江蘇省檔案信息化轉型的理論與實踐

主持人語：隨著中國式現代化建設步伐加快，大數據、物聯網、云計算、人工智能等信息技術引領著各行各業的深刻巨變，檔案信息化建設同樣需要實現全面數字轉型和數智升級。多年來，在國家檔案局的改革試點任務引領下，江蘇省檔案工作數字化轉型升級成效顯著，成為全國檔案工作的亮點。從傳統管理向智能化服務的升級，從單一服務向跨區域共享服務平臺的構建，從內部研發向產學研深度融合的創新之路，從數字檔案館向智慧檔案館的逐步轉變，從個別領先到推動區域整體高水平發展……江蘇在推進檔案信息化過程中秉承服務理念、緊跟發展趨勢、引領技術創新、守牢安全底線，形成了一套具有參考價值的經驗做法，為全國檔案事業的發展提供了有益借鑒。

（孫敏，江蘇省檔案館）

關鍵詞：檔案信息化；信創；中國式現代化；人工智能；數智；數字檔案館；智慧檔案館；區塊鏈

▍孫 敏：

黨的二十屆三中全會對進一步全面深化改革、推進中國式現代化作出重要戰略部署，吹響了進一步全面深化改革的沖鋒號，開啟了新征程推進中國式現代化的時代新篇。更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾，必須加快推進檔案信息化建設，全方位、深層次、根本性地推動檔案工作轉型升級，為中國式現代化建設提供更加堅實的基礎。

一、 檔案工作信息化轉型發展的主要趨勢

隨著新一輪科技革命引領各行各業深刻巨變，檔案行業也面臨著向信息化轉型發展的迫切需要。近年來，檔案信息化由點及面、由淺入深不斷發展，數字檔案館、電子檔案單套制管理、檔案業務在線指導、異地查檔出證等新模式不斷涌現，主要呈現“四個轉變”。

一是檔案載體從紙質向電子轉變。江蘇各地區各部門積極推進無紙化辦公，基本建成信息化辦公系統。部分地級市依托在線平臺已建成市域內統一的辦公系統。辦公系統中生成運行的大量文件資料，以及在各級政務服務平臺上生成的過程性電子文件，均已實現全流程電子化管理。目前，江蘇的單套制電子文件歸檔與管理、重大項目電子文件歸檔等系列國家試點正在有序推進，電子發票電子化報銷入賬歸檔試點經驗獲得了省委改革辦的肯定推廣?！霸隽侩娮踊背蔀樾聲r代檔案工作的又一個顯著特征。

二是檔案服務方式從現場服務向異地服務轉變。截至2023年底，全省共建成全國示范和國家級數字檔案館38家，全國示范數字檔案館數量全國領先。依托數字檔案館建設，全省各級檔案部門以“讓數據多跑路、群眾少跑腿”為目標，推出多種形式的異地查檔服務應用和APP，查檔服務從同城、省內逐步擴展到“長三角”區域甚至全國，覆蓋范圍不斷擴大，服務內容不斷豐富。檔案服務正在從以各級檔案館為中心，向更廣的區域、更多的人群輻射。

三是檔案資源管理從實體庫向數據庫轉變。按照國家檔案局“存量數字化、增量電子化”戰略要求，全省各級檔案部門把“存量數字化”作為檔案信息化建設的重中之重，基本完成館藏檔案的數字化工作。目前，全省館藏檔案數字化率達94.22%，全省接收電子檔案958.33tB。全省大部分國家綜合檔案館還完成了館藏檔案數據與實體的一一對應，加上接收的電子檔案，檔案數據資源量比例越來越高。隨著電子文件管理單套制的推進，檔案管理模式也將從以檔案實體管理為重點，轉向以電子檔案、館藏檔案數字復制件等檔案數據資源管理為重點。

四是檔案業務工作從線下向線上轉變。近年來，全省不斷強化“互聯網思維”，加快政務網在線平臺建設，實現政務服務全流程、一站式辦理。在已建成數字檔案館的地區，檔案業務指導、監督檢查、交接驗收等工作，已經或正在實現在線管理模式，大量電子檔案基本實現“一鍵進館”。依托數字技術，極大便捷了檔案業務工作，精簡了檔案管理流程，更精準做到“應收盡收、應歸盡歸”，實現了檔案全生命周期的全鏈條式管理。

二、 檔案工作信息化轉型發展的建設思路

檔案工作出現“四個轉變”，是中國式現代化的新形勢對檔案工作高質量發展提出新要求的必然結果?？偨Y“四個轉變”蘊含的檔案信息化發展規律，探索檔案信息化的建設思路，對于今后一個時期檔案部門加快推進檔案信息化建設，具有重要的實踐價值和指導意義。

一是要建設數字檔案館系統。數字檔案館對應實體檔案館，但功能要求比實體檔案館更加復雜，尤其是在檔案數據資源的利用開發方面。隨著檔案管理模式逐步轉向以檔案數據資源為重點，當前仍以數字資源存儲為中心的數字檔案館必將迭代升級為以用戶為中心，今后還將迭代升級為以應用場景為中心。只有不斷完善數字檔案館系統功能，方能不斷滿足未來需求。

二是要突出數字和智能兩個基礎建設。在數字檔案館建設中，要重點強化數字存儲、數字計算、數字傳輸等基礎能力，建全建優處理檔案數據的各類業務系統，確保其強大的數據處理功能。同時要高度關注智能基礎建設。傳統檔案基礎業務體量大、勞動密集，唯有借助人工智能等技術，方能節省大量人力資源。應用大模型、語義分析、語音識別、機器學習等新技術已經逐步取代人工，為事業發展注入了強勁動力。要高度重視這些人工智能新技術在數字檔案館中的運用，不斷探索開發多種智慧應用場景，不斷推動檔案信息化的轉型發展。

三是要著眼“四化”建強數字檔案館應用系統。數字檔案館功能十分強大，但建設也很復雜。基于人財物投入等客觀條件限制，應當遵循整體論證、分期建設的原則，著眼檔案接收電子化、資源管理數據化、基礎業務智能化、服務利用網絡化等“四化”要求，優先建強相關業務管理應用系統，為后期建設打下基礎。檔案接收電子化就是要適應未來電子檔案單套制進館要求，從電子文件歸檔到“一鍵入庫”，整個業務流程都能實現在線辦理，為館室一體化管理創造條件。資源管理數據化就是要在實現館藏檔案數據與實體檔案一一對應的基礎上，把檔案資源管理的重心轉移到數據資源庫上來，分庫建設滿足查檔、編研、劃控等不同需要的數據資源庫。基礎業務智能化就是優先建成計算機盤庫、無人值守庫區、智能監控平臺和智能劃控等人工智能應用系統，配齊語言、文字、數據等識別分析處理工具，提升檔案基礎業務與管理工作的智能化水平。服務網絡化就是滿足不同網絡的各類檔案服務需求，分網建設部署相應的檔案服務應用系統，把檔案服務拓展到網絡上。

三、 檔案工作信息化轉型發展的重要抓手

在推進中國式現代化建設的時代背景下，檔案工作信息化轉型發展更為緊迫，且任重道遠。數字檔案館建設水平直接關系著檔案信息化迭代轉型、關系著檔案工作現代化的整體進程，因而成為檔案工作信息化轉型發展的重要抓手。建成高水平數字檔案館，應著重圍繞“兩高兩全”展開。

一是設計高起點。江蘇省數字檔案館基于全信創環境設計研發，深度應用人工智能、語義分析、智能檢索等新技術，全面應用可信體系認證和密碼應用部署，確保省數字檔案館建設方案全面領先，為檔案信息化建設奠定堅實基礎。項目方案設計之初，即明確了要把設計起點從以用戶體驗為中心的數字檔案館，提高到向以應用場景為中心的智慧檔案館邁進一步的建設目標，確保省數字檔案館項目建設方案既涵蓋所有檔案業務工作，又最大限度使用人工智能系統。

二是應用高智能。借助AI大模型優勢，江蘇省數字檔案館嵌入了智能語音識別、機器學習、智能控制等技術和系統，設計形成17個應用系統，極大地提升了檔案管理的自動化和智能化水平。建設電子檔案質量檢驗檢測、智能鑒定開放審核等應用系統，全面提高檔案基礎業務管理水平和效率。建設線上服務平臺、數字展廳、線上展覽等，提升檔案館的公共服務能力。集成樓宇智能控制系統，一體化控制檔案館各類建筑設施設備。

三是用戶全覆蓋。江蘇省數字檔案館在局域網、政務外網、政務內網、互聯網分別部署應用系統，全面覆蓋檔案基礎業務和管理工作，滿足全館各個部門的在線業務需求，最大限度覆蓋來自不同網絡的檔案服務對象。在局域網部署數字檔案館，滿足館內各項業務工作需求。在政務外網部署集中式數字檔案室應用系統，縱向聯通全省各級國家綜合檔案館，橫向聯通所有省級進館單位，在全省實現電子檔案館室一體化管理和數字檔案資源共建共享。在政務內網部署涉密電子文件管理系統，確保涉密信息的安全管理。推出檔案掌上寶APP，可在手機、PC端使用，滿足互聯網用戶對檔案專業教育培訓、查檔利用、參觀展覽、業務溝通、家庭檔案存檔等一系列需求。

四是數據全貫通。在“四網”同時部署應用系統的基礎上，加快部署全省各級檔案館存量檔案目錄數據匯集工作，確保全省檔案數據實現貫通。鼓勵省內各級檔案部門探索建設區域檔案數字資源中心，并推動具有長久保存價值的數據歸口省檔案館集中備份管理。繼續深化民生檔案“異地查檔、便民服務”項目，實現省數字檔案館應用系統與全國檔案查詢利用平臺、長三角民生檔案查詢服務平臺的深度融合，加快實現數字檔案資源互聯互通、互查互信。

（作者系江蘇省檔案館副館長）

▍金云江：

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，檔案行業在信息化領域面臨的主要挑戰是檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。近年來，常州市堅持信息技術創新應用，系統規劃、有力推動檔案工作全面數智轉型發展、高質量發展。

一、 系統研究全面轉型的數智方案

隨著信息技術的發展，常州市緊跟時代發展步伐，歷經了檔案信息化1.0和2.0建設的發展階段。檔案信息化1.0時代以檔案目錄數字化轉型，研發檔案目錄管理軟件，建立機讀目錄體系為主要任務；檔案信息化2.0時代以館（室）藏紙質檔案數字化轉型，研發數字檔案管理系統，建立檔案資源體系為主要任務。2016年，常州市檔案館成功創建江蘇省設區市首家國家數字示范檔案館。圍繞全面數字轉型和智能升級這兩個核心議題，2019年，常州市檔案館組織產、學、研各方面專家，深入分析信息技術創新應用趨勢，系統研究新時代新征程檔案治理體系和治理能力現代化發展方略，提出檔案信息化進入3.0時代的定位，制定并實施“常州智慧檔案3.0”總體方案。

“常州智慧檔案3.0”的主要內涵是在全面兼容吸納1.0、2.0時代檔案機讀目錄、數字化副本、雙套制管理模式的基礎上，通過深化現代信息技術集成創新應用，實現檔案信息化迭代發展，推動檔案治理手段的全面數字化和智能化。強調數智轉型的全面性包括檔案治理體系、資源體系、利用體系、安全體系的數字轉型和智能應用。注重區域發展的協調性，按照集約化建設原則，統一技術架構，統一平臺研發，采用分布式技術，推進全市全域整體轉型。聚焦業務應用的融合性，著力推進各級黨政機關業務系統電子文件歸檔和電子檔案管理融合，推動各級檔案部門檔案業務管理的深度融合。

二、 創新集成全面轉型的數智基底

“常州智慧檔案3.0”需要規劃支撐能力強的現代通信網絡。依托和融入國家電子政務網絡體系，全面調整升級檔案信息化網絡布局和架構，構建檔案信息化內網、外網兩大物理隔離的網絡體系。內網與常州市電子政務內網安全對接，局域網與內網邏輯隔離；外網與常州市電子政務外網安全對接，互聯網與外網邏輯隔離。打造滿足各級各類應用需求的全市互聯互通的四級網絡“新基建”。

堅持以全棧信創技術應用為前提，常州市檔案館電子檔案數據中心采用信創云計算技術方案，搭建混合私有云基礎支撐平臺，部署國產主流軟硬件產品。嚴格遵循網絡分保、等保標準和密碼應用測評要求，編制密碼應用方案，配備各類安全設備，構建安全支撐平臺。采用分布式技術，常州市檔案館數據總中心提供整體計算、備份、共享服務支撐，各轄市、區檔案館數據分中心提供本地化存貯和應用服務支撐。采用虛擬化技術，各級數據中心為本級機關檔案室提供平臺資源服務支撐，打造全市檔案數智轉型的“新底座”。

三、 原創研發全面轉型的數智平臺

“常州智慧檔案3.0”應用體系打破信息系統的傳統技術架構，采用云計算技術的平臺化架構，構建多層次、高效能的應用體系。依托數據中心（IAAS層）建設分級分類管理的數據資源管理平臺，建立核心資源總庫、政務內網資源庫、政務外網資源庫、互聯網資源庫，按照檔案業務的流程，各資源庫實現歸檔庫、管理庫、移交庫、利用庫、保存庫動態靈活分庫管理，形成各種門類檔案的目錄數據庫和全文數據庫。創新設計研發應用服務平臺（PAAS層），建立以“4A”為基礎的應用管理服務、以“三表合一”和元數據為核心的業務管理服務、以“四性”檢測和密碼應用為重點的安全管理服務，為各類檔案業務應用提供全鏈條、多元化服務支撐。

立足檔案工作全面數字化轉型，采用微服務架構，設計研發綜合應用平臺（SAAS層）。圍繞檔案治理體系，聚焦組織領導、行政監管、業務指導、宣傳教育等能力，建設檔案協同治理平臺。圍繞檔案資源體系，聚焦電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案館（室）綜合管理、電子檔案長期保存等能力，建設電子檔案管理平臺。圍繞檔案利用體系，聚焦數據共享、查詢利用、開放開發等能力，建設電子檔案綜合利用平臺。圍繞檔案安全體系，聚焦檔案館建筑節能、綜合環境安全、實體檔案安全、檔案數據安全等能力，建設綠色智能監管平臺。

四、 積極彰顯全面轉型的數智成效

“常州智慧檔案3.0”旨在通過現代信息技術的創新應用，推進檔案治理體系和治理能力現代化。經過近年來持續研究探索、落地實施、反復驗證，目前基本完成總體方案的規劃建設內容，建成常州市電子檔案數據總中心、綜合應用平臺，常州市檔案館、天寧區檔案館實現檔案數據整體遷移和利用服務。開展黨政機關信息系統電子文件歸檔試點，完成常州市協同辦公平臺、“一網通辦”平臺、產權交易平臺、住房公積金系統等8個重要信息系統電子文件“單套制”歸檔技術對接。深化常州市檔案“一網通查、即時出證”制度改革，建成覆蓋全市四級行政服務（便民）中心的檔案查詢平臺，各級綜合檔案館共23類民生檔案實現線上查詢。2025年將重點推進智慧檔案3.0綜合應用平臺在市級機關單位檔案室部署應用，建設各轄市、區檔案館分中心，加快常州市全域檔案整體數智轉型步伐。

在“常州智慧檔案3.0”探索實踐過程中，強化檔案科技創新研究和攻關，不斷提高科研能力。目前已申報江蘇省檔案科研項目4項，入選江蘇省工信廳信息技術創新應用優秀示范案例1個、示范解決方案2個，被工信部評為創新應用示范案例1個，申領軟件著作權8個。

（作者系常州市檔案館館長）

▍李長凱：

近年來，宿遷市把檔案信息化建設作為服務全市中心大局、推進檔案事業高質量發展的切入點和著力點，努力打造市域“國家高水平”數字檔案館集群。截至2023年底，全市6家綜合檔案館中，已有5家建成全國示范或國家級數字檔案館，被列為全國數字檔案館建設典型案例、全市優秀改革創新成果。

一、 做強“四大體系”，建設規范安全、融合發展的數字檔案館

一是構建設施先進、布局合理的硬件基礎體系。宿遷市檔案館建成通過中國質量認證中心認定的B級數字檔案庫房，和通過國家保密科技測評中心關于屏蔽性能的最高級測試的屏蔽室；構建互相隔離的“三網一庫”基礎架構；自建數字檔案館室云平臺，向市級進館單位提供集中式的電子文件存儲空間和數字檔案室存儲空間；搭建分布式存儲架構的數字檔案資源總庫和對多種載體進行統一管理的磁光電混合備份庫；打造專業化音視頻采編室，為檔案數字化、宣傳、編研、培訓等工作開辟新陣地。各縣檔案館建成通過專業機構檢測的B級主機房，沭陽縣、泗陽縣檔案館建成庫房RFID智能檔案管理平臺。

二是部署博采眾長、科學實用的軟件支撐體系。宿遷市檔案館在局域網上部署檔案綜合管理利用系統，建立館藏數字檔案資源綜合管理利用平臺；在政務外網上部署檔案共建共享系統和網盤系統，與市一體化協同辦公系統、市場主體登記電子檔案管理系統實現對接；在互聯網上通過門戶網站、手機APP、微信公眾號等建立面向社會公眾信息服務平臺；在資源總庫上部署數據長久保存系統，實時監測、預警、保全和修復館藏數字檔案資源。各縣檔案館基于政務外網搭建覆蓋縣直機關及鄉鎮（街道）數字檔案室的館室一體化平臺，部署覆蓋鄉鎮（街道）便民服務中心的民生檔案遠程查詢系統及配套設備。

三是強化增存并重、數據優質的資源核心體系。注重存量檔案數字化，分批次開展檔案數字化加工項目，同步實施數據校核和第三方質檢監理；全市各級國家綜合檔案館完成館藏檔案全文數字化和接收“雙套制”進館數字檔案共計8500余萬頁，館藏檔案應數字化率達95%。推進增量檔案電子化，在全省率先實現“單套制”企業電子檔案OFD版式在線移交進館，會同市市場監管局在全省率先出臺《市場主體登記電子文件與電子檔案管理規范》并獲省地方標準立項。制定數字檔案資源備份和恢復策略，科學劃分安全域并實施邊界控制管理，按照備份策略對館藏數字檔案資源實行在線、近線及離線備份，組織全市國家綜合檔案館統一開展重要檔案數字資源同城及異地備份工作。

四是夯實管理合規、運維有序的安全保障體系。堅持“安全第一”，做到檔案網絡和信息安全與檔案實體安全并重。落實網絡安全責任制檢查考核制度，成立網絡安全工作領導小組，壓緊壓實檔案安全主體責任、領導責任和監管責任，健全完善檔案安全管理制度和應急預案，改造升級庫房門禁、監控、環境監測等設施設備，持續優化完善網絡安全軟硬件，聘請應急支撐機構，定期開展安全檢查，舉辦應急演練和教育培訓，探索區塊鏈等新技術在檔案業務中的應用，著力構筑人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。

二、 做優“三項服務”，建設以人為本、高效便捷的數字檔案館

一是優化現場查檔服務。不斷優化改造數字檔案館系統，做到單次檢索目錄響應5秒以內，群眾辦理利用登記不超過5分鐘。加大民生檔案查閱利用力度，開通民生檔案綠色查檔通道，建立出生醫學證明、社保、學籍等9類民生檔案專題數據庫。優先開展館藏民生檔案數字化和開放鑒定工作，爭取江蘇省檔案館將宿遷市列為國家檔案局科技項目試點地區。市、縣檔案利用服務中心年平均服務查檔2.08萬人次、利用數字檔案3.67萬卷（件）次、群眾滿意度98%以上。

二是推進遠程查檔服務。創新構建以市檔案館為核心、5個縣區檔案館相互聯動、N個鎮街和村居查詢點的市域“1+5+N”遠程查檔體系。推動“民生檔案共享服務工程”納入2023年市政府民生實事項目，聯合市數據局將宿遷市檔案共建共享平臺與宿遷速辦平臺對接，將檔案遠程共享利用服務下沉到鄉鎮（街道）便民服務中心辦理，實現“全市通辦、異地可辦、一窗通辦”。探索搭建移動端用戶查檔應用場景，將檔案共建共享平臺與“宿心辦”APP對接，提供身份認證、檔案申報、辦件查詢、在線出證等服務，并支持紙質檔案郵寄。積極接入全國、長三角和省級檔案遠程利用平臺，與市外多家檔案館簽訂民生檔案跨館查閱協議，實現“異地查檔、跨區服務”。

三是助力資政育人服務。深入挖掘紅色檔案資源，綜合運用主題展陳、紀錄片、微視頻等多種方式，打造多層次、多角度的檔案開發利用成果體系。制作《回眸宿遷世紀歷程》《宿遷記憶》等60余部視頻，其中，《城市變遷——主城區今昔場景對照》獲江蘇省委宣傳部表彰。打造“中國共產黨在宿遷”展廳和線上展，先后被評為宿遷市干部教育培訓現場教學點、全市首批黨員教育培訓基地，入選全市“喜迎二十大 看宿顏遷變”學習體驗活動紅色線路首站。

三、 做好“一篇文章”，建設協同聯動、整體推進的數字檔案館

著眼全市檔案事業發展大局，構建“局館協作橫向聚力、市縣聯動縱向發力、縣區互助區域合力”的工作模式，全力做好“區域‘國家高水平’數字檔案館集群”這篇大文章。

一是局館協作，高位推動。建立局館聯席會議制度和工作協同機制，將檔案信息化建設列入協同工作清單，在編制和落實檔案事業發展規劃時把數字檔案館建設作為重要任務，在爭取市委常委會議研究、召開全市檔案工作會議時把數字檔案館建設作為重要議題。召開檔案信息化專題會議，組織帶領縣區檔案局、館共同外出考察學習數字檔案館建設先進經驗，推動各縣區將數字檔案館建設納入本地區政府民生實事、經濟社會發展等重大項目清單。

二是市縣聯動，因館施策。堅持全市檔案系統“一盤棋”，市檔案館從業務、技術、人才等方面積極給予縣區數字檔案館建設指導和支持。指導各縣區將數字檔案館建設整體立項，在方案編制、項目實施、測評準備、創建申報、整改提升等環節全方位跟蹤服務，協助縣區檔案館在完成測評體系規定動作的同時又有所側重，用自選動作更好展現縣區特色亮點。

三是縣區互助，攜手共進。注重示范帶動、典型引路，攪動一池春水，發揮“鯰魚效應”。沭陽縣檔案館于2020年創成蘇北第一家“全國示范數字檔案館”，泗洪縣檔案館、泗陽縣檔案館、宿城區檔案館隨后分別于2021年、2022年、2023年創成“國家級數字檔案館”。各縣區檔案館之間積極加強交流、相互借鑒、比學趕超、取長補短，形成了既比著干、賽著干又相互支持、團結互助的良性競爭格局，有力推動了市域“國家高水平”數字檔案館全覆蓋的進程。

下一步，宿遷市檔案館將全面推進市域檔案工作數字轉型，與全市“四化”同步集成改革示范區建設同頻共振，奮力譜寫新時代“春到上塘”傳奇的檔案篇章。

（作者系宿遷市檔案館館長）

▍蔣寧鵬：

隨著人工智能的發展，公眾對檔案檢索呈現多樣化、個性化的需求。一是多維度檢索需求，期望通過多種途徑和方法進行綜合檢索。二是更高的準確性和相關性，期望系統準確理解查詢意圖，提供貼切的檔案資料。三是方便高效，期望檢索操作方便快捷，檢索結果全面涵蓋相關檔案。而現有的檢索方式普遍基于人工著錄的目錄和全文關鍵字而進行。由于人工著錄目錄效率較低，容易出錯，難以全面概括文件內容，該問題對圖片和音頻著錄的內容來說更為凸顯。全文關鍵字檢索缺乏對文本上下文內容的理解，只能定位到包含關鍵字的片段，往往檢索出許多并不關聯的檔案，對相近的內容也會漏檢。

中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出：“加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用”。由此可見，人工智能在檔案工作中的應用是數字檔案館發展的必然趨勢。

人工智能賦能檔案智慧檢索主要有三個方面的優勢：一是語義分析與編碼能力。近年來，人工智能技術飛速發展，通過預訓練的Transformer模型，可以將文檔內容轉化為嵌入在向量空間模型（VSM）中的高維向量。這些高維向量能夠精準捕捉并表達單詞、句子乃至整個文檔所蘊含的豐富語義信息，代表了文本的深層含義和上下文關系。檔案內容所包含的復雜語義信息，通過人工智能技術轉化為了一種可被計算機識別、比較和檢索的數字化表示形式。二是多模態信息處理能力。Transformer模型不僅可用于文本處理，還可以用于圖像、視頻等更多模態信息的處理。例如，通過Transformer Vision（ViT）模型，可以將圖像信息轉化為高維向量，以數字形式保存圖像中豐富的全局和局部信息以及它們之間的關系；視頻則可以通過提取關鍵幀的圖像進行類似處理。卷積神經網絡（CNN）模型則擅長捕捉人臉的復雜細節和面部特征之間的空間關系。通過多模態融合技術，可以將來自不同編碼器的信息表示組合在一起，實現語言、圖像、視頻等多模態信息的統一處理。三是智能的多模態信息檢索能力。人工智能系統能夠對查詢語句進行深入分析，并同樣轉化為高維向量。這組向量不僅表示查詢條件中的一些詞語，還包括詞語之間的上下文關系，能夠準確理解用戶的查詢意圖。然后，通過比較查詢條件和檔案信息向量之間的相似度來查找檔案。除了最匹配的檔案，語義相近的檔案也能被高效地找到。由于圖像和視頻信息都可以被表示成向量，因此通過語言描述來查詢圖像和視頻信息也變得非常便捷。

2023年6月，宜興市檔案史志館與北京國典數智公司合作，共同探索在算力資源有限的條件下將人工智能應用于檔案工作的路徑，最終確定重點攻關利用頻繁的檔案檢索，即基于人工智能的全類別檔案智慧檢索系統的應用研究。該課題旨在宜興市檔案史志館局域網環境下，憑借有限的算力資源，突破傳統檔案檢索依賴于人工著錄目錄的局限，建設一套智能化的全類別檔案檢索系統，成功實現檔案數據的語義和多模態融合檢索，實現智能分析并檢索文檔、圖片、音頻及視頻內容。

在圖片和視頻人臉檢索方面，通過特征提取，在大量圖片和視頻中快速準確識別出特定人物的臉部，適合頻繁檢索特定人物檔案的場景，例如歷史人物研究、事件追蹤等。

在圖片和視頻相似場景檢索方面，可以根據用戶提供的場景特征或示例圖片，不依賴圖片和視頻標注，在檔案庫中查找相似的圖片和視頻場景，為用戶提供豐富的檢索結果。這種基于圖片內容而非圖片標注的檢索方式，顯著提高了檢索的覆蓋面與準確性。

在語義檢索方面，能夠理解輸入的自然語言，挖掘文本的語義內涵，提供更貼合用戶需求的檢索結果。與傳統的關鍵詞匹配相比，語義檢索更能理解用戶的真實意圖，在處理復雜查詢時提供更為精準和全面的檢索結果。

在語音檢索方面，用戶輸入文字信息，可以檢索音頻檔案或視頻檔案中的音頻內容，幫助用戶輕松獲取所需的音頻檔案，而且無需手動瀏覽音頻或視頻文件就能定位到所需的內容。

在人機對話方面，通過自然語言處理技術，系統能夠理解用戶提出的查詢需求，提供相應的檢索結果摘要信息，通過人機對話使檔案檢索更加人性化和便捷高效。

在宜興市檔案史志館建立基于人工智能技術的全類別檔案智慧檢索系統并嵌入該市數字檔案館管理系統，可以有效支持對文字、圖片、音頻、視頻等全類別檔案的檢索查詢，彌補了傳統目錄檢索和全文關鍵詞檢索的不足，更加方便檔案信息的系統開發和有效利用，有利于進一步發揮檔案信息的價值。下一階段，宜興市檔案史志館將繼續探索人工智能在檔案智能編研、智能開放審核、智能數據挖掘等場景中的應用，讓檔案資源釋放出數據紅利，促進新質生產力發展。

*本文系江蘇省檔案科技項目“基于AI技術的全類別檔案智慧檢索系統平臺的建設與應用研究”（項目編號：2023-9）階段性研究成果。

（作者系宜興市檔案史志館館長）

▍江雪晴：

長期安全地保存檔案數據，確保檔案信息真實可靠目標的實現，需要有一個令人信賴的解決方案。南京市浦口區檔案館研究了區塊鏈技術在電子檔案長期保存領域的適配度、獨特性和發展前景，探索出了在不同環境下區塊鏈的部署類型、節點架構、區塊數據結構、合適的共識機制等，結合不同環境、不同來源下產生的各類電子檔案保存需求，在區塊鏈、數字認證技術基礎上，結合信創要求搭建部署了電子檔案長期保管系統，探索建立的電子檔案長期安全保存機制，有效實現各類電子檔案的長久保存。搭建的基于區塊鏈技術的電子檔案長期保管系統及管理模式，為電子檔案長期安全保存的具體實現提供了參照模板。

一、 基于區塊鏈技術，融多種技術支撐建設

利用區塊鏈系統的數據層、網絡層、共識層、激勵層、合約層及應用層六個層次的技術特性，結合分布式存儲技術，在磁盤存儲和藍光光盤庫的硬件支撐下，通過軟硬件結合，全棧信創適配，多技術集成，實現數字檔案在三網（局域網、政務網、核心資源專網）環境下的多種介質安全、可信存儲。

基于區塊鏈鏈上鏈下協同模塊和上鏈校驗模塊，將文件數據的哈希簽名上鏈存證，將文件數據本身在節點存儲層進行持久化存儲。節點之間通過網絡層同步鏈上數據?？尚糯鎯⒋鎯訑祿瑯油ㄟ^網絡層同步存儲文件。節點在存儲層同步存儲文件數據時，也同時將文件數據和鏈上存證進行互相校驗，確保文件在節點之間同步是安全可信的。存儲層將文件直接通過磁盤文件系統進行存儲，可直接提取文件，無需依賴額外工具。同時從檔案業務來看，每份檔案存取都有相應的操作記錄。全生命周期對檔案操作進行留痕，可按需求對檔案數據進行查詢溯源，確保了檔案數據的可信。

通過在各個網段中建設CA認證服務，來解決檔案數據擺渡的安全性和真實性等問題。利用CA認證技術對區塊鏈進行加強，用于保障在局域網環境下，保存在區塊鏈中數據的真實性。同時，因為電子檔案核心資源專網是封閉內網，為保證電子檔案數據安全，所以通過構建專網私有鏈對電子檔案進行保存。每個私有鏈節點支持離線備份存儲，通過光盤等介質進行保存。保存的每一份電子檔案應當是獨立完整，具有原子性，不可分片、不可加密、不可跨硬盤或跨光盤存儲。

另外，為保障檔案數據長期存儲，系統將通過定期巡檢所有檔案文件，檢查文件哈希和鏈上存證進行比對，確保檔案長期存儲的安全性和完整性，防止檔案文件意外損壞，導致數據不可用。

二、 引入檔案聯盟鏈概念，促行業共享應用

浦口區檔案館在政務外網構建多方參與的聯盟鏈，用于對各單位電子檔案的存儲、流轉、移交提供全生命周期的保障。系統主要由7個出塊節點以及1到2個業務節點構成。由檔案館牽頭，多家進館單位共同參與治理。業務節點根據業務系統對接需求設置，可按需增減。任意一節點都可以設置為可信存儲節點，用于存儲全量的電子檔案?？梢酝ㄟ^節點運維系統對聯盟鏈進行監控，以確認服務器資源的使用情況以及節點運行狀況。

在核心資源網使用質量鏈構建區塊鏈私有鏈網絡，用于對館藏電子檔案的長期保存。該系統由5個出塊節點以及1個業務節點構成。私有鏈網絡節點可配置部署在內部機房，由檔案館自行管理。業務節點對接檔案業務系統，提供檔案存取接口。通過節點運維系統對區塊鏈的運行狀況進行監控。

三、 建長期保存應用系統，實現高效閉環管理

浦口區檔案館基于研究成果，搭建了一套電子檔案長期保管系統。該系統主要有5大部分，分別是管數據、管設備、管軟件、管介質、管格式。管數據是系統的核心功能，包含檔案上傳、入庫、上鏈、出庫、巡檢、恢復等功能。在檔案入庫時可對電子封裝包文件進行四性檢測，檢測無誤之后將檔案元數據提交到區塊鏈，將檔案封裝包保存到分布式存儲。系統通過預定的策略對電子檔案數據信息巡檢，并給具巡檢報告。對于巡檢發現的問題，系統可以按照處置策略對數據進行自動恢復處理。遇到無法自動解決的問題也會提交給數據管理員進行人工處理。管設備使用SNMP協議連接各臺設備，監視其運行情況。對設備進行登記，根據設備的壽命對其進行全生命周期管理。在檔案保管過程中可以按計劃進行設備替換和升級。管格式系統為每一種格式預估一個使用壽命，格式壽命到達前會提醒用戶對系統中的檔案數據進行處置?？蓪摳袷降碾娮訖n案批量導出。在系統外部實施格式轉換、數據仿真等補救措施。管軟件系統可維護相關部署的軟件信息，可查看每個安裝程序部署時間，管理員通過這些信息可提前做好軟件升級、軟件更新、軟件替代等計劃。

浦口區檔案館通過引入區塊鏈技術解鎖了檔案管理“新姿勢”。從原本主要的制度管理和管理人員專業度為保障的基礎模式，轉變為通過技術手段輔助專業人員管理，避免人員失誤、管理疏漏等情況導致的不可挽回的損失。區塊鏈、CA等技術的集成創新應用，對檔案采集、移交、四性檢測、保存利用起到了“真實、完整、安全、可用和防篡改、可追溯”的功效，特別對長期保存降低了重大風險事故的發生概率，保障了電子檔案長期保存與管理維護的安全。

（作者系南京市浦口區檔案館副館長）

（責任編輯：劉鴻浩）