超規格照片檔案樣片冊設計探討

照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄[1]，是對史實和歷史風貌最直觀體現，具有重要的保存和利用價值。本文對尺寸超過10寸的超規格照片檔案的保管現狀與方式進行深入研究，設計了一種具有針對性的新型樣片冊供參考討論，以期更好地保管與利用照片檔案，提高檔案管理與服務能力。

一、超規格照片檔案樣片保管現狀

一般照片檔案樣片尺寸為5寸左右，而在重要會議、大型活動中，相關單位通常拍攝合影留念等大場景、寬幅面全景照片，該類照片尺寸通常在10寸以上，其內容具有較大保存價值，可作為照片檔案留存。通常情況下，大部分照片檔案都使用符合國標規范制式的樣片冊進行收納整理，但10寸及以上超規格照片檔案樣片則不具備統一收納條件，造成樣片暴露于樣片冊外，既不利于樣片集中管理，也不利于樣片長時間保存。

目前，該類照片樣片保管方式主要為將樣片數字化掃描后卷成筒狀，使用圖筒盒進行收納。該收納方法雖然節省保存空間、方便整理歸檔，但隨著保存時間的增加和保存環境的變化，樣片將會不可避免的產生開裂、黏連等問題，使部分年代久遠的照片無法完整展開，甚至使樣片原貌產生不可逆轉的損壞。且每張照片獨立裝筒放置，對照片檔案集中安全有序管理造成一定困難，規范歸檔和日常檢索查詢查閱也有諸多不便。

二、超規格照片檔案樣片冊設計方案

超規格照片樣片可采用與普通樣片相同的收納整理方式，即裝冊收納；整體由封套和樣片冊兩部分組成，均應采用無酸紙制作。需要注意的是，超規格照片檔案樣片冊需依照GB/T 11821-2002《照片檔案整理規范》（下文簡稱《規范》）要求明確標注“全宗號”“保管期限”“起止年度”“卷數”“份數”等內容，便于手工檢索[2]。

（一）封套、案卷封面設計思路及樣式

以20寸照片為例，其尺寸為40.64×50.8cm。根據《規范》的相關要求，照片冊封面應印制“照片冊”字樣，冊脊應對全宗號、保管期限、冊號、起止張號作出明確標準。在此基礎上，筆者將照片冊設計為嵌套式，將主要信息同時標注于案卷封套和封套冊脊，案卷封面設計成可自由填寫的備注欄，用于備注其他相關信息。使用嵌套式案卷封套的主要優點有三：一是嵌套式封套能夠增加卷盒密封性，減少有害物質對照片的損害；二是嵌套式封套能夠減少樣片冊冊內空隙，有助于將原本成卷狀的樣片壓平，減少照片因長期卷曲導致展開時開裂的可能；三是便于分類規范存檔和直觀快速查詢。封套、卷脊和案卷封面式樣如圖1、圖2、圖3所示。同時，在制作案卷封面時，應適當增加其厚度與重量，使其起到輔助壓平照片的效果，同時增加樣片冊的質感和美觀性。

（二）案卷內頁設計思路及樣式

案卷芯頁由首頁和芯頁兩部分組成。案卷首頁為目錄頁和卷內文件備考表，其內容按照《規范》的相關規定書寫于兩張A4紙上。案卷首頁并排固定A4塑料插袋兩個，整理人員可將目錄與備考表填制完成后分別放入插袋，如圖4所示。卷內文件備考表內容與《規范》要求一致，目錄頁主要體現張號、題名、拍攝時間、拍攝人、頁碼等相關信息，如圖5所示。

考慮到超規格照片尺寸，照片冊芯頁分為照片頁和說明頁兩部分，正面為照片頁，背面為說明頁。照片頁主要由樣片、照片角、照片夾和索引區四部分組成（圖6）。照片角與照片夾位置可按照照片大小進行調整，索引區索引號碼與卷內文件目錄的張號相對應，方便使用者能夠第一時間找到對應照片，提高照片利用效率。冊內全部索引區應按照從前到后的順序錯落設置，確保使用者可看到每頁索引，方便查找。

芯頁背面粘貼插袋，用于放置照片說明卡。照片說明卡根據《規范》有關要求主要體現照片題名、照片號、參見號、底片號、文字說明、拍攝時間和攝影者等信息（圖7）。

照片冊芯頁之間可裝訂同尺寸加厚硫酸紙或其他性質較穩定的紙張作為隔頁，不僅能有效防止樣片與前頁塑料插袋產生粘連、避免塑料插袋因保存時間過久、材料變硬發脆對照片表面產生磨損，還能夠有效吸水防潮、保護樣片。

三、超規格照片管理應注意的問題

目前，關于超規格照片檔案管理的相關研究論述相對較少。在有效保管利用超規格照片檔案方面，筆者認為，超規格照片檔案的管理既要注重對新收集照片的統一、標準化管理，又要關注已收集照片的利用效率、提高破損照片搶救修復能力。管理方式應當按照其載體形式進行明確區分，以全面提高超規格照片檔案的管理水平和利用效率。

（一）年久失修超規格照片檔案保管措施

目前，在各檔案館館藏超規格照片中，均有年代較久遠，出現不同程度氧化、泛黃、失真等損傷的照片樣片，部分照片樣片僅涂層出現不同程度的損壞，相紙保存尚完好；部分照片樣片不僅圖層損壞，還因長期卷筒放置已出現黏連、斷裂情況而無法順利展開鋪平。為延長該部分照片樣片的保管期限，對于可以順利展開鋪平的照片，相關人員應當在確保照片樣片不受二次損傷的基礎上，使用地圖掃描儀等專業數字化設備對全部超規格照片檔案樣片進行數字化處理，將數字化照片統一編號歸檔，并將原樣片加固和修復后存放于超規格照片檔案樣片冊內妥善保管。與此同時，使用Photoshop等專業圖片處理軟件對數字照片進行圖像修復，必要時可將翻印的復制件歸檔于樣片冊以便備用。對于在干燥環境長時間卷曲保存，展開利用時導致照片卷曲部位斷裂或整張斷裂的照片，可以采用揭去背面相紙重新粘貼的方法進行修補[3]，修補后同樣應當制作數字化復制件以備日后利用，并使用超規格照片檔案樣片冊將修補后的照片以平攤方式在穩定環境中保管。利用樣片時可優先提供數字版及翻印版樣片，盡量減少和預防環境因素對照片原件的損害。

（二）新收集超規格照片檔案保管措施

對于近年新收集的超規格照片樣片，應當將管理重點放在數字化處理和利用上，管理方式以管用分離為宗旨，原片應在數字化后歸檔保存于超規格照片檔案樣片冊中，統一放置在穩定環境中集中保管，無特殊情況不再頻繁開卷拿取，查詢利用一律使用數字化樣片。同時，應加強對數字化樣片的挖掘利用，將超規格照片樣片信息拆解為元數據，建立專題子數據庫，納入館藏數據庫統一管理維護，并將其關聯至相對應的文書檔案或資料元數據，在必要時可跟隨檢索查詢結果一同輸出，為檔案利用者提供更多選擇。在深化利用方面，可根據檔案數據可視化應用，通過使用虛擬現實技術結合超規格照片檔案元數據，對檔案資料進行二次加工，為檔案利用者提供圖文并茂的查詢利用體驗，還可以輔助檔案專題展覽活動，有效增強參觀者對重大歷史事件的代入感和理解度，提高檔案利用效果。

（三）改善超規格照片檔案保管環境

提升超規格照片檔案的管理能力，除了改進保管方式、提高照片載體耐久性和深化資源挖掘利用以外，還應當注意以下三個方面：

一是加強配套設施建設，改進裝具。因超規格照片檔案樣片冊尺寸較大，普通密集架需前后兩層方能完整收納，造成過多的空間占用，而使用底圖柜收納只能疊加放置樣片冊，無法直接找到對應卷宗，降低了查檔響應時效。因此，應根據保管單位的實際情況設計符合該制式的專門收納柜或密集架隔層，在合理滿足收納功能的基礎上兼顧檔案查找的快捷性，以提高檔案工作效率，更好地保存該類檔案。

二是細化保管條件要求，調節環境。對于照片檔案，特別是年代久遠、出現過不同程度損壞的超規格照片檔案，在保管環境上要有別于其他檔案資料，應根據照片現狀及搶救修復情況，以保持照片載體和涂層的穩定性為出發點，細化其所在庫房的溫濕度、PM2.5等環境參數的范圍值，并引進相關調控設備進行實時監控和調節維護，使其長期處于恒溫恒濕環境中，以延長保管期限，減少照片受到二次損壞的可能性，更好地保護檔案原貌。

三是探索制度規范建設，提升標準。現行的照片檔案管理規范仍是國家質量監督檢驗檢疫總局于2002年頒布的《照片檔案管理規范》，在時效性和適用范圍上需要進行進一步修訂和完善。特別是針對超規格照片檔案、數字化照片檔案等特殊幅面、特殊載體的照片，應當出臺相應管理規范或增補相應條目，統一管理標準和方法，使檔案管理人員在工作中有據可依，有效提升工作質效。

四、結語

綜上所述，超規格照片檔案保管方式與保管工具的設計應當在始終遵循國家相關標準的基礎上，根據照片保管的實際情況，靈活發揮主觀能動性，并在此基礎上對周邊配套同步做出相應改進，以確保照片實體完整與提高利用效果有機結合、有效統一。

參考文獻：

[1]中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局.GB/T 11821-2002.照片檔案管理規范[S].2002.

[2] 朱斌善. 談照片檔案裝具的創新性設計[J]. 檔案天地， 2021（1）： 55-56， 64.

[3] 蘇煒. 破損、斷裂照片檔案的修復[J]. 檔案天地， 2003（4）： 24.

作者單位：中國人民解放軍32041部隊