檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化研究

摘要：本文分析了檔案管理基礎(chǔ)工作及檔案管理現(xiàn)代化的必要性，指出現(xiàn)階段檔案管理基礎(chǔ)工作、檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題，包括檔案管理缺乏流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，從業(yè)人員素養(yǎng)尚待提升，現(xiàn)代化技術(shù)和工具不足等，提出對應(yīng)的解決策略，希望為檔案管理提質(zhì)增效作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代化建設(shè)；檔案工作

隨著時(shí)代發(fā)展，檔案內(nèi)容越來越豐富。因此，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平，可以使檔案管理成為單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的保障，提高單位的競爭力。其中，建立現(xiàn)代化制度、融入現(xiàn)代化技術(shù)、提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)是三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

一、檔案管理的基礎(chǔ)工作及檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作及現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容

第一，檔案管理的基礎(chǔ)工作。主要包括檔案收集、篩選、分類、立卷、調(diào)檔、檔案借出和歸檔、檔案更新和銷毀、檔案利用等具體內(nèi)容。檔案管理的基礎(chǔ)工作和單位業(yè)務(wù)是同步的，是貫穿單位各類業(yè)務(wù)始終的。

第二，檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容包括理念現(xiàn)代化、制度現(xiàn)代化、技術(shù)現(xiàn)代化、管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，提升檔案管理水平是單位業(yè)務(wù)可持續(xù)開展的重要保障。

（二）做好檔案管理基礎(chǔ)工作及現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

第一，為單位現(xiàn)有工作提供參考。檔案管理是單位日常工作的重要內(nèi)容，其形式多種多樣，能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。[1]任何單位的人力資源管理、經(jīng)濟(jì)管理、技術(shù)管理、資產(chǎn)管理都離不開相關(guān)檔案提供參考。只有做好檔案管理的基礎(chǔ)工作、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能保證為決策者提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)資料，使他們所做的決策科學(xué)化，避免決策失誤給單位造成損失。

第二，提高檔案管理效率。檔案現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理轉(zhuǎn)型的必然要求，是檔案管理工作得以創(chuàng)新、檔案管理水平得以提升的重要前提。[2]例如，當(dāng)有關(guān)部門需要某份檔案時(shí)，可以通過管理平臺(tái)直接調(diào)取相關(guān)數(shù)字檔案，避免傳統(tǒng)檔案管理從眾多檔案當(dāng)中篩選目標(biāo)檔案的時(shí)間成本，避免檔案篩選過程中出現(xiàn)的磨損和遺失。

第三，提高檔案的安全性。如今在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，各單位存在平臺(tái)上的很多檔案數(shù)據(jù)面臨黑客或者其他不法分子的攻擊、劫持和篡改。也有人利用現(xiàn)代信息技術(shù)篡改個(gè)人檔案，類似此類弄虛作假的行為不斷增加。一些大型國企的檔案甚至面臨境外競爭對手的惡意篡改。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化可以提高平臺(tái)安全水平，降低檔案被篡改、劫持風(fēng)險(xiǎn)。

第四，提高檔案利用率。通過檔案管理基礎(chǔ)工作以及檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，可以使檔案工作伴隨單位所有業(yè)務(wù)始終，但凡有需要檔案者，管理人員都可以隨時(shí)隨地提供，讓各類檔案得到高效利用，提升了檔案的管理價(jià)值。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化存在的問題分析

（一）檔案管理缺乏流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

流程化指的是將某項(xiàng)工作分解為不同環(huán)節(jié)，確保工作長遠(yuǎn)目標(biāo)得到有效分解，實(shí)現(xiàn)工作的全過程監(jiān)督和管理。標(biāo)準(zhǔn)化指的是，經(jīng)過上級(jí)主管部門與機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)，通過特定的方式公布具體要求，將其作為社會(huì)各界需要共同遵循的依據(jù)與準(zhǔn)則。[3]目前，在檔案管理基礎(chǔ)工作和檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，存在流程化不足、標(biāo)準(zhǔn)化缺失的問題。

第一，檔案收集、更新不及時(shí)。檔案管理當(dāng)中檔案收集不及時(shí)，會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失。在數(shù)字時(shí)代，檔案收集不及時(shí)，會(huì)導(dǎo)致有關(guān)資料、數(shù)據(jù)更新滯后，嚴(yán)重影響單位決策。

第二，檔案填寫不規(guī)范。檔案內(nèi)容不全、字跡不清晰、紙面不整潔，給后續(xù)檔案利用造成一定的不良影響。例如，人事檔案填寫不清晰，會(huì)導(dǎo)致后續(xù)人才選拔利用時(shí)，無法通過人事檔案深度考評(píng)。

第三，檔案內(nèi)部借調(diào)時(shí)，沒有經(jīng)過相關(guān)程序，檔案被隨意取走，而且歸還不及時(shí)，造成檔案的缺失，降低了檔案的價(jià)值。不僅如此，人事檔案被篡改、業(yè)務(wù)檔案弄虛作假等現(xiàn)象也屢屢出現(xiàn)。

第四，檔案安全管理不規(guī)范。主要是內(nèi)部管理缺乏相應(yīng)的制度約束，致使網(wǎng)絡(luò)拓?fù)洳煌暾⑵脚_(tái)有漏洞，無形中增加了檔案資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)。另外，檔案管理當(dāng)中沒有根據(jù)檔案材質(zhì)實(shí)行相應(yīng)的管理，影像資料存在于強(qiáng)磁環(huán)境下內(nèi)容出現(xiàn)缺失。

（二）檔案管理從業(yè)人員素養(yǎng)尚待提升

目前，很多單位的檔案管理人員并非專業(yè)出身，由將退休人員、老齡員工等負(fù)責(zé)，專業(yè)化水平不足，直接導(dǎo)致檔案管理低效化。如何有效提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，已經(jīng)成為提升檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量、提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平的關(guān)鍵。

（三）檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)和工具不足

目前，各單位檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)以及相應(yīng)的軟硬件和工具不足。例如，檔案文檔一體化系統(tǒng)、檔案室智能通風(fēng)以及調(diào)溫設(shè)備、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)等沒有充分地融入檔案管理基礎(chǔ)工作以及檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量不足，現(xiàn)代化建設(shè)不盡如人意。

三、做好檔案管理基礎(chǔ)工作與實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的路徑分析

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化

第一，建立健全制度體系。檔案管理必須要以檔案管理責(zé)任制、檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理監(jiān)督制度、檔案管理人員培訓(xùn)制度、檔案管理人員激勵(lì)制度等為基礎(chǔ)，并通過人力資源通力合作認(rèn)真落實(shí)培訓(xùn)制度，要讓檔案管理有關(guān)的文化深入人心，讓檔案管理人員形成制度意識(shí)。這是保證檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本前提。

第二，明確檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容，并按照基礎(chǔ)工作前后順序?qū)印⑹崂砭唧w的流程，針對每個(gè)環(huán)節(jié)形成相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理基礎(chǔ)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)國家檔案局有關(guān)文件，檔案管理的基礎(chǔ)工作包括檔案文件收集、篩選、分類、立卷、歸檔、維護(hù)、更新、利用，以及檔案的調(diào)出、調(diào)入。在明確檔案管理基礎(chǔ)工作流程的前提下，需要建立健全嚴(yán)格的檔案管理工作機(jī)制，要通過標(biāo)準(zhǔn)化管理保證檔案資源的有效性，要保證相關(guān)責(zé)任的充分落實(shí)。[4]在明確檔案管理基礎(chǔ)工作、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)范、流程、標(biāo)準(zhǔn)的過程中，主要以國家檔案局發(fā)布的有關(guān)文件為依據(jù)，積極執(zhí)行其中的有關(guān)規(guī)定。

首先，及時(shí)收集檔案資料，保證相關(guān)資料、數(shù)據(jù)等及時(shí)歸集。以單位相關(guān)要求為依據(jù)，以單位有關(guān)業(yè)務(wù)為維度，對人事、業(yè)務(wù)、行政管理、技術(shù)等方面的檔案資料實(shí)行動(dòng)態(tài)收集，要保證有關(guān)資料、數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)性。為了達(dá)成這一目的，在檔案資料收集中可以執(zhí)行集中式和分布式兩種管理方案。集中式管理當(dāng)中，檔案管理人員對接各部門定期收取檔案資料以及相關(guān)文件，將檔案集中到檔案室統(tǒng)一管理。分布式管理則是在每個(gè)部門選出一名人員負(fù)責(zé)檔案管理，保證檔案及時(shí)歸集，并將其放入部門檔案室加強(qiáng)管理。二者各有利弊，需要結(jié)合各單位實(shí)際情況加以選擇。若是屬于集團(tuán)式企業(yè)，或者具有上下隸屬關(guān)系的事業(yè)型單位，選擇分布式管理較為合適，反之，選擇集中式管理。

其次，檔案填寫要規(guī)范。單位人事檔案、行政檔案、業(yè)務(wù)檔案等檔案管理中，很大一部分檔案資料需要人工手填。因此，需要以國家檔案局相關(guān)規(guī)定為標(biāo)準(zhǔn)，要求填寫者必須字跡工整清晰，紙面清潔，還需要完整填寫有關(guān)內(nèi)容，避免漏項(xiàng)和錯(cuò)項(xiàng)。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員需要對填寫的內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)核對和檢查，確認(rèn)無誤才能投入使用以及入檔。

再次，檔案調(diào)出、調(diào)入、借調(diào)、歸檔需要遵循規(guī)章制度。檔案管理人員在檔案調(diào)出時(shí)，需要認(rèn)真審核檔案，在遵循相關(guān)規(guī)定的前提下，將檔案系統(tǒng)轉(zhuǎn)出，減少無頭檔案、無效檔案的發(fā)生率。調(diào)入檔案時(shí)需要一次性將相關(guān)要求說明等一次性辦結(jié)，避免辦事者跑冤枉路。內(nèi)外部人員借檔時(shí)，認(rèn)真落實(shí)檔案室閱讀有關(guān)規(guī)定，根據(jù)檔案的種類以及秘密程度實(shí)施檔案室閱讀、取走借閱等規(guī)定，同時(shí)聲明閱讀和使用檔案時(shí)，不允許損毀、弄臟檔案，更不可篡改檔案。為了提高檔案借閱管理質(zhì)量，避免檔案被人為篡改，對檔案室進(jìn)行全過程監(jiān)控。

最后，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。主要抓住檔案保管的安全管理、檔案數(shù)字化平臺(tái)安全管理、檔案數(shù)字技術(shù)安全管理三個(gè)方面。要求檔案保管過程中定期檢查檔案，避免檔案老化、腐蝕、遺失，并根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，動(dòng)態(tài)補(bǔ)充、補(bǔ)錄、銷毀檔案。補(bǔ)充、補(bǔ)錄的檔案必須要寫明日期、事項(xiàng)、補(bǔ)充補(bǔ)錄的具體內(nèi)容，并將其放入相應(yīng)的檔案，保證檔案的完整性。銷毀檔案需要執(zhí)行多層級(jí)審批，需要建立銷毀檔案清單，由單位領(lǐng)導(dǎo)人、檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案管理人員三級(jí)審核，確認(rèn)無誤后由兩人以上共同銷毀。在檔案管理技術(shù)、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，要與專業(yè)人員聯(lián)合，對檔案數(shù)字技術(shù)、檔案室以及檔案系統(tǒng)的完整性、有效性進(jìn)行驗(yàn)收，避免系統(tǒng)存在漏洞的問題。在檔案日常管理中，要做到檔案的分類保管，將紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案分別存放，后者有效空間內(nèi)不得存在強(qiáng)磁場干擾。

（二）多措并舉提升檔案管理人員的素養(yǎng)

第一，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍年輕化。單位需要積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，要實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍年輕化。為了從源頭上提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，在聘用人才之前，要形成較為系統(tǒng)的崗位勝任力標(biāo)準(zhǔn)，將職業(yè)精神、專業(yè)技術(shù)、基礎(chǔ)能力等細(xì)化出具體的標(biāo)準(zhǔn)，之后以勝任力標(biāo)準(zhǔn)模型篩選人才。

第二，積極落實(shí)檔案管理制度。通過培訓(xùn)工作落實(shí)相關(guān)制度，結(jié)合檔案管理工作實(shí)務(wù)開展動(dòng)態(tài)考核，對績優(yōu)者實(shí)施激勵(lì)，對績效較差者進(jìn)行懲罰，以獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的手段提升檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。在培訓(xùn)過程中，要求檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)流程，精通單位內(nèi)部各類業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容，掌握檔案資料收集的關(guān)鍵點(diǎn)。為了達(dá)成這一目的，可以采取視頻培訓(xùn)法，或者引入AR技術(shù)，將檔案文件以及這些文件產(chǎn)生的過程形象化、具象化，讓有關(guān)人員在高度真實(shí)的環(huán)境下學(xué)習(xí)檔案管理，做到檔案收集、篩選、分類、立卷、歸檔、利用的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。[5]

第三，增強(qiáng)檔案管理人員安全意識(shí)。通過日常宣傳、專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的安全意識(shí)，結(jié)合日常工作嚴(yán)格巡查，保證檔案管理流程、檔案平臺(tái)管理、檔案現(xiàn)代化建設(shè)的安全性。對于比較重要的單位或者機(jī)構(gòu)，有必要組織檔案管理人員對檔案數(shù)字化系統(tǒng)以及有關(guān)軟硬件進(jìn)行測試，不斷排除不安全因素。

第四，樹立檔案管理人員服務(wù)意識(shí)。要求檔案管理人員要保持良好的服務(wù)態(tài)度，將檔案管理部門作為單位文明窗口，展示單位人文精神、服務(wù)意識(shí)。為了確保檔案管理人員樹立服務(wù)意識(shí)，單位可設(shè)定意見箱，或者引導(dǎo)使用者通過數(shù)字平臺(tái)反饋意見。單位人力資源管理當(dāng)中，可將客戶、內(nèi)部其他部門評(píng)價(jià)作為考核指標(biāo)，以此確保檔案管理人員重視服務(wù)。

（三）構(gòu)建檔案現(xiàn)代化管理體系

第一，建立健全檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)劃機(jī)制。單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須要以本單位發(fā)展規(guī)劃為參考，要保證檔案管理現(xiàn)代化和單位各類業(yè)務(wù)發(fā)展匹配，避免建設(shè)不足和過度建設(shè)問題。因此，單位發(fā)展規(guī)劃制定過程中，檔案管理部門要參與其中，明確單位整體規(guī)劃，并結(jié)合檔案管理需求，形成科學(xué)合理的檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)方案。單位領(lǐng)導(dǎo)人也要高度重視檔案管理工作，給予該項(xiàng)工作政策支持、資源支持，這是保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)與單位發(fā)展規(guī)劃匹配的關(guān)鍵點(diǎn)。

第二，做好預(yù)算確保經(jīng)費(fèi)的合理使用。目前，很多單位檔案管理都引入 “數(shù)字檔案館”管理軟件，該軟件以計(jì)算機(jī)語言為主，形成功能齊全的管理系統(tǒng)，具有運(yùn)行速度快、體積小、兼容性好等優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)，該軟件可以自行調(diào)整程序代碼，使軟件更加貼合單位檔案管理的實(shí)際情況。[6]但是，該類軟件造價(jià)較高，需要單位檔案管理部門綜合考慮做好預(yù)算，在單位可以承受的情況下引入系統(tǒng)。

第三，提升建設(shè)質(zhì)量監(jiān)理工作的水平。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中會(huì)引入各類技術(shù)，包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、智能防災(zāi)系統(tǒng)等。為了提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)質(zhì)量，需要由專業(yè)人員全過程監(jiān)理，務(wù)必保證軟硬件的質(zhì)量和安全。

四、結(jié)束語

檔案管理部門在認(rèn)真做好檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，需要積極開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，抓住制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、技術(shù)建設(shè)三個(gè)維度，努力推進(jìn)該項(xiàng)工作。其中人才培養(yǎng)至關(guān)重要，樹立人才安全意識(shí)、信息意識(shí)、制度意識(shí)，可以保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，為單位決策等行為提供指導(dǎo)。

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