不高

（1）缺乏信息化技能。當前，許多事業單位的檔案管理人員在信息化技能方面存在明顯不足。他們往往對現代信息技術和檔案管理軟件的操作不夠熟練，難以高效利用信息化手段開展檔案的收集、整理、存儲和查詢。這種技能上的欠缺，不僅影響了檔案管理的效率，還限制了檔案信息資源的深度開發和利用。部分檔案管理人員缺乏持續學習的動力和意愿，對新技術、新方法的接受度低，難以適應信息化建設的快速發展，這種保守的態度和行為，無疑會阻礙事業單位檔案管理信息化建設的進程。

（2）檔案管理專業知識不足。一些管理人員對檔案管理的基本原則、方法和流程缺乏深入了解，難以對檔案開展科學的分類、鑒定和保管。這種知識上的短板，導致他們在檔案管理實踐中容易出現錯誤和疏漏，影響了檔案的真實性和完整性。隨著檔案管理信息化建設的推進，對檔案管理人員的要求也越來越高。然而，目前許多事業單位在檔案管理人員的培養和引進方面存在不足，導致檔案管理隊伍的整體素質難以提升。

三、事業單位檔案管理信息化建設的對策探究

1.加強技術引進和基礎設施建設

（1）投入資金，完善設備配置。資金是推進檔案管理信息化建設的關鍵要素。事業單位應充分認識到檔案管理信息化的重要性，將信息化建設納入單位發展規劃，并設立專項資金用于支持檔案管理信息化工作。通過加大資金投入，購置先進的檔案管理設備設施，如高速掃描儀、大容量存儲設備、專用檔案管理軟件等，從而提高檔案數字化處理的效率和質量，并加強設備設施的維護和更新，確保設備性能的穩定性和先進性。

（2）引入先進的信息技術。事業單位應積極引進先進的檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用。通過系統化管理，實現對檔案信息的快速錄入、查詢和統計，提高檔案管理的工作效率。同時，實現檔案信息的遠程訪問和共享，方便不同部門之間的協作和信息交流。應用云計算，實現檔案信息的云存儲和云備份，確保檔案數據的安全性和可靠性；應用大數據技術，深度挖掘和分析海量的檔案信息，為單位的決策和管理提供有力支持；推廣移動辦公，打破時間和空間的限制，使檔案管理人員能夠隨時隨地開展檔案管理操作；推廣智能識別技術，實現檔案信息的自動識別和分類，減少人工操作的煩瑣和錯誤，進一步提升檔案管理的便捷性和準確性。

2.規范檔案管理流程

（1）制定統一的檔案管理標準。建立一套完整的檔案管理規范，明確檔案的分類、編號、存儲和檢索等各個環節的操作要求。分類應依據檔案的性質、內容和形式展開科學、合理的劃分；編號要遵循唯一性、系統性原則，便于管理和查詢；存儲則需采用電子化、數字化的方式，確保檔案信息的長久保存和便捷利用；檢索則要實現快速、準確的定位，提高檔案利用效率。同時，還應制定詳細的檔案數字化標準規范，包括數字化檔案的格式要求、掃描參數設置、圖像處理標準、數據存儲格式等。規范數字化檔案的命名規則、分類方法、存儲結構，確保數字化檔案的規范性和一致性。在檔案數字化過程中，應嚴格控制數字化檔案的質量。一方面，要選擇性能穩定、操作簡便的數字化設備，確保掃描質量；另一方面，要對數字化檔案開展質量檢查，包括清晰度、完整性和準確性等方面的檢查，確保數字化檔案的質量符合規范要求。

（2）簡化流程，提高管理效率。建立檔案管理系統，根據事業單位的實際情況，選擇適合的系統平臺，構建集檔案收集、整理、存儲、檢索、利用于一體的綜合管理系統。注重系統的可擴展性和可維護性，確保系統能夠隨著業務的發展而不斷完善和升級，實現檔案信息的自動化處理，通過引入OCR技術、自然語言處理等先進技術，實現檔案信息的自動化錄入、分類、索引等處理過程，減少人工操作的煩瑣程度，提高處理效率，有效避免人為錯誤，提高檔案信息的準確性。開展檔案信息的智能分析，利用數據挖掘、大數據分析等技術手段，深度挖掘和智能分析檔案信息，發現隱藏在數據背后的規律和趨勢，為決策提供有力支持。還應優化檔案借閱流程，提升服務效率。開發在線借閱系統，實現檔案借閱的網上申請、審批、登記，簡化借閱手續，提高借閱效率。同時，建立完善的檔案借閱追蹤機制，確保檔案在借閱過程中的安全性和完整性，并簡化檔案歸還流程，方便用戶操作。開發在線歸還系統，方便用戶在線提交歸還申請，檔案管理人員能夠及時接收并處理歸還信息，確保檔案的及時歸位。

3.加強信息安全保障

（1）完善網絡安全防護措施。首先，采取多項措施加強防護。建立健全網絡安全管理制度，制定詳細的網絡安全管理規范，明確各級責任分工，確保網絡安全工作有人負責、有人監管，包括建立網絡安全領導小組，負責全面規劃和監督網絡安全工作，并設立專門的網絡安全管理部門，負責日常的安全檢查、漏洞修復和應急響應。各部門也應設立網絡安全聯絡員，負責本部門網絡安全工作的協調與溝通；其次，采用先進的網絡安全技術，構建多層次、全方位防護體系，充分利用防火墻、入侵檢測系統、安全漏洞掃描等網絡安全技術，實現對外部網絡攻擊的有效隔離。入侵檢測系統則實時監測網絡流量，發現異常行為并及時報警，安全漏洞掃描定期全面檢查系統，發現潛在的安全隱患并及時修復。

（2）建立數據備份與恢復機制。首先，制訂詳細的數據備份計劃，包括備份的頻率、備份的范圍以及備份的方式等。備份頻率應根據檔案數據的更新速度以及數據的重要性來確定，對于更新速度快或重要性高的數據，應提高備份頻率。備份范圍應覆蓋所有重要的檔案數據，包括文字、圖片、音頻及視頻等多種類型。備份方式可以采用全量備份與增量備份相結合的方式，以提高備份效率和存儲空間的利用率。備份數據的存儲位置應選擇安全可靠的地方，如專業的數據中心或災備中心，有效防止數據被非法訪問、篡改或破壞；其次，建立數據恢復機制。明確數據恢復的步驟和責任人，一旦發生數據丟失或損壞的情況，能夠迅速啟動數據恢復機制，按照既定流程展開數據恢復；最后，定期開展數據恢復演練，模擬真實的數據丟失或損壞場景，檢驗數據恢復流程的可行性和數據恢復工具的有效性。

4.提升檔案管理人員素質

（1）加強信息化技能培訓。首先，定期組織檔案管理人員參加信息技術培訓，培訓內容應涵蓋檔案管理系統的基本操作技巧、數據錄入與檢索方法、電子檔案的分類與歸檔流程等。同時，還應加強數據安全保護方法的培訓，包括數據加密、備份恢復、防病毒攻擊等方面的知識，確保檔案管理人員能夠熟練掌握并運用信息技術手段，提高檔案管理的信息化水平；其次，舉辦信息化技能競賽，激發學習熱情。定期舉辦信息化技能競賽，競賽內容可以包括檔案管理系統的操作速度、數據處理的準確性、創新應用案例的展示等。

（2）提高檔案管理專業水平。首先，分享信息化應用經驗，促進經驗交流。建立信息化應用經驗分享機制，鼓勵檔案管理人員在工作中積極探索、勇于創新，定期舉辦經驗交流會或座談會，邀請優秀檔案管理人員分享在信息化應用方面的成功經驗、遇到的問題及解決方案等，促進檔案管理人員之間的相互學習和交流，加強檔案管理人員的檔案管理能力和水平；其次，注重培養檔案管理人員的職業道德和責任意識，引導他們樹立正確的檔案管理觀念，增強工作責任感和使命感。

四、結語

事業單位檔案管理信息化建設對于提高檔案管理效率、保障檔案信息安全、促進檔案信息資源的共享與利用具有重要意義。檔案管理信息化建設是一個長期而復雜的過程，需要不斷探索和創新。通過加強技術創新、制定統一標準、強化安全意識和加強人才培養等措施，可以推動事業單位檔案管理信息化建設的深入發展。

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作者單位：無棣縣政務服務中心