如何對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范

陳桂秋

摘 要：為了保證檔案管理工作發(fā)展能符合社會(huì)需要，檔案管理人員應(yīng)能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要管理重點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理，全面促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。本文就檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；規(guī)范化

在長(zhǎng)時(shí)間檔案積累之后，各個(gè)單位或者企業(yè)都積累了大量的檔案文件，這些檔案信息中一般都含有大量寶貴信息，需要檔案管理方面的工作人員能進(jìn)一步規(guī)范管理工作，保證檔案中的信息能被充分的運(yùn)用到實(shí)際的發(fā)展建設(shè)，同時(shí)也能提升檔案管理方面的工作質(zhì)量。

1 檔案管理人員自身意識(shí)水平提升

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化，檔案管理相關(guān)工作也發(fā)生了很大的變化。其對(duì)應(yīng)的社會(huì)功能也逐漸的從政治領(lǐng)域進(jìn)入經(jīng)濟(jì)與科技領(lǐng)域的發(fā)展。檔案資源本就具備一定的時(shí)效性，在管理工作中不斷的提升總體管理規(guī)范化，能夠很好的呈現(xiàn)時(shí)效性各類需求。管理人員也應(yīng)該本著嚴(yán)肅的態(tài)度，對(duì)相關(guān)的工作程序及體制不斷的健全，并合理的引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化的制定理念。檔案管理工作早期的歸整及收集，對(duì)應(yīng)部門應(yīng)該對(duì)自身的各種資料展開規(guī)范化的處理，并進(jìn)行合理的匯總。檔案管理人員應(yīng)對(duì)不相同的資料實(shí)行分類歸檔，再嚴(yán)格的依據(jù)規(guī)范化步驟對(duì)其進(jìn)行著名。檔案管理人員還應(yīng)該合理的結(jié)合自身的各類需求及檔案管理的趨向，編制規(guī)范化的管理體制。檔案管理體制應(yīng)對(duì)相關(guān)的檔案管理程序以及不同環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化說(shuō)明，再對(duì)不同的人員對(duì)應(yīng)職責(zé)及工作的內(nèi)容進(jìn)行劃分，有效的落實(shí)不同崗位職責(zé)。

2 強(qiáng)化檔案收集以及歸檔工作質(zhì)量

檔案對(duì)于每個(gè)企業(yè)的重要性都有所不同，而這也更能展現(xiàn)出檔案信息的重要性，在開展檔案信息管理工作的時(shí)候要能區(qū)分不同檔案的重要性，從而更加科學(xué)的完成檔案信息管理工作。

2.1 完善檔案收集管理體系

現(xiàn)代各種檔案信息不僅數(shù)量眾多，并且和過(guò)去相比在時(shí)效性方面也有所增強(qiáng)，如果在檔案信息收集方面出現(xiàn)問題，那么就會(huì)影響到整個(gè)檔案管理體系的質(zhì)量。在一些單位或者是企業(yè)中雖然已經(jīng)有檔案收集管理部門，但由于檔案收集部門管理制度或者是組織架構(gòu)的影響，導(dǎo)致檔案信息在時(shí)效性等方面存在問題，影響了檔案管理工作發(fā)展，需要檔案管理部門能根據(jù)管理工作需要，完善檔案管理體系，將檔案信息收集、檔案信息整理、檔案信息儲(chǔ)藏形成一個(gè)完整的體系。

2.2 確保檔案收集的齊全

檔案的收集是指檔案管理人員按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，通過(guò)接收和征集的方式將本單位內(nèi)部各個(gè)部門、個(gè)人及分散在社會(huì)上的檔案收集到本單位，藏入綜合檔案的過(guò)程。在具體檔案收集工作上，檔案的收集是建立在歸檔制度上，通過(guò)規(guī)定明確歸檔范圍、歸檔要求和歸檔時(shí)間，保證檔案收集工作的順利開展。文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動(dòng)上門收集。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門將所形成的文件材料收集歸檔，對(duì)大量分散的檔案材料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)。

3 積極優(yōu)化檔案管理工作

現(xiàn)階段人們對(duì)于檔案信息管理方面的要求較高，過(guò)去人工類型的檔案信息管理技術(shù)已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，需要管人員能將各種現(xiàn)代檔案管理理念以及管理技術(shù)融入到檔案管理中，提升檔案管理的質(zhì)量。

3.1 運(yùn)用新型電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理

過(guò)去人工檔案管理方式在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，無(wú)論是檔案收集還是檔案信息的匯編入庫(kù)都需要依靠工作人員完成，這不僅影響了檔案管理工作的效率，同時(shí)增加檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率，人工類型的檔案管理方式在目前一些地區(qū)中人在使用，這無(wú)疑會(huì)影響檔案管理工作規(guī)范化的發(fā)展。為了保證檔案信息管理能在規(guī)范化方面有長(zhǎng)足發(fā)展，需要管理人員能將新型的電子信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，全面的強(qiáng)化管理工作質(zhì)量。

通過(guò)將電子信息技術(shù)融入到現(xiàn)代檔案信息管理中，就能在檔案信息錄入的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)電子化，大大的提升檔案信息錄入的效率并降低可能出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率。其次，現(xiàn)代化的檔案信息管理還能對(duì)信息查詢起到優(yōu)化效果，在查詢的時(shí)候只需要將關(guān)鍵詞輸入到設(shè)備中就能立即找到相應(yīng)的信息，不必再逐一的查詢檔案信息，這樣就為檔案查詢?nèi)藛T提供了便利條件。

3.2 做好各種類型檔案的管理

現(xiàn)代化電子信息技術(shù)對(duì)檔案信息管理發(fā)展起到了革命性的意義，讓檔案信息實(shí)現(xiàn)了電子化的轉(zhuǎn)變，這是檔案信息的查詢、儲(chǔ)藏、管理等多方面都起到關(guān)鍵性的促進(jìn)作用，但也有一些紙質(zhì)類型的文件有著不可取代的價(jià)值，比如珍貴的歷史文獻(xiàn)、帶有特殊標(biāo)記或者是有特殊要求的紙質(zhì)檔案信息，因此在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的時(shí)候要能認(rèn)識(shí)不同類型檔案信息的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理方案。尤其是對(duì)于紙質(zhì)類型檔案信息的管理，要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作，避免紙質(zhì)類型檔案信息出現(xiàn)褪色、變酶等情況，保證檔案管理工作有良好基礎(chǔ)。

4 強(qiáng)化檔案信息管理方面工作人員綜合素質(zhì)

在開展檔案信息管理的時(shí)候管理人員的綜合素質(zhì)決定了管理工作的質(zhì)量，為了能更有效的保證檔案信息管理質(zhì)量，也就需要能強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)，這在管理工作融入了現(xiàn)代電子信息技術(shù)的情況下顯得更為重要。

根據(jù)需要開展培訓(xùn)課程：目前檔案信息管理工作發(fā)展較快，出現(xiàn)了大量的新型技術(shù)以及新型設(shè)，一些檔案管理人員因?qū)ο鄳?yīng)技術(shù)的了解以及掌握水平不足，導(dǎo)致工作受到了影響，因此需要管理人員能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要開展相應(yīng)的培訓(xùn)課程。在開展培訓(xùn)活動(dòng)的過(guò)程中，主辦方要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，最好可以進(jìn)行分層次培訓(xùn)。可以給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)課程使之了解認(rèn)識(shí)檔案管理工作領(lǐng)域的前言現(xiàn)狀，幫助其充實(shí)自身檔案學(xué)新理論、新方法，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)大學(xué)教育中不足的補(bǔ)充。

結(jié)束語(yǔ)

在新形勢(shì)下，檔案管理工作的規(guī)范化和高效開展，其最先就是需要促進(jìn)檔案管理相關(guān)工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，這也是檔案管理時(shí)效性的基礎(chǔ)提升。并且，要促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，有效的提升的檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)，這樣不僅僅是可以合理提升檔案管理的質(zhì)量以及管理水平，更能夠有效的落實(shí)檔案管理的規(guī)范化及高效化。同時(shí)，還應(yīng)該健全并創(chuàng)新檔案開放工作，檔案資料是非常重要的社會(huì)資源，新形勢(shì)下檔案管理應(yīng)該不斷的提升對(duì)應(yīng)資料的開放化，這也能夠有效的推進(jìn)檔案資料更好的發(fā)揮其社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]王述寅，張良.淺談如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].中國(guó)管理信息化，2014，（12）.

[2]張錦繡.關(guān)于做好新形勢(shì)下檔案管理工作的思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013，（5）.

[3]劉影.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營(yíng)科技，2014，（3）.endprint