水利事業(yè)單位檔案管理工作探討

文/福建省南平市浦城縣水利局 李春云

現(xiàn)如今水利事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展階段，單位的改革事業(yè)也在持續(xù)推進(jìn)，相應(yīng)的檔案管理改革已經(jīng)迫在眉睫。新階段給水利事業(yè)單位檔案管理提出的要求越來越高，強(qiáng)調(diào)單位的檔案管理建設(shè)不只是要關(guān)注文件資料的收集整理和歸檔，還要用檔案資料指導(dǎo)水利事業(yè)單位的規(guī)劃和發(fā)展。這就需要水利事業(yè)單位加大改革與創(chuàng)新步伐，從軟件和硬件設(shè)施建設(shè)著手，同時(shí)還需要提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，以便用安全可靠和完整的檔案資料為單位決策和未來發(fā)展指引方向。本文將著重就如何做好水利事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行探究。

一、水利事業(yè)單位檔案管理價(jià)值

水利事業(yè)的發(fā)展關(guān)乎國民經(jīng)濟(jì)以及各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，要助推水利事業(yè)的長效進(jìn)步，就需要發(fā)揮水利事業(yè)單位的積極作用，同時(shí)運(yùn)用科學(xué)化方法完善水利事業(yè)單位的管理體系。檔案管理是水利事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，在單位的發(fā)展和運(yùn)行當(dāng)中發(fā)揮著不可替代的作用。水利事業(yè)與群眾切身利益相關(guān)，檔案管理又直接影響水利事業(yè)單位的發(fā)展，所以水利事業(yè)單位在管理改革當(dāng)中要主動(dòng)把握重點(diǎn)、突破難點(diǎn)，并把檔案管理作為基礎(chǔ)和重要性工作來抓。水利事業(yè)單位加大檔案管理力度，能夠?qū)λぷ鞯耐七M(jìn)實(shí)施展開科學(xué)預(yù)測，使得單位領(lǐng)導(dǎo)在制定相關(guān)決策時(shí)有針對(duì)性和有效性。水利事業(yè)單位的檔案管理還記載了單位的發(fā)展歷程，見證著水利事業(yè)發(fā)展，因此能夠給國家水利事業(yè)的創(chuàng)新進(jìn)步提供最為直接的憑證。與此同時(shí)，重視水利事業(yè)單位的檔案管理，還有助于維護(hù)水利事業(yè)的權(quán)益，確保水利事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序?qū)嵤m應(yīng)全新的時(shí)代環(huán)境，滿足單位改革發(fā)展的實(shí)際要求。

二、水利事業(yè)單位檔案管理原則

水利事業(yè)單位的發(fā)展和我國水利事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展存在著非常密切的關(guān)系，而檔案管理又是水利事業(yè)單位管理工作當(dāng)中的基礎(chǔ)，關(guān)乎單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和決策的制定。所以在單位的檔案管理當(dāng)中要保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，把握檔案管理工作的規(guī)律，并遵循檔案管理的要求和原則。第一，完整性。水利事業(yè)單位的檔案是單位發(fā)展歷程的見證，同時(shí)也記載了水利事業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息和單位日常工作的成果，所以保證檔案內(nèi)容完整無疑是重要的工作基礎(chǔ)。水利事業(yè)單位要加大檔案管理內(nèi)容建設(shè)，保證內(nèi)容全面完整，同時(shí)做好檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)更新工作，確保檔案資料能夠真正體現(xiàn)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，為單位的未來發(fā)展指引方向。第二，真實(shí)性。水利事業(yè)單位檔案存在的根基就在于真實(shí)，因?yàn)樘摷贆n案根本無法為水利事業(yè)單位制定決策提供根據(jù)，也不能夠保證水利事業(yè)的長效發(fā)展，甚至?xí)順O大的危害性。現(xiàn)如今的檔案管理難度在逐步增加，在這樣的背景下更要進(jìn)一步提升檔案資料真實(shí)性，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。第三，規(guī)范性。檔案管理具備極高的專業(yè)性、技術(shù)性以及準(zhǔn)確性要求，所以檔案管理的各項(xiàng)操作以及整理的檔案都需要滿足規(guī)范性要求，并將規(guī)范性原則貫穿檔案管理的全過程，只有這樣才能夠讓檔案資料井然有序，利于今后的開發(fā)與利用。第四，安全性。水利事業(yè)單位的檔案信息對(duì)安全性和保密性的要求很高，一旦出現(xiàn)信息泄露或者是信息安全受損的情況，就會(huì)給單位發(fā)展甚至是國家水利事業(yè)的進(jìn)步帶來極大的危害與損失。在信息化時(shí)代，檔案信息安全性受到的威脅進(jìn)一步增加，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)也有所增大，在這樣的背景下，水利事業(yè)單位更是要將維護(hù)檔案的安全性放在重要地位，通過檔案管理安全性建設(shè)保證檔案管理質(zhì)量。

三、水利事業(yè)單位檔案管理工作的有效方法

（一）加大宣傳力度，提升全員檔案意識(shí)。水利事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性工作，而且影響著單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展和改革，所以檔案管理被放在了一個(gè)較高的地位，也逐步成為一項(xiàng)影響水利事業(yè)單位發(fā)展全局的大事。既然檔案管理會(huì)影響單位的全局，那么在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行推進(jìn)和落實(shí)時(shí)就需要全員參與，以便形成良好的檔案管理合力，督促單位員工共同為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。首先水利事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以從思想認(rèn)識(shí)以及實(shí)際行動(dòng)上進(jìn)行改變，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的管理與支持作用，重塑常態(tài)下的檔案管理理念，強(qiáng)化主觀能動(dòng)性，助推水利事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。單位還應(yīng)該進(jìn)行專門的宣傳教育，其內(nèi)容和目的在于增強(qiáng)單位員工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)贏得他們對(duì)檔案管理工作的支持。在這一過程當(dāng)中，員工會(huì)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，為檔案管理的優(yōu)化改進(jìn)建言獻(xiàn)策，強(qiáng)化檔案管理的監(jiān)管以及反饋，在積極吸收單位員工意見的過程中，用更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和完善的管理，保證檔案管理價(jià)值的發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)的平衡。在全員具備了良好的檔案管理意識(shí)之后，他們就會(huì)主動(dòng)配合和自覺參與，在水利事業(yè)單位改革檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有作用。

（二）貫徹以人為本理念，建設(shè)檔案人才隊(duì)伍。檔案管理工作是水利事業(yè)單位管理職能發(fā)揮的一個(gè)重要途徑，而且檔案管理工作復(fù)雜而又專業(yè)，需要有專業(yè)素質(zhì)高且具備良好思想政治素養(yǎng)的復(fù)合型人才為各項(xiàng)工作的推進(jìn)實(shí)施提供必要保障。針對(duì)這一情況，水利事業(yè)單位需要從人才培養(yǎng)著手，全面貫徹以人為本的原則，通過打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍為檔案工作提供良好平臺(tái)。第一，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)與培訓(xùn)力度，尤其是要學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想，領(lǐng)悟重要會(huì)議精神，把握我黨的相關(guān)方針政策，始終牢記黨的宗旨。在理論學(xué)習(xí)當(dāng)中，突出檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)和國家的有關(guān)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，為理論和實(shí)踐的結(jié)合以及檔案管理的創(chuàng)新調(diào)整提供必要支持和保障。第二，培育檔案管理者的職業(yè)道德素養(yǎng)，使其能夠始終明確自身職責(zé)，保持高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的狀態(tài)，強(qiáng)化工作責(zé)任感以及榮譽(yù)感，在檔案管理當(dāng)中盡職盡責(zé)、任勞任怨。第三，培育檔案管理人才的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，滲透團(tuán)結(jié)合作精神，以便在日趨復(fù)雜的水利事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中加強(qiáng)借鑒、協(xié)同處理，保證創(chuàng)新化管理的落實(shí)。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，完善管理長效機(jī)制。對(duì)于水利事業(yè)單位的檔案管理工作來說，人是基礎(chǔ)，而制度則是必不可少的保障。水利事業(yè)單位檔案管理性質(zhì)決定了這項(xiàng)工作具備極強(qiáng)的規(guī)范性要求，要求水利事業(yè)單位堅(jiān)決貫徹國家檔案法以及有關(guān)的實(shí)施辦法，同時(shí)還需要與地方性檔案工作政策法規(guī)相適應(yīng)，確保檔案管理的各項(xiàng)工作都有法可依。對(duì)此水利事業(yè)單位要從實(shí)際情況出發(fā)，在嚴(yán)格遵循國家相關(guān)檔案法律法規(guī)的基礎(chǔ)之上，制定與本單位發(fā)展實(shí)際相適應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度。具體來說，需要立足水利行業(yè)的特征，分析水利事業(yè)單位檔案管理的要求，制定并且完善《檔案收集整理制度》《檔案保管保密制度》《檔案查（借）閱制度》《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度》《檔案室管理制度》等，同時(shí)結(jié)合國家對(duì)檔案管理工作的要求，制定檔案信息歸檔范圍以及保管期限表，要求單位嚴(yán)格落實(shí)制度。在制度落實(shí)過程中必須細(xì)化職責(zé),把責(zé)任落實(shí)到具體工作人員身上，只有這樣才能夠讓單位的檔案管理走向規(guī)范化和制度化。

（四）引入先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式。在水利事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，加強(qiáng)現(xiàn)代化改革，保證檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，成為提高檔案管理質(zhì)量的必要措施。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及應(yīng)用，信息化已然成為水利事業(yè)單位檔案管理改革的必然趨勢，通過信息化建設(shè)不僅能夠簡化檔案管理程序，提高工作效率，還可以在很大程度上解決傳統(tǒng)管理手段不能解決的檔案管理難題。對(duì)此水利事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化資源的利用，引入信息技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案管理，通過檔案管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，保證信息的開發(fā)利用與存儲(chǔ)，促進(jìn)資源優(yōu)化配置與檔案信息共享，同時(shí)起到延長檔案壽命的作用。首先水利事業(yè)單位可以根據(jù)當(dāng)前條件，用現(xiàn)代設(shè)備技術(shù)構(gòu)建檔案整理、錄入系統(tǒng)，確保實(shí)體紙質(zhì)和數(shù)字化格式并存，滿足不同形式檔案管理的要求。其次單位可以建立專門的檔案信息化管理系統(tǒng)，集中歸類和處理檔案信息，并由專門人員負(fù)責(zé)對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，有效解放人力，同時(shí)減少檔案管理當(dāng)中的人為失誤。最后單位要在檔案管理安全性建設(shè)方面加大力度，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)是一把雙刃劍，在給檔案管理帶來動(dòng)力的同時(shí)，也加大了安全威脅。對(duì)此，單位需要利用一系列的安全保密技術(shù)維護(hù)系統(tǒng)的安全，保證檔案管理的可靠性與真實(shí)性。

（五）促進(jìn)檔案利用，體現(xiàn)檔案管理價(jià)值。檔案管理的最終目的并不是對(duì)檔案信息進(jìn)行保存，而是指向了檔案利用。對(duì)于水利事業(yè)單位來說，為了充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值，需要找到多樣化的利用途徑并實(shí)現(xiàn)價(jià)值性和適用性的統(tǒng)一。在具體的管理活動(dòng)當(dāng)中，檔案管理者需要改變過去重保管輕利用的思維模式，將檔案利用作為重要目的，從檔案利用促進(jìn)檔案管理的改革與創(chuàng)新。在服務(wù)工作當(dāng)中，可以向單位員工和有關(guān)的檔案需求者開放非保密性質(zhì)的材料，確保檔案信息的透明度，保證檔案資料的合理化利用，強(qiáng)化檔案服務(wù)。同時(shí)在檔案利用當(dāng)中還需要促進(jìn)各水利事業(yè)單位之間相關(guān)信息的流通，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資料的利用價(jià)值，滿足單位創(chuàng)新發(fā)展的要求。

四、結(jié)語

檔案管理是水利事業(yè)單位管理工作體系不容忽視的一部分，因?yàn)闄n案管理體現(xiàn)并記錄著單位的整個(gè)發(fā)展歷程，同時(shí)檔案資料還具備可靠性、原始性、可查性等優(yōu)勢，能夠?yàn)樗聵I(yè)單位做出相關(guān)決策提供必要根據(jù)，同時(shí)也能夠從根本上保證單位發(fā)展建設(shè)的質(zhì)量。在全新的時(shí)代背景下，在水利事業(yè)迅猛發(fā)展和改革的環(huán)境下，水利事業(yè)單位需要認(rèn)清當(dāng)前的工作要求，加大檔案管理創(chuàng)新力度，在引入創(chuàng)新性管理方法與管理模式的同時(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)，以便給水利事業(yè)單位發(fā)展提供更大的機(jī)遇和創(chuàng)新空間。