高校人事檔案數智化評價目標體系的構建

摘 要：文章結合高校人事檔案的紙質階段、數字化檔案階段和數智化檔案階段的不同特點，通過設置評價的一級指標、二級指標、主要參數及得分，構建高校人事檔案數智化評價目標體系，促進人事檔案智慧管理得到升級和優化。

關鍵詞：高校人事檔案；數智化評價目標體系；構建

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

紙質人事檔案、數字化人事檔案和數智化人事檔案是人事檔案管理的三個不同階段。人事檔案數字化和數智化工作的開展是以紙質人事檔案的規范整理為前提，人事檔案數字化是人事檔案數智化的最直觀呈現，而人事檔案的數智化建設又進一步促進了人事檔案的規范收集、整理。人事檔案的這三個階段緊密相連、相互影響、相互促進。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求，到2025年，“檔案工作基本實現數字轉型”。人事檔案數字化已經成為時代主流。那么，如何評價人事檔案的數智化工作，建立規范、科學的人事檔案管理體系，被時代賦予了新的意義。

根據人事檔案管理不同階段的特點以及信息時代的要求，在構建高校人事檔案數智化評價目標體系時，可以設置一級指標、二級指標。在兩級指標中，每個層級均設有評價的主要參數以及每個參數對應的分值。評價者根據高校人事檔案建設情況，逐一打分，最終計算出總分，即為高校人事檔案數智化評價的總分值。

一、紙質檔案

一級指標中的紙質檔案，主要從四個方面開展評估：檔案收集、檔案整理、檔案利用和開發、檔案安全。

1.人事檔案收集

在紙質檔案管理中，針對檔案收集環節，開展評價時要重點查看高校的人事檔案制度建設。只有在規范的人事檔案管理制度的引導和約束下，人事檔案材料的完整收集才能成為可能。通過查看高校組織收集人事檔案材料的程序和結果，可以判斷該校人事檔案材料收集的效果。例如，是否每年發布人事檔案材料收集通知，材料的收集是否有序、規范等。

由于人事檔案材料形成的時間不同，無法像其他材料一樣固定在某個時間開展收集工作。因此，高校人事檔案管理部門應每年發布人事檔案材料收集通知，提醒相關人事檔案材料形成部門按要求及時將人事檔案材料移交人事檔案室，并按規定辦理人事檔案移交手續，保證后續人事檔案利用工作的順利開展。通過人事檔案制度和組織收集兩個參數的設置，使人事檔案前端基礎工作得到根本性的保障。

2.檔案整理

在紙質檔案管理的二級指標中，檔案整理工作分值設置是最高的，它是紙質檔案管理的關鍵環節。檔案整理工作主要參數包含分類準確、目錄錄入系統、裝訂規范、入庫程序規范、便于查找五個方面。紙質檔案的整理是檔案工作量最大的環節，也是非常考驗人事檔案工作者業務素質和能力的部分。人事檔案整理工作需要檔案工作者具備耐心、細心、責任心和恒心，特別是隨著各高校教師隊伍不斷壯大，人事檔案卷數逐年增加，在人事檔案工作崗位數不變的情況下，人事檔案工作者的工作量翻倍增長。因此，做好檔案整理評價工作，不僅能提升人事檔案整理的質量，還能在一定程度上發現其他方面存在的問題，如工作量和人員配備問題、系統管理等問題，并促生新的解決方案。

3.檔案利用和開發

檔案利用和開發是人事檔案數智化建設的具體呈現內容之一，能直接反映高校人事檔案管理水平。因此，人事檔案利用程序的規范性和人事檔案信息開發的成效是檔案利用和開發評價的主要參數。結合2018年11月施行的《干部人事檔案工作條例》的相關要求，從人事檔案查借閱流程、規定、登記、場所等評價日常人事檔案利用工作，從人事檔案資源開發的項目、類型、存儲設備、保密措施、利用記錄等方面評價檔案開發的情況。

4.檔案安全

人事檔案信息安全是開展一切人事檔案活動的前提，是人事檔案工作的生命線，是檔案管理不可逾越的底線。任何人事檔案工作的開展必須保障檔案安全。人事檔案安全評價主要從三個方面開展：一是檔案庫房“十防”設施完善，二是定期開展檔案安全風險排查，三是檔案安全風險管控措施到位。庫房“十防”主要查看硬件配備，如庫房位置、溫濕度計、空調、檔案柜、防盜門、遮陽窗簾和防霉驅蟲劑投放等。檔案安全風險排查可以結合每月、每季度、每學期、每年檔案安全風險排查表、排查內容以及后續風險跟進內容等展開評價。根據人事檔案安全風險排查內容，有效管控重要風險防控點、一般風險防控點，并做好記錄備查，這是人事檔案安全風險管控措施的主要評價內容。

二、數字化人事檔案

一級指標中的數字化人事檔案，主要從兩個方面實行評估：一是檔案數字化情況，二是人事檔案信息存儲、安全。

1.人事檔案數字化情況

人事檔案數字化建設是人事檔案數智化管理的展現形式之一。該部分數智化評價主要從四個方面開展。第一，看人事檔案數字化組織工作的開展是否符合相關文件規定，檔案數字化工作開展的各項設施配備是否齊全，檔案數字化制度是否完善。若采用人事檔案數字化外包形式則要審核外包的程序是否合理、合規，保密措施是否到位，監控設備是否配備等；第二，查看人事檔案掃描的質量，是否糾偏檔案的圖像、裁邊以及去污等處理，掃描的清晰度、掃描的圖片大小是否符合規定等；第三，查看檔案數據庫建立情況，如查看人事檔案數據庫怎么建、信息如何采、方式如何錄、內容如何設等；第四，查看檔案數據的掛接情況。通過數據掛接，可以幫助高校集中整合和提煉分散在不同電腦中的數據源，從而使檔案信息數據的利用性、可用性和實用性得到進一步提升，充分體現人事檔案信息的價值。

2.人事檔案信息存儲、安全

人事檔案信息的安全存儲成為檔案工作者重要的工作課題和工作使命。

人事檔案信息存儲和安全主要從三個方面評價。首先，查看存儲載體是否符合標準、規定，有無病毒，有沒有做好定期維護工作和相關登記。其次，查看是否定期備份人事檔案信息，并結合實際工作情況，是否做好重要人事檔案信息異區域備份存儲工作，備份存儲地點是否符合人事檔案保密相關規定。最后，查看人事檔案信息風險排查情況。從人事檔案數字化掃描、檔案數據庫、檔案的信息掛接、信息備份和存儲等方面一一核檢，評估風險排查的成效，以保障人事檔案數據的安全，使人事檔案數智化管理在安全的軌道上運行。

三、數智化檔案

一級指標中的數智化檔案，主要從三個方面開展評估：一是檔案信息資源深度開發，二是檔案信息智慧呈現平臺，三是檔案數智化優化。

1.檔案信息資源深度開發

第一，應是建立在用戶需求基礎上的信息開發。設置用戶需求反饋通道，搭建人事檔案數智化與人事檔案利用者之間溝通、反饋的橋梁，了解人事檔案利用者對人事檔案工作的期許，有效深度地開發檔案信息；第二，檢查人事檔案信息資源的深度整合、開發情況。結合最新的人事檔案發展趨勢以及前沿知識，研究人事檔案數智化的目標、方向、方式和人員配備等，深度挖掘、整合人事檔案信息資源，從而開發一套適用于高校的人事檔案信息資源庫，以便于解決各類疑難問題。例如，根據專業，可以開發《**專業人才梯隊建設情況表》；根據崗位性質，可以開發《管理人員崗位晉升路線圖》《非教師系列專業技術人員職稱發展路徑》等。通過評價檔案信息資源開發的情況，可以有效推動人事檔案數智化的規范化、目標化，使開發工作成為人事檔案日常工作之一，并內嵌到人事檔案利用工作日常，形成一套行之有效的考評內容，全面盤活人事檔案信息資源。

2.人事檔案信息智慧呈現平臺

第一，檢查高校主動推送檔案信息情況。檔案信息的主動推送是智慧化管理的組成部分。人事檔案管理工作是幕后工作，人們在需要查檔時才關注人事檔案信息。近十年來，人事檔案工作邁上新臺階，人事檔案管理也從被動服務向主動服務邁進。在數智化評價中，既然是“數字”與“智慧”的結合，智慧管理必然有人事檔案利用者的參與和共建，而檔案某信公眾號、高校內部交流平臺等就是很好的溝通路徑。高校人事檔案主管部門通過主動推送檔案管理相關知識和內容，暢通二者信息互動通道，營造全員共監督、共維護人事檔案工作的氛圍和環境。

第二，構建高校人事檔案信息共建共享平臺。人事檔案管理部門可以自建信息管理平臺，也可以充分利用目前高校通用的各項數據管理平臺。例如，目前全國通用的“全國教師管理信息系統”，其基本信息涵蓋了教師的身份證號、參加工作時間、政治面貌、學歷學位、崗位類別、崗位等級等內容，而這些內容可以從教師人事檔案專項審核表里提取相關信息，并能保證教師信息的真實有效。除了基本信息外，系統還設置了學習經歷、崗位聘任、專業技術職務聘任、教師資格、教育教學、教學科研成果及獲獎、入選人才項目、國內培訓、海外研修（訪學）、技能及證書等內容，教師在系統中提交佐證材料，高校人事檔案管理部門也可以從系統中及時掌握教師的各項成長記錄，并及時通知教師本人移交相關材料存入個人人事檔案，充實和完善檔案內容。通過類似全國教師管理信息系統的平臺，教職工、高校人事檔案管理部門共建共享信息，有利于開展人事檔案內容建設，并隨著信息的完善也將促使人事檔案信息的深度開發。

第三，實現異地查檔。高校實行異地查檔的情況較少，主要出現在部分高校校區之間。學校根據實際情況，可以向符合數字化檔案管理要求，并具有相關資質的企業采購數字化人事檔案管理系統，并通過相關設置實現異地查檔申請及出具人事檔案證明，縮短辦事流程和辦理時間，體現智慧查檔。將異地查檔列入高校人事檔案數智化評價內容，能夠切實提升人事檔案的利用成效和利用滿意度，營造人事檔案利用者滿意、管理者省時高效的雙贏局面。

3.檔案數智化優化

檔案數智化優化主要包含兩個方面的內容，一是檔案的年度多元評價，二是對檔案數智化實行閉環管理，解決存在的問題，不斷優化、升級檔案數智化建設。

“多元評價”主要是指從人事檔案的評價主體、評價內容、評價方式等方面開展評價工作。評價的主體不應局限于管理者、教職工，還可以擴大到別的人事檔案利用單位，在人事檔案利用結束后，需要填寫利用成效。評價的內容包含人事檔案利用、接收、轉遞、保管、開發、數智化建設及宣傳等方面。評價的方式分兩種：一是人事檔案工作者的年度自我評價。在評價中進一步梳理人事檔案管理工作中存在的問題和需改進的地方；二是他人對人事檔案工作的評價。他們是最直接感受人事檔案服務效果的群體，他人的評價更有利于人事檔案智慧服務的提升和轉型。

對人事檔案數智化實行閉環管理，主要通過三方面開展檢查：人事檔案數智化目標的設置、人事檔案數智化呈現的效果、對人事檔案數智化工作存在的問題實行糾偏并不斷提升工作成效。根據人事數字檔案管理系統相關數據，分析查借閱人事檔案、接收和轉遞人事檔案、資源開發等存在的問題，不斷反饋、分析、解決、再反饋、再分析和再解決……通過閉環管理，不斷優化、升級人事檔案數智化建設，提升檔案利用者的滿意度，提高檔案管理者數智化管理的業務水平和能力，讓人事檔案數智化評價工作達到期待的成效。

通過打分紙質檔案、數字化檔案和數智化檔案的三個指標情況，得出總分值。高校人事檔案數智化評價目標體系滿分為100分。將高校人事檔案數智化評價分為四個等級，總分值85分（含）以上的為A級，70分至84分為B級，60分至69分為C級，60分以下則為D級。通過等級評價，使高校清晰地認知人事檔案數智化管理工作，充分了解工作中存在的不足。通過以評促建，督促高校查漏補缺，實現數字化人事檔案轉型、資源重構，提質增效，不斷優化人事檔案智慧管理，圍繞“智慧人事檔案”規劃新時代的人事檔案管理新進程。

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作者單位：廣西交通職業技術學院