實然與應然：初探檔案多維著錄的轉向邏輯

摘 要：2016年9月，國際檔案理事會檔案著錄專家組發布《背景中的文件-檔案著錄概念模型》，提出檔案著錄要從多級著錄轉向多維著錄。文章使用內容分析法明確了多維著錄的內涵，并對其意義做出闡釋，厘清了多維著錄的概念實然。并以發展的視角深入分析了多維著錄的出現原因，即從斯科特的文件系列思想到新來源原則對檔案著錄的批判和指導，再到文化遺產領域資源整合需求的共同影響，闡明了多維著錄轉向的應然緣由，從概念實然與緣由應然兩方面把握了多維著錄的轉向邏輯。

關鍵詞：多維著錄；多級著錄；內容分析法；文件系列；來源原則

分類號：G272.6

Reality and Necessity： an Initial Exploration of the Turning Logic of Multidimensional Archival Description

Zhang Hao， Ayaguzi-Yeerqiete

（ School of Cultural Heritage and Information Management of Shanghai University， Shanghai 200444 ）

Abstract： In September 2016， ICA Expert Group on Archival Description released Records in Contexts： Conceptual Model， which proposes that archival description should be shifted from multilevel description to multidimensional description. The article uses content analysis to clarify the connotation of multidimensional description and explain their significance， clarifying the conceptual reality of multidimensional description. It also analyzes the reasons for the emergence of multidimensional records from the perspective of development， from Scott’s idea of record series to the criticism and guidance of the new principle of provenance on archives to the common influence of the demand for resource integration in the field of cultural heritage， and the reasons for the shift to multidimensional description are clarified， which profoundly grasps the logic of the shift to multidimensional description in terms of conceptual realities and contingent reasons.

Keywords： Multidimensional Description； Multilevel Cataloging； Content Analysis Method； Record Series； Principle of Provenance

檔案著錄實質上是一種智力控制活動，體現了檔案工作者對著錄對象的全方位把握。1992年，第十二屆國際檔案大會上確立了檔案的多級著錄原則（multilevel description）；2016年9月，國際檔案理事會檔案著錄專家工作組（ICA Expert Group on Archival Description，ICA-EGAD）發布了《背景中的文件-檔案著錄概念模型》（Records in Contexts Conceptual Model，RiCCM）的征求意見稿，正式提出檔案多維著錄原則（multidimensional description），并強調RiC- CM實現了檔案多級著錄向多維著錄的轉向[1]。 然而，RiC-CM中并未對多維著錄的概念作清晰解釋，也并未從理論角度闡釋這種著錄轉向的深層次原因，這在一定程度上會阻礙新標準的推廣。我國新版《檔案著錄規則》（DA/T 18—2022）現仍遵循多級著錄原則，相信在將來其也將順應國際著錄規則轉向的趨勢而轉變。因此，筆者試圖從多維著錄的概念實然和著錄轉向的緣由應然出發，探索著錄轉向的邏輯，為檔案著錄的多維實踐提供明確的理論解釋。

1 多級著錄文獻回顧

《檔案著錄規則》（DA/T 18—2022）對多級著錄作了明確的定義：從文件、案卷、類別到全宗分層級實施著錄的方法。[2]顯然，多級著錄體現了檔案實體保管時的層次性特點。國內對多級著錄的研究主要集中在國際多級著錄標準的介紹[3]、國內外多級著錄的比較[4]、舊版著錄規則的修訂倡導[5-9]、多級著錄原則的實踐應用探析[10]，以及世紀交匯之際不少學者對多級著錄在電子環境下的創新進行了探索[11-13]。上述研究指出了我國舊版檔案著錄規則滯后的特點、電子檔案著錄工作的重要性以及國內當時檔案著錄規則修訂的必要性等問題，并提出了相應的改進建議和發展方向。國外對多級著錄闡釋比較明確的是《國際檔案著錄標準（通則）》[International Standard Archival Description（General），ISAD（G）]，該標準明確指出多級著錄遵循的四條原則：從一般到具體的著錄、僅記錄與著錄單元所在層級相稱的信息、著錄層級之間聯結、避免在層級著錄中出現冗余信息。[14]應當說，國際上多級著錄應用較早且更為成熟，我國在新版著錄規則頒布后也明確應用多級著錄規則，努力跟進國際先進步伐。

2 多維著錄的概念實然

“實然”是現實存在的實際狀態，是對自然和社會現象的客觀性描述，多維著錄的概念實然，就是要厘清多維著錄的內涵特征。文章在全面收集現有研究中對多維著錄論述的基礎上，采用內容分析法對論述中蘊含的經典特征進行解析，試圖掌握多維著錄的內涵特征，為后文研究提供概念基礎，然后再將內涵特征作為研究的劃分依據，以RiC-CM為例，對檔案多維著錄的概念進行解讀，進而對多維著錄的概念實然做出更為嚴謹的論斷。

2.1 資料來源

文章以期刊論文、標準規范、政策文本、專家講稿、報告等為資料來源，在檔案管理部門官方網站、中國知網、Web of Science等數據庫中以“多維著錄”“多維度著錄”“multidimensional description”為檢索詞進行檢索，收集有關多維著錄的相關論述。截至2024年3月1日，共梳理出國內外共11項對多維著錄的論述。[15-25]

2.2 研究方法

內容分析法是一種通過系統的編碼分類、識別主題或模式，對文本數據內容進行主觀解釋的研究方法。[26]采用內容分析法識別檔案多維著錄內涵特征的詳細步驟為：（1）標準提取。對梳理出的11個文本進行系統分析，并使用Nvivo 11 Plus進行編碼處理，提取論述中包含的多維著錄的二級特征后，將之歸納合并為一級特征。（2）量化處理。統計所選論述中二級特征編碼出現的頻次，按對應上級相加后得到一級特征的出現頻次。（3）信度分析。為保證研究結果的可信度，采取主評判員對二級指標進行提取，比較評判員對所選論述進行檢驗的方式，統計兩次結果一致的次數，并使用霍爾斯蒂系數進行一致性檢驗。（4）結論解釋。根據量化處理與信度分析，得出多維著錄的主要特征。

2.3 結果統計與呈現

本研究通過對11個論述文本進行編碼解析，共獲得19個二級特征，歸納合并為5個一級特征。此外，經量化處理后得到一級、二級特征出現頻次，經信度分析后得到一致性檢驗成果（見表1）。經重測信度檢驗，綜合一致性結果為0.926，表明筆者對11個闡釋多維著錄的文本內容分析編碼得出的19個二級特征和5個一級特征具有很高的可信度，可以作為下文多維著錄內涵辨析的前提。值得關注的是，5個一級特征在頻次統計上出現了幾乎一致的現象，說明經合并歸納后5個一級特征具有幾乎同等的重要性。

2.4 多維著錄內涵闡釋及意義解析

（1）多維著錄的內涵闡釋

基于上文內容分析，多維著錄的內涵特征為：呈現網狀結構、多著錄實體、著錄實體存在屬性和關系、關注對檔案形成背景的描述以及包含多級著錄。

多維著錄與多級著錄的一大區別在于著錄維度迥異。多維指檔案著錄的多實體，多維著錄將多級著錄的著錄項有機分割、補充與關聯，弱化著錄單元（文件資源）地位的同時增加了與之形成背景密切相關的多個著錄實體，繼而跳脫出多級著錄中對著錄單元（文件資源）的強烈關注，轉向“責任者”“活動”“實例”等維度的著錄，憑借更加全局的、抽象的和靈活的著錄方式回應理論的訴求。具體而言，以RiC-CM v1.0為例，其19個著錄實體中有四個核心實體，包括責任者、文件資源、實例和活動（如圖1所示）。文件資源是由責任者在其生活或工作活動中產生或獲取并保留下來的信息；實例化則描述了這些信息在特定介質上的具體表現，確保信息能夠跨越時間和空間被保存和傳遞；責任者是指那些參與或影響文件生成和維護的個人或組織；活動則是指導文件產生的具體行為和過程。

若僅從核心實體來看，多維著錄似乎僅為多級著錄的著錄項的分別著錄，因為多級著錄，如ISAD（G），并不缺少對責任者、文件資源、活動等的描述。然而，多維著錄除了著錄實體的增加，各維度之間的關聯也是與多級著錄的顯著不同之處。多級著錄是對“全宗—系列—案卷—件”的每一層級分別進行著錄，下一層級可以“繼承”上一層級的著錄元素，因而形成的是全宗內部上下級之間的關聯。多維著錄仍然包含這種層級之間的關聯，如圖1著錄實體上下級之間存在繼承關系，但是多維著錄卻要有意超越全宗內部的聯結，追求不同全宗各層級間的聯系，而這正需要通過著錄實體的屬性和關系來實現。屬性的存在賦予檔案工作者對著錄實體更加全面和發散的判斷，而關系的引入使得著錄實體之間不是孤立存在而是相互關聯，這為更大范圍內的資源交流和共享提供契機。此外，多維著錄層次結構的網狀特征也是與多級著錄最直觀的形式化區別，這一結構試圖以節點形式固定檔案形成過程中的多維來源，這種看似分散、實則聚合的形式將不同來源明確劃分，在著錄層面打破了對檔案形成中的單一來源的限制，以分面多維的形式反映了檔案形成的復雜背景。

圖2為列支敦士登國家檔案館在RiC-CM指導下對其特殊館藏的書信和郵票檔案匯集（文件集實體）多維著錄的成果的部分實例。[27]檔案工作人員對檔案形成者（責任者實體）“神職人員F.Tschugmell”進行了詳細著錄，使用hasCollector（關系）將檔案和責任者聯系起來，并將其與外界數據源（如Historisches Lexikon、Wikidata），與經轉化為符合資源描述框架（RDF），以〈主語 謂語 賓語〉形式表征的其他館藏庫（如swisscovery）的資源鏈接，形成了一個信息交互的關聯網絡。責任者實體取代檔案本身成為主要的著錄單元，對職位和出生年月（屬性）的描述為檔案資源的多元化檢索提供了可能：用戶通過Tschugmell的著錄項，探索他的生平詳情，進一步研究其收藏的郵票和印章，或者了解他在其他歷史文獻中的記錄，深化對相關歷史和文化背景的理解。

（2）多維著錄的意義解析

一是對檔案資源語義化描述的積極意義。如何實現檔案的語義化描述，進而實現與更廣闊的文化遺產領域的資源共享和知識互聯成為ICAEGAD開發RiC標準的一個重要關切點。多級著錄如《檔案著錄規則》（DA/T 18—2022）多使用主題詞、分類號或摘要等項目描述檔案內容特征，總體呈現為粗粒度的語義構建形態[28]，檔案檢索也就局限在了相應層級的主題詞檢索上；而多維著錄中不同著錄實體及其屬性之間的相互聯結構成的多維著錄的網狀結構，則成為檔案數字資源走向更具細顆粒度化的數據資源的有力推手，檔案內容可以被更加精確地規范控制，從而為應用關聯數據、知識圖譜等技術實現語義關聯、語義檢索甚至大數據時代的檔案治理提供便利。

二是實現檔案著錄重心的遷移。檔案不再是被動地存儲在檔案館中的靜態記錄，而是成為了活躍在信息網絡中的動態資源。多維來源的沖擊迫使檔案工作者不得不關注更多的責任者以及檔案生成過程中的多維化背景，否則只關注對檔案本身單調的層級式著錄將會在面對未來利用者更加多元化的利用需求時手足無措。由此，多維著錄實現了從傳統的中心化檔案著錄方式向去中心化和網絡化的方向轉變，檔案不再處于著錄中心化的地位。也因此，多維著錄的推廣實際上是檔案學領域對現代社會需求變化的一種積極響應，更是為了確保檔案資源在現代社會中繼續發揮其獨特而重要的作用，是推動檔案學自身理論和實踐的一次創新。

3 著錄轉向的緣由應然

應然是事物應當處于何種情形，而多維著錄的緣由應然則是指多維著錄應當出現的原因。唯物辯證法指出，要用發展的眼光看問題，發展是事物的前進和上升，是新事物代替舊事物。從多級著錄到多維著錄，也應當從歷史發展的角度梳理、審視其轉向脈絡，剖析這一轉向的先聲、發展和高潮，從而得出檔案著錄轉向的應然緣由。

3.1 先聲：斯科特的文件系列思想

多實體著錄是檔案多維著錄的核心要素并且是“多維”的重要體現，其實踐先聲來源于澳大利亞著名檔案學家斯科特（Peter J Scott）的文件系列思想。1954年，謝倫伯格被請到澳大利亞，美國的“文件組合”（Record Group）思想也在澳大利亞傳播。然而，因澳大利亞體制的不斷變動，各種行政單位、政府機構和組合部門之間的職能不斷重新分配，導致檔案也被散亂管理。[29]20世紀60年代初，斯科特被任命為澳大利亞國家檔案館館長后，敏銳地認識到“系列”（指由同一機構或個人產生并保存的一組文件[30]）的生命周期與其創建機構的生命周期并不一定相同，即“系列有開始和結束，機構有建立和撤銷，但這些事件并不一定同時發生”[31]，并提出用“文件系列”（Record Series）代替文件組合成為分類的主要層次。

文件系列對澳大利亞檔案多維著錄的產生起到開創性的影響，總的來說，這種影響主要體現在兩個方面：一是文件系列開創了檔案多實體著錄模式，要求檔案工作者不僅對文件資源本身進行描述，而且對產生文件的個人或機構、職能及其背景以及它們之間的關系進行說明和著錄（如圖3所示）。一旦將著錄的各部分分離開來，就可以利用這些組成部分來創建各種各樣的搜索和檢索系統，其使用前景將會倍增。二是確立了將著錄實體聯系起來的“關系”的中心地位。[32]關系是指兩個或多個實體之間的關聯，單獨分散的著錄實體并不能使檔案的證據價值得到充分發揮，由各種關系和實體相互交織組成的復雜網絡更能抽離出許多未經發現的概念全宗。也就是說，檔案可以很容易地與多個形成者和職能聯系起來，而且當某個形成者的檔案實際分散在多個檔案全宗時，這些檔案可以在知識上重新組合起來[33]，為進一步實現跨全宗檢索提供可能。

3.2 發展：新來源觀對檔案著錄的批判與指導

作為后現代主義影響下的檔案后保管范式體系結構的組成部分，新來源觀也不可避免地帶有反傳統的色彩，否定將機構來源作為唯一來源，提倡將其置于更廣闊的歷時性框架中加以理解和解釋，因此對多級著錄這一體現實體保管時代的傳統著錄規則進行了批判。多級著錄以實體來源為基礎，將一個形成機關、組織或個人的所有檔案，對全宗自上而下四級進行分層描述，關注檔案全宗的內部結構和組織關系，是一種單一、自成一體的層級結構。雖然各個國家在實踐中有所差異，但是總體來看是一種歷史主義影響下追求客觀的編排思路。然而，多級著錄僅僅針對全宗及其內部的檔案管理，淡化或忽視了檔案形成過程中所涉及的活動、事件等實體所蘊含的背景信息，這在當下的檔案學語境中是不被接受的。尤其是電子文件的廣泛運用不斷打破傳統多級著錄所依賴的保管層級，元數據要素呈現的普遍多元彈性特征導致描述框架發生變化，需要表達的要素較多，要素間關系不再是簡單的線性羅列，而存在比較復雜的組配關系。[34]盡管多級著錄模式在一定程度上確實有助于實現檔案管理的有序和系統化，但僅僅圍繞檔案這一著錄實體進行整理的模式已經無法滿足對檔案形成背景的全面描述的需求。

多維著錄的出現恰恰滿足了新來源觀對檔案形成背景和多維來源的期待，“旨在對文件產生和存在的背景進行更全面的描述”，并認為“文件起源并繼續存在于與其他文件、活動、個人和團體的動態關系的復雜網絡中”[35]。正如新來源觀并不排斥傳統的機構來源一樣，多維著錄也包含了多級著錄中的描述性元素，以實現從多級著錄到多維著錄的映射。[36]雖然有些以多級著錄為指導原則的著錄規則為解決檔案形成背景的缺失而添加了對檔案形成者的描述，如《國際檔案（團體、個人與家族）規范記錄標準》試圖為獲取和管理最有助于發現、利用和理解檔案的背景信息提供一個有效而靈活的手段[37]，但是檔案和背景“相隔太遠”，無法展現多重實體之間復雜的關系網絡，忽視了文件生成過程的動態性，僅是對檔案的靜態描述，最多可以看作新來源觀在多級著錄中的試探。此外，由于依然貫穿著歷史主義“尊重客觀、尊重歷史”和“尊重有機聯系”的基本精神[38]，新來源觀就必須批判帶有個人主觀色彩的傳統著錄工作，用檔案生成的歷時性背景去瓦解由檔案工作者帶來的偶然邏輯，轉而尋求更符合客觀性要求的著錄方式，不僅尋求檔案本身的邏輯關聯，還積極探索與更廣泛世界中其他實體的相互聯系。[39]就是在這種批判與指導的風潮中，檔案多維著錄應運而生。

3.3 高潮：文化遺產資源整合的要求

圖書館、檔案館、博物館以及紀念館所擁有的文化遺產的綜合利用日益成為專業團體、政策制定者、資助機構和用戶團體關注的焦點[40]，這就要求檔案著錄不僅要滿足檔案管理的需求，還要與其他文化遺產機構的著錄標準相互兼容，構建一套融合互通的文化遺產數字資源描述標準體系，以便更好地實現各種文化遺產資源的整合和共享。

為了應對信息資源的海量增長和新的文獻類型推陳出新的壓力[41]，1998年IFLA頒布了FRBR，這一概念模型首次嘗試用“面向對象”方法重新審視編目過程，試圖建立起各書目記錄之間、書目記錄中各著錄對象之間的關系。[42]FRBR使用概念模型來描述書目資源的這一創舉，逐漸在圖書館學界不斷迭代與更新，相繼出現了FRAD、FRSAD，2005年出現的RDA也是脫胎于FRBR的編目理念。幾乎同時，ICOM在1999年獨立開發出了CIDOCCRM，旨在實現各種異構文化遺產資源之間的交換和集成。2009年，FRBRoo和PRESSoo本體的相繼出現成為CIDOC-CRM和FRBR融合的標志性成果，為書目和博物館信息的整合、調解和交換做出了探索性貢獻。

檔案領域在多維著錄規范的制定上并未落后于其他文化遺產領域，甚至以先國家后國際的模式呈現對檔案資源描述多維化的積極探索。僅在FRBR發布后的第二年，澳大利亞國家檔案館就頒布了《澳大利亞記錄元數據模式》，憑借歷史上斯科特文件系列的優勢，率先開發出檔案領域的第一個概念模型。2008年，新西蘭也與澳大利亞國家檔案館合作，開發了適合本國的《電子檔案元數據標準（第一版）》（TSERMS）。在歐洲，2012年西班牙檔案著錄標準委員會頒布了《檔案文件描述、代理和功能基礎》（NEDA-MC）概念模型，成為RiC-CM的主要參考模型之一；2013年芬蘭國家檔案館發布了《國家檔案描述概念模型0.1版》草案；2016年，ICA頒布了RiC-CM的征求意見稿，標志著檔案多維著錄規范先國家后國際模式的形成。

筆者認為，雖然檔案著錄規則有很多規定承襲自圖書著錄規則的觀念[43]，但檔案多維著錄應被視為檔案領域的創新，因為從以上標準或規范制定時間來看，檔案著錄轉向實質上是一種自發性基礎上的借鑒式過程。FRBR的出現為圖書館學界認清編目的對象提供了一個有效的參照系統：從注重文獻的物理形式到注重著作的創作內容[44]。檔案著錄目前也的確存在關注點從物理載體的保存轉移到檔案的內容開發上的現象，但這種共同趨勢并沒有完全成為圖書和檔案的編目/著錄轉向的共同原因。一方面，與圖書編目的共時性不同，檔案領域特別強調真實性、完整性，要求檔案著錄時不得不從歷時性的角度出發不斷捕捉檔案形成過程中的證據性變化；另一方面，圖書并沒有類似于全宗及其內部的層級架構，但尊重全宗原則仍是檔案管理的至高原則，不同的分類方法論也決定了圖書和檔案編目/著錄思路的不同，前者編目方式的轉變是為了簡化圖書編目過程和滿足用戶更廣泛的利用需求，后者則愈發強調在保留層級關系的同時開拓全宗間更全面的關聯。因此，多維著錄是斯科特、庫克等一批實務和理論家在回顧以往經驗、環視現實情境時的清醒判斷，也必然是在維護全宗完整性前提下克服多級著錄局限的創新，并非步其后塵。

4 結論與展望

多維著錄的核心內涵為多實體著錄，檔案著錄經歷了斯科特文件系列的先聲、新來源觀對檔案著錄的批判和指導，以及文化遺產資源整合的需求下由多級著錄到多維著錄的轉向，并朝著更加全面和網絡化的方向邁進。然而，文章是從理論上對多維著錄的內涵和著錄轉向的緣由進行初探，并沒有對多維著錄在實踐中的應用成效進行測度研究。未來對多維著錄的研究應進一步深入其在實際檔案管理中的應用效果與實施策略上：一是應系統評估多維著錄方法在公共檔案館、企業檔案室和專業檔案館等不同檔案機構中的適應性和效能，通過跨機構比較分析，識別多維著錄在檔案檢索和利用等方面的優勢和局限；二是研究需要關注多維著錄實施過程中的技術挑戰和人力資源需求，為檔案管理部門制定有效的培訓計劃和技術支持策略提供依據；三是要結合我國國情探討我國多維著錄的適用性問題，結合我國檔案著錄工作現狀，評估我國現有的檔案管理體系和技術基礎，并對傳統著錄方法進行批判性分析、對多維著錄特性進行本土化調整。

作者貢獻說明

張昊：確定選題與論文框架，論文修改與定稿，本文通訊作者；阿亞古孜·葉爾切特：參與內容分析的一致性檢驗，論文修改。

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（責任編輯：馮婧愷 張 帆）