基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)

摘要：工作流技術(shù)便是基于計(jì)算機(jī)模型的工作流程，以計(jì)算機(jī)為媒介，提前預(yù)設(shè)規(guī)則，各個參與主體可以結(jié)合需求完成文檔、信息的高效且自動化的傳遞，推進(jìn)了業(yè)務(wù)活動的自動化，提高了工作效率。越來越多的集團(tuán)在業(yè)務(wù)流程管理中借助工作流計(jì)算機(jī)模型打造了與自身經(jīng)營有效結(jié)合的系統(tǒng)，在很大程度上緩解了業(yè)務(wù)流程管理中復(fù)雜問題。本文在對工作流進(jìn)行簡單概述的基礎(chǔ)之上，梳理了基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則，并以具體案例為切入點(diǎn)，重點(diǎn)探討了集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的要點(diǎn)及價值，僅供參考。

關(guān)鍵詞：工作流；集團(tuán)；業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；研究與實(shí)現(xiàn)

一、引言

當(dāng)今社會集團(tuán)信息化建設(shè)步伐越來越快，特別是對于一些大型集團(tuán)及企業(yè)而言，業(yè)務(wù)量越來越大，規(guī)模不斷拓展，無形之中加大了業(yè)務(wù)管理的難度。而基于工作流，結(jié)合集團(tuán)經(jīng)營運(yùn)作實(shí)際情況，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，不僅改變了傳統(tǒng)模式下業(yè)務(wù)開展復(fù)雜的流程，而且優(yōu)化了報(bào)表功能。特別是針以一些復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)表制作，可以借助先進(jìn)的技術(shù)軟件，通過電腦便可以快速完成填寫、審批等操作，各個流程均是提前設(shè)計(jì)好的，待某一環(huán)節(jié)完成后會自動流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，審批人員審批效率更好，既可以實(shí)現(xiàn)快速修改、查詢，同時又具備了較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)功能，還可以實(shí)時跟蹤業(yè)務(wù)開展過程，效率提高的同時，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理信息化、自動化[1]。本文重點(diǎn)針對基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)進(jìn)行了研究，旨在為企業(yè)業(yè)務(wù)流程靈活分配、協(xié)調(diào)共進(jìn)提供新思路。

二、工作流程概述

（一）工作流定義

工作流最大的優(yōu)勢是全過程實(shí)現(xiàn)了自動化操作，通過靈活運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段將涉及的各種數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變成可以用計(jì)算機(jī)處理的對象，并進(jìn)行形式化描述；基于信息交互完成流程規(guī)則的合理化制定，達(dá)到了較好的流轉(zhuǎn)效果，同時有效監(jiān)控管理業(yè)務(wù)整個流程。目前關(guān)于工作流的定義并沒有統(tǒng)一的說辭，而本次針對工作流的研究更傾向于辦公效率的大幅度提高，將其定義為以特定流程規(guī)則為依托，基于多個參與者，實(shí)現(xiàn)文檔、信息的自動化傳遞的業(yè)務(wù)流程。

（二）工作流的基本要素

工作流重點(diǎn)處理的是分布式計(jì)算系統(tǒng)中的各種資源，實(shí)現(xiàn)資源的高效配置，有效共享，科學(xué)存儲，在這些資源中除了一些靜態(tài)實(shí)體以及參與者以外，還包含了諸多動態(tài)化的工作流，在綜合考慮各種因素的基礎(chǔ)上，將每一個流程進(jìn)行高效整合，同時促進(jìn)參與者間形成良好的合作關(guān)系[2]?；疽匕ㄒ韵滤姆矫妫?.實(shí)體：指的是工作流中涉及到各個主體，基于工作流流轉(zhuǎn)的多種數(shù)據(jù)，即一些實(shí)例性對象。2.參與者：每一個流程均會包含諸多部門、人員以及大量數(shù)據(jù)信息，這里的參與者指的便是人資與物資；3.流程定義：以業(yè)務(wù)活動為基礎(chǔ)，明確具體的實(shí)施流程、步驟，保證實(shí)體流動時始終處于合理狀態(tài)下，既可以對下一節(jié)參與者預(yù)設(shè)，同時也可協(xié)助參與人員根據(jù)業(yè)務(wù)要求實(shí)現(xiàn)自我需求實(shí)現(xiàn)。4.工作引擎：發(fā)揮的驅(qū)動作用，幫助實(shí)體結(jié)合流程制定參與者間有效流轉(zhuǎn)的反應(yīng)體系，使工作流模型達(dá)到較好的執(zhí)行效果，增強(qiáng)數(shù)據(jù)交互性的同時，使交互更加可靠。

三、基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)原則

（一）整體性

在集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理中涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜且繁瑣，目前很多集團(tuán)內(nèi)部各個部門明確了具體的職能。由于各個部門的流程存在較大差異，管理方法必然也會有所不同，但是基于工作流的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要有效整合各部門職能，滲透到業(yè)務(wù)流程全過程中，形成集中化、一體化管理平臺，最大限度降低信息孤島問題的發(fā)生[3]。

（二）靈活性

以工作流為依托，構(gòu)建業(yè)務(wù)流程管理平臺的時候會特別關(guān)注實(shí)效性，因此平臺及系統(tǒng)的運(yùn)行要保證靈活性。集團(tuán)中涉及到的業(yè)務(wù)類型較多，要想保證每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都能夠有序開展，那么系統(tǒng)就要在調(diào)整時既快速又靈活，流程執(zhí)行模式也要多樣化；無論是管理模式需要調(diào)整，還是經(jīng)營項(xiàng)目需要優(yōu)化，或者組織機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步完善，系統(tǒng)均可以快速完成重構(gòu)操作。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化

往往集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)涉及到的是諸多部門，業(yè)務(wù)流程呈現(xiàn)多元化特點(diǎn)，因此需要以工作流為基礎(chǔ)，保證流程模式的標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)據(jù)格式的規(guī)范化，運(yùn)行模式也要更加完善，每一個子流程采用通用式接口，以便于各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程在數(shù)據(jù)傳遞、訪問、使用時更加方便快捷。

（四）可維護(hù)性

業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)后續(xù)維護(hù)也是非常重要的，只有保證了可維護(hù)性，進(jìn)而才能使軟件系統(tǒng)整個框架更加明確與清晰，層級的劃分要準(zhǔn)確，強(qiáng)化模塊化功能，使系統(tǒng)運(yùn)行、使用更加簡單，易操作。通常要將服務(wù)器、數(shù)據(jù)分開設(shè)置，使用不同維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，各部分、各模塊均處于獨(dú)立運(yùn)行狀態(tài)，即使維護(hù)也不會出現(xiàn)相互牽制現(xiàn)象，同時還能降低維護(hù)成本。

四、基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方法

（一）梳理流程

因?yàn)槭艿劫Y源局限性，集團(tuán)所有流程不可能全部涵蓋到系統(tǒng)中，這就需要找到核心業(yè)務(wù)及端到端流程。核心業(yè)務(wù)也就是集團(tuán)主要經(jīng)營的業(yè)務(wù)范圍；端到端流程是指站在全局視角下，組織外部輸入點(diǎn)、輸出點(diǎn)，將消費(fèi)者、客戶、供應(yīng)商、政府部門、行業(yè)機(jī)構(gòu)等涵蓋其中。端與端流程綜合考慮需求發(fā)起、關(guān)閉，因此需要各個部門協(xié)調(diào)合作，對不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效分享與交換。對于核心業(yè)務(wù)與端到端流程的梳理，設(shè)計(jì)人員需要充分掌握集團(tuán)現(xiàn)有流程，并根據(jù)工作流具體要求以及運(yùn)行數(shù)據(jù)，適當(dāng)摒棄復(fù)雜且多余的活動，明確權(quán)責(zé)、職能，以達(dá)到流程周期縮短、運(yùn)行成本降低的目的。

（二）設(shè)計(jì)流程體系框架

在梳理了核心業(yè)務(wù)及端到端流程之后，設(shè)計(jì)人員需要整體規(guī)劃集團(tuán)流程，明確流程間關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互相作業(yè)，進(jìn)而完成集團(tuán)流程體系框架的設(shè)計(jì)。目前常用的工作流分類框架有APQC流程分類框架、全球最佳實(shí)踐流程分類框架以及AMT王玉榮的流程分類等。無論哪一種流程框架流程分類，均采用的是二分法、一分法。此外，行業(yè)及企業(yè)經(jīng)營范圍不同或者運(yùn)行體系差異明顯時，流程體系框架也會有較大的區(qū)別。

（三）構(gòu)建流程體系模型

傳統(tǒng)流程描述方式中常見的是流程圖，而如何由流程圖轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒棠Ｊ絼t是關(guān)鍵。基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)可以充分利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建以流程為主的模型結(jié)構(gòu)[4]，此系統(tǒng)具備了較強(qiáng)的集成性。通過在組織、功能、數(shù)據(jù)、產(chǎn)品、服務(wù)等多個視角下構(gòu)建多維度模型，自建模成功以后，集團(tuán)多個部門便可以運(yùn)用、共享信息。基于以上要素搭建流程模型，集團(tuán)各項(xiàng)活動、相關(guān)資源按照流程實(shí)現(xiàn)了有效管理。搭建流程模型的關(guān)鍵在于構(gòu)建流程各個節(jié)點(diǎn)與各要素關(guān)聯(lián)性，要求各個部門建模語言、流程各要素界定保持一致性、規(guī)范性，以推進(jìn)模型的共享。

五、基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的具體案例

（一）系統(tǒng)架構(gòu)

業(yè)務(wù)流程定義以C/S模式為主，發(fā)揮兩端硬件作用，對任務(wù)進(jìn)行優(yōu)化配置，分配至Client端、Server端，使系統(tǒng)通信成本降低。流程定義環(huán)節(jié)，用戶無需進(jìn)行復(fù)雜操作，僅完成組織結(jié)構(gòu)、流程、表單定義即可。

業(yè)務(wù)流程運(yùn)行以B/S模式為重點(diǎn)，設(shè)計(jì)軟件系統(tǒng)時要綜合考慮國際中通用的B/S三層結(jié)構(gòu)系統(tǒng)模型，主要劃分了客戶層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層三個方面，這一模型優(yōu)點(diǎn)很多，不僅軟件發(fā)布時靈活性較強(qiáng)，而且程序開發(fā)效率高，即使在超負(fù)荷下依然具備較好的運(yùn)行功能，安全系數(shù)也相對較高。

（二）采購需求管理

1.在集團(tuán)需求管理中，采購人員以物料員、總結(jié)為重點(diǎn)，結(jié)合項(xiàng)目需求規(guī)范完成需求單的填寫。

2.在填寫以后，部分主管、物料員上報(bào)審核，審核過程可以不給予采納需求單或下發(fā)填寫意見。

3.采購人員還需要填寫需求計(jì)劃，以采購管理系統(tǒng)計(jì)劃和需求預(yù)測子功能為依據(jù)，借助鏈接便可看到計(jì)劃和需求編輯單頁面，再在對話框中結(jié)合時間順序填寫自己的需求，此時計(jì)劃需求表中會顯示出來[5]，如計(jì)劃單號、時間、項(xiàng)目等，其中項(xiàng)目這一項(xiàng)可以新增、刪除操作。

4.在新增這一欄目中，工作人員在選擇具體項(xiàng)目以后，就可以在項(xiàng)目名稱后填寫其他選項(xiàng)，接著在后面需求計(jì)劃物資明細(xì)表內(nèi)點(diǎn)擊新增便可操作下一步。

5.物資明細(xì)庫內(nèi)可以選擇新增項(xiàng)。在完成需求計(jì)劃編輯以后，采購人員便可將信息輸入至界面。

6.在需求管理系統(tǒng)中，需求類型、項(xiàng)目、名稱、聯(lián)系人名字、電話、快遞地址等紅色標(biāo)記信息要求代表必須填寫。

7.在需求管理中，需求計(jì)劃表以用戶計(jì)劃信息存儲為主，存儲時需求計(jì)劃編碼是唯一憑證，工作人員添加需求以后點(diǎn)擊保存，進(jìn)而形成需求工單。

8.在生成需求工單之后，工作人員可以查看填寫的信息，結(jié)合需求編輯、修改工單。

9.需求工單生成以后短期內(nèi)不會生效，需要轉(zhuǎn)交上級部門審核，待審核通過以后才會生效。

10.審批時期需求工單頁面顯示審批字樣；通過以后顯示審批通過字樣。

（三）采購管理

在集團(tuán)物資管理系統(tǒng)中，采購管理是重點(diǎn)，需求管理系統(tǒng)內(nèi)工單生成且審批以后，便進(jìn)入采購流程中，此時采購計(jì)劃申請表生成，由上級部門匯報(bào)、審批。在審批通過以后將會生成采購方案，工作人員在查詢到詳細(xì)采購方案之后匯報(bào)給上級部門，批復(fù)以后進(jìn)入采購流程：

1.咨詢價格，充分調(diào)查市場，采用招標(biāo)的方式，進(jìn)一步明確各個物資價格、整體采購費(fèi)用。

2.待集團(tuán)收到供應(yīng)報(bào)價單以后，便可將價格錄入系統(tǒng)，由上級部門商議，明確詢價結(jié)果。

3.商議結(jié)果公布以后，制訂電子合同，并錄入合同管理系統(tǒng)內(nèi)，編寫合同號碼。

4.初級采購計(jì)劃形成以后，制定一級采購方案，上報(bào)給上級部門審批，通過以后生成中標(biāo)通知文件；

5.待合同審核結(jié)束以后，系統(tǒng)會自動生成采購單，工作人員開始采購，此時需要注意采購價格與稅金分離，接著制定到貨計(jì)劃、付款等。

6.工作人員根據(jù)采購單及時跟蹤到貨時間、付款情況、開具發(fā)票。

（四）查詢統(tǒng)計(jì)

1.根據(jù)采購時間、訂貨時間、生產(chǎn)情況查詢，結(jié)合物資實(shí)際情況，采購人員需要及時與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)。

2.查詢統(tǒng)計(jì)時需要明確合同名稱、編號、需求工單項(xiàng)目名稱、采購時間等，并根據(jù)物資名稱查詢及統(tǒng)計(jì)物資倉庫情況。例如，在物資管理系統(tǒng)中輸入相應(yīng)項(xiàng)目名稱、入庫時間單號，便可生成物資詳細(xì)界面，以便于工作人員查詢物資相關(guān)信息。

（五）儲運(yùn)管理

1.入庫之前物資要進(jìn)行入庫登記，儲運(yùn)管理時若未代辦任務(wù)，入庫時便會顯示此用戶尚未處理；已完成入庫登記的物資顯示的是已完成業(yè)務(wù)處理。

2.物資入庫時均是一個入庫單，工作人員需要通過新建的形式，將物資登記創(chuàng)建一個入庫表，并輸入正確物資類型、名稱、到貨時間等。

3.將入庫審批時生成的入庫單轉(zhuǎn)交上級部門審批，待審批結(jié)束以后，集團(tuán)各個部門管理層便可以通過系統(tǒng)查詢到入庫單各項(xiàng)信息。

4.入庫單審批合格以后會沖紅入庫，此時入庫單才會真正生效。

（六）基礎(chǔ)資料管理

基于供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，供應(yīng)商信息需要包含供應(yīng)商名稱、物資的編碼以及所在區(qū)域和聯(lián)系地址和電話等，一旦集團(tuán)物資出現(xiàn)問題，便可以及時找到供應(yīng)商，與其進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)。

六、基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)成效

（一）提高工作效率

基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理中使用的系統(tǒng)，無論是用戶，還是審批人都能夠結(jié)合自我需求隨時發(fā)出請求，便可以自動獲取到一些重要的信息，及時掌握流程中各項(xiàng)事宜實(shí)施過程，整個環(huán)節(jié)更加規(guī)范、有序，從而有效降低業(yè)務(wù)辦理的時間，并提高工作效率，創(chuàng)造了更高的價值[6]。在完成流程審批以后，系統(tǒng)會自動留痕，避免紙上操作導(dǎo)致的各種問題的發(fā)生，節(jié)約時間和縮短運(yùn)行周期的同時，也便于跟蹤控制。

（二）降低錯誤率

傳統(tǒng)模式下的業(yè)務(wù)流程管理主要依賴于人工完成業(yè)務(wù)，極易出現(xiàn)非蓄意性錯誤，而且流程能見度非常低，導(dǎo)致難以及時跟蹤業(yè)務(wù)流程管理。而集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)有效降低了人為導(dǎo)致的錯誤率，也為后續(xù)流程信息化奠定了良好的基礎(chǔ)，使得集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理更加科學(xué)、更加合理。

（三）降低成本

基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，將信息技術(shù)融入其中，無形之中降低了不必要的成本及費(fèi)用支出，使得業(yè)務(wù)流程管理不再受到時間、地域的局限，審批全過程更加清晰明確，審批權(quán)限明了且具體，借助系統(tǒng)的集成優(yōu)勢，推進(jìn)了集團(tuán)業(yè)務(wù)管理的無紙化、自動化、信息化，并大幅降低了運(yùn)營成本。

七、結(jié)束語

基于工作流的集團(tuán)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)構(gòu)建了信息化、自動化的平臺，推進(jìn)了集團(tuán)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理。業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)將各個部門資源整合在一起，創(chuàng)新管理模式，探索出業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范的方法。因此，集團(tuán)需要進(jìn)一步強(qiáng)化業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)實(shí)踐，緊跟時代發(fā)展步伐，構(gòu)建一整套業(yè)務(wù)流程管理模式，同時基于需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)，推進(jìn)模型的無縫銜接，促使統(tǒng)計(jì)查詢更加高效、系統(tǒng)維護(hù)更加方便快捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全方位、全過程業(yè)務(wù)流程管理模式，助力集團(tuán)獲取更高的經(jīng)濟(jì)及社會效益。

作者單位：刁傳林 貴陽市公共交通投資運(yùn)營集團(tuán)有限公司

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