大數據背景下如何加強企業檔案信息化保密管理

摘 要：在大數據背景下，各類大數據技術的應用使得企業檔案信息化建設工作開展獲得了諸多便利條件，進而全面提高了檔案管理效率與質量。但同時需要注意的是，大數據技術的廣泛應用也給企業檔案管理工作帶來了較多挑戰。因此，開展針對企業檔案信息化保密管理工作具有極為重要的現實意義。文章簡述了企業檔案信息化的特點，并基于對大數據時代檔案保密工作存在的主要風險，從保密部門、保密責任、風險管理、先進技術、信息安全以及人員素質六個角度出發，提出幾點大數據背景下加強企業檔案信息化保密管理的建議措施，希望能夠為企業檔案管理工作提供一些參考與幫助。

關鍵詞：大數據；企業檔案；信息化；保密管理

中圖分類號：G271；F270.7 文獻標識碼：A

信息時代，大數據技術的應用已經較為廣泛，云計算、物聯網等技術為社會各個行業的持續發展注入了新的動力，也是促進現代社會建設的重要基礎。但需要注意的是，大數據技術的廣泛應用同樣帶來了較多隱患。以企業檔案管理工作為例，在其信息化建設期間，大數據技術的應用使得外部信息攻擊較為頻繁，若未能做好保密管理工作，則很容易出現信息被泄露等不良情況，威脅到企業的經營發展。為此，選擇合適的保密管理方法極為重要，檔案管理人員應聯系大數據技術的應用特點與企業發展特征，做好企業檔案信息化保密管理的相關工作，為企業的可持續發展提供支持。

一、大數據背景下企業檔案信息化的特點

從數據體量來看，企業檔案信息化所涵蓋的數據量極為龐大，不僅局限于傳統的紙質文檔，還包括電子文檔、多媒體資料等多元化信息。這種海量數據的出現，使得傳統的檔案管理方式難以應對，而大數據技術則能夠有效存儲、管理和分析這些數據，滿足企業日益增長的信息需求。此外，數據類型多樣化也是企業檔案信息化大數據的一個顯著特點。除了傳統的文本數據外，圖像、音頻、視頻等非結構化數據也占據了重要地位。這些非結構化數據往往蘊含著豐富的信息，對于企業的決策分析、業務優化等方面具有重要意義。大數據技術能夠對這些多樣化數據實行有效處理，幫助企業更好地挖掘和利用檔案信息的價值。

在大數據技術的支持下，企業可以實現對檔案信息的實時或準實時處理，無論是查詢、分析還是利用，都能夠得到快速的響應和結果。這種高效的處理能力，大幅提高了企業檔案信息的利用效率和價值，數據真實性更高。大數據技術通過一系列的數據清洗、驗證等步驟，確保檔案數據的真實性和準確性，對于企業而言至關重要，因為只有真實可靠的數據才能為企業的決策提供有力支持。需要注意的是，雖然大數據背景下企業檔案信息化的價值密度相對較低，但其潛在價值卻極高。通過大數據技術對數據的深入挖掘和分析，企業能夠發現其中蘊含的寶貴信息，為企業的戰略決策、業務發展等提供有力支持。

二、大數據時代檔案保密工作存在的主要風險

1.風險客觀存在

在大數據時代，檔案保密工作所面臨的風險呈現出多樣化和復雜化的特點，這些風險客觀存在，難以完全避免。但是，通過對風險來源的深入分析和采取相應措施，可以有效降低這些風險對檔案保密工作的影響。首先，從企業內部風險的角度來看，由于人為因素的存在，檔案保密工作面臨著不小的挑戰。檔案管理人員的操作失誤、疏忽大意，甚至惡意損害檔案資源信息的真實性、全面性，都可能對檔案資源的應用價值造成嚴重損害。因此，必須加強對檔案管理人員的培訓和教育，提升其專業素養和道德水平，確保他們能夠嚴格遵守檔案保密規定，正確履行職責；其次，企業的外部風險也是檔案保密工作不可忽視的方面。在大數據時代，信息傳輸和共享變得更加便捷，但同時也帶來了更多的安全隱患。外部環境中存在的各種網絡攻擊和數據竊取技術，使得檔案資源在收集、管理、利用等各個環節面臨著潛在的威脅。最后，一些制度標準的缺失或不完善，也使得檔案管理的進度和質量得不到有效保障，進一步增加了檔案保密工作的風險。

2.風險來源廣泛

在大數據時代，檔案保密工作面臨著多樣化的風險，這些風險來源于多個方面，呈現出廣泛性的特點。

首先，從內部來看，人為因素是導致檔案保密風險的重要源頭。檔案管理人員在日常工作中可能因為疏忽、失誤或者故意泄露，導致檔案信息的安全性受到威脅。此外，一些內部人員可能出于各種動機，對檔案實行非法操作，如篡改、濫用等，進一步加劇了檔案保密工作的風險。技術風險也是檔案保密工作不可忽視的方面。隨著檔案數字化的推進，網絡安全問題日益突出。黑客攻擊、病毒傳播等網絡威脅隨時可能威脅到檔案信息的安全。同時，電子檔案管理系統本身也可能存在漏洞和缺陷，如果不及時修復和完善，就可能被不法分子利用，非法訪問和篡改檔案信息。

其次，外部環境的變化也是檔案保密工作面臨的風險來源之一。政策法規的變動、自然災害的發生以及社會動蕩等因素都可能對檔案保密工作造成影響。例如，政策法規的變動可能導致檔案管理標準的變化，需要檔案管理機構及時調整和完善相關措施；自然災害可能導致檔案存儲設施的損壞，造成檔案信息的丟失；社會動蕩則可能使得檔案管理機構無法正常運作，給檔案保密工作帶來極大的挑戰。

針對這些廣泛的風險來源，需要采取多種措施加強檔案保密工作。一方面，要加強人員管理，提升檔案管理人員的專業素質和保密意識，確保他們能夠嚴格遵守保密規定，正確履行職責；另一方面，要加強技術防范，采用先進的網絡安全技術和手段，保障檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全。同時，還需要建立健全檔案風險防控機制，制定完善的應急預案，以應對可能出現的各種風險情況。

三、大數據背景下加強企業檔案信息化保密管理的建議措施

1.組建保密部門

在大數據技術廣泛應用的大背景下，組建企業的檔案保密部門極為重要，需要基于風險管理工作要點開展全面的檔案信息保密管理工作。作為企業，需要聯系大數據技術的應用特性，明確檔案信息面臨的各類風險，并構建完善的領導機制。例如，可以設置針對檔案保密管理工作崗位，組建保密部門，確保管理人員能夠全權負責檔案管理工作，以確保檔案資源的有效性與全面性。完成檔案管理保密部門的建設后，即可細化包括信息收集、預測、風險防控以及反饋等工作職責，確保所有檔案信息化建設與管理工作均能夠由專人負責，避免出現互相推諉的情況，也是提高檔案管理效率與質量的重要基礎。

2.明確保密責任

想要保證企業檔案的安全性，就需要基于大數據技術的應用要素組建完善的風險管控組織，確保工作人員能夠細化保密責任，起到及時防控諸多風險的重要作用，避免網絡攻擊、信息被泄露等風險。想要實現這一目標，關鍵在于聯系企業檔案管理與發展的實際情況，組建檔案管理小組負責檔案的保密管理。而想要落實不同階段的檔案保密管理目標，應完善分權機制，配合落實外部監督管控體系，從而有效消除責任不明確與管理流程不規范的管理隱患。在日常保密管理工作期間，需要基于對保密管理工作自身特點的分析，細化保密責任，要求管理人員能夠充分發揮其在對應工作領域的保密管理優勢，及時把控檔案源頭風險，有效降低檔案信息被泄露的風險。

3.做好風險管理工作

對于企業檔案管理部門來說，需要聯系大數據技術，基于各類相關規范與要求展開深入分析，及時完善檔案保密管理工作內容，實現對工作規范的明確與階段性保密管理目標的設置，進一步細分管理職責，確保保密管理工作順利推進。例如，制定針對保密管理工作的相應制度與違法違規處理辦法，持續強化保密管理部門的工作責任，使其形成主動保密意識，為后續開展全面的檔案信息保護工作提供支持。在實際開展檔案保密工作期間，建議充分吸取大企業的檔案信息管理經驗，在準確定位管理風險的同時，實現對各類管理制度與措施的持續優化與調整，以有效把控檔案保密管理風險。此外，檔案管理工作人員需要通過參與組織的各類檔案保密管理座談會，持續夯實保密管理技術基礎，并基于先進的管理理念細化保密管理要點，全面提升檔案管理工作質量。同時，還需要提高對后勤保障環節的重視，如基于大數據技術打造完善的檔案數據庫，從而實現對檔案信息的自動化收集、歸檔以及更新是實現動態化保密管理目標的重要基礎。此外，還可以基于信息系統及時統計損失并對事件開展分級處理，自動給出檔案信息管理的相應策略，保證風險管控工作開展的及時性，實現對配置資源的動態協調目標，將保密管理風險降到最低。

4.充分運用先進技術

想要充分發揮大數據等技術的應用優勢，關鍵在于綜合運用各類先進技術，以保證檔案保密管理工作開展的順利性。想要實現這一目標，關鍵是基于先進技術提高保密管理工作整體水平，從而消除存在的檔案信息被泄露或隨意篡改等隱患。具體來說，在日常保密管理工作期間需要做好基于大數據技術的風險信息量化工作，在獲取量化數據后制定針對性的風險防控策略，從而保證風險防控措施應用的有效性與實效性。云計算技術融入檔案保密工作同樣極為關鍵，可以基于技術手段開展對檔案信息的及時備份與存儲工作，從而實現檔案保密管理工作的持續優化，如存儲環境的改善、管理流程的細化等。在線備份技術的應用同樣較為廣泛，可以通過檔案數據上傳至云數據中心的方式以避免信息被泄露或遺失的情況發生。為降低網絡攻擊風險，建立一套完善的病毒防范體系同樣極為關鍵，應確保殺毒軟件更新的及時性，結合防范體系以提高病毒防范等級。從大數據技術的應用情況來看，現有系統的應用基本能夠實現對病毒的及時檢測，為檔案信息安全提供全面保障。

5.強調信息安全

除了基礎的信息安全防護，企業同樣需要強調網絡信息管理的重要性，限制信息訪問權限極為重要。例如，基于用戶在訪問信息層面的不同權限，對部分特殊崗位可以推行雙人負責制度也是一類較為常見的監督措施。對于部分特殊崗位，如檔案管理員、信息安全員等，企業可以推行雙人負責制度。這種制度要求兩個或更多人員共同參與某些關鍵操作，如檔案信息的修改、刪除、導出等，可以有效防止單一人員濫用職權或誤操作導致的檔案信息被泄露或損壞。此外，企業還應加強對網絡信息管理人員的培訓和教育，提升其專業素養和保密意識。同時，還應建立健全檔案保密管理制度和應急預案，確保在發生信息被泄露或安全事故時能夠迅速響應和處理。

6.提升管理人員素質

檔案管理人員的培養工作極為重要，企業應針對在職員工開展全面培養，提供相關人員對應的培訓課程，組織專家講座等各類活動，在幫助檔案管理人員夯實檔案管理基礎知識的同時，還能夠促使其及時革新保密管理理念，并進一步提高自身的技能水平，以保證工作質量與效率。此外，可以通過打造完善的數字化管理培訓體系，細化針對不同員工的培訓內容，科學、合理地制訂培訓計劃，讓員工在檔案信息化管理過程中形成主動的檔案保密管理意識，進一步提升培訓的整體工作質量與效果，能夠勝任檔案保密管理工作崗位，為檔案信息化建設貢獻力量。

四、結束語

綜上所述，在大數據背景下，加強企業檔案信息化保密管理具有極為重要的現實意義。因此，檔案保密管理人員需要從風險管理、部門組建、人員素質等多個角度出發，細化保密管理的相關制度與流程，打造企業內部的數字檔案保密管理閉環體系，為企業的可持續性發展奠定堅實基礎。

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作者單位：中國國家鐵路集團有限公司