電子發(fā)票全面數(shù)字化背景下高等學(xué)校報(bào)銷管理流程電子化實(shí)施路徑研究

摘要：近年來，隨著高等教育和科研經(jīng)費(fèi)管理體制改革不斷深化，國家對高等教育、科研經(jīng)費(fèi)的投入力度不斷加強(qiáng)，有關(guān)各方對推進(jìn)高校院所財(cái)務(wù)管理工作的要求愈發(fā)迫切。傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理手段和方法已經(jīng)無法適應(yīng)電子發(fā)票數(shù)字化、財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的需要。高校報(bào)銷管理作為高校財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)工作中的重要一環(huán)，面臨新的需求與挑戰(zhàn)。利用信息化手段建設(shè)智能財(cái)務(wù)管理體系，借助電子發(fā)票全面數(shù)字化技術(shù)手段，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有機(jī)融合的橋梁，推進(jìn)高校報(bào)銷管理全面電子化，有助于全面提升高校報(bào)銷管理水平、成本核算水平和資源分配效率。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理；數(shù)電發(fā)票；無紙化轉(zhuǎn)型

1. 發(fā)票與高等學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷管理的發(fā)展歷程

發(fā)票形式的發(fā)展受經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，也反向影響著財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)核算工作的規(guī)模與流程。發(fā)票形式的不斷發(fā)展也對社會(huì)經(jīng)濟(jì)實(shí)體業(yè)務(wù)系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)提出新的要求。

1.1 發(fā)票的發(fā)展歷程

發(fā)票是社會(huì)生產(chǎn)力的產(chǎn)物，是記載交易內(nèi)容的憑據(jù)，也是稽征稅款的重要依據(jù)。2013年，國家發(fā)展和改革委員會(huì)辦公廳、財(cái)政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室發(fā)布《關(guān)于組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作的通知》[1]，開啟了電子發(fā)票系統(tǒng)與會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算等相關(guān)系統(tǒng)的對接、測試與完善工作，電子發(fā)票的推廣應(yīng)用自此拉開序幕。2022年，國家稅務(wù)總局上海市稅務(wù)局、國家稅務(wù)總局北京市稅務(wù)局等相繼發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點(diǎn)工作的公告》[2-3]。全面數(shù)字化電子發(fā)票（以下簡稱“全電發(fā)票”）進(jìn)入大眾視野。在此過程中，國務(wù)院、財(cái)政部、國家檔案局分別發(fā)布、修訂各類管理辦法，為發(fā)票電子化改革提供制度支撐，也為電子發(fā)票推廣應(yīng)用提供了制度保障[4]。

1.2 高等學(xué)校報(bào)銷管理的發(fā)展歷程

高等學(xué)校報(bào)銷管理模式基本分為兩個(gè)階段，一是現(xiàn)場手工制單階段，二是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷階段?，F(xiàn)場手工制單階段和網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷階段報(bào)銷流程圖分別如圖1、圖2所示。

在現(xiàn)場手工制單階段，由于報(bào)銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能及時(shí)反饋，存在經(jīng)費(fèi)使用負(fù)責(zé)人不能及時(shí)了解實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用情況，導(dǎo)致現(xiàn)場報(bào)銷時(shí)經(jīng)費(fèi)不足，出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用人不能合理規(guī)劃使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的情形。此外，現(xiàn)場手工制單的工作模式中，會(huì)計(jì)個(gè)人工作效率對業(yè)務(wù)分工影響較大，且審核主要依靠會(huì)計(jì)個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)，直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)實(shí)際工作負(fù)擔(dān)重、報(bào)銷人員排隊(duì)難、執(zhí)行尺度存在差異等情況。

與傳統(tǒng)現(xiàn)場手工報(bào)銷模式相比，采取網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷讓經(jīng)費(fèi)管理部門能更清晰地了解經(jīng)費(fèi)使用情況，避免在報(bào)銷階段發(fā)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足的情況，有利于各個(gè)經(jīng)費(fèi)使用部門更好地對經(jīng)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)籌和管理。以湖南師范大學(xué)為例，該校2014年上線了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)。在該系統(tǒng)上線初期，主要采取網(wǎng)上填報(bào)、線下排隊(duì)收單，再統(tǒng)一分配的模式。盡管網(wǎng)上填報(bào)報(bào)銷單對報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行了一個(gè)初始分類，一定程度上減輕了會(huì)計(jì)人員的核算負(fù)擔(dān)，但仍然沒有解決報(bào)銷排隊(duì)難的問題。2020年，該校財(cái)務(wù)處推出預(yù)約制，即按時(shí)間段分配報(bào)銷窗口，在一定程度上解決了報(bào)銷排隊(duì)的問題，也大幅提高了報(bào)銷速度，但部分會(huì)計(jì)人員在財(cái)務(wù)報(bào)銷政策執(zhí)行尺度上存在差異的情況仍然存在。

2. 高等學(xué)校報(bào)銷管理實(shí)現(xiàn)全面電子化的必要性

近年來，大數(shù)據(jù)、人工智能與云計(jì)算技術(shù)正在快速發(fā)展，光學(xué)字符識(shí)別等新興信息技術(shù)的普及應(yīng)用使得財(cái)務(wù)管理體系正朝著智能化方向快速推進(jìn)。隨著高等學(xué)校相關(guān)制度的不斷更新、風(fēng)險(xiǎn)管理要求的不斷提高，有關(guān)各方對推進(jìn)高校院所財(cái)務(wù)管理工作電子化、智能化的需求也愈發(fā)迫切[5]。

2.1 高等學(xué)校報(bào)銷管理實(shí)施全面電子化是制度執(zhí)行的必要手段

2022年，《事業(yè)單位成本核算具體指引——高等學(xué)?！穂6]的發(fā)布，從實(shí)施全面預(yù)算績效管理、提升內(nèi)部管理和成本核算水平、提高運(yùn)行和資源配置效率等方面對高校財(cái)務(wù)信息提出新的需求。傳統(tǒng)的、孤島式的高校財(cái)務(wù)信息化管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的制度執(zhí)行需求。因此，高校報(bào)銷管理流程的全面電子化是提高信息采集、成本核算水平和內(nèi)部運(yùn)行效率的必要手段。

2.2 高等學(xué)校報(bào)銷管理實(shí)施全面電子化也是風(fēng)險(xiǎn)管理的基本條件

在“放管服”背景下，一方面是進(jìn)一步為科研人員減負(fù)的需求，另一方面是嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度的需求。近期，國家自然科學(xué)基金委員會(huì)監(jiān)督委員會(huì)公布了2024年第一批次不端行為案件處理結(jié)果。其中，在歷年公開可查的不端行為通報(bào)材料中首次出現(xiàn)了科學(xué)基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)違規(guī)使用問題。高校報(bào)銷管理流程的全面電子化是在核算體量日益增長與財(cái)會(huì)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)日益提高的同時(shí)，有效利用電子化數(shù)據(jù)分析技術(shù)開展專項(xiàng)監(jiān)督工作，是加強(qiáng)財(cái)會(huì)監(jiān)督的基本條件。

2.3 高等學(xué)校報(bào)銷管理實(shí)施全面電子化更是內(nèi)部決策的迫切需要

近年來，隨著本科院校的擴(kuò)招，高等學(xué)校面臨擴(kuò)招帶來的基本建設(shè)、教學(xué)投入壓力，同時(shí)面臨各專項(xiàng)平臺(tái)的建設(shè)壓力。高校報(bào)銷管理流程的全面電子化能夠利用有限的資源，最大限度地助力學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，全面、有效的電子化信息是構(gòu)建全面績效評價(jià)的基礎(chǔ)，更是內(nèi)部決策的迫切需要。

3. 高等學(xué)校報(bào)銷管理實(shí)現(xiàn)全面電子化的實(shí)施路徑

現(xiàn)今，高校網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)等財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的功能模塊已在各高校普遍運(yùn)用，但對于電子發(fā)票全面數(shù)字化的應(yīng)用，大多數(shù)高校仍處于手工簽批、紙質(zhì)歸檔階段，對發(fā)票數(shù)字化這一事物仍處于防范其重復(fù)報(bào)銷的“應(yīng)對”階段。因此，高等學(xué)校報(bào)銷管理電子化的全面實(shí)施需要從以下四個(gè)方面著手進(jìn)行。

3.1 計(jì)劃分工與人員動(dòng)員方面

高等學(xué)校報(bào)銷管理的全面電子化不僅涉及財(cái)務(wù)管理部門對財(cái)務(wù)管理、內(nèi)控管理模式的更新與更替，更涉及學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)整合、人員動(dòng)員等資源調(diào)度工作。

一方面，應(yīng)確定牽頭部門制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，對實(shí)施過程中的不同階段與任務(wù)進(jìn)行明確分工。例如，學(xué)校管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)牽頭確定學(xué)校報(bào)銷管理的流程設(shè)計(jì)、學(xué)校預(yù)算項(xiàng)目的細(xì)分管理、學(xué)校各類項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的審批權(quán)限確定等；學(xué)校檔案管理部門應(yīng)全面負(fù)責(zé)清理電子檔案歸檔的規(guī)范要求、紙質(zhì)檔案與電子檔案并行時(shí)期的歸檔與管理規(guī)范；學(xué)校信息化管理部門應(yīng)牽頭整合學(xué)校各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、梳理并協(xié)調(diào)各類業(yè)務(wù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)傳輸與搭建工作，并全面負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)與信息安全。

另一方面，在高等學(xué)校報(bào)銷管理全面電子化的實(shí)施過程中，應(yīng)合理規(guī)劃實(shí)施步驟?？刹扇∠瓤蒲?、個(gè)人類項(xiàng)目，再公用、部門類項(xiàng)目；先單個(gè)試點(diǎn)，再全面鋪開的逐步推進(jìn)的方式。對個(gè)人科研類項(xiàng)目首先開展試點(diǎn)工作，既能完成國家對科研經(jīng)費(fèi)無紙化報(bào)銷試點(diǎn)的工作要求，又能將廣大科研教師從財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中解放出來，且覆蓋范圍大，教師獲得感強(qiáng)，前期協(xié)調(diào)工作相對簡單，政策宣傳效果好，為后續(xù)全面鋪開打下良好的基礎(chǔ)。

以湖南師范大學(xué)為例，目前，該校實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷近10年。該校師生能充分接受并熟練使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，具有良好的實(shí)施基礎(chǔ)。通過多年的精細(xì)化管理與預(yù)算梳理，部分項(xiàng)目已在立項(xiàng)初期進(jìn)行了開支項(xiàng)目的定義與管理。例如，從科研項(xiàng)目著手，上線電子簽批系統(tǒng)，即能直接實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)的無紙化報(bào)銷，但電子化歸檔等問題還須進(jìn)一步解決。

3.2 信息系統(tǒng)建設(shè)與開發(fā)方面

一是全面梳理高校原有采購平臺(tái)、業(yè)務(wù)平臺(tái)，逐步開發(fā)專項(xiàng)報(bào)銷系統(tǒng)與專項(xiàng)采購平臺(tái)，如會(huì)議、培訓(xùn)審批系統(tǒng)、差旅費(fèi)管理系統(tǒng)，將報(bào)銷要求、采購要求嵌入相關(guān)系統(tǒng)。這樣不僅實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)報(bào)銷的前置審核，利用集成效應(yīng)提高采購談判優(yōu)勢，以進(jìn)一步規(guī)范貨物、服務(wù)采購管理，還可壓縮費(fèi)用預(yù)算、節(jié)約相關(guān)經(jīng)費(fèi)。

二是搭建從業(yè)務(wù)發(fā)起到財(cái)務(wù)報(bào)銷的全流程電子化管理系統(tǒng)。將OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)等全面聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效對接。利用電子發(fā)票數(shù)字化技術(shù)、電子簽章技術(shù)等實(shí)現(xiàn)票據(jù)流、審批流全面電子化，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)搭建路徑如圖3所示。

三是建立全校共享的文檔歸集系統(tǒng)，利用網(wǎng)上簽批系統(tǒng)、電子簽章技術(shù)和文檔歸集系統(tǒng)逐步推進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷全面無紙質(zhì)電子化歸集與歸檔，文檔歸集系統(tǒng)運(yùn)行路徑如圖4所示。目前，在部分報(bào)銷事項(xiàng)中仍然存在必須提供紙質(zhì)附件的情況。以公務(wù)接待事項(xiàng)為例，公函是公務(wù)接待報(bào)銷業(yè)務(wù)的重要附件之一。建立全校共享的文檔歸集系統(tǒng)，可逐步推進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷全面無紙質(zhì)電子化歸集與歸檔。

電子化實(shí)施路徑

3.3 制度建設(shè)與管理方面

一是要建立與電子化報(bào)銷相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度體系，對應(yīng)起草和制定《電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷管理辦法》《電子文件歸檔與管理辦法》《檔案分類方案》和《網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法》等相關(guān)管理制度[7]，各文件的主要內(nèi)容如表1所示。

二是全面梳理財(cái)務(wù)管理制度，對應(yīng)開展預(yù)算精細(xì)化管理工作，將各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度分解為系統(tǒng)可識(shí)別的判斷條件嵌入財(cái)務(wù)電子化管理系統(tǒng)。例如，目前科研經(jīng)費(fèi)的管理可根據(jù)項(xiàng)目申請書、項(xiàng)目方管理要求，將可報(bào)銷事項(xiàng)作為相關(guān)業(yè)務(wù)參數(shù)，提前錄入相關(guān)經(jīng)費(fèi)使用范圍。當(dāng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人存在報(bào)銷事項(xiàng)時(shí)，利用ORC技術(shù)自動(dòng)識(shí)別、讀取用戶上傳附件，自動(dòng)篩選超標(biāo)報(bào)銷、不合規(guī)報(bào)銷事項(xiàng)，幫助科研人員合規(guī)使用科研經(jīng)費(fèi)。將財(cái)務(wù)合規(guī)性審核環(huán)節(jié)前置到業(yè)務(wù)發(fā)起填報(bào)環(huán)節(jié)，既能有效解決會(huì)計(jì)核算人員對政策理解不統(tǒng)一問題，又能有效解決線下報(bào)賬反復(fù)跑路的問題，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審核從線下面對面溝通到線上全電子化自動(dòng)判別、指導(dǎo)和輸出相關(guān)政策依據(jù)，進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)會(huì)監(jiān)督。

3.4 人才隊(duì)伍培養(yǎng)與引進(jìn)方面

一是要著重培養(yǎng)會(huì)計(jì)人員的管理思維、信息化思維、審計(jì)思維。高等學(xué)校報(bào)銷管理全流程電子化的實(shí)現(xiàn)，不僅意味著會(huì)計(jì)核算工作效率的提升，還意味著高校會(huì)計(jì)人員工作職能的轉(zhuǎn)變。會(huì)計(jì)人員的主要職能不僅在于一張發(fā)票、一筆分類的核算，更在于對一批業(yè)務(wù)、一類工作的分類細(xì)化管理。因此，具備管理思維、信息化思維、審計(jì)思維的會(huì)計(jì)人員才能更好地推進(jìn)高校報(bào)銷管理全流程電子化的落地與實(shí)施。

二是要引入信息技術(shù)類人才，專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的維護(hù)與運(yùn)行。高等學(xué)校業(yè)務(wù)具有特殊性，不僅涉及學(xué)生的培養(yǎng)，還涉及科研項(xiàng)目的研究與開發(fā)，信息安全不容忽視，過于依賴外部供應(yīng)商對學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)營維護(hù)，會(huì)有一定的運(yùn)營維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，可能存在原有供應(yīng)商無法滿足采購需求，但更換供應(yīng)商存在原系統(tǒng)對接風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語

全電發(fā)票的推廣和高校財(cái)務(wù)管理全面電子化應(yīng)用是大勢所趨，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)數(shù)字化的產(chǎn)物[8]。盡管高等學(xué)校的報(bào)銷管理全面電子化推進(jìn)還涉及諸多困境，如組織協(xié)調(diào)困境、人才儲(chǔ)備困境、資金投入困境等，但是，通過建立高校聯(lián)盟，獲取政府職能部門的支持，在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行有效的資金、資源整合，集思廣益，逐步累積、逐步推進(jìn)，能夠促進(jìn)高校報(bào)銷管理全流程電子化的實(shí)a9ba1d0aa973b8c8a9ad7f6c2649f19a現(xiàn)，進(jìn)而推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)。

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作者簡介：蘇沙莎，碩士研究生，會(huì)計(jì)師，190679931@qq.com，研究方向：會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)；朱夢雅，本科，會(huì)計(jì)師，研究方向：會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)。