內(nèi)部控制視角下高校統(tǒng)一收費服務(wù)管理平臺建設(shè)研究

吳元元

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.11.049

［摘 要］收費管理工作是高校財務(wù)管理中的一項重要內(nèi)容。近年來，全國財政收支呈現(xiàn)“緊平衡”狀態(tài)，高校收費管理工作對于確保高校收入的穩(wěn)定性意義重大。高校收費內(nèi)容多、繳費人員類型多，傳統(tǒng)的收費管理模式已無法滿足信息化時代對財務(wù)工作高質(zhì)量發(fā)展的要求，搭建高校統(tǒng)一收費服務(wù)管理平臺，實現(xiàn)收費項目應(yīng)收盡收、顆粒歸倉，是高校高質(zhì)量健康穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。文章探討開展高校統(tǒng)一收費平臺建設(shè)的必要性，并從內(nèi)部控制角度分析傳統(tǒng)收費管理工作存在的問題，針對存在的問題提出統(tǒng)一收費平臺建設(shè)的構(gòu)建與應(yīng)用，希望為提升高校收費管理效率提供新思路，也為推動大數(shù)據(jù)時代教育治理新模式的構(gòu)建提供一些參考和借鑒。

［關(guān)鍵詞］內(nèi)部控制；高校；統(tǒng)一收費；服務(wù)管理平臺

［中圖分類號］G47文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在當(dāng)前數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，高校財務(wù)人員需要使用先進(jìn)的信息技術(shù)和工具，逐步探索收費管理的新路徑、新方法，強(qiáng)化高校收費管理內(nèi)部控制制度，主動識別和防范收費環(huán)節(jié)中的潛在風(fēng)險。因此，在高校內(nèi)部建設(shè)統(tǒng)一收費服務(wù)管理平臺（以下簡稱“統(tǒng)一收費平臺”），成為高校財務(wù)管理領(lǐng)域亟待實現(xiàn)的目標(biāo)。

1 高校統(tǒng)一收費平臺建設(shè)的必要性

1.1 提高收費管理效率和質(zhì)量

通過搭建高校統(tǒng)一收費平臺，可以整合各種收費渠道和支付方式，使得收費過程更加便捷和高效。學(xué)生和教職工可以通過平臺自助完成繳費操作，減少了人工收費的錯誤和時間成本，同時也降低了因人為操作導(dǎo)致的廉政風(fēng)險。

1.2 規(guī)范學(xué)校的收費流程

統(tǒng)一收費平臺可以規(guī)范學(xué)校的收費流程，避免不必要的疏漏和錯誤，有效提高收費工作的準(zhǔn)確性和公正性。通過服務(wù)管理平臺，可以對收費數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為學(xué)校的決策提供有力支持。同時，可以提高收費的透明度，讓學(xué)生和家長可以清楚地了解到每項費用的來源和去向，有助于增強(qiáng)學(xué)校的公信力。

1.3 加強(qiáng)風(fēng)險防控

通過服務(wù)管理平臺，高?？梢詫λ惺召M項目進(jìn)行集中管理，實時監(jiān)控收費情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行處理。服務(wù)管理平臺可以通過設(shè)置權(quán)限、加密等措施來保障數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。同時，也可以通過監(jiān)控和審計等手段來預(yù)防和管理潛在的風(fēng)險和問題。

2 高校收費管理面臨的難點問題

2.1 收費業(yè)務(wù)分散，資金入賬滯后

高校的收費項目包含以下三種類別。一是行政事業(yè)性收費，如各類學(xué)生的學(xué)宿費、考試報名費等；二是服務(wù)性收費，如培訓(xùn)費、停車費等；三是代收費，如黨費、團(tuán)費等。不同的分管單位需要結(jié)合業(yè)務(wù)自身類型對收費項目做好收繳管理，充分考慮自身業(yè)務(wù)管理便捷性，分管單位會按月、季度、半年甚至一年將收費金額移交財務(wù)部門入賬結(jié)算。收費的方式也有很多，包括收取現(xiàn)金、從學(xué)校一卡通扣費、刷POS機(jī)、對公轉(zhuǎn)賬、掃碼支付到第三方平臺或個人、從工資項代扣等。由于各業(yè)務(wù)部門的收費項目在一定程度上依賴工作人員的自覺性，收費環(huán)節(jié)監(jiān)督缺失，容易埋下嚴(yán)重的財務(wù)風(fēng)險隱患。

2.2 收費形式傳統(tǒng)，增加財務(wù)收費壓力

現(xiàn)場收費是高校常見的收費方式之一。每年新生報到時，高校都會派出財務(wù)收費人員到現(xiàn)場收費，收費人員不夠的情況下，還需要向其他科室借調(diào)人員。通常兩人為一組，其中一人負(fù)責(zé)清點賬款，另一人進(jìn)行開票。同時，需要邀請專業(yè)人員維護(hù)現(xiàn)場秩序，全力保障新生入學(xué)收費業(yè)務(wù)的正常開展。這種傳統(tǒng)的收費方式耗時長且成本較高，集中辦理重復(fù)性繳費業(yè)務(wù)容易引發(fā)操作失誤，導(dǎo)致收費效率降低。

第二種是銀行匯款。繳款方通過銀行辦理匯款業(yè)務(wù)，將資金匯給高校的銀行賬戶。如果繳款方的匯款信息缺失或者不全，財務(wù)人員不能快速準(zhǔn)確地判斷來款用途，會造成大量的往來款掛賬，增加財務(wù)工作人員的工作量。此外，財務(wù)人員根據(jù)對公匯款的銀行電子回單入賬，而銀行電子回單一般晚于資金到賬時間兩到三個工作日，這也影響了高校資金管理的效率。

第三種是從工資中代扣。這種收費形式主要針對校內(nèi)住宅的教職工，通過從工資中扣款完成校內(nèi)住宅的水電費、取暖費、罰款等收取工作。從工資中代扣的方式在一定程度上提高了收費效率，但一些高校尚未建立費用代扣管理制度，容易引起教職工對代扣做法的抵觸情緒，認(rèn)為這種做法缺乏透明度和自愿性。另外，退休職工常常會發(fā)生水電、取暖費高而一個月工資不夠代扣的情況，財務(wù)人員需要分幾個月才能完成代扣，大大增加了財務(wù)工作人員的操作復(fù)雜性和工資的錯誤率。

2.3 人為催繳欠費，催欠工作被動

學(xué)費收入是高校事業(yè)收入的重要來源，但是高校學(xué)費欠繳是一個較為普遍的現(xiàn)象。大多數(shù)高校本著對學(xué)生的關(guān)懷，并沒有制定學(xué)生欠費管理辦法和制約措施，學(xué)生欠繳學(xué)費并不影響在校園里的學(xué)習(xí)生活，這也間接使欠費人數(shù)和欠費金額逐年增加。學(xué)費催繳工作主要依賴財務(wù)工作人員從財務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出學(xué)費繳納數(shù)據(jù)，發(fā)給各院系核對、確認(rèn)、催繳，而學(xué)生本人和院系不能主動查詢到學(xué)費繳納情況，嚴(yán)重影響了學(xué)費的應(yīng)收盡收。

2.4 票據(jù)管理不善，票據(jù)開具不規(guī)范

票據(jù)是高校收費管理的基礎(chǔ)，它既是學(xué)校與學(xué)生之間的交易憑證，也是學(xué)校財務(wù)收支的重要記錄。然而，在實際操作中，由于票據(jù)種類繁多、管理流程煩瑣，加之管理人員素質(zhì)參差不齊，票據(jù)管理不善、使用不規(guī)范的現(xiàn)象時有發(fā)生，不僅給學(xué)校的財務(wù)管理帶來不便，也給學(xué)生和家長帶來了諸多困擾。一方面，由于票據(jù)管理不規(guī)范，管理人員往往難以對票據(jù)進(jìn)行有效的分類、歸檔和保管，導(dǎo)致票據(jù)混亂、易丟失，給學(xué)校的財務(wù)管理帶來困難；另一方面，在票據(jù)開具的過程中，由于人為疏忽、操作不熟練或系統(tǒng)故障等原因?qū)е缕睋?jù)內(nèi)容填寫錯誤，造成票據(jù)無法正常使用或產(chǎn)生歧義。此外，虛開票據(jù)和重復(fù)開票也是常見的票據(jù)風(fēng)險，這可能是由于業(yè)務(wù)人員的誤解、溝通不暢或故意隱瞞等原因?qū)е碌?，不僅可能觸犯法律法規(guī)，還可能損害學(xué)校的信譽和社會形象［1］。

3 高校統(tǒng)一收費平臺建設(shè)

隨著高校事業(yè)發(fā)展的不斷深化，高校收費管理體量不斷增加，傳統(tǒng)收費管理模式滯后，不能與高?，F(xiàn)代化需求相契合。借助互聯(lián)網(wǎng)等支付系統(tǒng)為基礎(chǔ)，通過信息共享的財務(wù)信息化平臺，搭建融業(yè)務(wù)流、資金流、信息流、票據(jù)流、控制流為一體的高校統(tǒng)一收費平臺勢在必行。

3.1 收費事項審批

高校業(yè)務(wù)管理部門如果有收費需求，應(yīng)該先經(jīng)學(xué)校收費領(lǐng)導(dǎo)小組審定，包括收費項目、收費內(nèi)容、收費范圍、收費依據(jù)、收費標(biāo)準(zhǔn)等，這些信息不僅有助于領(lǐng)導(dǎo)小組全面了解收費情況，還能為后續(xù)的公示環(huán)節(jié)提供充分的依據(jù)。經(jīng)過收費領(lǐng)導(dǎo)小組的嚴(yán)格審定后，向社會和學(xué)生公示審批結(jié)果。公示環(huán)節(jié)既是高校與社會、學(xué)生之間溝通的橋梁，也是保障收費活動公開透明的關(guān)鍵，通過公示，社會和學(xué)生可以清楚地了解收費項目的具體情況。線下審批通過后，有收費需求的部門通過統(tǒng)一收費平臺向財務(wù)部門提交申請，財務(wù)部門在收到審批相關(guān)文件后，對收費項目的票據(jù)信息進(jìn)行初始設(shè)置并開通平臺使用權(quán)限，這一步驟確保了收費活動的合規(guī)性，為后續(xù)的收費操作打下了堅實的基礎(chǔ)。

3.2 繳費人員自助繳費

對于各類收費業(yè)務(wù)，統(tǒng)一收費平臺能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)和信息來源進(jìn)行區(qū)分。對于行政事業(yè)性收費，需要與學(xué)費系統(tǒng)進(jìn)行銜接，從而實現(xiàn)信息互聯(lián)共享；對于服務(wù)性收費，如培訓(xùn)費、場地費，不僅包括校內(nèi)師生還包括校外人員，這種情況下可以形成專屬收費二維碼；對于代收費，如黨費、團(tuán)費等，就需要與已有的信息系統(tǒng)對接，如果前期沒有信息系統(tǒng)，需要黨團(tuán)組織負(fù)責(zé)統(tǒng)計人員信息并導(dǎo)入統(tǒng)一收費平臺。在統(tǒng)一收費平臺完成收費項目與相關(guān)人員信息的匹配后，繳費人員登錄收費平臺便可快速完成繳費，確保信息的準(zhǔn)確完整。繳費人員可以隨時查詢到在平臺的繳費記錄，大幅提升了繳費人員的繳費體驗。

3.3 票據(jù)系統(tǒng)自動開票

在繳費完成后，學(xué)生可通過統(tǒng)一收費平臺獲取電子票據(jù)，實現(xiàn)自動開票。這一功能的實現(xiàn)，不僅避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)的煩瑣管理，還降低了票據(jù)丟失、損壞的風(fēng)險。同時，電子票據(jù)具有高度的防偽性，能夠有效防止票據(jù)被篡改或偽造。此外，通過數(shù)據(jù)分析，高校還能夠?qū)ζ睋?jù)使用情況進(jìn)行實時監(jiān)控，為財務(wù)管理提供有力支持。

統(tǒng)一收費平臺通過先進(jìn)的技術(shù)手段，實現(xiàn)了票據(jù)開具、查詢、監(jiān)督、退費、換票以及核對等功能的自動化和智能化。在票據(jù)開具環(huán)節(jié)，平臺能夠自動關(guān)聯(lián)繳費數(shù)據(jù)與票據(jù)號，確保每一筆交易都有相應(yīng)的票據(jù)記錄，這一功能的實現(xiàn)，不僅大大提高了票據(jù)開具的效率，還降低了人為錯誤的可能性。平臺允許繳費人、財務(wù)人員、票據(jù)專管員以及項目管理員（有權(quán)限的業(yè)務(wù)部門項目負(fù)責(zé)人）實時查看票據(jù)信息［2］。這種透明化的管理方式，不僅方便了內(nèi)部人員的工作，還能有效接受多方監(jiān)督，確保票據(jù)使用的合規(guī)性和安全性。

針對作廢的票據(jù)和退費票據(jù)應(yīng)用的風(fēng)險點，統(tǒng)一收費平臺通過使用技術(shù)手段真正實現(xiàn)了退費和換票業(yè)務(wù)的自動化處理。根據(jù)退費金額和換票信息，該平臺可以自動化完成新票據(jù)開具，減少人為操作的誤差，提高工作效率。在月末或稅務(wù)清繳時，統(tǒng)一收費平臺自動對繳費金額、票據(jù)金額和賬務(wù)金額進(jìn)行逐一核對。這種自動化的核對方式，不僅提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還大大減輕了財務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。

3.4 跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，統(tǒng)一收費平臺的出現(xiàn)無疑為眾多業(yè)務(wù)部門帶來了革命性的變革。該平臺實現(xiàn)了與多個業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)的信息全方位共享，包括繼續(xù)教育培訓(xùn)系統(tǒng)、體育館智慧場館收費、學(xué)籍管理系統(tǒng)等，成為促進(jìn)部門間協(xié)同合作、提升工作效率的有力工具［3］。

統(tǒng)一收費平臺實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理和應(yīng)用，徹底打通各平臺間的信息數(shù)據(jù)接口，使各業(yè)務(wù)部門間的信息能夠?qū)崟r共享和互聯(lián)。通過業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息共享，提升了業(yè)務(wù)辦理效率，減少了煩瑣的人工操作，還加大了監(jiān)管力度，確保了收費的透明度和準(zhǔn)確性。在學(xué)籍管理系統(tǒng)中，統(tǒng)一收費平臺能夠為學(xué)校提供全面的學(xué)生繳費信息，幫助學(xué)校更加精準(zhǔn)地進(jìn)行財務(wù)管理。通過對學(xué)生繳費數(shù)據(jù)的分析，學(xué)校還能夠了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)和家庭經(jīng)濟(jì)狀況，為制定更加個性化的教育政策提供有力支持。

當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與統(tǒng)一收費平臺實現(xiàn)信息共享時，整個繳費過程將變得更為透明、高效。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與統(tǒng)一收費平臺之間的直接信息共享確保了繳費信息的實時性，一旦用戶完成繳費，統(tǒng)一收費平臺能夠立即將相關(guān)信息反饋給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，避免了傳統(tǒng)模式下信息滯后的問題。通過共享繳費狀態(tài)、開票狀態(tài)、票據(jù)號碼、入賬憑證號等財務(wù)信息，統(tǒng)一收費平臺為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了全面的數(shù)據(jù)支持。這些信息對于業(yè)務(wù)部門來說至關(guān)重要，它們不僅能夠幫助部門管理員了解繳費的詳細(xì)情況，還能夠為后續(xù)的財務(wù)處理和核算提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)。

3.5 服務(wù)管理加強(qiáng)系統(tǒng)安全架構(gòu)管理

在統(tǒng)一收費平臺的建設(shè)中，系統(tǒng)安全管理是重中之重，財務(wù)數(shù)據(jù)、票據(jù)等敏感信息的安全等級要求極高，一旦泄露或被篡改，將帶來不可估量的損失。通過采用先進(jìn)的加密技術(shù)、安全認(rèn)證機(jī)制等措施，能夠確保平臺數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，高校還應(yīng)建立完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，明確各部門和個人的信息安全職責(zé)，規(guī)范信息處理和存儲的流程，確保敏感信息不被泄露或濫用，通過定期對平臺進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保平臺運行的穩(wěn)定性和可靠性。

4 某高校統(tǒng)一收費平臺應(yīng)用案例

為簡化收費流程，公開收費標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)收費監(jiān)管，減輕學(xué)校財務(wù)工作量，某高校建設(shè)統(tǒng)一收費平臺，連接學(xué)校各個部門，如信息技術(shù)中心、圖書館、教務(wù)處、學(xué)生處、保衛(wèi)處、后勤處等及各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括校園一卡通系統(tǒng)、圖書借閱系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、停車場管理系統(tǒng)、水電表系統(tǒng)，以解決學(xué)校財務(wù)內(nèi)控管理、提高財務(wù)工作效率，最終財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門實現(xiàn)了“業(yè)務(wù)流、資金流、信息流、票據(jù)流、數(shù)據(jù)流”的及時共享。

對于學(xué)校財務(wù)部門來說，統(tǒng)一收費平臺實現(xiàn)了收費數(shù)據(jù)的實時匯總和統(tǒng)計分析，大大提高了工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。財務(wù)人員可以快速生成各類收費報表，為學(xué)校的決策提供有力支持。在應(yīng)用方面，學(xué)校各部門之間的協(xié)作也更加順暢。例如，教務(wù)處可以實時獲取學(xué)生的繳費信息，以便及時處理學(xué)生的學(xué)籍注冊等事務(wù)，后勤部門也能根據(jù)平臺數(shù)據(jù)安排相關(guān)服務(wù)資源。自從該平臺投入使用后，學(xué)校的收費管理工作得到了有效改善，繳費效率大幅提升，學(xué)生滿意度顯著提高。同時，學(xué)校的財務(wù)管理水平也邁上了一個新的臺階，為學(xué)校的整體發(fā)展提供了有力保障。

5 結(jié)語

內(nèi)部控制視角下高校統(tǒng)一收費平臺的建設(shè)研究具有重要的理論和實踐意義。通過加強(qiáng)內(nèi)部控制機(jī)制的建設(shè)和優(yōu)化服務(wù)管理平臺的功能，將內(nèi)部控制的關(guān)鍵點深度融入統(tǒng)一收費平臺，強(qiáng)化事前與事中的風(fēng)險控制，以全面防范各流程收費風(fēng)險，確保高校穩(wěn)健發(fā)展。隨著高校管理模式的變革和技術(shù)的發(fā)展，統(tǒng)一收費平臺需要不斷更新和完善，推動高校財務(wù)管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展和人才培養(yǎng)質(zhì)量提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

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