化解中小企業數字化轉型痛點

2023年清華大學《中國企業數字化轉型研究報告》顯示，89.3%的受調研企業正處于數字化轉型進程的全面優化或重點突破階段。而人力資源管理數字化應用涵蓋招聘、培訓、績效評估、員工關系管理、薪酬福利管理等各個方面。根據相關調查，在2023年中國企業已使用的數字化應用類別前十排行榜中，人力資源類應用以接近半數的占比高居榜首。

當前，人力資源管理數字化應用已經成為企業數字化轉型的關鍵，在企業優化業務流程、提升生產效率、增強組織協同能力、降低運營成本等方面發揮著重要作用。本文以Z公司人力資源管理數字化應用為基礎，從提高效率、決策科學度、企業內部溝通協作的角度分析了人力資源數字化應用的作用和實踐中的不足，并提出相應的思考與建議。

數字化應用的優勢

Z公司是一家咨詢服務類企業，其組織規模在150人左右，其中管理人員占比25%，技術人員占比75%—85%。自2020年開始，Z公司陸續投入250萬元進行數字化轉型，經過幾年的適應、優化和調整，各類應用逐漸在提升人力資源管理工作效率、提高決策科學性、優化內部協同和溝通機制等方面顯現出效果。

●從提高效率的角度看

Z公司在采用人力資源管理數字化應用后，員工信息管理、考勤管理等各個分項的工時耗費明顯下降（見第64頁表1）。數字化應用大幅度提升了員工檔案信息存儲、檢索、調閱、更新和管理的效能，推動人力資源部門從煩瑣的日常事務性工作向高價值的戰略核心工作轉移。此外，人力資源管理數字化系統的工作量并不會隨著員工數量的增加而顯著增加，但如果依賴人工操作，那么管理所需花費的工時則隨著信息數量的增加而增長。由此可見，在企業規模越大、員工人數越多、人力資源基礎信息倍數增加的情況下，人力資源數字化應用的優勢越明顯。

●從提高決策科學性角度看

人力資源管理曾被視為較少受數據驅動的崗位職能之一，但由信息、計算、連接技術等組合形成的數字技術應用使人力資源管理的各項數據逐漸成為企業決策的重要參考依據。第65頁表2展示了Z公司人力資源數字化系統可實現的主要功能及應用場景。從中可以發現，各類應用的作用主要體現在三方面。首先體現為人力資源數據可視化。Z公司人力資源數字化應用可根據需求形成數據圖表或者分析報告，在一定程度上使決策依據更為直觀和易于理解，進而提升決策效率。其次體現為人力資源數據的準確性。數字化應用可以有效監控人力資源管理活動的全過程，甚至前瞻性地預測相關工作的發展方向，有效地避免傳統人力資源管理因主觀失誤造成的數據錯誤。最后體現為人力資源數據的價值性。數字化應用可以有效提取各類結構化和非結構化數據的關鍵信息，并利用算法和數據挖掘技術對提取到的數據進行分析和建模，從而發現其中隱藏的規律和趨勢。

●從促進企業內部溝通協作角度看

首先，企業可依托數字化系統和網絡信息技術建立溝通平臺，促進內部溝通與協作。比如，企業可以通過數字公告板功能發布內部活動通知、政策變更、內部招聘信息等內容，增加組織內部信息透明度，確保信息傳達的及時性與準確性。其次，數字化系統的應用使得線上人事審批流程更加順暢高效，在實現無紙化辦公的同時，也便于員工進行請休假申請、外出審批等操作。此外，數字化應用還可以幫助企業建立員工績效考核管理協同平臺，實現考核指標的下達、確定、分配、監控等功能，在提高效率的同時建立公平、客觀的績效評價機制，最大限度地降低績效考核評價者主觀因素對績效評定的影響。

數字化轉型痛點

Z公司在搭建數字化應用體系的過程中，主要面對三個管理難題。

●數字化應用效果未能最大化

在實踐中發現，數字化應用的研發建設是一項具有階段性、周期性的復雜工程。雖然很多企業都投入了大量財力、人力進行數字化建設，但各類數字化應用在運行初期效果不夠理想。根據埃森哲發布的《2022中國企業數字化轉型指數研究》，我國企業數字化轉型取得顯著成效的比例僅為17%。分析發現，這主要是因為人力資源管理數字化應用著力點偏移，企業往往將大量精力和投資用于數據可視化開發，忽略了企業自身人力資源管理環節、流程和場景的梳理和優化；數字應用的建設沒有根據企業本身需求和發展階段循序研發，過于貪大求全；數字化應用不夠深入，只將數字化應用作為人力資源基礎工作的工具，忽略了對大數據的積累與開發。

●數字應用與業務場景的融合不夠緊密

企業數字化轉型涉及行政、人事、業務、財務等模塊，數字化應用必須契合各模塊的業務場景，同時還要注重各模塊需求的聯動。但從Z公司的實踐來看，轉型初期，因跨部門協同管理能力薄弱，部門間技術、管理、業務思維等具有較大差異，人力資源管理數字化應用未能與各部門的實際業務場景融合，導致數字化應用的很多功能未能充分發揮作用。

●數據安全防控難度高

企業人力資源管理各類應用數據涉及員工個人隱私，其安全風險程度不亞于企業財務數據風險。IBM安保部門發布的《數據泄露成本報告》顯示，僅2023年全球就有550多家企業遭遇數據泄露。由此造成的成本損失平均達475萬美元。人力資源數據技術性風險往往出現在企業使用第三方應用的過程中，第三方應用過度讀取用戶信息數據的行為至今難以根治。此外，網絡攻擊仍呈高發態勢，這給企業人力資源數字化應用技術風險防控造成了很大的壓力。

行思結合構建數字化體系

本文認為，盡管企業無法從根本上改變人力資源管理數字化應用的現狀，但可以從以下方面對其進行完善和優化。

●轉換思維，重塑數字化建設框架

一是形成戰略性思維。提高企業人力資源管理戰略高度，緊密銜接企業戰略目標，使其有效嵌入企業發展戰略。二是形成全過程思維。明確企業人力資源管理數字化開發、運維以及優化等全過程特點，明確企業發展各階段的人力資源數字化需求，逐步規劃，逐步實施，全程投入。三是形成前瞻性思維。深刻理解企業發展的動態性，科學預測企業發展趨勢和內外環境變化，為企業人力資源管理數字化應用建設提供方向。

●協同建設，減少數字化建設壁壘

一是完善協作機制。增加公司各部門合作機會，加強不同類型、不同分工部門的協作能力，減少思維模式差異，進而減少數字化建設過程中的摩擦。二是加強文化認同。通過企業價值觀、共同目標來凝聚員工共識，同時拓寬企業員工參與人力資源管理數字化建設渠道，廣泛聽取員工意見，提升員工參與感。三是明晰角色定位。通過明晰數字化平臺（體系）建設過程中各部門的角色定位，明確開發流程、工作流程及各方權責，從而提升協同效率。

●整合資源，構建數字化信息安全環境

一是提升員工素養。為員工提供關于信息安全和數據保護等相關內容的培訓，同時通過與關鍵員工簽訂崗位保密協議、員工責任書等方式，壓實數字化建設安全責任。二是加強技術防控。通過身份驗證、權限管理、數據傳輸加密以及系統軟件補丁更新等途徑，加強企業在數據存儲、傳輸以及使用等過程中的安全性。

人力資源管理數字化應用涉及大數據、區塊鏈、人工智能、云計算和物聯網等技術，具有復雜性、多重性等特性。因此，企業人力資源管理數字化應用需要與信息技術科學領域緊密融合。同時，受信息技術成本等限制，小微企業在數字化轉型過程中需要更加關注自身的定位、面臨的困難，從而制定符合自身發展需要的對策。

作者單位 寧波交投管理咨詢有限公司