文書檔案價值鑒定的剖析

文/中國電子科技集團公司第三十九研究所 高媛 趙璐婷

文書檔案價值鑒定的剖析

文/中國電子科技集團公司第三十九研究所 高媛 趙璐婷

檔案工作體系中的一個重要環節就是文書檔案的鑒定工作，它不僅是檔案工作的一項重要內容，也成為檔案學研究的一個難點。本文就檔案價值鑒定的一般問題和文書檔案的鑒定問題加以論述。

檔案；文書檔案；檔案價值鑒定

檔案的價值鑒定理論與技術，涉及許多方面的知識。研究難度很大，要不斷地探索，不斷地加深認識，不可能一蹴而就，但必須及早啟動，不能拖延。因此本文將文書檔案價值鑒定作為論點，探討其在日常工作中的作用和學術上的價值。

一、文書檔案的鑒定工作特征

（一）檔案價值的多元性。檔案的作用是多面且完整的，這個特征不僅是由檔案自身整體決定的，其個體也是如此。在日常工作中，檔案能夠完整反映本單位真實的歷史面貌，一份因人事調動而形成的檔案，它不僅在人事工作中有使用價值，在政治、紀檢等相關工作中都有查閱和考察價值。同時，一份檔案除了日常的查考價值外，可能還有史料和收藏的價值。

（二）檔案價值的相對性。檔案價值除了自身價值外，還有很多相關聯性。因此，我們在鑒定檔案的重要性時，得將單一檔案放進整體事件或者環境內進行考量，其重要性可能產生變化。例如，在一個設立檔案的部門里，倘若重要檔案不齊全，其余次要檔案應依次遞補成為重要檔案。

（三）檔案價值的隱含性。檔案的使用價值具有隱含的特性，不像現行文件那樣有明確的規定。首先，要考慮檔案的價值的來源以及檔案自身的來源。檔案的存在是通過現行文件的轉換而產生的，其價值的體現就在于現行文件的處理后，仍具有一定的查閱、借鑒和參考的作用。其次，檔案的使用價值無規律可言，有些檔案會經常被查用，有些檔案使用的概率卻很低，可能會造成檔案無使用價值的假象。最后，檔案價值的隱含性還具有一定的迷惑性。因此，不能以使用頻率作為依據，要全面分析檔案的各種可能性，確定檔案的使用價值。

（四）檔案價值的層次性。檔案的使用價值層次主要分為社會性價值和立檔單位的價值兩種。檔案的基本價值，就是對立檔單位產生的作用，如果具有史料價值則需要永久保存。比如我單位在精神文明活動中有一些好的方法和創新，集團為此推廣了此經驗，在往后的系統活動中收到了很好的效果。因此我們將這份既有立檔單位使用價值，又有社會使用價值的檔案作為長期檔案保存起來。

二、文書檔案的價值鑒定

從檔案和所在單位職能活動的關系這一方面來分析，任何一個立檔單位的檔案都是分為記述本單位職能活動和不記述本單位職能活動。從廣義上來講，記述本單位職能活動的檔案更為重要，但是具體的判定還需要考慮以下因素：

在單位檔案中，用來記述本單位職能活動的檔案是檔案中最重要的部分，對這一部分檔案我們又可以分為記述本單位主要職能活動的檔案、記述本單位輔助職能活動的檔案和記述單位歷史和人事變遷情況的檔案這三類。具體如下：1.記述本單位主要職能活動的檔案。主要職能活動，即涉及本單位主要職能業務工作的、能根據不同部門的職能不同來判定其側重點的檔案。這一類檔案主要包括記述型和指導型。記述型就是例如報告、總結和報表等，而指導型也就是指示和規定等等。這其中的任何一種類型都可以根據其重要程度進行具體劃分。2.記述本單位輔助職能活動檔案。單位的輔助職能是在其主要職能外的一系列服務工作，如財務、審計和工會等工作。記述輔助職能活動的檔案，主要分為記述型和指導型兩大類。3.記述單位歷史和人事變遷情況的檔案。絕大多數要永久保管，這是研究機構歷史變遷的基本史料。其中少數零星材料或者經過匯總整理的第二手材料，可以短期保存。

不記述本單位活動的檔案在單位檔案中的屬于次要位置，一般都是外來文件。這些檔案可以根據發文單位的不同進行分類，主要包括上級機關來文和平級單位來文這兩類，具體如下：上級機關來文。這一類檔案一般都是政策性和規范型的檔案，也就是本單位貫徹執行國家政策并遵照此類政策開展工作的重要文件，具有一定的法規性和參照性。因此，這類檔案屬于短期保存的類型。平級單位來文。這一類檔案主要包括工作簡報和會議紀要這些與本單位工作息息相關的文件。因此，這類檔案應該和本單位的相關文件一起保存，可長期也可短期，視情況而定。

三、文書檔案價值鑒定的延續工作

（一）檔案保管期限的劃分。我國先行的檔案制度把檔案保管期限劃分為永久保管、長期保管和短期保管三種。在為檔案提供利用時，檔案會被頻繁使用而損壞，所以我所又編制了“自制文檔案”，也就是說有雙份的檔案保管，頻繁使用檔案就用自制文檔案，這樣就有效地保護好永久檔案。但是檔案價值的鑒定，只能是概略性的預測，很難做到具體細致。

（二）經鑒定后需進行剔出，并進行檔案銷毀。銷毀檔案時，請務必要合法、謹慎和果斷。首先要對銷毀的檔案編制造冊，按照相關制度，請單位領導進行書面批準和簽字，同時也進行審批把關，以防止檔案工作者在檔案銷毀上出現遺漏和鑒定誤差。其次，在銷毀檔案的過程中，可采取分批次進行。對于本單位的自制文件，除了按照保管期限存檔外，可備份一卷，組成“自制卷”，剩余的自制文件立即銷毀。對于外來文，有一定參考價值可短期保管，其余的立即銷毀。最后，已完成銷毀審批流程的檔案就要果斷采取行動，一方面是在減輕檔案庫房的壓力，另一方面也降低了泄密事故的概率。

四、總結

文書檔案鑒定工作既細致又復雜，工作人員必須具備有較高的檔案專業素養和過硬的思想認識，才能讓文書檔案得以完整地保存，更能精煉完整地反映本單位的歷史真實面貌。

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