勞動合同：細(xì)節(jié)決定成敗

員工入職就要簽訂勞動合同，這已經(jīng)是HR普遍都具備的常識了。盡管各家公司的勞動合同千差萬別，但需要特別注意的關(guān)鍵點(diǎn)還是有共性的。筆者歸納了一下，簽訂勞動合同時(shí)需注意的細(xì)節(jié)主要包括以下幾點(diǎn)。

與勞動合同相關(guān)的重要時(shí)間

●勞動合同的簽訂時(shí)間

《勞動法》規(guī)定，企業(yè)必須在新員工入職一個(gè)月之內(nèi)與其簽訂勞動合同。在此過程中HR要與員工勤溝通，如因員工個(gè)人原因?qū)е乱粋€(gè)月內(nèi)未簽訂勞動合同的，HR要保留相關(guān)的溝通記錄。我曾經(jīng)歷過一個(gè)真實(shí)案例：某員工入職快滿一個(gè)月時(shí)，公司安排他去外地出差兩周，出差過程中他感受不是很好，回來后就提出離職，并以“公司沒有按規(guī)定簽訂勞動合同”為由，要求雙倍賠償。人力資源部門當(dāng)即調(diào)出跟他溝通的聊天記錄，記錄顯示，HR在他入職后第二周就找他簽勞動合同，他以各種理由推托。在他出差前HR也曾去找他簽勞動合同，他仍說沒時(shí)間。甚至在他出差的時(shí)候，HR要將勞動合同文本郵寄給他，請他簽好后寄回公司，但他仍然拒絕，說等他回來簽就可以。基于這些聊天記錄，HR又跟他進(jìn)行了溝通，最終他放棄了兩個(gè)月補(bǔ)償金的要求。如果沒有這些溝通記錄，結(jié)果將迥然不同。

●第一次簽訂勞動合同的時(shí)長

第一次合同簽多久為宜？《勞動法》明確規(guī)定，連續(xù)簽訂兩次固定期限勞動合同，第三次除非員工自己不同意，否則企業(yè)就要跟員工簽訂無固定期限勞動合同。基于這條規(guī)定，很多企業(yè)選擇第一次跟員工簽訂三年勞動合同。一些國有企業(yè)就是按照三年、五年、無固定期限的規(guī)則來執(zhí)行的，即第一次簽訂勞動合同按三年期算，三年期滿，在雙方都同意續(xù)簽的情況下，續(xù)簽勞動合同就按五年來，個(gè)別核心崗位續(xù)簽也可以適當(dāng)延長時(shí)間。二次續(xù)簽勞動合同期滿，再續(xù)簽就按照無固定期限勞動合同來執(zhí)行。

但是這種規(guī)則并不適合所有企業(yè)。說到底，企業(yè)還是要結(jié)合自身的發(fā)展情況和崗位情況來確定勞動合同期限。比如，企業(yè)如果一直保持穩(wěn)定經(jīng)營發(fā)展的狀態(tài)，簽訂勞動合同時(shí)通常可以按第一次簽三年來執(zhí)行。如果是新成立不久的公司，人力資源管理及各方面發(fā)展相對還不夠成熟，那么第一次勞動合同可按一年期來執(zhí)行，便于企業(yè)后續(xù)業(yè)務(wù)方面發(fā)生變化時(shí)對崗位和人員做出相應(yīng)調(diào)整。如果企業(yè)在發(fā)展過程中對崗位設(shè)置、崗位職責(zé)、工作內(nèi)容等進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，簽訂一年勞動合同會使企業(yè)保有極大的靈活度。如果初創(chuàng)公司仿照成立時(shí)間久、業(yè)務(wù)發(fā)展穩(wěn)定的公司的做法，第一次勞動合同簽三年，后期如果因?yàn)榘l(fā)展砍掉了一些舊業(yè)務(wù)、發(fā)展了新業(yè)務(wù)，那么HR就要跟被砍崗位的員工進(jìn)行溝通，對其工作進(jìn)行調(diào)整，如果員工同意調(diào)整還好，若不同意調(diào)整就會比較麻煩。所以，對于初創(chuàng)公司而言，第一次勞動合同簽一年或者兩年更合適。

●勞動合同截止時(shí)間

勞動合同第一次簽一年或者三年，這是一個(gè)大的規(guī)則，具體到執(zhí)行上還是有很多細(xì)節(jié)需要注意的，比如勞動合同的截止時(shí)間，如果是今年的1月1日入職，滿一年剛好就是12月31日截止。但在實(shí)踐中，員工入職時(shí)間是隨機(jī)的，比如某員工是5月12日入職，那么到次年的5月11日就是一年期滿。如果企業(yè)人數(shù)很多卻僅靠人工用excel表格來記錄勞動合同截止日期，那么續(xù)簽勞動合同就很容易出現(xiàn)遺漏，從而給公司帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。

為了規(guī)避上述風(fēng)險(xiǎn)，HR可以采用“歸集”法來有效操作合同續(xù)簽工作。所謂歸集，就是將全部勞動合同按照員工入職時(shí)間歸集到幾個(gè)節(jié)點(diǎn)上，比如上半年入職的，續(xù)簽日集中到6月30日或者7月31日截止；下半年入職的，續(xù)簽日集中到12月31日截止。這種做法對負(fù)責(zé)勞動合同工作的HR比較友好，一方面不用每天都去做勞動合同的簽訂和續(xù)簽，另一方面也能在很大程度上避免遺漏帶來勞動合同到期未續(xù)簽的風(fēng)險(xiǎn)。

但是需要注意，這種做法也不是萬全之策。原因在于，如果企業(yè)在發(fā)展過程中發(fā)生一些變化，而且這些變化帶來的調(diào)整觸及大多數(shù)員工的利益，那么在勞動合同到期的時(shí)候，員工就有可能集中起來跟企業(yè)談續(xù)簽條件。在當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，這樣的風(fēng)險(xiǎn)尤其需要HR提前預(yù)判、提前關(guān)注。

第一次勞動合同期滿后的續(xù)簽

第一次勞動合同不管是簽一年還是簽三年，只要合同期滿就會涉及續(xù)簽。如果企業(yè)愿意與員工續(xù)簽，員工也沒有提出不同意續(xù)簽，HR就應(yīng)該在勞動合同期滿一個(gè)月內(nèi)完成勞動合同續(xù)簽。如果超出時(shí)間，也存在支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的風(fēng)險(xiǎn)。

為了避免出現(xiàn)這種失誤，我建議HR制作一個(gè)《續(xù)簽勞動合同征詢意見函》。不管員工是否明確了續(xù)簽或者不續(xù)簽的意向，人力資源部對勞動合同到期的員工都要發(fā)送一份《續(xù)簽勞動合同征詢意見函》（見第57頁圖1）。

人力資源部發(fā)出《續(xù)簽勞動合同征詢意見函》后，一定要跟員工確認(rèn)兩件事，一是對方是否收到《續(xù)簽勞動合同征詢意見函》，二是確保對方必須在7個(gè)自然日內(nèi)給予明確的書面回復(fù)，如果超出規(guī)定時(shí)間沒有給出明確回復(fù)，就視為員工自動放棄續(xù)簽勞動合同。如此一來，企業(yè)在續(xù)簽勞動合同這件事情上就掌握了主動權(quán)。需要注意的是，通常情況下，HR在給員工發(fā)出《續(xù)簽勞動合同征詢意見函》的同時(shí)，也要同步制作《勞動合同續(xù)簽審批表》，這兩件事情是并行且相互關(guān)聯(lián)的。

《續(xù)簽勞動合同征詢意見函》發(fā)出后，員工會做出同意或不同意續(xù)簽的決定。如果員工不愿意續(xù)簽并主動提出，且公司也沒有挽留的意愿，HR就按照員工主動離職的流程來處理；如果公司想挽留員工，希望跟員工續(xù)簽合同，那么HR就要跟員工好好溝通，看是否能從職業(yè)發(fā)展、薪酬收入、工作內(nèi)容等方面給予員工更具吸引力的選項(xiàng)。如果員工同意續(xù)簽，HR要注意在續(xù)簽到期的時(shí)間點(diǎn)之前把合同續(xù)上，同時(shí)要注意勞動合同的內(nèi)容是否需要調(diào)整，要及時(shí)確認(rèn)新調(diào)整的內(nèi)容并在合同上完整體現(xiàn)出來。如果公司最終沒能和員工談妥，那么HR就按照員工主動離職的流程來處理。

還有一種情況，即員工同意續(xù)簽但公司不愿意續(xù)簽，這時(shí)候企業(yè)通常就需通過《勞動合同續(xù)簽審批表》來表達(dá)不想續(xù)簽的意愿。一般來說，不續(xù)簽的結(jié)果通常是由員工所在部門的負(fù)責(zé)人或者分管領(lǐng)導(dǎo)做出的。部門負(fù)責(zé)人不同意續(xù)簽，大概率是因?yàn)閱T工的崗位勝任力或者工作積極性等方面存在問題。當(dāng)然也有例外，即部門負(fù)責(zé)人同意續(xù)簽，但公司出于提升人效、精簡團(tuán)隊(duì)等整體考慮決定不續(xù)簽，這時(shí)就需要部門負(fù)責(zé)人跟員工進(jìn)行充分溝通，盡可能給員工一個(gè)比較能接受的結(jié)果。如果溝通得好，就可以正常走勞動合同到期不續(xù)簽的流程。也有可能部門負(fù)責(zé)人努力去溝通，但員工就是不接受，那么公司就要向員工發(fā)出《勞動合同到期不續(xù)簽通知》。當(dāng)然，由于公司原因的到期不續(xù)簽需要按照《勞動合同法》的相關(guān)規(guī)定向員工支付補(bǔ)償金。

總體來看，《續(xù)簽勞動合同征詢意見函》可以明確員工的意愿，《勞動合同續(xù)簽審批表》可以明確企業(yè)的意愿。兩邊結(jié)合著來做，勞動合同續(xù)簽的工作思路就會非常清晰明確。

關(guān)于勞動合同內(nèi)容的三個(gè)細(xì)節(jié)

●勞動合同內(nèi)容與企業(yè)規(guī)章制度一致

企業(yè)明確發(fā)布的規(guī)章制度有可能會晚于勞動合同模板出現(xiàn)的時(shí)間；也有可能在勞動合同模板確認(rèn)之后，企業(yè)又對部分規(guī)章制度進(jìn)行了修訂。如果勞動合同中僅有部分規(guī)章制度的寬泛描述，那么盡可能以最新修訂的規(guī)章制度為準(zhǔn)；如果勞動合同條款中關(guān)于規(guī)章制度的描述非常細(xì)致，那么務(wù)必要保證這些描述與企業(yè)現(xiàn)行的規(guī)章制度一致。如果勞動合同條款與企業(yè)現(xiàn)行規(guī)章制度互相沖突，勢必會導(dǎo)致員工對企業(yè)產(chǎn)生不信任感。又或者企業(yè)的規(guī)章制度沒有嚴(yán)格按照規(guī)定的流程來發(fā)布，在規(guī)章制度與勞動合同條款出現(xiàn)矛盾時(shí)，最終將以勞動合同上的內(nèi)容為準(zhǔn)，這也會讓員工對企業(yè)現(xiàn)行規(guī)章制度的效力產(chǎn)生懷疑。這些都是HR不想看到的情況。所以，HR對勞動合同的內(nèi)容須詳細(xì)審核、嚴(yán)格把關(guān)。

●勞動合同內(nèi)容的覆蓋面

具體而言，就是勞動合同是否有必要包含保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議以及知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議等內(nèi)容。從實(shí)踐角度來看，勞動合同最好能將保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議等囊括進(jìn)去，這樣員工只要簽一次就可以了。如果保密協(xié)議等內(nèi)容不能包含在勞動合同里面，那就在簽勞動合同的同時(shí)，把這幾份協(xié)議單獨(dú)拿給員工簽署。

眾所周知，競業(yè)禁止協(xié)議一般只有核心以及高級專業(yè)技術(shù)人員需要簽署。那么筆者為什么主張?jiān)趩T工入職簽署勞動合同的同時(shí)一并簽署競業(yè)禁止協(xié)議呢？因?yàn)閺牟僮鲗用鎭砜矗绻鹊絾T工成長為核心骨干人才，HR再拿著《競業(yè)禁止協(xié)議》去找他簽，雙方都會感到尷尬，尤其員工內(nèi)心的感受不會很好。在員工入職時(shí)就簽好這份協(xié)議，如果員工離職的時(shí)候能用到，那就按照相關(guān)規(guī)定正常操作。若到了員工提離職的時(shí)候HR才想到讓員工簽署競業(yè)禁止協(xié)議，那恐怕就很難了。

同樣，《知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議》最好也在員工入職時(shí)簽好。此時(shí)員工還沒有在崗位上有任何產(chǎn)出，可以毫無顧慮地簽《知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議》；等到員工在崗位上有了大量產(chǎn)出，比如申報(bào)了發(fā)明專利，這時(shí)候HR再讓員工簽署《知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議》就不太容易了。

為了避免工作上的被動，HR最好還是把保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議以及知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議等打包進(jìn)勞動合同里，在員工入職當(dāng)天統(tǒng)一簽訂，以免除后顧之憂。

●勞動合同模板變更的應(yīng)對方法

企業(yè)初建時(shí)，規(guī)模小、人員少、管理復(fù)雜度低，勞動合同的模板也相對簡單。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，勞動合同模板也需要更新完善。新入職的員工簽署新版本的勞動合同，這沒有什么異議，那么勞動合同尚在有效期內(nèi)的老員工怎么辦？其實(shí)方法也很簡單，一個(gè)是等老員工合同到期時(shí)，用新版的勞動合同來續(xù)簽。還有一個(gè)辦法是在與老員工簽署的老版本勞動合同中，將新版勞動合同的關(guān)鍵變更項(xiàng)目補(bǔ)充添加進(jìn)去。

需要注意，如果員工手上的勞動合同還在有效期內(nèi)，強(qiáng)制跟員工重新簽新版本勞動合同的做法不可行。作為人力資源從業(yè)者，我特別能理解當(dāng)企業(yè)發(fā)生一些重大變化時(shí)使用新版本勞動合同的迫切性，但是多方咨詢下來，只有上述兩種方式最為可行穩(wěn)妥并具有法律效力。

隨著員工對勞動法律法規(guī)的認(rèn)識越來越深入，其維權(quán)意識也越來越高，這也給HR提出了更高的工作要求。當(dāng)然，關(guān)于勞動合同，需要注意的點(diǎn)遠(yuǎn)不止本文所列舉的這些，筆者以此拋磚引玉，希望同行們對與勞動合同相關(guān)的工作都能重視起來。