供應鏈數字化管理下采購流程優化與效率提升研究

摘要：數字化轉型是當前企業供應鏈管理發展的主流趨勢，其有助于提高訂單與物流處理效率、規避庫存風險、控制整體采購及相關成本。采購供應鏈管理作為供應鏈管理的重要組成部分，理應同步開展數字化轉型。對此，本文以有效達成數字化轉型目標、充分利用數字化管理資源和條件為導向，提出采用數字化管理技術優化供應商評估和分類管理模式、采購計劃管理流程、尋源與配套物流倉管流程的策略，在此基礎上，探討通過組織結構優化、標準化數字資源建設、審批流程優化等進一步提升采購效率的策略，以期為各類企業開展采購供應鏈管理改革工作提供參考。

關鍵詞：采購供應鏈管理；供應鏈數字化

引言

《“十四五”數字經濟發展規劃》[1]中強調，應把握數字化這一產業變革機遇，利用數字化技術的發展促進全要素生產率提升，提示了數字化轉型是當前我國企業各領域轉型升級、優化發展的必要途徑。采購管理作為供應鏈管理的一個重要環節，也應同步推進數字化轉型，但目前部分企業采購部門更傾向于直接利用初步成形的供應鏈數字化管理系統及系統中的信息資源，對基于數字化工作條件的管理流程和制度改造不到位，不利于充分發揮供應鏈數字化管理的獨特優勢。

1. 供應鏈數字化管理對企業采購管理的影響

供應鏈數字化管理的核心是基于數字化技術，實現對供應鏈中節點信息、物資流通過程信息的數字化記錄和加工處理，應用數字化管理技術會改變供應鏈管理中的信息記錄與傳遞、信息利用方式，有利于促進內部管理創新和供應商協同創新，降低采購過程中獲取信息和與供應商溝通的成本，進而促進全生產要素生產率提升[2]。同時，為適應新技術條件、發揮新工具優勢，企業須進一步對具體的管理流程和制度進行調整，充分發揮新型數字化管理的高時效性、決策智能化等優勢?？梢?，供應鏈數字化管理轉型過程中，采購管理的調整任務不應局限在開拓新的信息源獲取途徑并且輔助原采購人員的執行類工作，而要更注重數字化管理帶來新環境和新工具，對采購管理流程和制度進行全面調整。一方面要提高采購管理的成本、效率標準；另一方面要對信息的實時加工與利用、采購過程跟蹤管理、采購決策分析流程或制度進行調整。

2.Gpi7W3szZAnw7bQf6Om5sQ== 供應鏈數字化管理下采購流程的優化策略

供應鏈數字化管理下，采購流程的優化本質上是要更充分地利用數字化管理優勢，其核心是通過新型數字化技術改造關鍵采購環節的管理流程，應將供應商管理、采購計劃管理、尋源管理等流程優化作為重點。

2.1 供應商管理流程優化

在傳統供應鏈管理模式下，企業與供應商間的合作關系相對固化，在采購工作中發現問題后，雙方協同解決和改進的效率往往較低。在供應鏈數字化管理模式下，采購部門需要轉變供應商管理觀念，將固定的供應合作關系轉變為半固定合作?；诖?，可將供應商管理流程細分為以下四個環節。

第一，通過數據化管理渠道定期采集并更新有意與己方合作的供應商信息，除基礎信息外，重點采集供應商注冊資質、質量管理能力、技術創新研發能力、管理改進能力、售后服務能力、現金流穩定性、商譽記錄等關鍵指標。

第二，利用數字化技術開展供應商評估，由此篩選出符合自身質量要求和風控標準的供應商。在此基礎上繪制供應商畫像并對其分類[3]，為今后基于采集數據做供應商初篩奠定良好基礎。

第三，基于數字化評估結果開展動態化供應商合作協議管理，打破以往穩定的長周期合作模式，轉變為靈活的短周期合作模式，基于評估結果與供應商簽訂合作協議，爭取為己方優先供給的機會。

第四，建立基于數字化互動平臺的供應商協同改進制度，將傳統的事后改進轉變為事前和事中改進。企業在制定計劃后到下發訂單前，可基于供應鏈數字化管理平臺與供應商溝通，及時反饋原料、設備供應標準和效率等的調整需求，方便供應商及時調整生產方案。在下達訂單到貨入庫前，利用供應鏈數字化管理平臺，實時跟進供應商生產進度與物流狀態，雙方共同監管執行情況，更及時地發現并解決采購問題。訂單完成后，可利用供應鏈數字化管理平臺及時評估問題，對今后雙方合作細節進行優化，由此提高雙方協同效能。

2.2 計劃階段的流程優化

在傳統供應鏈管理模式下，采購部門在確定需求、等待上級審批、微調入庫方案時的溝通任務較重，可能因此出現計劃效率偏低的問題，甚至因此影響正常生產建設任務的推進。在供應鏈數字化管理條件下，采購部門可以利用數字化管理平臺更高效地與各責任部門溝通，同時還能調整計劃工作的流程的順序，以規避不必要的溝通需求，從而提高創建采購計劃的效率。由此，可對采購計劃階段工作流程做三個方面的調整。

第一，將集采任務分配提至采購計劃提報之前，即各生產、建設部門在提交物料需求計劃的過程中，采購部門同步采集企業現有（自有和租賃的）倉儲空間及其他倉儲資源分布和使用情況的實時信息，在創建采購計劃的同時分配入庫方案。

第二，將計劃發起環節、集采任務分配環節的溝通流程進行簡化，減少線下溝通確認的強制性要求。一方面，基于供應鏈數字化管理平臺的溝通渠道開展高效溝通；另一方面，利用平臺中工業物聯網終端采集的信息，幫助采購部門識別未被關注的細節需求、倉庫空間問題，在采購計劃審批前盡量消除一切問題，減少反復修改采購計劃的情況，從而提高計劃效率。

第三，將計劃審批部分轉移至線上，利用供應鏈數字化管理平臺的數據接口，獲取來自業財融合管理系統、工業物聯網終端等共享的數據，直接獲取部分憑證資料，由計算機系統代替人工，完成此類資料的審批，從而進一步提高采購計劃審批效率，減少人工審批占用的時間。

2.3 尋源階段的流程優化

尋源是正式采購流程中的后半部分，在傳統供應鏈管理模式下，采購部門在每次尋源過程中都需要與所有參與其中的供應商溝通，以獲取對方的技術方案、商務方案和報價，尋源效率不理想。在供應鏈數字化管理條件下，一方面，采購部門可以利用數字化管理平臺與內部需求部門、專家庫成員進行高效溝通，準確獲取采購計劃中未涵蓋的采購細節和方案要求；另一方面，可以與供應商高效溝通，規避重復性溝通的同時，更及時地獲取建議，有利于提高尋源效率。在溝通時效性目標導向下，采購部門可以對尋源流程中的三個部分進行優化。

一是通過數字化管理平臺搭建采購部門、需求部門、專家庫成員實時溝通平臺，將原本按“技術方案—商務方案—價格方案”順序推進的流程改造為并行流程，即同時細化技術方案、商務方案和價格方案。

二是通過數字化管理平臺建立新的信息尋源響應流程，在采購部門開啟尋源工作后，直接將尋源信息發送至符合物料生產與供應能力、定價區間等標準的入庫供應商，通過數字化管理系統縮小尋源范圍[4]，使供應商提前做好響應準備。采購部門內部在分析和評估技術方案、商務方案、價格方案期間，供應商實時在線響應，由此提高雙方互動效率。

三是將尋源授標與采購訂單生產環節銜接起來，并全面轉至線上，由數字化管理系統自動生成訂單，并在采購部門審核確認后自動發送給中標備選供應商，從而大幅壓縮從開始尋源到簽訂采購合同期間的耗時。

3. 供應鏈數字化管理下進一步提升采購效率的策略

供應鏈數字化管理下采購效率進一步提升的關鍵是讓采購管理工作更充分地融入數字化管理體系中，即引入更為先進的數字化管理理念。因此，企業在完成采購流程優化后，還應基于數字化系統建設和運行需要，對采購管理部門的組織結構、采購管理所需的數據標準與結構、采購管理過程中無法被信息化系統完全替代的審批流程等進行優化。

3.1 組織結構優化

供應鏈數字化管理改革會改變采購管理的基本流程，進而影響采購部門內部的職能分配與業務標準。對此，采購部門應當積極優化組織結構，從而更好地適應新的管理流程和管理模式，破除傳統組織結構對并行任務執行效率、并行后集中采購的規模效應的制約問題?；谏鲜瞿繕耍谄髽I開展供應鏈數字化管理改革過程中，采購部門應同步開展以下三個方面的組織結構優化工作。

其一，根據調整后的采購流程調整部門內部崗位和職能配置。根據供應商管理、采購計劃制定與提報、尋源管理的流程變化，重點是將從分階段執行轉變為并行的部分崗位整合為工作小組。例如，將尋源階段技術方案、商務方案、價格方案評估崗位整合為尋源評估小組。

其二，對部分被數字化管理系統替代的工作崗位進行精簡，將相關工作人員調動到數據分析、決策等高層次崗位或其他職能崗位上。例如，將相應人員調動至供應商的集中評估與基于數字畫像的供應商分類管理等崗位上，將有限人力投入分析、決策和持續改進采購管理體系的創造性工作中。

其三，新建專業化的數據分析隊伍。這類工作隊伍主要負責對采購數字化管理中采集或生成的數據進行分析，挖掘供應商管理、采購計劃制定和尋源工作的特征或問題[5]，從而為采購部門決策工作提供支持，輔助提升采購效率、控制采購成本和風險。

3.2 數字標準與結構優化

供應鏈數字化管理系統是一個基礎性的數據媒介和計算機應用模塊載體，對于采購部門而言，其在改進采購流程后，需要提前做好數據標準化建設和結構化處理，減少系統差異導致的時效下降問題。針對此類問題，采購部門應當積極尋求企業信息技術部門的支持，在數字化系統層面上做好數據預加工。其中最為核心的優化任務有以下三點。

其一，推動數字標準化建設。需要采購部門與入庫供應商、企業內部與供應鏈管理其他部門進行溝通，協商并確定一套統一的數據標準，對于無法直接錄入使用的數據，由信息技術部門開發數據預處理模塊，實現數據標準化處理。

其二，推動數據結構建設。在供應鏈數字化管理系統內建立更完善的數據關系，做好標準數據庫中保存數據和大數據中挖掘出新結構化數據之間的關系處理，為基于大數據的采購工作問題分析、決策分析提供更有力的支持。

其三，在上述基礎上，企業還可視資金條件、信息技術部門能力、采購部門數據分析能力等狀況，選擇性地開發可視化的采購過程實時跟蹤模塊、動態和實時的智能化采購決策模塊，進一步提高采購過程管理質量。

3.3 審批流程優化

采購審批一般由財務部門、經營管理部門共同參與，而供應鏈數字化管理背景下的采購流程改造僅限于采購部門內部，繼續沿用原采購流程有可能限制采購管理效率提升效果。

針對此類問題，企業高層管理部門應針對供應鏈數字化管理條件和采購流程的實際變化來調整采購計劃的審批流程。主要針對采購管理中三類審批過程進行優化。

其一，簡化或取消供應商人工審批環節。由供應鏈數字化管理系統承擔數據采集和供應商準入標準審核工作，將原供應商人工審批工作簡化為供應商信息憑證審核工作。

其二，簡化采購計劃審批過程中的詢價審批環節。供應鏈數字化管理條件下入庫供應商店已提供一般的供應方案，其中包含了價格方案，后續采購尋源過程中可針對低于定價基準線的供應商進行篩選，可以在提高審批效率的同時保障成本控制效果。

其三，精簡訂單生成后的合同審批流程。供應鏈數字化管理條件下，尋源過程中已經完成了方案評估分析，可在這一環節由招投標、經營部門、財務部門提前各自審核技術方案、商務方案和價格方案，最終由采購部門審核訂單是否存在錯誤，使系統自動生成訂單的效率優勢得到最大化利用[6]，提高采購效率。

結語

供應鏈數字化管理下的采購管理改革，應以發揮數字化管理平臺和技術工具的優勢為導向，全面優化采購管理中的供應商管理、采購計劃管理、采購尋源管理流程，同時解決應用新流程時可能面臨的組織結構、數據標準、審批制度等障礙，以求最大限度地提高采購供應鏈數字化管理的綜合效率和質量。

參考文獻：

[1]國務院關于印發“十四五”數字經濟發展規劃的通知（國發〔2021〕29號）[A/OL].（2022-01-12）[2024-06-05].https：//www.gov.cn/zhengce/content/2022-01/12/content_5667817.htm.

[2]張哲，陶敬中，秦磊.供應鏈數字化管理對企業全要素生產率的影響[J].中國流通經濟，2024，38（4）：58-67.

[3]孫炳利，宋曉，龔光紅.基于供應商畫像與馬爾可夫蒙特卡羅仿真的供應商選擇[J].系統仿真學報，2021，33（11）：2720-2732.

[4]韋洋，曲建軍，朱立.采購平臺助力國有企業采購管理數字化轉型[J].招標采購管理，2024（2）：19-21.

[5]邵兵，匡賢明，王翚.制造業企業業務流程數字化與企業價值：基于動態能力的視角[J].技術經濟，2023，42（7）：109-125.

[6]張玲.數字化轉型下企業內部控制完善路徑探究——基于內部人控制視角[J].財會通訊，2023（20）：121-124，166.

作者簡介：盧文，碩士研究生，工程師，研究方向：采購供應鏈管理。