內部控制視角下高校統一收費服務管理平臺建設研究

吳元元

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.11.049

［摘 要］收費管理工作是高校財務管理中的一項重要內容。近年來，全國財政收支呈現“緊平衡”狀態，高校收費管理工作對于確保高校收入的穩定性意義重大。高校收費內容多、繳費人員類型多，傳統的收費管理模式已無法滿足信息化時代對財務工作高質量發展的要求，搭建高校統一收費服務管理平臺，實現收費項目應收盡收、顆粒歸倉，是高校高質量健康穩定發展的重要保障。文章探討開展高校統一收費平臺建設的必要性，并從內部控制角度分析傳統收費管理工作存在的問題，針對存在的問題提出統一收費平臺建設的構建與應用，希望為提升高校收費管理效率提供新思路，也為推動大數據時代教育治理新模式的構建提供一些參考和借鑒。

［關鍵詞］內部控制；高校；統一收費；服務管理平臺

［中圖分類號］G47文獻標志碼：A

在當前數字化轉型的大背景下，高校財務人員需要使用先進的信息技術和工具，逐步探索收費管理的新路徑、新方法，強化高校收費管理內部控制制度，主動識別和防范收費環節中的潛在風險。因此，在高校內部建設統一收費服務管理平臺（以下簡稱“統一收費平臺”），成為高校財務管理領域亟待實現的目標。

1 高校統一收費平臺建設的必要性

1.1 提高收費管理效率和質量

通過搭建高校統一收費平臺，可以整合各種收費渠道和支付方式，使得收費過程更加便捷和高效。學生和教職工可以通過平臺自助完成繳費操作，減少了人工收費的錯誤和時間成本，同時也降低了因人為操作導致的廉政風險。

1.2 規范學校的收費流程

統一收費平臺可以規范學校的收費流程，避免不必要的疏漏和錯誤，有效提高收費工作的準確性和公正性。通過服務管理平臺，可以對收費數據進行統計和分析，為學校的決策提供有力支持。同時，可以提高收費的透明度，讓學生和家長可以清楚地了解到每項費用的來源和去向，有助于增強學校的公信力。

1.3 加強風險防控

通過服務管理平臺，高校可以對所有收費項目進行集中管理，實時監控收費情況，及時發現問題并進行處理。服務管理平臺可以通過設置權限、加密等措施來保障數據安全，防止數據泄露和濫用。同時，也可以通過監控和審計等手段來預防和管理潛在的風險和問題。

2 高校收費管理面臨的難點問題

2.1 收費業務分散，資金入賬滯后

高校的收費項目包含以下三種類別。一是行政事業性收費，如各類學生的學宿費、考試報名費等；二是服務性收費，如培訓費、停車費等；三是代收費，如黨費、團費等。不同的分管單位需要結合業務自身類型對收費項目做好收繳管理，充分考慮自身業務管理便捷性，分管單位會按月、季度、半年甚至一年將收費金額移交財務部門入賬結算。收費的方式也有很多，包括收取現金、從學校一卡通扣費、刷POS機、對公轉賬、掃碼支付到第三方平臺或個人、從工資項代扣等。由于各業務部門的收費項目在一定程度上依賴工作人員的自覺性，收費環節監督缺失，容易埋下嚴重的財務風險隱患。

2.2 收費形式傳統，增加財務收費壓力

現場收費是高校常見的收費方式之一。每年新生報到時，高校都會派出財務收費人員到現場收費，收費人員不夠的情況下，還需要向其他科室借調人員。通常兩人為一組，其中一人負責清點賬款，另一人進行開票。同時，需要邀請專業人員維護現場秩序，全力保障新生入學收費業務的正常開展。這種傳統的收費方式耗時長且成本較高，集中辦理重復性繳費業務容易引發操作失誤，導致收費效率降低。

第二種是銀行匯款。繳款方通過銀行辦理匯款業務，將資金匯給高校的銀行賬戶。如果繳款方的匯款信息缺失或者不全，財務人員不能快速準確地判斷來款用途，會造成大量的往來款掛賬，增加財務工作人員的工作量。此外，財務人員根據對公匯款的銀行電子回單入賬，而銀行電子回單一般晚于資金到賬時間兩到三個工作日，這也影響了高校資金管理的效率。

第三種是從工資中代扣。這種收費形式主要針對校內住宅的教職工，通過從工資中扣款完成校內住宅的水電費、取暖費、罰款等收取工作。從工資中代扣的方式在一定程度上提高了收費效率，但一些高校尚未建立費用代扣管理制度，容易引起教職工對代扣做法的抵觸情緒，認為這種做法缺乏透明度和自愿性。另外，退休職工常常會發生水電、取暖費高而一個月工資不夠代扣的情況，財務人員需要分幾個月才能完成代扣，大大增加了財務工作人員的操作復雜性和工資的錯誤率。

2.3 人為催繳欠費，催欠工作被動

學費收入是高校事業收入的重要來源，但是高校學費欠繳是一個較為普遍的現象。大多數高校本著對學生的關懷，并沒有制定學生欠費管理辦法和制約措施，學生欠繳學費并不影響在校園里的學習生活，這也間接使欠費人數和欠費金額逐年增加。學費催繳工作主要依賴財務工作人員從財務系統中導出學費繳納數據，發給各院系核對、確認、催繳，而學生本人和院系不能主動查詢到學費繳納情況，嚴重影響了學費的應收盡收。

2.4 票據管理不善，票據開具不規范

票據是高校收費管理的基礎，它既是學校與學生之間的交易憑證，也是學校財務收支的重要記錄。然而，在實際操作中，由于票據種類繁多、管理流程煩瑣，加之管理人員素質參差不齊，票據管理不善、使用不規范的現象時有發生，不僅給學校的財務管理帶來不便，也給學生和家長帶來了諸多困擾。一方面，由于票據管理不規范，管理人員往往難以對票據進行有效的分類、歸檔和保管，導致票據混亂、易丟失，給學校的財務管理帶來困難；另一方面，在票據開具的過程中，由于人為疏忽、操作不熟練或系統故障等原因導致票據內容填寫錯誤，造成票據無法正常使用或產生歧義。此外，虛開票據和重復開票也是常見的票據風險，這可能是由于業務人員的誤解、溝通不暢或故意隱瞞等原因導致的，不僅可能觸犯法律法規，還可能損害學校的信譽和社會形象［1］。

3 高校統一收費平臺建設

隨著高校事業發展的不斷深化，高校收費管理體量不斷增加，傳統收費管理模式滯后，不能與高校現代化需求相契合。借助互聯網等支付系統為基礎，通過信息共享的財務信息化平臺，搭建融業務流、資金流、信息流、票據流、控制流為一體的高校統一收費平臺勢在必行。

3.1 收費事項審批

高校業務管理部門如果有收費需求，應該先經學校收費領導小組審定，包括收費項目、收費內容、收費范圍、收費依據、收費標準等，這些信息不僅有助于領導小組全面了解收費情況，還能為后續的公示環節提供充分的依據。經過收費領導小組的嚴格審定后，向社會和學生公示審批結果。公示環節既是高校與社會、學生之間溝通的橋梁，也是保障收費活動公開透明的關鍵，通過公示，社會和學生可以清楚地了解收費項目的具體情況。線下審批通過后，有收費需求的部門通過統一收費平臺向財務部門提交申請，財務部門在收到審批相關文件后，對收費項目的票據信息進行初始設置并開通平臺使用權限，這一步驟確保了收費活動的合規性，為后續的收費操作打下了堅實的基礎。

3.2 繳費人員自助繳費

對于各類收費業務，統一收費平臺能夠對相關數據和信息來源進行區分。對于行政事業性收費，需要與學費系統進行銜接，從而實現信息互聯共享；對于服務性收費，如培訓費、場地費，不僅包括校內師生還包括校外人員，這種情況下可以形成專屬收費二維碼；對于代收費，如黨費、團費等，就需要與已有的信息系統對接，如果前期沒有信息系統，需要黨團組織負責統計人員信息并導入統一收費平臺。在統一收費平臺完成收費項目與相關人員信息的匹配后，繳費人員登錄收費平臺便可快速完成繳費，確保信息的準確完整。繳費人員可以隨時查詢到在平臺的繳費記錄，大幅提升了繳費人員的繳費體驗。

3.3 票據系統自動開票

在繳費完成后，學生可通過統一收費平臺獲取電子票據，實現自動開票。這一功能的實現，不僅避免了傳統紙質票據的煩瑣管理，還降低了票據丟失、損壞的風險。同時，電子票據具有高度的防偽性，能夠有效防止票據被篡改或偽造。此外，通過數據分析，高校還能夠對票據使用情況進行實時監控，為財務管理提供有力支持。

統一收費平臺通過先進的技術手段，實現了票據開具、查詢、監督、退費、換票以及核對等功能的自動化和智能化。在票據開具環節，平臺能夠自動關聯繳費數據與票據號，確保每一筆交易都有相應的票據記錄，這一功能的實現，不僅大大提高了票據開具的效率，還降低了人為錯誤的可能性。平臺允許繳費人、財務人員、票據專管員以及項目管理員（有權限的業務部門項目負責人）實時查看票據信息［2］。這種透明化的管理方式，不僅方便了內部人員的工作，還能有效接受多方監督，確保票據使用的合規性和安全性。

針對作廢的票據和退費票據應用的風險點，統一收費平臺通過使用技術手段真正實現了退費和換票業務的自動化處理。根據退費金額和換票信息，該平臺可以自動化完成新票據開具，減少人為操作的誤差，提高工作效率。在月末或稅務清繳時，統一收費平臺自動對繳費金額、票據金額和賬務金額進行逐一核對。這種自動化的核對方式，不僅提高了數據的準確性，還大大減輕了財務人員的工作負擔。

3.4 跨部門業務協同

隨著信息技術的迅猛發展，統一收費平臺的出現無疑為眾多業務部門帶來了革命性的變革。該平臺實現了與多個業務部門系統的信息全方位共享，包括繼續教育培訓系統、體育館智慧場館收費、學籍管理系統等，成為促進部門間協同合作、提升工作效率的有力工具［3］。

統一收費平臺實現了數據的標準化處理和應用，徹底打通各平臺間的信息數據接口，使各業務部門間的信息能夠實時共享和互聯。通過業務信息與財務信息共享，提升了業務辦理效率，減少了煩瑣的人工操作，還加大了監管力度，確保了收費的透明度和準確性。在學籍管理系統中，統一收費平臺能夠為學校提供全面的學生繳費信息，幫助學校更加精準地進行財務管理。通過對學生繳費數據的分析，學校還能夠了解學生的學習狀態和家庭經濟狀況，為制定更加個性化的教育政策提供有力支持。

當業務系統與統一收費平臺實現信息共享時，整個繳費過程將變得更為透明、高效。業務系統與統一收費平臺之間的直接信息共享確保了繳費信息的實時性，一旦用戶完成繳費，統一收費平臺能夠立即將相關信息反饋給業務系統，避免了傳統模式下信息滯后的問題。通過共享繳費狀態、開票狀態、票據號碼、入賬憑證號等財務信息，統一收費平臺為業務系統提供了全面的數據支持。這些信息對于業務部門來說至關重要，它們不僅能夠幫助部門管理員了解繳費的詳細情況，還能夠為后續的財務處理和核算提供準確的數據依據。

3.5 服務管理加強系統安全架構管理

在統一收費平臺的建設中，系統安全管理是重中之重，財務數據、票據等敏感信息的安全等級要求極高，一旦泄露或被篡改，將帶來不可估量的損失。通過采用先進的加密技術、安全認證機制等措施，能夠確保平臺數據的安全性和完整性。同時，高校還應建立完善的安全管理制度和應急預案，明確各部門和個人的信息安全職責，規范信息處理和存儲的流程，確保敏感信息不被泄露或濫用，通過定期對平臺進行安全檢查和漏洞修復，確保平臺運行的穩定性和可靠性。

4 某高校統一收費平臺應用案例

為簡化收費流程，公開收費標準，加強收費監管，減輕學校財務工作量，某高校建設統一收費平臺，連接學校各個部門，如信息技術中心、圖書館、教務處、學生處、保衛處、后勤處等及各個業務系統，包括校園一卡通系統、圖書借閱系統、學籍系統、迎新系統、停車場管理系統、水電表系統，以解決學校財務內控管理、提高財務工作效率，最終財務部門和業務部門實現了“業務流、資金流、信息流、票據流、數據流”的及時共享。

對于學校財務部門來說，統一收費平臺實現了收費數據的實時匯總和統計分析，大大提高了工作效率和數據準確性。財務人員可以快速生成各類收費報表，為學校的決策提供有力支持。在應用方面，學校各部門之間的協作也更加順暢。例如，教務處可以實時獲取學生的繳費信息，以便及時處理學生的學籍注冊等事務，后勤部門也能根據平臺數據安排相關服務資源。自從該平臺投入使用后，學校的收費管理工作得到了有效改善，繳費效率大幅提升，學生滿意度顯著提高。同時，學校的財務管理水平也邁上了一個新的臺階，為學校的整體發展提供了有力保障。

5 結語

內部控制視角下高校統一收費平臺的建設研究具有重要的理論和實踐意義。通過加強內部控制機制的建設和優化服務管理平臺的功能，將內部控制的關鍵點深度融入統一收費平臺，強化事前與事中的風險控制，以全面防范各流程收費風險，確保高校穩健發展。隨著高校管理模式的變革和技術的發展，統一收費平臺需要不斷更新和完善，推動高校財務管理工作的創新和發展，為學校的穩定發展和人才培養質量提供有力保障。

參考文獻

［1］苗陽，徐菲. 內控視角下高校收費管理一體化建設［J］. 財會月刊，2023，44（17）：99-104.

［2］曾莉娜. A大學收費管理工作存在的問題及對策［J］. 會計師，2021（16）：102-104.

［3］邱鈞. 淺談高校收費系統的信息化建設與管理［J］. 會計師，2021（6）：59-60.