人工智能在檔案管理工作中的應用探究

[摘 要]檔案管理是各機構、組織日常管理工作中不可或缺的一部分，傳統的檔案管理以紙質檔案為主，信息處理效率不高、信息安全性較差。隨著數字化和智能化的快速發展，人工智能在檔案管理領域中的應用價值越發受到重視，運用人工智能，可在數字化、智能化的基礎上提高檔案管理的效率和質量。文章簡要分析人工智能在檔案管理工作中的應用意義，并探究人工智能在檔案管理工作中的應用策略，希望幫助從業人員充分發揮人工智能的優勢，提高檔案管理水平。

[關鍵詞]人工智能；檔案管理；應用策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）16-0079-03

人工智能涉及多個技術領域，如計算機視覺、自然語言處理、機器學習、智能機器人等，上述技術已在檔案管理工作流程中的不同環節中得到應用，顯著提高了檔案管理的效率和水平。相對于其他信息技術，人工智能的特殊性主要表現在其具備生物智能的自學習、自組織、自適應等特征，借助數據、算力和算法，模擬人類的認知過程和思維能力，能在面對復雜且多樣的檔案管理場景時自主學習、自主適應，做出最優選擇，推動檔案管理工作朝著更高效、便捷和可持續的方向發展。因此，探究人工智能在檔案管理工作中的實際應用具有很強的現實意義。

一、人工智能在檔案管理工作中的應用意義

（一）降低檔案管理工作錯誤率

隨著科技的不斷發展，人工智能（Artificial Intelligence，AI）逐漸成為各行各業的熱門話題，將人工智能運用在檔案管理工作中，能顯著降低錯誤率，實現重要文件的分類管理[ 1 ]。傳統的檔案管理方式需要逐一瀏覽文件，檔案管理人員只能以特定的分類方法對文件進行整理，耗費大量時間和精力。引入人工智能后，檔案管理人員能根據時間、屬性和名稱等關鍵詞，以智能檢索的方式對檔案信息實現內容快速檢索，根據文件的內容和特征，自動地將文件進行分類，全面地管理檔案，減少人為主觀因素對檔案分類的影響，降低錯誤率，節省大量時間。

（二）保證檔案資料安全

電子檔案簡化了檔案管理工作，但也帶來一系列安全性問題，檔案管理工作涉及大量敏感信息，如個人身份信息、公司財務數據等，如果泄露，將會對個人和企業造成嚴重的影響。人工智能可有效保證檔案資料安全，確定權限等級，為從業人員提供安全操作權限，只有授權人員才能訪問檔案內容，充分保障檔案的隱私。同時，傳統的入侵檢測主要依靠專業人員手工進行，存在漏檢和誤報問題。人工智能能分析大量的數據，建立準確的入侵檢測模型，識別各種潛在威脅并及時預警，比如借助防火墻程序，人工智能能將不良信息與危險因素攔截在外，防止惡意攻擊者獲取檔案數據或破壞檔案系統，使檔案數據安全得到保障。

（三）提高檔案管理工作效率

信息化時代，檔案內容越發復雜，且數據量更為龐大，傳統的管理方式已經難以滿足日益增長的檔案管理需求，因此人工智能被引入檔案管理領域中。

人工智能能提供快速準確的數據處理能力。在傳統的檔案管理中，檔案管理人員需花費大量的時間、精力去整理和分類大量的文件和數據，而借助于人工智能快速而準確的算法，可對大量數據進行自動化處理，提高數據處理效率。

人工智能可提供智能化的數據分析和挖掘功能。傳統的檔案管理只能實現簡單的數據分類和存儲，難以深入挖掘數據背后的價值[ 2 ]。人工智能尤其是機器學習和深度學習算法的應用，能發現隱藏在數據中的規律和趨勢，為管理者提供決策支持和戰略指導。此外，借助智能信息系統，既能將各環節的工作內容有序串聯起來，還能實現任務的自動派發、進度的實時監控和團隊的協同合作，進而提高管理效率。

（四）降低檔案管理成本

在檔案管理工作中引入人工智能，將代替大量人力資源，降低管理成本。傳統的檔案管理如檔案的整理、分類、存儲等多個環節，需要大量的人力支持。引入人工智能后，這些任務將會自動完成，無須人工干預，檔案管理部門只需在工作前期投入相關的技術及人員成本，便可充分發揮人工智能的優勢與先進性。檔案管理是煩瑣而復雜的過程，需對大量文件進行分類整理，人工智能運用自動識別和分類算法，能快速準確完成檔案管理任務，檔案管理部門無須過多擔心文件被錯誤歸類或丟失等問題。

此外，檔案管理需對文件進行長期維護，以保證其完整、可訪問，傳統的紙質檔案需要定期清潔、修復，既耗時耗力，還需額外投入維護設備和物資。而人工智能可實現電子檔案的智能化管理，免去紙質檔案的維護工作，無需額外的維護成本。

（五）輔助決策制定與戰略規劃

在檔案管理工作中，人工智能的應用正逐漸展現價值和潛力，以博物館為例，其作為擁有豐富文物檔案的機構，面臨如何運用這些檔案進行展覽策劃和宣傳的挑戰，人工智能的應用則為博物館提供了新的思路和方法。人工智能可基于對文物檔案的深度分析，發現受眾的興趣點和偏好，制訂出更具吸引力的展覽方案，如分析受眾的瀏覽歷史、收藏偏好、社交媒體上的評論內容與分享內容，幫助博物館精準掌握觀眾的需求，并在展覽策劃中滿足受眾的期待[ 3 ]。

除了展覽策劃，人工智能還能根據歷史數據和趨勢預測未來的觀眾需求，為博物館進行長期的展覽規劃和戰略決策提供重要參考，發現潛在的受眾群體、熱門的展覽主題及展覽的最佳時間安排，幫助博物館規劃未來的展覽計劃，提前做好準備，吸引更多受眾的關注和參與。

二、人工智能在檔案管理工作中的應用

（一）智能化分類與索引

在檔案管理領域，智能化分類正逐漸嶄露頭角，并為檔案工作帶來諸多便利和效率提升。智能化分類是指利用自然語言處理（NLP）和圖像識別等人工智能技術對檔案內容進行自動識別和分類，檔案管理人員只需上傳檔案文件，系統會自動識別文本和提取關鍵詞，將檔案自動歸類到相應類別中；運用圖像識別技術，即使以圖片或掃描件形式存在的檔案，也能被智能化分類系統所識別和分類。人工智能中的自然語言處理技術能夠精準識別檔案中的關鍵詞和短語，將檔案準確分類。智能化分類可為檔案的搜索和檢索提供便捷，經由智能化分類系統建立的標簽庫，能幫助使用者快速搜索所需的檔案[ 4 ]。舉例來說，如果需要查找某個公司的財務報告，只需輸入相關關鍵詞，系統就會自動呈現相關檔案，根據用戶的搜索歷史和偏好，提供個性化的推薦結果，提高搜索效率。

智能化索引的核心技術是自然語言處理和文本挖掘，自然語言處理技術可理解、分析人類語言，將其轉化為機器處理的形式；文本挖掘技術則從大量文本數據中提取潛在的有用信息。結合這兩種技術，智能化索引能自動識別檔案中的關鍵信息，并將其轉化為可用于檢索的索引詞或短語。相比傳統的人工編制索引，智能化索引具有以下優勢。

第一，傳統的檔案索引依賴人工的主觀判斷和經驗，容易出現漏編、錯編等問題；智能化索引則根據檔案內容自動生成索引，可消除人為因素帶來的偏差，提高檢索結果的準確性。

第二，由于人工智能技術的進步，智能化索引能持續學習、不斷優化，根據使用者的反饋和訪問記錄，調整、改進索引的生成方法。

（二）預測性的檔案管理

預測性檔案管理作為新的檔案管理理念，結合大數據分析和機器學習等前沿技術，深度挖掘和分析檔案數據，預測未來的檔案需求和發展趨勢。比如某檔案管理機構利用大數據分析技術，對歷史借閱記錄進行深入研究，發現某一類檔案在歷史借閱記錄中呈現出持續增長的趨勢，該機構考慮增加該類檔案的數量，并優化檔案存儲、檢索流程，提高用戶對檔案的訪問效率。除了借閱量的預測，人工智能還能幫助該檔案管理機構發現檔案之間的隱藏關聯，發現不同檔案之間的相關性，為研究者和學者提供更多有價值的信息，用于開展跨領域的研究，推動知識領域的發展。機器學習模型是指自動學習數據中的模式和規律，生成預測結果的工具，如檔案管理機構運用機器學習模型對歷史借閱記錄進行訓練，使其預測未來某類檔案的借閱量，為檔案管理機構提供前瞻性的建議。一旦訓練完成，機器學習模型將根據新的輸入數據生成預測結果，如當檔案管理機構需預測未來某個時間段內某類檔案的借閱量時，只需提供相應的輸入數據給機器學習模型，就能生成相應的預測結果。

（三）檔案整理與修復的自動化

傳統的檔案整理工作依賴于人工操作，需要修復師傅具備豐富的經驗和技巧，可即便是經驗豐富的修復師傅，也難以保證每次修復都能達到理想效果，因此引入人工智能實現檔案的自動化整理與修復成為重要策略，自動化檔案整理可減少人工干預，顯著提高整理效率，規避因人為操作不當導致的檔案分類錯誤或損壞。人工智能具有超強的圖像識別和文字分析能力，在整理檔案時能準確判斷檔案的屬性，并基于固定的算法和規則進行處理，保證檔案完整、一致[ 5 ]。

過去，檔案修復需要專業的修復師傅進行手工修復，耗時耗力且難以保證效果。引入圖像識別、機器學習等人工智能技術，可對受損檔案進行自動分析和修復，恢復其原始面貌。對于因保存時間較長而出現的字跡模糊、紙張破損的檔案，人工智能圖像識別技術能提取原始文字信息，并運用機器學習技術對文字進行自動識別和修復，準確還原模糊的文字內容，修復被損壞的紙張，使檔案的可讀性得到極大改善；對于因水浸、火災等災害導致的檔案損壞，人工智能同樣能發揮作用，如在檔案被水浸后，可運用人工智能圖像處理技術將多個受損的圖像進行拼接，使整個檔案的內容完整可見；對于因火災導致的檔案損壞，人工智能可分析燒毀的區域，并結合機器學習技術恢復被損壞的部分。這樣既能提高修復效率，降低人力成本，也能保證修復結果的準確性。

（四）智能輔助決策的制定

在智能輔助決策中，數據挖掘扮演重要的角色，可對檔案數據實施深度挖掘和分析。人工智能可發現隱藏在數據中的潛在問題和機會，如通過對借閱數據的分析，發現哪些檔案借閱量較高，哪些檔案長時間未被利用，幫助檔案管理人員找出優化檔案管理流程和提高檔案利用率的潛在空間。在具體工作中，可實施數據預處理，清洗和整理檔案數據，消除噪聲和冗余信息，應用聚類分析、關聯規則挖掘、分類與預測等數據挖掘算法。其中聚類分析是指將相似對象歸到同一類別，以此找出借閱行為相似的用戶群體，為其提供個性化的檔案服務；關聯規則挖掘可發現不同檔案之間的關聯關系，如某些檔案常被同時借閱，便可根據這些關聯關系優化檔案的存放位置；分類與預測則根據已有的檔案數據，建立預測模型，預測未來的檔案利用情況，為組織提供決策參考，幫助其發現潛在問題和市場機遇。

預測分析技術在檔案管理中有著廣泛的市場價值，可幫助檔案管理人員規劃檔案存儲空間，基于對歷史數據的分析和挖掘，人工智能能預測未來一段時間內不同類型檔案的需求量，為存儲空間的規劃提供參考，如某一類檔案的需求量在某個特定時期會有較大的增長，人工智能能提前預警，建議決策者增加相應的存儲空間。通過對用戶行為數據的分析，人工智能能掌握用戶的偏好，預測用戶未來的借閱情況，如根據用戶的歷史借閱記錄和搜索關鍵詞，推斷出用戶在未來感興趣的檔案類型，并在適當的時候進行推薦；基于對歷史數據的分析，人工智能可預測出某些檔案存在被篡改或遺失的風險，并及時通知決策者采取相應措施。

在檔案管理中，可視化技術以圖形化的展示方式，將大量的檔案數據清晰展示給決策者，決策者可靈活選擇不同的數據維度和指標進行查看和比較，了解檔案數據之間的關聯性和趨勢變化。如在企業檔案管理中，可視化技術能幫助檔案管理人員掌握不同部門的文件存儲情況，以及每個部門檔案的增長趨勢，調整檔案管理策略；在政府檔案管理中，決策者可利用可視化技術對各個部門的檔案數據進行比較，及時發現檔案丟失、遺漏或過期等問題，并采取相應措施進行處理。

三、結語

人工智能在檔案管理工作中的應用能降低檔案管理工作錯誤率、保證檔案資料安全、提高管理效率、降低管理成本、輔助決策的制定與戰略的規劃，并實現智能化分類與索引、預測性的檔案管理、檔案整理與修復的自動化，以及智能輔助決策制定，使檔案管理工作得以高效、精確開展。相信在未來，隨著技術的不斷進步，人工智能將持續發揮重要作用，提高檔案管理的質量和效率，為各組織創造更多價值。

參考文獻：

[1]湯津行.人工智能在檔案管理工作中的應用研究[J].辦公室業務，2022（06）：171-172.

[2]寧輝.人工智能在檔案管理工作中的應用研究[J].中國寬帶，2022（11）：85-87.

[3]謝英姿.人工智能技術在檔案管理工作中的應用研究[J].科技尚品，2023（02）：97-99.

[4]潘春梅.人工智能技術在檔案工作管理優化中的應用研究[J].內江科技，2023（07）：29-30.

[5]周向東，王成.人工智能在檔案管理工作中的應用研究[J].產業與科技論壇，2023（09）：281-282.