大數(shù)據(jù)時代企業(yè)物資采購管理與風(fēng)險控制路徑

閆婷婷

[摘 要]文章分析了大數(shù)據(jù)時代企業(yè)物資采購管理中的風(fēng)險，總結(jié)了物資采購管理的優(yōu)化策略和風(fēng)險控制的實踐路徑，目的是加強(qiáng)對企業(yè)采購成本的合理控制，節(jié)約成本投入，預(yù)防資源浪費(fèi)，在控制采購成本的過程中預(yù)防風(fēng)險，降低風(fēng)險帶來的影響，促進(jìn)大數(shù)據(jù)時代企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和穩(wěn)定經(jīng)營。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；企業(yè)；物資采購；風(fēng)險控制

中圖分類號：F272.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）12-0004-03

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展中，社會進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在物資采購管理和風(fēng)險防控工作中，要加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的有效控制，立足實際情況，優(yōu)化物資采購管理的模式和方法，加工處理有關(guān)的信息，盡早發(fā)現(xiàn)和防范風(fēng)險，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)物資采購管理中的風(fēng)險

企業(yè)在開展物資采購管理工作的過程中，面臨著多種類型的風(fēng)險。在制定采購計劃和采購流程等多個層面，風(fēng)險均有所體現(xiàn)，如果企業(yè)制訂的采購計劃不科學(xué)，或是在采購計劃的落實過程中，采購人員沒有嚴(yán)格按照制訂的計劃要求，落實崗位工作任務(wù)，將難以實現(xiàn)理想的采購目標(biāo)。如果企業(yè)提交的采購申請流程沒有獲得審批，就貿(mào)然進(jìn)入物資采購環(huán)節(jié)，將會導(dǎo)致采購管理的質(zhì)量得不到保障，對企業(yè)的物資采購水平和物資配置的合理性造成直接影響。企業(yè)沒有對市場進(jìn)行全方位調(diào)研，就進(jìn)行了相關(guān)的采購工作，對供應(yīng)商的資質(zhì)考察不足，在供應(yīng)商哄抬物價等因素的干擾下，企業(yè)將會出現(xiàn)物資采購風(fēng)險。由于企業(yè)的采購人員缺乏職業(yè)道德觀念和崗位責(zé)任意識，將會給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，增加了物資采購管理的風(fēng)險隱患。在實施物資采購活動的過程中，采購數(shù)量控制工作落實不到位，出現(xiàn)了貨物積壓或貨物不足等問題，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動將會受到影響，或引發(fā)資源浪費(fèi)的風(fēng)險，企業(yè)的運(yùn)營管理活動和經(jīng)濟(jì)建設(shè)將會受到直接干擾，威脅企業(yè)的經(jīng)營安全，對企業(yè)的綜合效益產(chǎn)生直接的負(fù)面影響。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)物資采購管理與風(fēng)險控制的路徑

（一）運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)物資分析

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行物資采購管理，要明確企業(yè)物資采購的數(shù)量類型，傳統(tǒng)的物資管理模式下，管理人員將會向上級部門提交物資需求，根據(jù)需求由采購人員編制采購清單，獲取上級管理部門人員的審批。該模式需要投入大量的精力、時間，工作人員面對著煩瑣的工作流程和環(huán)節(jié)時，不可避免地會出現(xiàn)錯誤。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行物資分析，可以有效規(guī)避風(fēng)險，簡化采購審批流程，搭建企業(yè)物資采購管理的信息化平臺。在該信息平臺上進(jìn)行審核活動，采購數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性強(qiáng)，數(shù)據(jù)更加全面、清晰，降低了各個環(huán)節(jié)的人力成本和資源投入，提高了物資分析階段的風(fēng)險防范水平和物資管理效果[ 1 ]。

（二）基于大數(shù)據(jù)應(yīng)用的招投標(biāo)管理

在企業(yè)的物資采購管理工作實踐中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行招投標(biāo)階段的物資采購管理，要整理和分析多種物資采購的項目，在完成有關(guān)的整理分析活動之后，進(jìn)行高效率、高精確性的采購工作。企業(yè)在采購過程中，會面臨供應(yīng)商資質(zhì)不符合要求的情況，因此企業(yè)需要著重做好供應(yīng)商的把關(guān)工作，選擇具備完善資質(zhì)的供應(yīng)商，考察供應(yīng)商的實力，再進(jìn)行后續(xù)的招標(biāo)工作，篩選能夠符合企業(yè)采購要求的供應(yīng)商。

在招標(biāo)中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)技術(shù)和招標(biāo)工作的有機(jī)融合，分析和處理供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，在此基礎(chǔ)上傳遞信息，提高招標(biāo)環(huán)節(jié)的信息傳遞水平和物資采購管理的有效性。要明確招標(biāo)環(huán)節(jié)的注意事項，強(qiáng)調(diào)各項操作的規(guī)范性、透明度，提高招標(biāo)工作的規(guī)范化水平。

（三）注重供應(yīng)商管理

在物資采購管理工作實踐中，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，在供應(yīng)商管理階段降低管理風(fēng)險，做好相應(yīng)的風(fēng)險防范工作。供應(yīng)商資質(zhì)對企業(yè)的供應(yīng)鏈安全運(yùn)行和安全供應(yīng)保障有著決定性的作用，在供應(yīng)商的選擇環(huán)節(jié)，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析影響企業(yè)經(jīng)營管理和物資管理的各種因素，配合數(shù)據(jù)協(xié)同分析技術(shù)的應(yīng)用，對供應(yīng)商的匹配性加強(qiáng)分析。

了解供應(yīng)商產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)、報價、基礎(chǔ)資料、失信檔案中的各種信息，加強(qiáng)對信息的多元識別、準(zhǔn)確識別，為供應(yīng)商的選擇提供準(zhǔn)確的依據(jù)。編制差異化的供應(yīng)方案，協(xié)助企業(yè)明確采購管理的合作伙伴，優(yōu)選供應(yīng)商進(jìn)行合作，提高企業(yè)的合作效率，保護(hù)各方利益。

（四）構(gòu)建采購質(zhì)量管理控制新模式

基于大數(shù)據(jù)分析，構(gòu)建采購質(zhì)量管理的新模式。企業(yè)要實現(xiàn)穩(wěn)定的生產(chǎn)和經(jīng)營，需要重視對物資采購質(zhì)量的把關(guān)工作，提高生產(chǎn)鏈條的契合性，保持生產(chǎn)鏈條和企業(yè)物資之間的協(xié)調(diào)，明確二者之間的密切關(guān)聯(lián)，保護(hù)企業(yè)的生產(chǎn)活動、物資管理活動不受影響。

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以進(jìn)行信用評定，對企業(yè)的物資供應(yīng)商加強(qiáng)管理，對重復(fù)采購的數(shù)量信息進(jìn)行綜合評價，了解支付進(jìn)度等有關(guān)的數(shù)據(jù)資源，直觀地判斷供應(yīng)商是否可靠。協(xié)助企業(yè)采集履約數(shù)據(jù)和供應(yīng)商的相關(guān)信譽(yù)數(shù)據(jù)，加強(qiáng)對供應(yīng)商信息的掌控，從根源上對采購的質(zhì)量加強(qiáng)控制，提高采購管理的綜合效能[ 2 ]。

（五）建立數(shù)據(jù)交易平臺

企業(yè)在優(yōu)化內(nèi)部采購形式、構(gòu)建物資采購管理模式的過程中，要注重利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立數(shù)據(jù)交易平臺，企業(yè)內(nèi)部的采購主要包括自主應(yīng)用采購、電子網(wǎng)絡(luò)采購、由下至上的管理式采購，不同的形式特點各有不同。隨著社會的進(jìn)步和企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，自主應(yīng)用采購的形式已經(jīng)不符合當(dāng)前時代發(fā)展的要求，以由下至上的管理式采購形式為主，未來要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，朝著電子網(wǎng)絡(luò)模式的方向發(fā)展。

企業(yè)需要抓住時代機(jī)遇，加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立網(wǎng)絡(luò)交易平臺，對信息進(jìn)行共享分析，不斷放大大數(shù)據(jù)的價值，充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺，篩選供應(yīng)商，提高物資采購管理的規(guī)范性、有效性。

（六）加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升信息管理質(zhì)量

基于信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)在物資采購管理和風(fēng)險防范工作中，要切實地提高企業(yè)的內(nèi)部管理水平和信息管理質(zhì)量，強(qiáng)化采購人員的數(shù)據(jù)化管理意識和采購意識，從宏觀角度實施數(shù)字化采購管理，推進(jìn)物資采購管理的變革。

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要支持企業(yè)的物資管理數(shù)據(jù)化、規(guī)范化發(fā)展，加強(qiáng)對風(fēng)險的預(yù)防，提高信息管理的有效性。在資源利用中，采購人員要注重創(chuàng)新內(nèi)部控制工作，及時在采購系統(tǒng)中錄入有關(guān)數(shù)據(jù)，統(tǒng)計整理相關(guān)數(shù)據(jù)。將數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)資源，加強(qiáng)對物資采購風(fēng)險的防范，培養(yǎng)具備大數(shù)據(jù)管理知識和管理意識的人才，提高企業(yè)物資采購管理的有效性，構(gòu)建現(xiàn)代電子商務(wù)采購的新模式，提高企業(yè)信息化管理效率[ 3 ]。

（七）加強(qiáng)部門協(xié)同和信息共享

為了促使企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)采購物資管理工作的創(chuàng)新，降低風(fēng)險隱患，要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建部門協(xié)同的模式，共享信息資源，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)實時流通、共享信息的功能，增進(jìn)部門之間人員的聯(lián)系。為貫徹和落實一體化協(xié)同管理，企業(yè)要合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)，審批采購項目，提高自動化管理水平，在采購部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門、人力資源部門的協(xié)同下，提高工作效率，降低企業(yè)在物資采購管理中的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。

建立數(shù)據(jù)化的采購體系，完善采購成本數(shù)據(jù)化評估模塊的功能，提高物資采購管理體系的智能化程度，明確科學(xué)的量化標(biāo)準(zhǔn)，在信息公開機(jī)制和信息的共享與監(jiān)控中，提高企業(yè)的物資采購管理水平。在數(shù)據(jù)化的采購管理系統(tǒng)中，注重對采購信息的對比，判斷成本浮動的情況，解析價格比例，掌握項目數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)內(nèi)部系統(tǒng)中的信息資源共享。

（八）建立全流程的物資采購數(shù)據(jù)庫

制訂和實施物資采購計劃，加強(qiáng)風(fēng)險防范和管理，建立全流程的物資采購數(shù)據(jù)庫，提高企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代的物資采購管理水平。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)環(huán)節(jié)涵蓋物資需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、風(fēng)險評估、決策分析等采購流程、需求確認(rèn)階段，企業(yè)管理人員需要收集、整理、分析各部門的物資需求，采集全面的數(shù)據(jù)，例如歷史采購記錄、當(dāng)前庫存情況、生產(chǎn)計劃等信息，全面了解物資需求。企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘和分析歷史數(shù)據(jù)，識別潛在的需求模式，判斷未來趨勢，為未來的采購計劃提供參考依據(jù)，構(gòu)建科學(xué)的供應(yīng)商評估體系，全面評估供應(yīng)商的信用狀況、質(zhì)量控制能力、交貨能力和價格競爭力[ 4 ]。

在大數(shù)據(jù)分析中，評估供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)，結(jié)合外部數(shù)據(jù)源如行業(yè)報告、市場趨勢等，全面做好供應(yīng)商的選擇和管理。在采購執(zhí)行階段，發(fā)揮物資采購數(shù)據(jù)庫的作用，記錄每一筆采購訂單的詳細(xì)信息，包括采購數(shù)量、交貨日期、價格等。實時監(jiān)控采購數(shù)據(jù)，促使企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)采購異常，包括供應(yīng)商延遲交貨、價格波動等情況，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，保障采購計劃的順利執(zhí)行。企業(yè)要利用物資采購數(shù)據(jù)庫，評估和預(yù)測采購風(fēng)險，加強(qiáng)對歷史數(shù)據(jù)的分析，識別出可能影響采購計劃執(zhí)行的風(fēng)險因素，預(yù)測和分析供應(yīng)商倒閉、原材料價格波動等風(fēng)險，制訂防治計劃，結(jié)合外部數(shù)據(jù)源信息，進(jìn)行風(fēng)險的全面評估。

在決策分析階段，企業(yè)要利用物資采購數(shù)據(jù)庫，制訂相應(yīng)的風(fēng)險控制策略，發(fā)現(xiàn)潛在的優(yōu)化空間和改進(jìn)點，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效率，強(qiáng)化企業(yè)的競爭力[ 5 ]。

（九）強(qiáng)化頂層指導(dǎo)意識

建立物資采購管理的新模式，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)判斷風(fēng)險，調(diào)配資源，在大數(shù)據(jù)時代加強(qiáng)風(fēng)險控制，企業(yè)要從高層領(lǐng)導(dǎo)開始，強(qiáng)調(diào)物資采購管理在企業(yè)運(yùn)營中的重要性，將其納入企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要議程，獲取高層的支持和指導(dǎo)，保證在物資采購管理中投入足夠的資源，提高關(guān)注度，全過程應(yīng)對潛在的風(fēng)險。重新審視傳統(tǒng)的物資采購管理模式，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建適應(yīng)新時代需要的新模式，采用智能化的采購系統(tǒng)，建立供應(yīng)鏈數(shù)字化平臺，推行供應(yīng)鏈金融，提高采購效率，最大限度地降低風(fēng)險。

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，收集、分析、挖掘采購過程中的各種數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確判斷潛在的風(fēng)險，識別采購過程中的問題和風(fēng)險因素，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，結(jié)合外部數(shù)據(jù)源中的供應(yīng)商信用評級、市場趨勢等信息，分析和評估風(fēng)險隱患。識別出潛在的風(fēng)險后，企業(yè)要及時調(diào)配資源，積極調(diào)整采購計劃，也可以尋找替代供應(yīng)商，提高資源調(diào)配水平。

（十）建立信息化系統(tǒng)

基于大數(shù)據(jù)平臺建立信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)對物資質(zhì)量管理風(fēng)險的防控，把握重點環(huán)節(jié)，從全生命周期的角度分析產(chǎn)品需求，在該系統(tǒng)中收集、存儲、處理和分析數(shù)據(jù)，集成與物資采購相關(guān)的信息，整合各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，例如供應(yīng)商信息、采購訂單、物流信息、質(zhì)量檢測等數(shù)據(jù)，注重全流程的信息化管理。在大數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)的支持下，企業(yè)可以實時監(jiān)控物資的質(zhì)量情況，及時發(fā)現(xiàn)潛在的質(zhì)量問題，識別出影響物資質(zhì)量的關(guān)鍵因素，判斷供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、原材料的來源因素，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，降低質(zhì)量風(fēng)險的發(fā)生概率。

重點關(guān)注物資采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在供應(yīng)商選擇、質(zhì)量檢驗、運(yùn)輸環(huán)節(jié)等階段，進(jìn)行深度數(shù)據(jù)分析，識別出潛在的風(fēng)險點，制定針對性的管理措施，整合產(chǎn)品全生命周期的數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的需求特點、變化規(guī)律，制定物資采購計劃和風(fēng)險控制策略[ 6 ]。

三、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代的快速發(fā)展中，現(xiàn)代化企業(yè)的經(jīng)營和內(nèi)部的采購工作要主動緊跟時代發(fā)展的趨勢，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高物資采購管理水平，控制采購成本的投入，對采購成本的控制、量化工作進(jìn)行深層次剖析。注意利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析有關(guān)的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性，最大限度發(fā)揮數(shù)據(jù)的經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)的物資采購管理水平和風(fēng)險防控的有效性。

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