事業單位檔案資源數字化管理的現狀及對策

摘要：隨著信息化技術的持續發展，傳統的檔案管理模式逐步向數字化的方向轉型。在這一背景下，事業單位的檔案管理工作也應當做出創新，以提升數字化檔案管理工作的效率和效果。本文將對事業單位數字化檔案管理的現狀進行分析，并詳細闡述數字化管理模式創新的重要性以及相應的管理策略。

關鍵詞：事業單位；數字化檔案管理；對策

DOI：10.12433/zgkjtz.20241949

檔案一般儲存著與事業單位各類事務相關的歷史資料，涉及大量的信息資源，直接關系到事業單位的發展規劃和決策工作。事業單位檔案管理工作的數字化發展和創新，不僅是適應信息化時代發展的必然趨勢，更是推動單位全面發展的重要保障。為了做好數字化檔案管理工作，應持續調整管理內容，促進相關工作的發展。

一、事業單位數字化檔案管理模式創新的重要性

（一）降低檔案管理成本

檔案管理成本包括檔案收集、整理、保存、利用等環節的人力、物力、財力投入，直接影響著事業單位的經濟效益。通常，傳統的檔案是以紙質形式進行保存，需要合理設計保存場地，并定期進行檔案的檢查和維護，防止檔案出現缺失和損壞，因此，管理費用較高。而通過數字化檔案管理模式的創新，可以優化檔案管理流程，簡化檔案管理手續，減少檔案管理過程中的成本浪費情況，進而提高檔案管理的效率和質量。例如，某市檔案館通過建立檔案管理信息化平臺，實現了檔案的數字化儲存和智能化管理，大大提高了檔案收集、整理、保存、利用的速度和準確性，不僅節省了紙張、空間、人力等資源，還降低了檔案的損耗、風險、誤差等成本，為事業單位提供了高效、便捷、安全的檔案管理服務。

（二）提升數字化檔案管理效率

隨著事業單位的發展，檔案的內容和分類已經愈發繁雜，在實際整理過程中需要消耗大量時間，檔案管理效率較低。而通過檔案管理工作創新，能夠切實提升工作效率，使更多的時間可以用于管理工作的優化和檔案的有效利用，從而真正體現出檔案管理工作的價值，保證檔案管理效果。一般情況下，在檔案管理中可以有效引入信息化和數字化技術，對檔案內容進行全面的數字化整理和信息化處理，或通過信息化平臺的建設對檔案進行統一管理，使工作更加便利。借助信息化技術還能有效減少重復的檔案管理工作，提升工作效率。同時，通過管理模式的創新，能夠使管理工作流程更加明確，防止出現重復工作或管理疏漏，從而切實保證工作效果，減少各類其他因素造成的影響，提升檔案管理工作效率。

（三）切實發掘數字化檔案價值

在傳統的檔案管理工作中，受檔案管理模式和檔案本身形式的限制，檔案的價值通常難以得到有效發掘，而通過管理模式的創新，則可以更加有效地保證檔案價值的發掘效果，主要包括檔案歷史價值、文化價值、科學價值、法律價值、經濟價值等方面的發掘。同時，檔案價值的發掘也是檔案管理工作的關鍵目的和要求。通過強化檔案的分類、鑒定、評價、開放、利用等環節，以數字化形式對檔案進行管理，能夠更加有效地對檔案信息進行實際應用，從而為事業單位的發展和管理提供檔案信息方面的數據支撐。同時，通過開展檔案文化建設，利用檔案資源舉辦各種形式的檔案展覽、講座、培訓、出版等活動，廣泛宣傳檔案管理數字化創新的理念、內容、方法、效果，增強創新的認知度和影響力，進而使檔案價值得到全面展現。

二、事業單位數字化檔案管理的現狀

（一）檔案管理創新受到人才短缺限制

新時代背景下，為保證檔案管理工作的實際效果，很多事業單位在檔案管理過程中積極創新，希望通過信息技術改變原有的檔案管理模式，促進檔案管理工作的發展。但在發展創新的過程中，往往容易受到檔案數字化專業人才短缺的限制，導致檔案管理創新的速度較慢，事業單位難以根據現實情況進行調整，進而影響了工作的效果。同時，在缺乏創新人才的情況下，檔案管理工作很難得到長期優化，檔案的價值會更難以有效發掘。因此，事業單位應當做好檔案管理方面的人員培養，使管理人員有正確的認識。

（二）管理理念需要適當更新

隨著科學技術的持續發展，檔案管理的工作模式愈發多樣，也出現了更多可以在檔案管理中應用的技術。但一些事業單位的檔案管理受資源配置等方面的限制，還沿用傳統的管理方式和管理思維，認為檔案管理只是簡單的保管和歸檔工作，缺乏創新意識和主動性，在新技術和新方法的選擇方面由于對相關內容缺少了解，導致工作略顯滯后。還有一些單位雖然有一定的創新意識，但對檔案管理工作的認識缺乏系統性和規范性，往往在新技術應用的過程中忽視了基本原則和規范，導致出現了一定程度上的失序情況。因此，事業單位的檔案管理需要適當更新管理理念，既要有創新的精神，又要有規范的意識，使檔案管理工作得到更多的創新支持。

（三）數字化檔案資源未得到合理開發

事業單位的檔案管理工作不僅是為了保護和保存檔案，更是為了利用和開發檔案，發揮檔案的價值和作用。然而，目前檔案資源仍未得到合理開發。一方面，管理人員缺乏對檔案資源的充分認識，沒有將檔案作為一種重要的信息資源和知識資源來看待，導致在單位的長期規劃和決策中較少被應用，或難以合理應用檔案資源為單位的管理和發展提供有效的支持；另一方面，事業單位的檔案資源缺乏有效的數字化整合體系，在數字化平臺進行資源查詢和利用的過程中，往往存在較為繁瑣和困難的情況，導致資源利用效率不高，同時，檔案資源的開發也缺乏共享和交流機制，導致檔案內容難以得到有效利用和優化，檔案利用的形式受到一定程度的限制。因此，事業單位需要加強對檔案資源的開發，提高檔案資源的利用率和價值率，為發展貢獻力量。

三、事業單位數字化檔案管理的策略

（一）加強人才培訓與選拔

人才是檔案管理創新的主體和關鍵，人才培訓與選拔是創新的基礎和保障。因此，單位應該加強檔案管理人才的培訓與選拔。

首先，應當根據數字化檔案管理工作的發展需求，制定管理人才的培養目標、培養內容、培養方式、培養周期等，完善人才的培訓計劃，組織人才參加各種形式的培訓活動，如專題講座、業務培訓、學習交流、考察參觀等，提高人才的數字化檔案管理理論知識和實踐技能，增強檔案管理創新意識和能力。

其次，應該根據檔案管理工作的崗位需求，建立檔案管理人才的選拔標準、選拔程序、選拔方法等，完善檔案管理人才的配置和分配制度，按照公開、公平、公正的原則，選拔和聘用有專業知識、專業技能、專業素養的人才，使人才與檔案管理崗位相匹配，進而發揮其最大的作用。

最后，應基于檔案管理人才的工作表現，完善人才激勵機制，合理確定工資、獎金、補貼、保險、福利等，建立和完善評價和獎懲制度，定期進行考核和評價，對他們的工作成績和貢獻給予及時的表揚，留住人才，從而促進檔案管理工作的長遠發展。

（二）建立信息化檔案管理平臺

信息化是檔案管理創新的手段，信息化檔案管理平臺是創新的載體和平臺。事業單位應該建立信息化檔案管理平臺，實現檔案管理的數字化、網絡化、智能化管理，提高檔案管理的效率和質量，擴大的范圍和影響力。

首先，事業單位應該根據檔案管理工作的信息化需求，加大檔案管理信息化資金、設備、技術等方面的投入，更新硬件和軟件，逐漸完成檔案管理信息化的覆蓋，提高信息化水平，使檔案管理逐漸轉向以線上管理為主的模式。

其次，應該根據檔案管理工作的信息化目標，建立檔案管理信息化系統和平臺。平臺應當擁有全面管理的能力，實現檔案管理數據的采集、處理、存儲、傳輸、查詢、分析、展示等功能，使檔案管理全程都能通過信息化手段進行操作，實現檔案管理的無縫對接，切實提升協同化水平。

最后，根據檔案管理工作的信息化規律，完善規范和標準，制定管理制度和操作規程，確保信息化管理工作的安全性和穩定性，真正發揮檔案管理平臺的作用。

（三）建立數字化檔案管理標準流程

在檔案管理工作過程中，應當根據實際的檔案管理情況制定數字化管理方面的標準流程，并確定管理標準，使檔案數字化管理工作更加科學清晰。

首先，應當根據檔案管理工作的標準化需求，制定檔案管理標準流程的指導文件，明確流程的目的、內容、要求、方法等，形成統一框架和體系，為檔案管理標準流程的執行提供指導和依據。

其次，管理人員應根據檔案管理工作的情況進行分工協作，明確檔案管理標準流程的執行主體，落實檔案管理標準流程的責任、權限、職責、協作等內容，形成流程的有效運行和監督機制，保證流程的順利實施和有效執行。

最后，由于數字化檔案管理與傳統管理方式存在一定的差異，應當對數字化管理工作進行分析，加強對管理標準流程的評估和改進，建立檔案管理標準流程的檢查、考核、反饋、改進等環節，逐漸建立流程的提升機制，讓檔案管理工作得到長期持續的優化，進而使檔案管理工作更加科學完善。

（四）加強數字化管理模式的宣傳

宣傳是推進檔案管理工作創新的主要途徑和手段，事業單位應該加強數字化管理模式的宣傳，提高管理人員對檔案管理數字化創新的認知，增強檔案管理創新的吸引力和感染力，從而使檔案管理逐漸向數字化方向推進，并持續創新，進而讓現代化管理工作得到發展。

首先，事業單位利用報紙、電視、廣播、網絡、微信、微博等各種媒體和渠道平臺，廣泛宣傳檔案管理數字化創新的理念、內容、方法、效果等，向社會公眾、檔案管理人員、檔案利用者等介紹檔案管理數字化創新的意義和價值，展示檔案管理創新的成果和效益，增加檔案管理創新的關注度，逐步使數字化的管理模式得到更多人的認同。

其次，為做好宣傳工作，還應該組織各種形式的活動，展示檔案數字化管理創新的案例、成果、經驗、教訓等內容，并針對性地對檔案管理人員進行培訓，加深對數字化管理的深刻認識，逐步建立數字化管理理念，并據此完成檔案管理工作創新，提升檔案管理實效。

最后，還應積極交流檔案管理創新方面的問題、建議、意見等，收集反饋信息，并根據反饋內容持續進行數字化管理模式的優化，從而不斷完善和提高工作效果。

（五）加強事業單位數字化檔案安全管理

安全管理是檔案管理創新的關鍵保障。檔案信息涉及隱私和機密內容，關系到事業單位的發展，應該加強檔案安全管理，防止檔案的損失、破壞、泄露、濫用等，保護檔案的完整性、可靠性、保密性、合法性等。

首先，事業單位應根據檔案管理工作的安全需求，制定檔案安全管理規章制度，明確目標、原則、措施、責任等，詳細闡述檔案安全管理的重要性和實際流程，為檔案安全管理工作的實施提供指導和依據。

其次，應當根據檔案管理工作的安全要求，加強管理人員檔案安全管理方面的教育和培訓，提高管理的意識和素養，讓管理人員充分認識到安全管理的重要性和必要性，從而讓檔案內容的安全性得到保證。同時，在管理工作中，還應當根據安全狀況，加強檔案安全管理工作的監督和檢查，及時發現和解決隱患和問題，保障檔案安全管理的有效和有序。

最后，注意檔案管理的安全方面，防止檔案在利用和分享的過程中出現泄露、損壞的情況。同時，應當制定加密和防火墻機制，并設定檔案信息查閱權限，切實保證管理效果。

四、結語

總而言之，事業單位的數字化檔案管理是管理工作的關鍵部分。隨著檔案價值的日益凸顯，檔案管理工作也要持續創新發展，在保證安全性的基礎上提升管理效率和效果，并對檔案的價值有效發掘，提升數字化檔案管理工作的科學性和實際效果。同時，也要結合實際解決工作過程中的難點，切實提升檔案管理工作水平。

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