新形勢下人口構成檔案管理工作研究

[摘 要]黨的二十大報告提出，要優化人口發展戰略，建立生育支持政策體系。當前，我國人口老齡化問題嚴重，新生兒數量嚴重減少，使得國家的人口紅利優勢被嚴重削弱。對此，國家不斷修改人口構成政策，提倡適齡婚育，建議一對夫妻可以生育三個孩子。與此同時，要全面創新人口構成檔案管理工作，這樣不僅可以保證工作效率得到大幅提升，而且可以為后續的查閱或參考提供便利。基于此，文章深入探究檔案管理工作的全新發展，提出人口構成檔案管理工作的全新思路，以供參考。

[關鍵詞]新形勢；人口構成；檔案管理；全新思路

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）13-0089-03

人口構成檔案具有重要價值，不僅便于后續查閱，而且可以為后續的人口數量普查和人員構成狀況等提供重要的參考價值，制定符合時代發展的全新政策。探索新形勢下人口構成檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口構成檔案管理水平，對于更好地推進新時期的人口發展、促進經濟社會又好又快發展具有積極作用。但是，隨著時代的不斷發展，原有的檔案管理工作模式無法和當前需求保持一致性，這就需要推動檔案管理工作實現全面創新的發展[ 1 ]。

一、加強計劃人口構成檔案管理工作的意義

（一）提高工作效率

當人口數量不斷增長時，人口構成檔案內容也隨之不斷增加，這在一定程度上會降低人口構成檔案管理工作效率。為了妥善解決效率問題，要改進人口構成檔案管理工作，在管理過程中引入多樣化方式，制定科學可行的工作制度，為人口構成檔案管理工作效率的提升提供保障。

（二）便于查閱和參考

對人口構成檔案而言，其作用通常體現在查閱和參考等方面。通過檔案查閱，可以全面掌握當前的人口增減狀況，將實際情況作為依據，合理制定人口構成制度。新形勢下，全面創新發展人口構成檔案管理工作具有重要作用，可以將互聯網技術引入檔案管理過程，保證檔案查閱的高效性。依托這樣的方式，還可以完成特定時段或固定詞語的查詢工作，為檔案管理工作的健康發展提供一定的助力。

（三）為群眾提供更好的服務

在新形勢下，不僅要創設人口構成檔案管理體系，而且要優化創新思維體系，這樣可以更加科學地整理分析相關信息資源，深入剖析群眾的需求和期望，確保檔案管理的作用得到最大化呈現，助力提供精準化和個性化的服務。例如，全面掌握不同群體的生育需求，在了解不同需求的前提下科學分析人口構成檔案數據，甚至將個性化指導思想作為依據，提供更多服務和支撐。同時，在信息技術的作用下，更好地與群眾開展交流互動，保證服務質量和群眾滿意度都得到大幅提升。

二、新形勢下人口構成檔案管理工作的創新發展方向

（一）人口構成檔案管理的標準化

在開展人口構成檔案管理工作時，應全面建立標準化檔案管理體系，在該體系的基礎上，高效落實人口構成檔案管理工作[ 2 ]。在具體實踐中，不僅要將制定統一的分類及保存等標準作為著力點，而且要遵守科學、規范等原則，這樣可以更加清晰、有序地掌握各個工作流程，確保更加標準化地完成管理檔案借閱或轉移等工作，推動檔案管理標準化的目標得以實現。

此外，應將檔案工作的計劃性和前瞻性作為切入點，制訂相關的年度工作計劃等，明確檔案管理的目標或方向，突出體現檔案標準化管理的作用，為人口構成檔案管理工作的順利落實提供保障。

（二）檔案管理的信息化

科學技術水平的大幅提升，使得信息技術得到廣泛運用，營造了良好的信息化市場環境。在這一背景下，人口構成檔案管理工作要加快創新發展，憑借對智能化或信息化技術的全面應用，讓檔案管理從傳統的模式中掙脫出來，打造全新的工作格局。

首先，全面建立數字化檔案庫，充分運用信息化檔案軟件，快速整合與分析檔案信息，提高檔案管理工作的質量和效率。

其次，創建便于識別的數字檔案庫，對人口構成紙質檔案進行拍照、掃描等數字化處理，推動紙質檔案ZQKBVTG7bJPkUGbpwi+Fm4H4zA5NiqNRJEKoT4vUdWQ=向數字化檔案轉變，讓檔案得到永久性保存的同時，進一步發揮檔案庫信息檢索功能的強大優勢。

與此同時，在人口構成檔案管理中，運用相關的信息化管理軟件，更加簡單高效地完成檔案的整理分類及統計等工作，全面體現人口構成檔案工作信息化和智能化發展的優勢。

（三）檔案管理的規范化

為了使人口構成檔案的內容更加精準和完整，在實際工作中應科學管理或規范化處理檔案審核流程。具體來講，針對各類人口構成檔案信息管理，要不斷加大審核校對力度，確保人口構成信息的真實性和可靠性。此外，全面開展人口構成檔案管理的專業化培訓工作，提升從業人員的專業素養和職業素質，保證從業人員在檔案管理工作中嚴格遵守相關規定或標準，大幅提升檔案管理的規范性。

三、新形勢下人口構成檔案管理工作中存在的不足

（一）缺乏完善的管理制度

對人口構成檔案管理工作展開全面探究可知，管理制度不夠完善是目前存在的問題之一。缺乏完善的管理制度，會增大檔案管理工作的隨意性，削弱檔案管理工作應用流程的規范性，導致人口構成檔案的價值無法充分發揮。在開展人口構成檔案管理工作時，未全面落實責任制度，導致部分工作人員的責任意識明顯不足，甚至使得該項工作的公共效用大幅降低，無法順利提升人口構成檔案管理的水平。

（二）工作人員的素質有待提升

人口構成檔案管理工作人員的素養不高，會對新形勢下人口構成檔案管理工作產生明顯的不良影響。工作人員存在老齡化嚴重的問題，使得工作模式以傳統模式為主，未進行必要的創新優化，使得人口構成檔案管理的效果相對偏低。

另外，檔案管理人才流失比較嚴重，且因行業普遍薪酬偏低，難以留住人才，組建優秀的管理團隊存在較大的難度，甚至無法精準實施檔案管理制度，進而對人口構成檔案管理工作產生不良影響。

（三）人口構成檔案管理思想意識不足

思想意識決定行為，如果在思想認知方面存在一定的偏差，會使相關措施執行產生一定的問題。對當前人口構成檔案管理現狀開展全面分析可知，目前思想意識不足的問題十分明顯，相關管理人員在開展人口構成檔案管理工作時，未對該檔案管理工作的重要性形成正確認知，在開展各項工作時缺乏嚴謹性和責任心，使該項工作的完成質量相對偏低，無法發揮其應有的作用[ 3 ]。

（四）信息化建設力度不足

科學技術水平的不斷提升，使得信息化技術被廣泛應用于各個領域，檔案管理也不例外。在信息化技術的輔助下，推動檔案信息化建設提速可以對各項工作的開展產生積極作用。但是，對實際的人口構成檔案管理工作展開全面分析可知，信息化建設力度不足是主要問題之一。由于相關單位對人口構成檔案資料的掃描及數字化處理缺乏重視，也尚未構建完善的數據庫，導致檔案信息管理和利用的效率明顯降低，對人口構成檔案信息化水平的發展產生不良影響。

四、新形勢下人口構成檔案管理工作的全新思路

（一）加強人口構成檔案管理頂層設計

在對人口構成檔案管理實施頂層設計時，相關單位要以實際情況為切入點，完善相關制度和標準，充分考慮人口結構變化及社會發展需求等情況，聚焦政策文件展開深入調研，建立更加科學有效的管理系統和標準。該系統標準中應涵蓋各個方面的檔案管理，也讓差異化系統得以延伸，為人口構成檔案管理工作的開展提供有效助力。

在加強檔案管理頂層設計時，要明確不同崗位的職責差異化目標，可以設立專項檔案管理崗位，收集、整合人口構成檔案。為了實時維護人口構成檔案管理信息化系統，信息化建設部門要充分發揮其職能優勢，提高人口構成檔案管理工作的專業性和高效性。

除此之外，人口構成檔案管理部門要與相關部門建立有效溝通機制，共享重要信息，形成協作合力，為檔案管理工作的推進提供助力。

（二）完善管理制度

在全新的發展形勢下，對人口構成檔案管理工作制度進行創新完善至關重要。如果制度足夠完善，就可為人口構成檔案管理工作的高效開展提供依據，為國家的穩定發展提供助力。

基于此，相關部門應對人口構成檔案管理工作制度加強重視，保證該制度更加科學完善。構建完善的賞罰制度，對檔案管理細節開展必要的分析或研究，保障檔案管理各項工作的嚴格落實。在開展人口構成檔案管理工作時，要完善人口構成檔案管理制度，利用該制度為人口構成管理工作的開展提供助力。

（三）重視管理信息化和資源開發利用

充分運用計算機技術或掃描技術，優化完善硬件設施配置，搭建資源共享和信息化服務平臺。借助該平臺的作用，更好地維護檔案管理系統，為檔案管理朝數字化方向轉變提供助力。

與此同時，利用集中管理的方式處理人口構成檔案，為了使各項資料更加完整和精準，不僅要統一化管理歸檔材料，而且要嚴格管控檔案資料的借閱或查閱流程，大幅降低檔案資料被損壞的概率，為檔案資料利用效率的提升提供保障。

檔案工作的核心是開發利用，在開展檔案管理工作時，要加強對資源開發利用的重視。從相關管理人員的角度來講，其不僅要全面學習人口構成的全新政策，而且要更好地掌握全新的檔案管理理念或技術，還要強化服務意識，保證服務質量得到明顯提升。

此外，要充分挖掘人口構成檔案資源，不斷拓寬檔案收集渠道，圍繞人口構成開展各項工作，提高資源的利用率和開發效率[ 4 ]。

（四）推動檔案管理的現代化

為了使人口構成檔案管理工作符合現代化要求，要不斷增大對該方面的資金投入力度，更好地引入先進的技術或設施。

第一，對檔案管理相關的技術或設施進行及時有效的升級處理，可以升級檔案庫房中的空調設備，補充安裝去濕氣設備，可以將現代化檔案管理技術融入其中，提升檔案管理的有效性。

第二，引入計算機網絡技術，將內部檔案信息資料存入計算機，為后續人員的查詢或借閱提供便利。采用這樣的方式，可以起到節約人力、物力的效果，也能在一定程度上提高工作效率。

（五）提升工作人員的專業素養和責任心

首先，強化專項領域培訓。將人口構成檔案管理工作的從業水平和綜合素養作為依據，開展針對性的培訓活動，組織所有工作人員積極學習和掌握檔案管理理論知識，參加相應的實踐培訓，保證工作人員對檔案管理產生正確的認知。同時，掌握檔案管理的原理及歸檔方法等，確保工作人員的能力和素養得到明顯提升，在檔案管理中發揮作用。此外，針對培訓內容開展有效的討論，形成全新的思維邏輯，為工作人員專業能力的提升奠定基礎。

其次，提升從業人員的職業道德素養。在人口構成檔案管理工作中，加強從業人員的職業道德素養至關重要，相關單位在培訓中要加入職業道德素養方面的內容，不斷提升從業人員的職業素質。在開展檔案管理工作時，要嚴格遵守相關的制度或規定，樹立良好的服務意識或使命感，為檔案管理工作的高質高效完成提供保障。

需要注意的是，為了讓從業人員對培訓加強重視，可以制定相應的獎懲制度，將考核成績與福利待遇掛鉤，保證從業人員可以更加積極和認真地參加培訓，確保其專業性和職業素養得到大幅提升[ 5 ]。

五、結語

我國是人口大國，社會經濟發展都要以人口發展為基礎，全方位考量新時期的人口構成情況，積極推進人口構成檔案管理工作水平的提高。新形勢下，必須推動人口構成檔案管理工作的改革和創新，充分利用現代化技術手段，加強信息化、智能化建設，保證其作用得到最大限度的發揮，在此基礎上進一步助力社會經濟的可持續發展。

參考文獻：

[1]盛平梅.新形勢下人口構成檔案管理工作的新思路[J].蘭臺內外，2024（04）：52-54.

[2]施鴻梅.試論新形勢下人口構成檔案管理工作的新思路[J].廣西質量監督導報，2020（05）：41+40.

[3]李延豐.淺談人口構成檔案管理存在的問題及解決辦法[J].國際公關，2019（11）：215.

[4]許雪梅.人口構成檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].辦公室業務，2018（12）：138.

[5]黎鑫.基于新形勢下的人口構成檔案管理工作探究[J].辦公室業務，2017（23）：105.