利用Word VBA輔助書稿編校的研究

摘要：VBA是一種面向對象的、可視化的、事件驅動的編程語言，是Windows應用程序通用的宏控制語言，語法較為簡單，但它能夠在Word、Excel等辦公軟件中高效地處理一些具有顯著特征的、程序性工作。在書稿編校中，不少工作屬于具有一定特征的重復性簡單勞動，如文字段落排版、詞語查找替換、圖表號檢查等。如果稿件篇幅較長，僅靠人工逐個處理，工作量大，也非常耗時，而且容易遺漏甚至出現錯誤。如果此類工作交由Word VBA進行輔助批量處理，則可大幅提高工作效率，有效降低編輯工作錯誤率。文章首先對Word VBA作簡要概述，列出VBA在Office辦公軟件中的一些用途，并介紹使用方法；接著對VBA中非常重要的、使用較多的正則表達式作簡要概述，列舉了一些正則表達式匹配實例，并介紹了用于有效測試正則表達式準確性的正則表達式測試工具，以幫助讀者更好地編寫和測試復雜的正則表達式；然后以文字段落排版、批量替換用詞、集中匯總檢查序號等為例，具體闡述Word VBA在書稿輔助編校中的應用，同時給出相應程序的核心代碼，以供讀者參考。文章最后指出，Word VBA在書稿編校中應用廣泛，工作中應根據書稿特點編寫出通用性較強的程序，并在使用中測試完善，以不斷提高書稿編校工作的效率。

關鍵詞：Word；VBA；書稿；編校；排版；替換；匹配

中圖分類號：G232 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2024）09-0206-05

科技書稿具有標題層級及數據、圖表、公式、專業術語多的特點，因此編校工作量較大，出版周期較長。從作者提供的稿件來看，不少稿件存在版面較亂、體例格式不統一、錯別字多、用詞不統一、使用標點符號和字母符號不規范等問題。而解決這類問題的編校工作有不少屬于重復性簡單勞動，如果僅靠人工逐個操作，編輯加工工作量很大，需要消耗不少的時間和精力，而且容易漏改和錯改，同時也增加了排版和校對的工作量。如果采用Word VBA輔以批量處理，則能事半功倍。例如，文字段落排版、標題和圖表的編號匯總檢查、詞語批量查找和替換、中英文詞匯分離等，都能通過在Word中運行VBA快速實現。

一、Word VBA概述

VBA（Visual Basic for Applications）是一種面向對象的、可視化的、事件驅動的編程語言，是基于VB（Visual Basic）的框架建立起來的，其語法、功能甚至開發環境與VB基本相同[1]。VBA是Windows應用程序通用的宏控制語言，語法比較簡單，可直接調用Word、Excel、Access等應用程序的各項強大功能[2]。作為綁定在桌面應用程序中執行辦公自動化的語言，VBA可以在Office辦公軟件中高效處理一些程序性工作。例如，批量提取數據[3]，對詞、計量單位等進行批量替換，查找上下文重復的內容[4]，通過建立數據庫在稿件相關位置自動引入批注[5]，將PPT文檔轉換為Word文檔[6]，批量制作桌簽[7]，查詢與處理參考文獻[8-9]，等等。

由于VBA可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉換為VBA程序代碼，因此VBA容易學習和使用。由此可知，VBA在Windows應用程序中應用比較廣泛，本文探討VBA在Word軟件中的應用。在Word軟件中，可按“ALT+F11”組合快捷鍵啟動Word VBA程序編輯器，如圖1所示。圖1中右上角區域為代碼窗口，代碼編寫完成后，按F5鍵即可執行程序，程序執行結果直接在Word軟件中體現。

二、正則表達式概述

正則表達式（Regular Expression），在代碼中通?？s寫為regex、regexp或RE，是一種文本模式，包括普通字符（如英文字母、阿拉伯數字）和特殊字符（稱為元字符）。它使用單個字符串來描述、匹配一系列符合某個句法規則的字符串[10]，是一種用于模式匹配和搜索文本的工具。正則表達式應用非常廣泛，可以應用于各種編程語言（如VBA，Python等），可以用于文本查找和替換、提取大量文本文件中的有用信息、網頁抓取等。例如，“＼d{4}-＼d{2}-＼d{2}”，可以匹配格式為“YYYY-MM-DD”的日期；“＼W+”，可以用于匹配非單詞字符（除字母、數字、下劃線以外的任何字符）。在編寫較為復雜的正則表達式時，為了驗證正則表達式的準確性，可以采用正則表達式測試工具進行測試，如圖2所示。

書稿主要由詞、數字、字母、標點等元素組成。對具有相同特征的元素或組合元素，可以通過采用正則表達式進行匹配和搜索。而書稿的很多編校工作就具備某一類特征且屬于簡單重復性勞動，如文字段落排版、詞語檢索替換等。基于此，在書稿編校中，可以充分利用正則表達式的功能進行搜索、標記、刪除、替換等方面的操作，以滿足編校工作的需求。

三、Word VBA在文字段落排版中的應用

Word VBA對文字段落實現自動排版是可行、有效的。雷群泌[11]研究了Word VBA在公文中的自動排版技術，提高了工作效率。張槐權[12]利用宏實現自動排版處理。唐淑玲[13]利用宏實現了批量Word文檔快速格式化，大幅提高了編輯校對效率。

為了減少修改標記，降低排版和校對的工作量，編輯一般會對收到的稿件先進行簡單排版，即統一各層級行間距、字體、字號大小、位置、縮進等。其人工操作步驟一般為先選定段落，然后依次設定各種格式。快一些的辦法是先定義各層級樣式，然后依次為各段落賦予設定好的樣式。對于篇幅較長的稿件，這么做需要花費大量的時間。如果采用Word VBA程序，則可以實現一鍵排版，保證各級標題、正文、圖表、公式等按樣式排版。

（一）實現方法

首先，做樣式模板，定義其各級段落排版樣式。將樣式模板中的各種層級段落樣式定義為標題1、標題2、標題3、正文等，每個樣式均根據需要設定好段落格式、字體與字號。然后，利用Word VBA程序向需排版文檔導入樣式模板中事先設定的樣式，并用正則表達式匹配查找需排版文檔的各層級段落，對符合條件的應用與樣式模板相同層級的體例格式，從而使需排版文檔各層級段落的字體、字號、行距、縮進等符合要求。

可以看出，該方法的重難點主要在于如何識別各層級段落。其實，要識別各層級段落，只要根據各層級段落特征編寫準確的正則表達式進行匹配搜索即可實現。例如，有些稿件一級標題為“第一章 ×××”，那么可以知道其特征為以“第一章”字眼開頭。這時可通過Word VBA正則表達式（^第[一二三四五六七八九、]章*.+）進行匹配查找。需要說明的是，遇到非標題的段落開頭也出現類似字眼時，需要進一步增加匹配條件，如附加段落長度的條件、段落末尾無標點，等等。當然，程序不是萬能的，利用Word VBA進行排版僅適用于層級段落特征比較明顯的稿件，對需要賦予過多條件才能識別的段落不建議采用。因為如果條件太多，電腦計算量增大，程序處理的時間會明顯增加。

（二）主要代碼

四、Word VBA在批量替換用詞中的應用

稿件中經常出現一些錯別字、禁用詞、敏感詞以及名詞術語不統一的情況。對于篇幅較長的稿件，逐個替換工作量比較大，如果能夠建立一個用詞替換庫（可不斷更新），然后利用這個庫進行一次性批量替換，那么工作效率將大大提高，而Word VBA就可以輕松實現這個任務。崔玉潔等[14]人研究了基于Word VBA技術的一鍵智能編校系統，實現了對敏感詞和重復詞的標注、對指定格式的調整等，極大地提高了編輯的書稿處理效率和處理質量。毛星等人研究了基于Word VBA的科技論文自動編校技術，實現了科技名詞、敏感詞和重復詞句的高亮顯示等[15]100-101，取得了較好的效果。

（一）實現方法

首先用Excel軟件建立名詞、字母、符號等的替換庫，包含錯誤項（Excel第1列）和改正項（Excel第2列）。用詞替換庫示例見表1。Word VBA程序通過調用替換庫，對稿件全文進行搜索，查找到對應的錯誤項后可用顏色進行標記或直接替換。需要注意的是，納入替換庫內的詞、字母和符號替換修改后要務必確保是正確的，不會有特例出現。例如，“高鐵”替換為“高速鐵路”，在很多情況下是沒有問題的，但是遇到“提高鐵路”這種特例，就產生了錯誤。遇到這類特例時，可以附加條件作更為嚴格的匹配檢索。因此，建議在替換的時候，對替換處還應作顏色標記處理，以便后期加工的時候復核。而對于一些敏感詞、禁用詞，可以僅作顏色標記，不作替換，以便人工作進一步處理。

（二）主要代碼

五、Word VBA在集中匯總檢查序號中的應用

科技圖書的標題和圖表一般編號比較多，編校中需要作專項檢查，檢查其連續性。對于篇幅較長的稿件，逐頁查看標題、圖表號，工作量也很大。如果能利用程序提取所有章節標題、圖表題及其序號匯總于Excel中，并標記其所在頁和行號，便可快速集中檢查序號連續性和快速修改錯誤處，大大提高工作效率。此外，根據圖表序號出現的次數，還可檢查其在正文的引用情況。如某個圖號只找到一處，則說明此圖在正文中未作引用。毛星等[15]99-100人研究了圖表編號連續性的自動編校，減少了工作量，降低了差錯率。

（一）實現方法

首先新建Excel文檔，然后用正則表達式匹配搜索出所有層次標題并寫入Excel文檔，同時注明標題所在頁碼和行號，以便對錯誤序號進行查找修改。要實現這個功能，關鍵在于匹配的正則表達式。因此，應根據章節標題的特征，準確寫出正則表達式。

（二）主要代碼

六、結語

利用Word VBA程序對書稿進行輔助編校的地方還很多，如圖表編號、數據單位前加空、雙語詞匯分解處理等，只要是能提煉出規律性特征的重復性工作，就有可能采用程序進行處理。本文以文字段落排版、批量替換用詞、集中匯總檢查序號為例，作常用功能的舉例說明，旨在拋磚引玉，為讀者提供思路和方法。編輯可以根據書稿特點，充分利用程序輔助處理一些簡單重復性的編校工作，從而大大減輕自身負擔。

Word VBA程序使用非常便捷，應盡可能編出通用性較強的程序，而對特殊情況可另行處理。需要特別指出的是，由于各稿件原排版情況不同，容易出現程序適用性問題，因此務必做好書稿備份，多做測試，待程序修改完善、穩妥后再投入使用。當前，出版行業利用程序輔助編校的能力還非常有限，廣大編輯仍然需要投入大量的時間和精力。然而，隨著技術的不斷發展，未來人工智能或許在出版行業大有可為。

參考文獻：

[1] 許曉鋒，楊揚，葛明君. Word VBA輔助標準編寫工作的研究[J].軟件導刊，2010，9（1）：47-49.

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[7] 王克波，馬晨臣.利用WORD VBA編程實現批量制作藝術字桌簽[J].秘書之友，2023（2）：46-48.

[8] 王玥，毛善鋒，劉謙. Word文檔中通過CrossRef自動查詢與整合英文參考文獻DOI的實踐[J].中國科技期刊研究，2013，24（2）：333.

[9] 侯修洲，黃延紅.基于CrossRef數據庫的參考文獻自動加工及XML標引方法[J].編輯學報，2017，29（1）：70-72.

[10] CUGGZ. 一篇帶給你正則表達式完整指南[EB/OL]. 51CTO，（2022-06-01）[2024-02-04]. https：//www.51cto.com/article/710479.html.

[11] 雷群泌. Word VBA自動排版方法在公文處理中的應用[J].中國新技術新產品，2021（4）：32-34.

[12] 張槐權.基于VBA技術對Word文檔的公文格式審核[J].電腦知識與技術，2017，13（25）：209-210，238.

[13] 唐淑玲.使用VBA技術批量格式化Word文檔[J].電腦知識與技術，2011，7（9）：2194-2195.

[14] 崔玉潔，文娟，廖坤，等.基于Word VBA技術的一鍵智能編校系統[J].編輯學報，2018，30（6）：624-626.

[15] 毛星，李艷娜，董里.基于Word VBA的科技論文自動編校技術[J].天津科技，2020，47（1）：98-101.

作者簡介 陳小剛，副編審，中國鐵道出版社有限公司鐵 路建設與城軌出版中心副主任，研究方向：土 木工程類圖書出版。