新時期醫院檔案服務的創新思考

孫偉

摘 要：檔案服務是體現檔案價值、檔案作用的途徑，加強檔案服務是新時期各領域對檔案工作的基本要求。在這樣的形勢下，醫院檔案服務面臨著新一輪的思考，新時期醫院檔案服務也呈現出新的特點，結合醫院檔案工作的特點以及當前醫院的發展需求，積極創新服務理念、轉變服務方法，已經成為醫院檔案工作的重點。文章以新時期醫院檔案服務為內容，并對其檔案服務創新提出了幾點思考，推動醫院檔案工作更好地開展。

關鍵詞：醫院；檔案服務；創新；意義；策略

中圖分類號：G275文獻標識碼：A

引言

在信息化時代背景下，人們的信息需求量也在不斷增加，檔案作為社會發展的重要資源，在各領域工作中都發揮著重要作用。醫院作為救死扶傷的重要單位，對檔案工作要求越來越高，尤其是檔案服務關系到醫院管理和人才成長，只有緊緊抓住信息化時代的發展機遇，不斷優化檔案服務理念、轉變服務方式，才可以更好地助力醫院順利開展各項工作。

一、醫院檔案服務創新的意義

1.推動檔案管理機制與管理體制的創新

創新檔案管理機制體制可以為檔案服務提供有效的助力和支持。新時期，醫院積極參與管理體制與機制創新，能夠從檔案管理的實際情況出發，大部分醫院在積極搭建信息化的檔案處理平臺，通過掃描刻錄的方式，實現檔案的數字化、電子化轉化，促進檔案服務創新，豐富檔案類型，突破傳統檔案管理模式的制約，推進檔案管理服務體系的優化和完善，從而更好地適應時代特點，更好地服務于社會、服務于人民。

2.拓展檔案利用的范圍

傳統的檔案服務內容、服務方式需要不斷創新和突破，避免陷于傳統守舊的思維之中，導致無法實現發展和進步。醫院要借助先進的技術、方法，促進服務方式的轉變，從而更好地滿足新時期人們對醫院檔案服務的需求。比如醫院可以加大資金投入，建設服務大廳，整合紙質檔案服務與電子檔案服務，建立數字檔案閱覽區、檢索區，實現交互式電子檔案閱覽，不斷拓展檔案服務形式，提高檔案服務水平和質量，使檔案服務功能得到最大限度地發揮。

3.帶動檔案基礎工作創新

醫院在推進檔案服務創新的過程中，要基于原有檔案服務形式上改進和完善，并且要加強基礎性工作的創新，深入研究新方法。近些年，檔案領域改革實踐不斷深入，歸檔文件整理方法也更加完善，醫院要以此為參考，加強檔案信息的數字化處理，促進文檔一體化建設，嚴格按照相關規定大膽提出意見，敢于突破自我設限，加快基礎工作創新步伐，加強數字檔案服務建設，大幅提高檔案服務實效。

二、新時期醫院檔案服務的創新思路

1.檔案服務理念由重收藏向重利用轉變

（1）最大限度地利用檔案信息資源

新時期，醫院檔案服務理念需要轉變，過去檔案服務以收藏為重點，而新時期，檔案服務則更加重視檔案利用。在過去的醫院檔案服務中，檔案部門在檔案信息資源利用方面有所忽視，工作人員只是簡單地將信息資料收藏，使用時再調取，并沒有更深度地利用和開發，造成了檔案資源的浪費。新時期，醫院檔案服務要打破舊觀念，在檔案服務中要凸顯“以人為本”的理念，充分利用和挖掘檔案資源，依靠信息技術、自動化管理手段，推進檔案服務的一體化、規范化開展，實現檔案資源的全方位采集與高效利用，并能夠遠程調取和借閱檔案，提高檔案共享程度，真正發揮檔案的價值和作用，為人們提供便利。

（2）積極引入信息技術

加大醫院檔案信息的收集力度，優化檔案信息收集的方式和途徑。具體來說，構建信息化的檢索手段，由于醫院檔案內容多而復雜，人工檔案服務的效率相對較低。依靠先進的網絡信息技術以及計算機平臺展開信息化檢索，能夠幫助檔案使用者快速找到檔案信息，在調取檔案時只要在檢索中輸入姓名，就可以查找到相應的檔案，大幅提高了檔案信息資源服務效率。此外，還應構建檔案數據庫，提升檔案信息的全面性，依靠信息技術提升檔案服務范圍和功能，依托信息技術擴大檔案信息采集范圍，強化各方聯系，提升檔案信息搜集的效率和質量。

（3）檔案信息資源的開發利用

醫院在提升檔案服務質效的時候，要重視檔案編研工作的開展，通過科學、有效的編研，提高檔案資源的開發與利用效率。醫院檔案的針對性、實用性很強，尤其是醫院人事檔案信息，記錄的都是醫院職工的成長歷程，是非常寶貴的資料，科學開發利用檔案，能夠滿足醫院的工作需求，為醫院發展提供可靠的依據。

醫院要加強檔案信息資源形式創新，包括紙質檔案、圖片、影像等，要生成立體圖像，為不同的人提供不同的檔案使用需求，提高檔案資源的利用率，為醫院各類活動的開展提供數據支持，豐富的檔案資料信息對醫院建設發展具有非常重要的意義。

2.檔案服務方式由被動等待向主動上門展開轉變

（1）收集方面

在新形勢下，要積極轉變檔案服務方式，從過去被動的服務方式向主動服務方式轉變。過去，檔案資料收集是被動的，檔案收集存在不全面、不準確等問題，這些現象得不到管理者的關注，在很大程度上影響檔案服務效果。基于此，將過去被動檔案采集的方式向主動服務方式轉變，及時采集重要的檔案信息，主動向相關人員提供檔案咨詢服務，不斷補充檔案數據庫內容，積極與相關人員溝通和聯系，加強各部門之間的溝通，從整體上引導和監督檔案服務，促進部門協作創新，進一步提高檔案資料采集時效和質量。在醫院日常工作中，隨時采集第一手檔案資料，并能夠對其篩選，將重要的檔案資料信息錄入檔案數據庫中為檔案服務提供支持和保障。

（2）服務方面

在醫院發展的新時期，醫院要加大檔案服務力度，還要在內部建立良好的服務環境，醫院要定期開展宣傳教育活動，讓檔案部門認識到自身服務職能，在日常工作中能夠充分發揮自身職能，為醫院以及用戶提供服務。檔案管理人員要全面了解和掌握服務對象的特征，了解不同服務對象的不同需求，能夠為其提供個性化服務，凸顯檔案服務的有效性、個性化，真正發揮檔案服務的價值和作用，為醫院發展提供支持。此外，還應最大限度地挖掘檔案資源的潛在價值，明確檔案服務人員的職責和義務，做好服務內容劃分，讓每位服務人員都能夠在崗位上發揮作用，充分發揮其價值，為醫院發展以及醫院人才成長提供助力。醫院檔案服務與檔案工作人員自身的素養能力密不可分，在醫院檔案服務的過程中，提高檔案管理隊伍專業能力和綜合素養是非常必要的。

3.檔案服務的載體由紙質向數字化過渡

醫院要從當前檔案領域的發展形勢出發，加強數字檔案建設開發。第一，應加強醫院檔案工作人員的信息素養培養，提高檔案管理人員的信息技術水平，通過培訓教育提高管理人員的水平，使其具備先進的管理思維，熟練掌握信息技術、互聯網技術、大數據技術，更好地實行檔案數據開發、處理和轉化，為數字檔案資源開發利用提供支持和保障。第二，加強各部門的聯系和交流，不斷豐富檔案數據庫內容，并搭建好專業的信息化配套設備設施，在醫院建立完整的網絡體系，配備高速的網絡系統，提高醫院網絡的運行速度以及信息處理能力。第三，搭建完整的檔案數據庫，完善數據庫信息，做好數據備份，提高數字檔案利用率與規范化進程，為用戶實行檔案查詢提供最便利的服務，讓檔案使用者能夠更加快速、便捷地查詢信息資料，為其提供更加高質量的檔案服務。通過計算機網絡實行檔案資料信息的上傳、借閱和查詢，整合線上與線下服務，廣開服務渠道，拓展檔案數據采集路徑，給高質量檔案服務最有力的支持。第四，加強檔案線上服務建設，為醫院人員提供更加廣泛的檔案信息使用途徑，檔案使用者只要通過線上平臺就可以便捷地在線查詢，從而獲得相關數據，大幅提高了醫院檔案服務質量與效率。

4.建立完備的電子檔案

在信息化時代，醫院在檔案服務方面要加強電子檔案建設、數字檔案建設。隨著醫院發展，醫院檔案內容不斷豐富、數量不斷增加，檔案管理難度越來越大，紙質檔案的管理流程復雜，在檔案采集、整理、分類方面存在諸多困難。因此，想要提升檔案管理實效，提升檔案服務實效，就必須推進電子檔案、數字檔案的建設和轉化，醫院要建立完善的電子檔案系統，還要加強紙質檔案與電子檔案的轉化與整合，并配合專業的檔案管理設備設施，工作人員利用專門的掃描設備將紙質檔案轉化為圖片，通過圖片、數字化載體儲存檔案，并納入檔案電子系統之中，促進電子檔案與紙質檔案的同步推進。醫院還要將重要的檔案錄入電子系統，技術人員要針對紙質檔案與電子檔案建立相關的檢索字段，以提高檢索效率，便于更好地服務于用戶。

一方面，醫院檔案呈現出多樣化的特點。因此，各類檔案也存在明顯的差別。比如有些檔案是病歷檔案，有的檔案是人事檔案，不同類別的檔案需要實行有效管控。這些檔案分散在不同部門，想要將其實行統一管理，就需要完善的檔案管理規范和體系，還需要切合實際的管理標準，如果標準不統一，檔案就會出現不齊全、不完整的情況，檔案管理者要忙碌于不同部門采集信息，不僅辦事效率低下，還容易出現遺漏和錯誤。建立完善的電子檔案系統之后，醫院能夠實現統一整合和規范化管理，還能夠避免檔案資料出現遺漏和錯誤問題；另一方面，目前醫院的檔案管理模式導致相同用戶的檔案分散在多個卷案，在搜集檔案信息時非常煩瑣，也會給檔案工作人員帶來諸多不便，有時為了查詢一個問題，需要調取很多案卷，消耗大量時間，將工作人員捆綁在繁重的勞作中，從而降低了工作人員的工作熱情。因此，建立電子檔案系統，可以有效解決以上問題，不僅便于服務醫院發展，還可以從根本上轉變檔案工作模式、方法，降低員工的工作強度，從整體上提升醫院檔案服務質量。

5.加強檔案管理人員隊伍建設

構建電子化檔案服務體系以及開展醫院檔案服務都需要專業的檔案管理人員隊伍為支持。優秀的檔案管理隊伍是檔案事業發展的原動力。隨著醫院規模不斷擴大，醫院檔案數量不斷增多，使檔案管理的難度更大，要想提高檔案服務，必須加強高素質人才隊伍建設，還要不斷提高檔案隊伍的綜合能力和專業素養，使其能夠更好地應對新時期的挑戰。醫院要結合當前檔案服務需求，定期開展教育培訓，幫助檔案工作人員掌握最先進的檔案管理理念和管理方法，并能夠按照檔案管理服務的基本要求，堅持“以人為本”原則，在檔案服務中要凸顯人的價值、人的需求，要具備服務于人的思維，更好地開展檔案服務。檔案管理隊伍還要具備良好的職業道德與專業素養，在檔案管理中要確保檔案數據的真實性、權威性。檔案管理人員除了要掌握基礎知識技能之外，還必須掌握各種計算機知識、網絡知識與數字化技術等，以提高檔案工作效率與檔案服務質量，并能夠確保檔案數據的真實性、可靠性。同時，檔案工作人員還要熟練掌握各種信息技術，積累相關理論知識，在推進電子檔案建設進程時，能夠保障檔案數據的安全性和可靠性。另外，檔案工作人員要具備團隊精神，在檔案服務中能夠積極推進協作，提高醫院檔案數據的開發利用效率，提升檔案服務質量。

6.提高檔案云服務的安全性

在檔案服務中，實現檔案云服務是一個必然趨勢，而在云服務中加強安全管控非常重要。檔案涉及用戶的個人隱私，是各項信息的真實記錄，醫院在將各種檔案信息上傳至云端時，必須加強安全管控，由于網絡本身具有開放性、共享性因此，存在諸多安全隱患，這就要求醫院要在提升檔案云服務的同時，必須加強安全管控，建立完善的安全防護體系，并引入先進的技術手段，促進醫院檔案服務整體水平的提高。

7.檔案服務功能由資料收藏向資源整合拓展

醫院檔案服務功能地發揮，需要豐富的館藏作為支持，醫院檔案部門要積極與其他部門聯系溝通，打通部門之間的溝通渠道，提高檔案信息采集的速度，提升檔案服務功能。檔案部門綜合運用信息技術將檔案資源收藏與整合，促進紙質檔案向電子檔案轉化，加強數字化檔案建設，通過改變檔案資源形式，滿足不同用戶的需求。醫院應轉變過去單一的檔案資料形式，加強動態檔案資源的建設，提升檔案的質量和品質，還應加強檔案資源的收集和調查，將最具價值的檔案資料整理編入檔案數據庫，建立具有新時代特色的檔案服務體系，并加強數字檔案的錄入和整合，實現各部門的聯合和協作，為用戶及時地獲得最新資料信息，為高質量的檔案服務提供支持。醫院要加強檔案信息服務，管理人員從醫院當前情況出發，為廣大用戶提供多方面的檔案服務。例如，及時搜集醫務人員的檔案信息資料，了解其成長歷程，及時解決他們提出的問題。檔案工作人員可以通過信息化系統做好數據信息的統計和搜集，為醫院檔案服務提供指導和參考。在全媒體時代，醫院要建立統一、完善的檔案信息服務體系，與時俱進，借助先進的技術手段，改變過去單一的服務形式，完善檔案服務平臺，實現檔案信息自動化存檔、傳遞和溝通。此外，醫院檔案管理人員還要善于創新，能夠敏銳地發現最新的檔案資源與服務動態，為檔案服務提供更加廣闊的環境。

三、結束語

隨著醫院的不斷發展，隨之而來的檔案數量也在增加，檔案管理難度增大，其服務方式、服務模式亟待創新。通過對醫院檔案服務相關內容的討論，并提出相應的創新和改進措施，助推醫院事業繁榮發展。

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作者單位：山東省臨沂市中醫醫院