新時代人力資源檔案信息化管理研究

嚴亮

摘 要：檔案信息化是推進人力資源檔案規范化、科學化、高效化管理的基礎，是新時代數字檔案發展的現實要求。當前，為提升人力資源檔案收集、整合、管理、利用的一體化實施和高質量運行，應在信息化基礎、信息技術、信息化平臺建設等方面入手，全面提高人力資源檔案管理信息化水平，為檔案數字化升級提供助益。

關鍵詞：人力資源檔案；信息化；數字化；原則

中圖分類號：G271? ?文獻標識碼：A

目前，國內國外競爭環境更為復雜，人力資源的競爭成為國家競爭的核心，要想不斷提升綜合國力，就需要在人力資源方面主動發力，不斷提升人才隊伍整體質量。人力資源檔案管理作為檔案管理的重要方面，在人力資源開發與利用過程中發揮重要作用。新時期，有必要給予人力資源檔案信息化管理足夠的重視，并將作為一項復雜的系統工程加以落實。各單位要給予人力資源檔案信息化管理足夠的支持，既要在理念上宣傳人力資源檔案信息化管理的重要性，也要在實際工作中主動引進現代信息技術，將人工智能、區塊鏈、5G技術與人力資源檔案信息化管理相融合，更好地發揮人力資源檔案信息的特殊價值。因此，有必要研究新時代人力資源檔案信息化管理的相關問題，并提出合理化建議。

一、新時代人力資源檔案信息化管理的現實問題

“十四五”期間，國家檔案管理部門明確指出，要加強檔案信息化建設，各單位也在檔案信息化建設方面出謀劃策，不斷提升檔案信息化建設整體質量。但在成績的背后看到，部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中還存在著檔案管理制度落實不到位、人力資源檔案開發規范性不強、在人力資源檔案利用過程中其價值沒有得到充分發揮、信息技術與人力資源檔案管理結合得不夠緊密、人力資源檔案信息化建設滯后、人力資源檔案統一化管理程度不高，這些現實問題在一定程度上影響了人力資源檔案信息化管理工作順利開展。

首先，人力資源檔案信息化管理規范性不強。人力資源檔案信息化管理是一項復雜的系統工程，在管理過程中需要遵循一定的技術標準和制度機制，才能夠確保人力資源檔案信息安全。如果在人力資源檔案信息化管理過程中存在著隨意性問題，不僅容易造成人力資源檔案信息丟失或損毀，甚至還會影響單位的人員安排和人力資源配置。人力資源檔案信息化管理并不是一成不變的，要隨著單位人力資源的實際需要優化和完善檔案信息。新時期，隨著單位人員的職務變遷和崗位變動會形成的新的檔案信息，這些檔案信息要及時歸檔，并按照相關規范流程展開實施管理。但目前部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中，對人力資源檔案信息化制度機制建設重視程度不足，在制度機制執行過程中還存在著簡單的執行、難的不執行等部分執行問題，人力資源檔案信息化管理缺乏規范，在一定程度上影響人力資源檔案信息化管理質量，也容易造成人力資源檔案信息失真，難以保障人力資源檔案信息的原始性。

其次，人力資源檔案開發與利用缺少信息化支持。人力資源檔案信息的開發與利用是人力資源檔案管理的重要組成部分，在人力資源檔案信息化管理過程中，只有為單位人事安排和人才使用提供信息支持，發揮其特殊價值，才能夠被單位重視，才會給人力資源檔案信息化管理工作更大的支持。但是，目前部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中，沒有將開發與利用作為關鍵環節加以落實。一方面，部分單位對人力資源檔案信息化管理重視程度不足，沒有圍繞單位的人事安排和人力資源開發對人事檔案信息實行開發和利用，即使有部分單位關注到了人力資源檔案信息的價值，但在開發利用過程中只停留在淺層表面，沒有對人力資源檔案信息展開大數據分析和關聯性分析，提供的檔案信息內容只是簡單的工作經歷、學習經歷、獲獎情況等，無法結合崗位需求提煉出有針對性、高價值的人力資源檔案信息，也在一定程度上影響了單位的人事安排；另一方面，由于對人力資源檔案開發與利用重視程度不足，相應地也就沒有為其提供先進的設備設施和信息技術，客觀造成了人力資源檔案開發與利用還停留在紙質層面，即使利用了相關技術，但受到檔案管理人員能力素質限制，人力資源檔案開發與利用質量不高。

最后，人力資源檔案信息化管理程度不高。在新形勢下，人力資源檔案信息化管理是單位人力資源合理開發和利用的重要前提。檔案管理部門應給予人力資源檔案信息化管理足夠重視，為其提供必要支撐。但是，目前部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中還存在著管理制度落后，缺少統一的檔案管理標準，在硬件設備設施完善和信息技術支持方面也存在著諸多不足，出現了“信息孤島”。加之人力資源檔案管理系統與其他業務系統存在數據不兼容、端口不統一問題，也無法實現重要的人事檔案信息的全面共享。人力資源檔案信息化管理程度高低直接影響著其檔案價值的實現。由于在制度、技術層面的落后，難以真正提高人力資源檔案信息化管理整體水平，也難以滿足信息化時代背景下單位對人力資源檔案管理的現實訴求。一旦單位人力資源檔案信息化管理工作與單位主線工作脫離，勢必會成為邊緣部門，相關業務的開展也難以得到單位的重視，進而會影響單位人力資源檔案管理信息化建設。

二、新時代人力資源檔案信息化管理的基本原則

新時代，為進一步提高人力資源檔案信息化管理水平，有必要明確其管理的基本原則，將系統設計原則、整體開發原則、全面利用原則融入人力資源信息化管理全流程，進一步提升人力資源檔案信息化管理質量，實現人力資源檔案信息的合理利用。

第一，系統設計原則。人力資源檔案信息化管理需要完善的技術支撐和檔案管理信息系統。在人力資源檔案信息化管理系統建設過程中，既要做好前端的平臺功能，也要做好數據庫信息安全。一是要建立經濟實用的人力資源檔案信息數據庫，全面收集單位人力資源檔案信息，確保人力資源檔案信息的完整性和系統性；二是要在前端形成多元功能，方便人力資源信息的調用和開發，為單位人力資源開發與管理提供必要支持；三是要切實保障人力資源檔案信息系統安全。從人力資源檔案管理的大局出發，設置不同的口令限制，確保無關人員無權進入人力資源檔案信息系統查閱、刪減相關信息。同時，還需要專業的檔案管理人員管理、開發和維護檔案信息系統，確保檔案信息系統的安全和穩定運行。

第二，整體開發原則。人力資源檔案涉及面廣，包含的內容多，涉及單位工作人員的基本信息、業務水平、工作經歷、獲獎情況、組織關系等，都是人力檔案信息的收集范圍。在這一背景下，需要堅持整體開發原則，特別是在紙質檔案向數字化轉換的過程中，一定要從多個層面重新審核原有的紙質檔案信息，對于缺少的檔案信息要及時補充，不能補充的要展開說明，并加蓋公章，使檔案信息更加真實、全面，在此基礎上才能夠整體開發人事檔案信息。只有從整體層面思考人力資源檔案信息化管理，才能夠完善頂層設計，確保人力資源檔案信息的全面性和真實性，只有通過整體開發才能夠挖掘人力資源檔案信息真正的價值，服務人力資源開發、人事調整和干部調動等相關工作。

第三，全面利用原則。人力資源檔案信息化管理就是要利用信息化手段全面收集、科學管理人力資源檔案，在此基礎上實施系統開發，更好地挖掘人力資源檔案信息的內在價值，并加以合理利用。通過人力資源檔案信息的挖掘，能夠為人力資源優化配置提供依據。此外，單位也可以結合人力資源檔案信息，為人事安排調整提供檔案信息支持，使單位在人員安排方面能夠游刃有余，更好地發揮人力資源的優化配置作用，進一步提升人崗適配性。同時，單位檔案管理部門也要多維度地利用開發人力資源檔案信息，實現人力資源檔案信息的共享共建，避免造成信息資源的浪費。

三、新時代人力資源檔案信息化管理的路徑選擇

結合當前部分單位人力資源檔案信息化管理存在的具體問題，有必要以信息化管理作為突破口，將信息化理念貫穿人力資源檔案管理全流程，更好地指導其管理工作。同時，要注重引入先進的信息技術，發揮信息技術的創新性作用。此外，還要結合人力資源檔案信息化管理實際，探索和完善相應制度機制，為人力資源檔案信息化管理相關工作保駕護航。

1.信息化理念貫穿人力資源檔案管理全過程

新時代，信息技術為人力資源檔案信息化管理提供了技術支持，也提出了新的挑戰。目前，部分單位對于檔案信息化管理重視程度不足，也沒有圍繞具體問題形成有針對性的措施，導致人力資源檔案信息化管理相關工作開展舉步維艱，在一定程度上影響了檔案信息化管理質量。在這一背景下，要想徹底扭轉人力資源檔案信息化管理的被動局面，進一步提升其地位，就需要從意識層面改變對人力資源檔案信息化管理的看法，將信息化理念貫穿到、人力資源檔案管理全流程。首先，要樹立大數據理念。充分認識到當前大數據技術對人力資源檔案信息化管理產生的深刻影響，并以大數據理念為指引開展人力資源檔案管理工作，將人力資源檔案數據作為檔案管理的重要對象，圍繞業務工作深度挖掘檔案數據，找到數據之間的關聯性，提煉出有價值的檔案數據，更好地服務人力資源工作；其次，要樹立檔案信息服務意識。新時期，隨著現代信息技術的不斷發展，在人力資源檔案服務過程中完全可以通過平臺、公眾號等多種形式，為不同主體提供更為先進的檔案信息服務。

2.信息技術融入人力資源檔案利用全過程

信息化時代背景下，在人力資源檔案利用開發過程中一定要將信息技術作為重要手段，系統開發人力資源檔案。首先，要將大數據、云計算、人工智能等技術融入人力資源檔案利用全流程。借助大數據技術可以形成人力資源檔案數據庫，有助于提高人力資源檔案管理效率。同時，通過人力資源檔案大數據庫建設也可以集中開發和利用相關檔案信息。在人力資源檔案大數據庫中，可以結合不同檔案類型分為掃描檔案、視頻檔案、圖像檔案等，形成門類齊全、分類清晰的人力資源檔案數據，為后續檔案信息資源的利用開發創造有利條件；其次，創建和優化人力資源檔案管理系統，優化和完善業務流程。要從單位業務工作實際角度出發，優化和完善人力資源檔案管理系統整個流程，該系統要實現基本信息管理功能，包括人員檔案歸檔、使用、接收、轉出等相關功能，通過完善這些功能，能夠進一步提高檔案管理效率。借助平臺可以隨時調用人力資源檔案信息，隨時利用，隨時開發，并將結果存儲在系統中。唯有如此，才能夠更好地發揮信息技術對于人力資源檔案管理和利用的價值。

3.信息化手段保障人力資源檔案管理安全運行

人力資源檔案信息化管理是信息技術與檔案管理融合的重要產物，在人力資源檔案管理的過程中一定要充分認識人力資源檔案信息的隱私性和嚴肅性。要采取必要措施，切實保障人力資源檔案信息安全，防止因疏忽或技術問題造成檔案信息被泄露或丟失。

首先，可以借助區塊鏈技術實現人力資源檔案信息的安全、多點存儲。區塊鏈技術本身具有去中心化、不可篡改、可追溯等特點，非常適合人力資源檔案信息的管理和存儲工作，利用非對稱加密算法能夠有效保護人力資源檔案信息安全和個人隱私。在區塊鏈技術的加持下，使人力資源檔案信息管理更加公開透明，并能夠確保信息的安全性和全面性。

其次，選擇先進安全防護技術手段。一方面，為了確保人力資源檔案信息系統運行安全，要明確責任分工，技術主管要經常檢查系統，對于可能出現的安全風險和系統漏洞要及時上報，并采取有針對性的措施實行維護，確保信息系統的運行安全。同時，分管領導也要做好日常監督工作，要求相關工作人員要經常檢測人力資源檔案信息系統，并做好權限管理，一般檔案管理人員只有數據上傳和查看權限，系統管理人員才有資格備份、整理和修改人力資源檔案信息；另一方面，要采用更先進的安全防護措施維護系統安全。可以借助360 WEB防火墻技術保護網站和平臺，有效攔截各種SQL注入、XSS跨站、網站掛馬、拖庫等黑客攻擊，保障用戶原平臺的信息安全。

最后，檔案管理人員也要掌握必要的安全信息技術，包括指紋識別、數字證書、數字簽名等，借助這些先進的信息技術，進一步提升人力資源檔案信息的安全性和可靠性。

新時代，信息化管理已經成為人力資源檔案管理的重要趨向，在人力資源檔案管理過程中應主動擁抱時代發展，順應時代潮流。在具體實施過程中，一方面，人力資源檔案管理部門要正視自身在管理方面存在的不足，特別是要重視部分管理人員缺乏信息化意識、軟件系統和硬件設備設施建設滯后、信息技術與人力資源檔案管理融合不夠緊密以及檔案管理人員專業素養較低等現實問題，應積極采取有針對性的措施，進一步提升人力資源檔案管理人員專業素養，主動引進先進的設備設施，為人力資源檔案信息開發和利用創造條件；另一方面，需要得到檔案管理部門的指導和幫助，針對人力資源檔案管理存在的風險和漏洞形成更專業的意見，不斷優化人力資源檔案管理系統，完善相應的規章制度，為人力資源檔案的管理、開發提供支持。

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作者單位：延安市人力資源與社會保障信息中心