基于內部控制視角高職院校經濟合同管理探究

隨著近年來高職院校教育事業的快速發展，在教學科研儀器、實訓基地建設、專用設備配置、校企合作以及行政管理、后勤保障等方面的業務規模不斷擴大，作為經濟事項重要載體的經濟合同簽訂量不斷增多，合同的風險也在不斷增加。本文通過探討高職院校合同管理的重要性、存在的問題及改進措施，旨在提高高職院校合同管理水平，規避和應對風險，保障學校的合法權益。

一、加強高職院校經濟合同管理的重要性和必要性

（一）保障高職院校的合法權益

做好合同管理有助于保護學校的合法權益。明確的合同條款可以約束和監控學校對外合作事項的全生命周期，約束各方遵守合同條款，從而避免可能存在的糾紛，保障學校的合法權益不受侵害。

（二）防范財政資金及國有資產流失

公立高職院校簽訂的經濟合同，涉及的大部分均是財政資金，如果不對經濟合同進行有效的管理，將導致經濟合同不能有效履行，甚至給財政資金支出及績效造成巨大的損失和風險。如國有資產出租、出借等經濟合同管理不善，將導致國有資產流失。

（三）高效的合同管理有助于提升學校的行政管理能力

合同管理包括合同起草、合同審查、合同簽訂、合同履約、合同驗收、合同存檔等方面，高效規范化管理合同，可以提高學校管理效率，減少工作流程中的冗余，助力學校提升行政管理水平，從而促進高職院校事業發展。

二、高職院校經濟合同管理存在的主要問題

（一）合同簽訂前存在的主要問題

1.部門的自行采購項目未開展可行性論證及資信審查

在高職院校的采購活動中，除了集中采購目錄內的商品或達到限額標準以上的貨物、工程和服務需要遵循《政府采購法》外，還存在著大量采購限額標準以下的部門自行采購的經濟事項。對于此類經濟合同，在實際工作中主要由部門簽署。通常是與合作方溝通合作意向后，直接發起合同，經辦人員并未嚴格審查合作方的資格，如經營范圍、經營情況、財務狀況、履約能力、違法行為等。大額的經濟合同簽署沒有經過可行性論證，容易導致履約風險。如果供應商不能履約，極有可能給學校造成資金損失。如某公司在選擇海外供應商時對合作方進行了全面的初始盡職調查，查明了該公司的基本信息、實際控制人、法人代表、股權結構以及重大訴訟糾紛等，相關初始盡職調查結果未顯示該供應商有重大第三方合規風險，雙方由此開展合作?？墒窃诤献髦袥]有對該供應商采取后續的持續盡職調查和監控措施，例如，持續或定期檢查當地的合規環境以及供應商所處行業可能面臨的重大政策風險等。最終，該供應商因當地政府環保政策收緊無法向該公司供給必要的零部件，導致該公司遭受重大損失。

2.合同內容約定不明確，重要的合同要素不齊全

根據我國《民法典》第四百七十條規定，簽訂合同的內容由當事人約定。一般包括下列主要條款：當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限及地點和方式、違約責任、解決爭議的方法。

高職院校各二級學院、各部門自行開展的采購，由于經辦人員法律知識欠缺，在工作中缺乏風險意識，未經過法律審查便簽訂合同，或未嚴格按照法務或法務顧問的建議修改合同條款，從而導致約定條款不嚴謹、重要的合同要素不齊全，如合同中缺少對方當事人的住所、質量、履行地點等合同中的重要要素；合同簽章處無有權簽字人簽字僅僅是蓋了公章，無簽訂日期；代理人無法定代表人授權委托書；價款未明確是否含稅，發票種類、提供時間未明確，涉及的稅款及稅率未明確等。如果在后續合同的執行中出現爭議，將引起不必要的糾紛。

3.未按流程簽訂合同，存在倒簽合同的情況

合同“倒簽”是指在雙方當事人合同權利義務關系成立時，未簽訂書面合同，但在合同權利義務關系履行過程中或履行完畢后，雙方才簽訂書面合同，該書面合同標注的簽署日期并非實際簽訂書面合同的日期，而是早于實際簽訂書面合同的日期。在實踐中，高校存在著先于書面合同訂立之前，要求或默認對方當事人履行主要義務，即先干活后簽合同的情況。由于雙方當事人的權利義務沒有書面明確、法律責任界定不清，容易產生法律糾紛。如一方出現違約，守約方很難找到主張違約責任的依據，而對于特殊資質或授權的建設施工類合同倒簽且履行完畢后，可能因發現合同相對方因缺少相應資質導致合同無效。此外，在內控管理流程中規定了合同審批、簽訂、履行等流程，“倒簽合同”無論有沒有給院校造成實際損失，都違反了內控管理制度，使得執行內控制度產生偏差，導致審計風險。

（二）合同履行過程中存在的主要問題

1.合同履約過程中缺乏監督

對于建設工期較長的工程、購買的分期分批的實訓設備，存在較長的合同履約過程，如果經辦人不能及時主動跟進，供應商不能按時履約，就會導致合同款不能按進度支付。但由于開展此類采購的財政性資金主要是專項資金，有明確的使用期限，為規避資金收回及預算執行進度的考核，也會出現在未完成履約的情況下，支付合同尾款或全款的情況，大大降低了對供應商的約束力，后續合同標的履行的時間、質量等方面可能得不到保障。

2.合同驗收環節欠規范

在高職院校的合同驗收環節，主要由采購部門、財務部門、資產管理部門共同開展驗收工作，可以應對采購金額較小或貨物技術參數、規格型號較為簡單的項目。對于采購金額較大或貨物技術參數、規格型號較為復雜、專業性極強的項目質量驗收，應由第三方負責邀請專業人員組成的驗收小組，即國家認可的專業質量檢測機構負責，或者由采購人、代理機構會同專業機構共同負責。在實際工作中，合同驗收均由校內人員組成的采購小組成員完成，無專業檢測工具，無法確保合同標的質量達到標準，這會損害院校的利益。

3.未設立合同臺賬管理合同

沒有設立合同臺賬，缺乏日常的合同關鍵信息維護。比如：日期、名稱、主體、編號、金額、付款時間節點、實付金額和支付方式、保證金、履約保證金、備注等，造成合同執行節點管控力度（財務和業務部門）不足，不利于合同付款審核，也不利于信息共享。再如業務部門按進度分批提交合同的申請支付金額，因無合同臺賬，財務人員僅按業務部門提交的申請支付金額支付，存在合同進度款重復支付、超合同金額支付的風險。

（三）合同履行完畢后的主要問題

1.未開展合同履行情況的績效評價

在實際工作中，合同履行完畢后合同即終止，缺少對合同履行情況的績效評價，導致無法全方位地評價供應商的服務水平、提供的合同標的質量、整體的合同履行情況。如有供應商提供了不合格的產品、未能按進度履行合同，卻仍與其合作，將損害院校的權益。

2.合同檔案管理意識不強

合同檔案不單單是合同文本，還包括供應商資質、采購詢價結果、立項、招投標等材料。在實際工作中，合同檔案大多保管在相關執行部門，沒有集中統一歸檔管理。如基本建設項目合同由基建部門管理、房屋租賃和維修合同由后勤部門管理、儀器設備物資采購合同由校產管理處管理、對外協作辦學由各二級學院管理等。如管理不善，將會造成合同資料缺失、遺失，給學校造成潛在的經濟風險和糾紛隱患。

三、加強高職院校經濟合同管理的建議

（一）制定科學有效的合同管理內控制度

建立健全合同管理制度是高校內部控制建設的要求，高職院校應制定適合本校的《合同管理辦法》，確定合同的統籌管理部門，并針對合同立項、合同起草、合同審查、合同審批、合同歸檔等方面明確內部控制的流程及各部門、各崗位對應的工作職責。設置的崗位職責要遵循不相容崗位的要求，如不得由同一人辦理合同簽訂、收付款業務。合同簽訂和印章保管人不能為同一人。還要建立和完善合同履行監控機制，加強合同管理信息化建設，推進合同管理電子化，形成合同閉環管理。定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，加強合同信息安全保密工作，切實維護高校的合法權益。

（二）充分利用企業信息查詢工具，加強供應商資信審核

高職院校在訂立合同前，應先審核供應商的資質?？梢酝ㄟ^官方網站如國家企業信用信息公示系統、全國組織機構代碼管理中心網站、中國企業資質證書查詢平臺、中國裁判文書網、中國執行信息公開網、信用中國等查詢審核。或者通過第三方平臺，如天眼查、愛企查、企查查、招標資源網等查詢審核。在這些網站上都可以查詢到企業的相關信息，如查詢企業經營范圍、登記狀態、行政處罰信息等，是否存在列入經營異常名錄、是否列入嚴重違法失信名單的情況，將盡職調查材料作為采購的立項申請、財務報銷環節的佐證材料。在開展盡職調查過程中，如發現合作企業存在異常情況的，如企業已注銷，過往3年存在違法情況，就不能選擇此類供應商與之合作。

（三）設立法務崗或聘請法律顧問，加強合同審核

高職院校設立法務專崗或聘請法律顧問是學校管理法治化的必然趨勢。不僅可以為合同的簽訂提供法律咨詢服務， 對合同文本的條款認真推敲，對合同從形式、資金、法律、專業技術等方面進行實質性審查， 確保合同條款準確、公正， 以減少合同糾紛，還可以承擔培訓學校合同管理人員的職能， 從而提高其業務素質， 強化從簽訂到履行合同的全過程管理監督。

（四）構建合同管理系統，加強履約過程監控

合同管理是全生命周期、動態的管理過程。針對合同管理應當首先建立全局思維，把合同從誕生到完結視為一個完整的生命周期。依據合同磋商、起草審查、簽訂流程、履行跟蹤、糾紛解決的階段，構建合同管理信息系統。如在合同文本起草階段，創建符合學校自身業務的合同類別及標準化合同示范文本；在合同審查環節，制定適合自身管控的合同審批流程。業務部門審查供應商資質、財務部門審核涉及合同付款金額、增值稅、開具發票等事項；法務審查合同的法律風險，最后由各層級領導審批；在合同履約環節，通過預置的合同總價、當期付款額、結算進度百分比、履約保證金等指標，幫助財務人員更準確地了解每個階段的付款情況；合同管理系統與財務系統的對接，依據“先簽訂合同后申請支付”的原則設置資金支付程序，由財務部門審核系統中合同的付款條件、預算項目、發票信息、簽約時間，從根本上杜絕出現先付款后開票的情況。同時，合同付款執行情況可作為預算績效考核評價的依據。比如：由綜合管理部門參與重大合同的可行性研究、招投標、談判，推動合同全過程管理，建立和完善合同履行監控機制，提出合同管理信息化需求，推進合同管理電子化，形成合同閉環管理。

（五）加強合同驗收環節管理，開展合同履行情況績效評價

除采購金額較小或貨物技術參數、規格型號較為簡單的項目外，應嚴格按照《政府采購法》第四十一條規定，大型或者復雜的政府采購項目，應當邀請國家認可的質量檢測機構參與驗收工作。驗收方成員應當在驗收書上簽字，并承擔相應的法律責任。同時要開展供應商合同履行情況的績效評價，可建立供應商黑名單，對于服務不好、合同標的以次充好、配合度低的供應商應排除在合作范圍之外。杜絕采購人與供應商惡意串通，弄虛作假，搞假驗收，滋生采購腐敗。

（六）加強合同檔案管理，做好合同信息安全保密工作

建立健全合同檔案管理制度，設立合同專管員，統一管理各類合同檔案。采購承辦部門應將采購立項表、招投標文件、評標記錄、法律意見書、審核會簽表、會議紀要、合同文本等相關紙質材料及時、完整地移交給合同專管員。由合同專管員按歸檔要求做好接收、整理、裝訂、編目、編號、裝盒、排架等工作。合同專管員將紙質材料及時補充上傳至合同管理系統中對應的采購項目，實現合同檔案電子化管理。同時應嚴格履行借閱、復印、借出等情況的審批手續。未經批準任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家機密、工作秘密或商業秘密。定期檢查合同檔案的保管情況，確保合同檔案保管可靠安全。

隨著高職院校與市場經濟融合發展，其必須轉變管理觀念，加強合同管理， 以適應市場變化，保持競爭力。

（廣西農業工程職業技術學院）