知識管理視野下的建筑工程項目檔案管理研究

董翠娟

摘 要：建筑工程項目檔案包含了從項目立項、項目施工到竣工驗收等一系列的知識信息，如何開發與保存建筑工程項目檔案的知識，如何實現知識共享與深度利用是當前亟待解決的重要問題。在知識管理視野下，建筑工程項目檔案管理應對所包含的知識實行歸類整理，了解檔案使用方的需求，建立一個可供多方使用的知識庫，從而使建筑工程項目檔案發揮更大的作用。

關鍵詞：建筑工程項目檔案；知識管理；檔案管理

中圖分類號：G270文獻標識碼：A

在知識創新驅動的時代，知識已經成為發展的第一要素，知識的價值也越來越受到認可。隨著我國城市化進程的加快，檔案作為信息的載體，其知識服務的功能性日益凸顯，各級各類利用者也對建筑工程項目檔案信息的需求呈現多元化發展。建筑工程項目檔案是在建筑工程規劃、建設、管理活動中形成的技術文件資料，是關系城市建設與發展的重要知識來源。因此，如何在開發建筑工程項目檔案中的有用知識，為各類利用者提供知識服務功能是當前的重要問題。

一、知識管理與建筑工程項目檔案

1.知識管理的內涵理解

知識管理的思想源自知識在日常生活中的重要地位和作用，它是一種以人為中心的活動，使用相關技術來管理和規劃知識，是對知識的創造和應用的全部過程。這里的知識不僅包括能夠以文字與數字來表達的顯性知識，還包括非正式的個人技藝、認知層面的理想、信念等隱性知識。對知識的管理過程包括知識的鑒別、獲取、分解、存儲、傳輸、共享、再創造以及知識的資本化和產品化等。對于建筑工程項目檔案來說，作為信息的載體，檔案記載了從項目的開發、策劃，實施、竣工、驗收等一系列的信息資源，這些信息資源都是可利用的知識。所以，對建筑工程項目檔案實行有效的知識管理具有重要的價值與意義。

2.建筑工程項目檔案中包含的文件知識

具體來說，在建筑工程項目檔案中的知識主要有以下幾種：第一， 戰略規劃知識。包含在項目可行性研究報告、項目概況書等文件中；第二，進度控制知識。包含在監理月報、施工日志、施工進度計劃申請表等文件中；第三，成本控制知識。包含在投標通知單、各類合同、工程變更通知單等文件中；第四，質量控制知識。包含在圖紙、材料設備檢驗表、設備安裝記錄、現場試驗匯總表等文件中；第五，資源類知識。包括在材料設備檢驗清單、隱蔽工程驗收記錄等文件中；第六，其他合同類、采購類、風險類知識，包含在割裂合同、進場試驗匯總表、檢測報告、工程變更報告、索賠材料等各類文件中。

用科學的知識管理方法整理、提取、處理以及分析建筑工程項目檔案中的知識，能夠推進建筑知識的應用，為建筑工程的規劃、建設和管理提供有效服務。同時，也有利于促進建筑工程類新知識的有效開發以及產品化，為建筑工程持續優化和“智慧城市”建設打下良好基礎。

二、建筑工程項目檔案管理的知識需求分析

質量目標、工期目標和成本目標是建筑工程項目管理控制最主要的三個方面。工程建設與各參與方對建筑工程檔案存在不同的需求。

1.建設方的知識需求

建設方對項目全過程負責，并承擔投資風險。在項目規劃、設計、建設、檢查、驗收的各個環節都需要各類知識信息作為支持開展相關業務活動。比如通過查詢各單位的檔案數據，更全面地了解擬合作伙伴的真實情況，篩選合適的施工單位、設計勘察單位、材料經銷商等；查找專家庫，參考類似項目的質量處理方法，輔助解決在建項目的質量問題等；通過檔案數據了解與其他單位或項目的差距，指導成本管理等。

2.施工方的知識需求

施工方是工程項目建設的重要參與方，對建筑工程檔案知識的需求是最廣泛的。比如人力資源部會根據項目經理及工程師近年負責的項目資料，篩選符合項目要求的人才；合同采購部會利用建筑工程檔案中的合同知識和費用情況，做出更具有競爭力的投標價格；質量管理部可以借鑒建筑工程檔案中的項目質量管理方案，開展本項目的質量管理；工程部可以根據類似項目的工期水平、工藝施工，為本項目提供參考。

3.監理方的知識需求

監理單位是工程項目實施監理的第三方，主要職責是幫助控制工程質量、進度和成本。監理單位需要查詢檔案中的文件，以更好地開展監理工作。比如查詢建筑工程檔案，調查清楚建設單位的公司規模、項目案例、信譽情況等，在產生糾紛時參考檔案中類似項目的糾紛解決辦法，解決糾紛事件；借鑒類似工程的項目監理方法，制定工作方案等。

4.勘察、設計方的知識需求

勘察單位主要是對建筑工程項目所在的地形地貌、水文氣象等實施勘探測繪，對項目做可行性評價。設計單位主要設計建筑工程項目的外觀、結構、水暖電氣等，確保項目與環境及社會的適應性。勘察方和設計方需要充分明確甲方的要求，才能完成勘察與設計工作。這就需要勘察、設計方查閱勘察合同、設計合同以及項目設計方案與建議書，全面了解項目本身的相關資料。

5.材料供應方的知識需求

材料供應方為項目提供各類材料和設備設施，無論是調查建設單位基本信息，調研材料價格和使用量，還是對新材料、新設備設施的性能與工藝的改進，都需要參考往年建筑工程項目檔案中的知識信息，以幫助制訂經營決策與工作計劃。

6.其他群體的知識需求

其他群體主要是指不參與項目建設的其他群體，包括房屋業主、學術工作者、城市規劃部門、執法部門和法院等。比如房屋業主需要查詢建筑竣工圖紙驗收文件等資料，用以辦理各種審批手續；學術工作者的學術研究需要查閱往年的檔案文件和資料；執法部門和法院需要利用建筑工程檔案輔助辦案，分析責任，解決糾紛。

三、知識管理視野下建筑工程項目檔案知識應用存在的問題

雖然建筑工程項目包含著大量的文字、數據等知識信息，但目前對建筑工程項目檔案的管理還存在著很多不足，很多重要的資料被不同的職能部門保存和歸檔，沒有收錄到建筑工程項目檔案管理的范疇。社會各方在產生對相關知識利用的需求時，需要與其他政府職能部門溝通，以獲得相關資料，增大了知識獲得和知識利用的復雜性，降低了利用效率。

1.成本造價知識應用方面

目前，在建筑工程項目檔案中關于成本造價方面的資料只有合同及合同額，知識體量豐富，是被項目各參與方重點關心的資料，如工程預算和工程竣工結算資料等并不涵蓋在檔案中。這些重要的知識載體，對于幫助未來建筑項目做好成本管控具有重要作用。但是，這些數據保存在建委造價處，使用者需要與造價處取得聯系，才能獲得這些數據。因此，項目成本方面的信息缺乏，很大程度上降低了檔案的知識含量水平，很有必要將其納入建筑工程項目檔案的管理范疇，完善成本方面的知識信息。

2.質量安全知識應用方面

在建筑工程項目中的質量安全相關文檔由于涉及參與方的行業聲譽，是比較敏感的區域，目前的建筑工程項目數據不包括質量安全方案和事故相關的資料。這類數據的缺乏，對推進整個建筑工程行業的質量安全工作改進，起到了阻礙的作用。因此，有必要進一步充實這方面的資料，包括質量安全方案、質量安全事故發生及處理方案和事故責任劃分、事故處理結果等，為其他項目建設提供借鑒。

3.施工方案知識應用方面

建筑工程項目施工周期長，參與主體多，工序復雜，良好的施工方案對項目順利推進具有重要作用。隨著建筑行業的高速發展，出現了很多專項施工方案，一些施工方案還經過了專家論證和審查，在實踐應用中有很多經驗可借鑒。但是，這些施工方案方面的資料沒有納入檔案管理范疇，不能共享和傳播，不僅造成人力、物力的浪費，還不利于建筑技術不斷創新發展。檔案管理部門需要收集專項施工方案數據，為社會多方群體提供高質量的知識服務。

4.新材料、新工藝知識應用方面

綠色建筑、綠色施工、節能工程是目前建筑工程建設所追求的新型目標，國家也相繼發布《綠色建筑行動方案》《城鄉建設領域碳達峰實施方案》《建筑與市政工程施工質量控制通用規范》（GB 55032-2022）等政策，鼓勵綠色建筑行業發展。但是，在建筑工程檔案中沒有專門保存節能資料和工藝資料，也沒有節能材料和工藝使用后的反饋情況，不僅不利于新材料、新工藝的可持續性發展，還削弱了檔案本身的知識管理功能作用。

5.數據知識綜合應用方面

通過上文對建筑工程項目檔案使用方的需求分析，可知建筑工程項目檔案功能效用體現在多方面，不僅是建筑領域司法、仲裁的重要依據，還是城市規劃、管理的重要依據，能夠在生活、工作、學習中提供一些不易收集的信息查詢服務。但在現實狀況下，由于建筑工程項目檔案的管理仍然存在“重保存、輕利用”的現象，欠缺各種重要、關鍵的數據，檔案知識不全面，不能滿足有關單位和個人的合理利用需求。再加上目前檔案管理數字化轉型還處于建設階段，社會多元主體對建筑工程項目檔案知識的利用也并不便捷，資料獲得、數據查閱、篩選、處理與分析等均存在很多障礙，導致對相關檔案數據知識的綜合應用困難。

四、知識管理視野下加強建筑工程項目檔案管理的措施建議

1.完善成本造價方面的數據

目前，建筑工程項目的成本相關數據存儲在建設委員會造價處，使用者需要聯系相關管理部門提取成本數據，手續比較復雜。檔案管理部門可以考慮將其保存在建設工程項目檔案文件中，有利于以往項目成本數據知識的應用和新知識的創造。如果成本數據被納入建設工程項目檔案管理的范疇中，那么其他工程項目人員就可以參考以往項目的成本數據，調整本次項目的成本管控方案，在以往成本管控的基礎上汲取經驗和教訓，不斷優化成本管控。比如在項目前期，施工方可以查詢這些資料，制定更科學的預算方案，更高效地篩選材料供應商，參考同類項目的成本構成和計算，調整本項目的成本，以實現利潤最大化。

2.建立質量安全事故數據庫

目前，建筑工程項目質量安全事故的相關資料數據不包含在檔案資料的范圍內。建筑工程項目檔案管理部門可以與相關部門展開合作，將質量安全事故相關資料集中起來，建立質量安全事故數據庫，全面、真實地保存事故相關數據。同時，注重隱藏單位名稱等隱私信息，為檔案利用的多個主體提供相關資料查詢與收集服務。通過查詢這些檔案，施工方可以在施工前期預測事故隱患，做好風險防控，提前制定風險預案，降低事故發生概率。當發生事故時，事故處理和調查人員也可以通過以往案例，借鑒已有經驗，結合實際情況及時解決相關問題。通過這些檔案資料的合理利用，進一步降低工程質量安全事故的發生概率，提高質量安全事故處理的工作效率。

3.注重保存專項施工方案數據

目前，對于建筑工程項目專項施工方案的資料信息，還沒有專門的部門來存儲。專項施工方案是保證工程質量和施工安全的重要基礎，是整體項目統籌管理的重要依據，也是建筑工程項目各專業領域專家的智慧結晶，是具有極高知識含量的資料類型。實現對專項施工方案的數據保存，檔案管理部門需要與工程領域相關專家展開合作，獲得這方面的數據，匯集形成專家數據庫。當施工過程中遇到特殊難題時，可以通過查詢建設工程項目檔案中的專項施工方案資料，為工程項目建設節約工期和成本，提高施工方案的科學性。

4.加強材料信息庫的建設

目前，新材料、新工藝的使用以及反饋等相關資料是由建委節能處負責保管，社會群體對這方面知識信息的查閱與利用也很困難。建筑工程項目檔案管理部門可與節能部合作，在匯總工程項目中涉及的信息資料，形成材料信息數據庫。工程各參與方可以通過數據庫查閱，了解新材料和新工藝的應用情況，在此基礎上更好地篩選環保材料，選擇綠色施工工藝，推動綠色建筑的實踐創新。高校學術團體和科研所還可以獲得新材料、新工藝的實踐應用反饋，開展專業領域的學術研究，促進學術研究與實務實踐相結合。

5.構建綜合型的知識庫系統

建筑工程檔案管理中涉及多方面的知識管理與應用。目前，這些數據大多與建設項目檔案平行存儲在建設委員會的不同部門。檔案管理部門可以與住建委合作，建立建筑工程檔案綜合管理數據庫，將成本知識庫、質量安全知識庫、專項施工方案數據庫、節能信息數據庫等相互連接，通過互聯互通，構建全面綜合的建筑工程項目知識數據庫系統。嚴格管理建筑工程項目的全過程，并將管理過程的所有知識信息實施自動采集、分類處理與存儲，在相應的模塊中，以實現對各種信息的分層管理。同時，向上述存儲模塊導入各種數據信息，實行格式標準建設，為后期數據的分類管理、挖掘利用奠定良好基礎。

五、結論

建筑工程項目檔案中包含的有用信息和知識能夠科學有效地指導在建項目的管理和運營。知識管理思想為建筑工程項目檔案的創新發展與深度利用提供了可行路徑。本文對建筑工程項目檔案中所包含的知識內容展開分析，并從知識使用者的角度來分析建筑工程項目檔案知識應用的需求，在此基礎上，針對目前建筑工程項目檔案知識管理中的問題，提出改進對策及建議，以期更好地促進知識管理思想在建筑工程項目檔案管理中的貫徹，為建筑工程項目檔案的使用提供更科學、更高效的服務，使建筑行業實現可持續性發展。

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作者單位：青島市黃島區建筑工程管理服務中心