高校會計憑證管理系統(tǒng)設(shè)計

摘 要：會計憑證是會計檔案管理工作的重要組成，采用人工方式對紙質(zhì)會計憑證的轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行管理，因信息不共享，會造成難以查詢辦理進(jìn)度，不利于管理等問題。針對高校會計檔案管理的需求，文章基于Spring Boot技術(shù)設(shè)計和開發(fā)了一個高校會計憑證管理系統(tǒng)，對會計憑證的轉(zhuǎn)移過程以及后續(xù)利用進(jìn)行信息化管理。試運(yùn)行結(jié)果表明，此系統(tǒng)穩(wěn)定性良好，功能上能夠滿足財務(wù)部門對會計憑證管理的實際需要，實現(xiàn)會計憑證管理全過程管理，切實提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Spring Boot 會計憑證 管理系統(tǒng)

中圖分類號：F230" 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）08-066-02

一、引言

作為詳細(xì)記錄賬簿的重要依據(jù)，會計憑證的完整性和準(zhǔn)確性與財務(wù)核算之間有密切相關(guān)。不少高校存在會計憑證電子版與紙質(zhì)版并存的情形[1]，在轉(zhuǎn)移紙質(zhì)會計憑證以及后續(xù)的利用時采用人工方式，會計憑證的處理信息無法保存，信息無法共享，信息的利用效率低下。例如：各類會計憑證在預(yù)歸檔之前，需要在會計、出納、復(fù)核、會計檔案管理員等多位財務(wù)人員之間采用人工的方式逐級流轉(zhuǎn)，檢查憑證相關(guān)的發(fā)票、支撐材料、簽字信息等是否齊全。在多次流轉(zhuǎn)過程中，由于缺乏信息共享，財務(wù)人員并不清楚某一張憑證當(dāng)前由誰處理，也不清楚該憑證的處理結(jié)果，需要逐個詢問相關(guān)人員才能了解具體信息，溝通成本過高；各類會計材料在整理完畢，完成預(yù)歸檔之后，會因工作原因需要借出，由于采用人工的方式登記借閱信息，導(dǎo)致財務(wù)人員需要查閱借閱登記表才可能知道資料由誰持有，是否歸還；同時由于采用人工方式管理會計資料，導(dǎo)致無法對收集的會計資料信息進(jìn)行統(tǒng)計分析、再利用，不利于管理且工作效率低。

針對這個問題，本文采用Spring Boot[2]技術(shù)，設(shè)計實現(xiàn)一個會計憑證管理系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，財務(wù)人員登記移交會計憑證、記錄處理步驟，可查看會計憑證轉(zhuǎn)移的進(jìn)展，可查詢會計憑據(jù)的歷史記錄，按條件進(jìn)行分類，對會計憑證流轉(zhuǎn)進(jìn)行全過程管理，解決會計憑證管理痛點，助力高校財務(wù)信息化進(jìn)程。

二、系統(tǒng)設(shè)計

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計時，首先要根據(jù)高校財務(wù)需求，對流程和功能設(shè)計，確保系統(tǒng)功能能解決用戶實際問題；其次，為保障系統(tǒng)質(zhì)量、后續(xù)維護(hù)，系統(tǒng)應(yīng)采用分層及模塊化設(shè)計，降低各個功能模塊之間的耦合度；最后，系統(tǒng)還需要確保信息傳遞具有實時性，確保系統(tǒng)財務(wù)信息安全，按用戶權(quán)限、按實際使用需要獲取。

（一）總框架設(shè)計

系統(tǒng)總架構(gòu)根據(jù)需求與系統(tǒng)的復(fù)雜度，使用了三層結(jié)構(gòu)，即Web表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層[3]。

Web表現(xiàn)層：系統(tǒng)使用vue.js實現(xiàn)該層，運(yùn)行于瀏覽器端，負(fù)責(zé)接收用戶輸入，為用戶提供登錄、會計憑證展示、會計憑證轉(zhuǎn)移、會計憑證查詢、借閱、歸還等視圖，用于展示數(shù)據(jù)處理結(jié)果，并實現(xiàn)路由、權(quán)限、狀態(tài)保存等不可見功能，并將用戶各類操作數(shù)據(jù)傳送至業(yè)務(wù)邏輯層。

業(yè)務(wù)邏輯層：系統(tǒng)使用Spring Boot來實現(xiàn)該層，運(yùn)行于服務(wù)器端，以WebAPI的形式，提供用戶登錄、用戶鑒權(quán)、會計憑證管理、會計憑證轉(zhuǎn)移記錄、會計憑證借閱歸還以及借閱記錄等接口。該層通過接口接收Web表現(xiàn)層發(fā)送的請求數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)按業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行計算處理并將處理結(jié)果返回，與Web表現(xiàn)層之間使用HTTP協(xié)議及json格式來完成數(shù)據(jù)交換。

數(shù)據(jù)訪問層：系統(tǒng)使用MySQL存儲數(shù)據(jù)，采用MyBatis框架實現(xiàn)該層，它封裝了MySQL數(shù)據(jù)表的讀取、寫入、修改和查詢操作，為業(yè)務(wù)邏輯層提供用戶表、會計憑證表、會計憑證轉(zhuǎn)移記錄表、會計憑證借閱表等數(shù)據(jù)表格的訪問接口，由業(yè)務(wù)邏輯層調(diào)用。

（二）轉(zhuǎn)移流程設(shè)計

根據(jù)財務(wù)部門的實際工作情況，會計憑證轉(zhuǎn)移的次數(shù)存在不確定性，由上一處理環(huán)節(jié)的用戶指定接收用戶并傳遞憑證，下一處理環(huán)節(jié)的用戶接收、處理、傳遞憑據(jù)，如此反復(fù)，直到憑據(jù)預(yù)歸檔。

三、系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能設(shè)計是會計憑證管理系統(tǒng)的細(xì)化與實際應(yīng)用，通過對高校財務(wù)部門的深入調(diào)研，本系統(tǒng)根據(jù)需求設(shè)計開發(fā)的功能有登錄模塊、會計憑證傳遞管理模塊、會計憑證查詢模塊、會計憑證借閱模塊、會計憑證歸還模塊、用戶管理功能模塊。

（一）登錄模塊

會計憑證系統(tǒng)使用登錄模塊，驗證用戶的身份，并根據(jù)其角色授予相應(yīng)的訪問和操作權(quán)限。當(dāng)用戶非法訪問或會話過期時，系統(tǒng)能將用戶頁面重定向為登錄模塊。這種機(jī)制確保了會計憑證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，防止了潛在的安全風(fēng)險。

（二）會計憑證傳遞管理模塊

會計憑證記錄的完整性、準(zhǔn)確性、實時性，對正確反映單位各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有重要的作用。由此憑證傳遞管理模塊是系統(tǒng)的關(guān)鍵模塊，需要保障會計憑證信息在傳遞過程中的完整性、準(zhǔn)確性、實時性，這一模塊的數(shù)據(jù)質(zhì)量直接影響到后面各種數(shù)據(jù)的可靠程度。

憑證傳遞管理模塊有著多個功能，包括憑證查詢、憑證添加、憑證搜索、憑證分類、憑證數(shù)據(jù)記錄等功能。憑證查詢可以對上一個用戶提交的會計憑證進(jìn)行編號、內(nèi)容、是否符合要求等進(jìn)行查詢；憑證添加是創(chuàng)建或查找出所需的憑證后將此憑證傳遞添加給指定的下一個處理人；憑證搜索可以使用憑證號、日期、所處狀態(tài)進(jìn)行憑證搜索；憑證在系統(tǒng)中會按照憑證創(chuàng)建的時間或當(dāng)前狀態(tài)進(jìn)行分類；憑證數(shù)據(jù)會記錄與數(shù)據(jù)庫之中，而且用戶對于憑證的處理過程也會記錄于傳遞日志之中。

在此模塊可以對憑證進(jìn)行審核、查詢、傳遞。這個模塊之中財務(wù)人員可對上級用戶及其上傳憑證進(jìn)行審核、查詢，還會將這過程中的各種操作記錄到日志中，然后審核結(jié)束還需要傳遞至下一級的處理人，增加更高的容錯率。該模塊根據(jù)業(yè)務(wù)流程制定標(biāo)準(zhǔn)模板，實現(xiàn)系統(tǒng)控制，如對重復(fù)錄入給出出錯提示并進(jìn)行系統(tǒng)控制，有效保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（三）會計憑證傳遞記錄查詢模塊

為了解決人工管理模式中會計憑證傳遞信息無法共享的問題，系統(tǒng)提供了相關(guān)傳遞記錄查詢模塊。通過該模塊，財務(wù)人員輸入單個會計憑證號，即可查詢出該憑證的全部轉(zhuǎn)移信息，包括發(fā)起人、發(fā)起時間，每一步驟的經(jīng)辦人、經(jīng)辦時間，當(dāng)前經(jīng)辦人、當(dāng)前經(jīng)辦時間以及會計憑證完備性狀態(tài)、是否預(yù)歸檔等。

（四）會計憑證借閱模塊

會計憑證在交由財務(wù)部門的檔案管理人員歸檔且裝訂成冊之前，有時候因工作需要，必須將會計憑證借出。此時，借閱人員須辦理借閱手續(xù)，登記相關(guān)信息。為確保會計憑證的安全、便捷管理，系統(tǒng)提供會計憑證借閱模塊，旨在通過信息化手段，優(yōu)化憑證借閱流程，提高管理效率，并加強(qiáng)憑證的安全性。該模塊主要設(shè)計了申請借閱及審批授權(quán)流程：借閱申請、審核確認(rèn)、取件確認(rèn)。

1.借閱申請：用戶通過系統(tǒng)，選擇多個在庫會計憑證，生成借閱申請單。借閱申請單包含借閱人、申請時間、會計憑證信息清單、預(yù)計歸還時間、借閱事由、附件等信息。用戶提交后，自動生成借閱單號，并轉(zhuǎn)由審核人員處理。

2.審核確認(rèn)：系統(tǒng)收到借閱申請后，自動觸發(fā)借閱審核流程。審核人員會核實申請信息是否符合實際，如有需要，審核人員退回申請，要求用戶補(bǔ)充相關(guān)信息或提供證明文件。

3.取件確認(rèn)：審核通過后，用戶在取件時，核查借閱申請單信息與實物是否一致。若一致需在系統(tǒng)中執(zhí)行“完成取件”功能，方能拿走會計憑證實物。

（五）會計憑證歸還模塊

為確保憑證的完整性和可追溯性，系統(tǒng)提供會計憑證歸還模塊。該模塊旨在提供一個高效、便捷的歸還流程，以便借閱人能夠準(zhǔn)確、及時地歸還借閱的會計憑證。

會計憑證歸還流程為：歸還申請、審核確認(rèn)、憑證檢查與整理、系統(tǒng)更新與記錄。

1.歸還申請：用戶在歸還會計憑證之前，需要通過系統(tǒng)提交歸還申請。申請中應(yīng)包含歸還的憑證號、歸還日期等信息，以便系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確追蹤和記錄。

2.審核確認(rèn)：系統(tǒng)收到歸還申請后，自動觸發(fā)歸還審核流程。審核人員會核實歸還申請中的信息，確保憑證編號和歸還日期等準(zhǔn)確無誤。

3.憑證檢查與整理：審核人員會對歸還的憑證進(jìn)行實物檢查。他們會核對憑證的完整性、是否損壞或缺失等情況，并對憑證進(jìn)行必要的整理。這一步驟確保了憑證在歸還后能夠保持良好的狀態(tài)，方便后續(xù)的管理和使用。

4.系統(tǒng)更新與記錄：一旦憑證檢查與整理完成，系統(tǒng)會自動更新憑證的狀態(tài)，將其從“已借閱”狀態(tài)更改為“已歸還”狀態(tài)。同時，系統(tǒng)還會生成詳細(xì)的歸還記錄，包括歸還人、歸還時間、憑證狀態(tài)等信息，以便后續(xù)查詢和審計。

通過以上業(yè)務(wù)流程設(shè)計與實現(xiàn)，確保了會計憑證歸還業(yè)務(wù)中會計憑證的完整性和可追溯性。

（六）預(yù)歸檔庫查詢模塊

為方便財務(wù)人員了解預(yù)歸檔庫中會計憑證的去向，系統(tǒng)提供預(yù)歸檔庫查詢模塊。通過該模塊，用戶可以查詢會計憑證是否在庫，或是否在借。若是已經(jīng)借出，則列出詳細(xì)的借閱信息，包括借閱單號、借閱人、借閱時間等。

（七）借還歷史模塊

為方便財務(wù)人員對會計憑證的借還歷史進(jìn)行追溯，系統(tǒng)提供借還歷史模塊。通過該模塊，管理員用戶可查詢到所有借閱申請、歸還申請記錄；普通財務(wù)人員則只能看到自己相關(guān)的借還歷史記錄。

（八）數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊

通過該模塊，財務(wù)人員可以按月按年統(tǒng)計會計憑證處理件數(shù)；按月按年統(tǒng)計每個人在會計憑證轉(zhuǎn)移過程中的經(jīng)辦次數(shù)；按月按年統(tǒng)計預(yù)歸檔庫中會計憑證的借出、歸還件數(shù)。統(tǒng)計信息提供表格、折線圖、柱形圖、餅圖等方式進(jìn)行展示。

（九）用戶管理功能模塊

系統(tǒng)提供用戶管理模塊包含賬戶的管理以及角色權(quán)限的管理。根據(jù)需求，系統(tǒng)角色分為三種，分別是財務(wù)人員、財務(wù)管理員、超級管理員。財務(wù)人員角色由一般財務(wù)人員進(jìn)行使用，用于日常的辦公，其擁有的功能包含會計憑證傳遞模塊、借閱模塊、歸還模塊、各類查詢模塊。財務(wù)管理員角色擁有的功能涵蓋財務(wù)人員角色，此外還擁有借閱審核、歸還審核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、用戶管理等功能。超級管理員角色主要用于系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，擁有用戶管理、密碼重置、系統(tǒng)運(yùn)行日志查看、系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)查看等功能。

四、系統(tǒng)試運(yùn)行

系統(tǒng)實現(xiàn)完畢并通過測試后，在某高校財務(wù)管理部門試運(yùn)行了兩個月。在此期間，系統(tǒng)部署在Tomcat 8.5環(huán)境中，全天不間斷運(yùn)行，平均每天轉(zhuǎn)移約300份會計憑證，每月借還約120份會計憑證，財務(wù)人員可通過系統(tǒng)查看會計憑證的轉(zhuǎn)移進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，借還狀態(tài)，極大減小了溝通成本，提高了工作效率。

五、結(jié)束語

綜上，本文主要是基于Spring Boot、Vue、MyBatis三者結(jié)合的框架進(jìn)行會計憑證管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，該系統(tǒng)有著多個模塊，每個模塊中包含著許多的功能既符合了科學(xué)合理的設(shè)計理念，又使得這些功能滿足財務(wù)部門對會計憑證管理的要求。當(dāng)下的信息時代，我們結(jié)合實際業(yè)務(wù)需求，充分利用信息技術(shù)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，使用更加方便且準(zhǔn)確的系統(tǒng)而取代原有的人工方式，從而實現(xiàn)有效減輕高校財務(wù)部門的工作壓力，提高工作效率。

[基金項目：2023年廣西壯族自治區(qū)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃支持項目（202316205065）]

參考文獻(xiàn)：

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[3] 杜成龍.基于MVC模式的三層架構(gòu)研究[J].軟件，2022，43（06）：100-102.

（作者單位：廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué) 廣西南寧 530000）

［作者簡介：馮坤，2102級計算機(jī)應(yīng)用工程專業(yè)碩士研究生，研究方向：軟件工程；羅永輝，2102級計算機(jī)應(yīng)用工程專業(yè)碩士研究生，研究方向：軟件工程；莫春華，會計師，研究方向：會計信息化、財務(wù)管理；通訊作者：羅泉，碩士，高級工程師，研究方向：軟件工程、人工智能。］

（責(zé)編：賈偉）