高校采購信息化建設優化路徑探究

一、引言

在“雙一流”建設工作的深入推進、國家規范采購活動的背景下，強化對采購管理的過程監督、采購數據公示、數字化校園建設等多種發展要求對高校采購工作提出了更高的要求，而高校采購信息化建設已成為必然選擇。當然，對標新形勢下的信息化建設標準，高校采購信息化建設仍有較大差距，仍需持續優化建設路徑。

二、高校招標采購管理的主要問題

通過對部分高校招標采購工作現狀的研究及調研，本文從采購主體的角度總結了高校招標采購活動中存在的問題，以在后續信息化建設中使信息化深入到業務最底層。

（一）采購人

預算不準：高校各級部門、學院上報采購需求后由財務部門結合預算情況進行修改和審批，之后由采購部門審批及實施采購。各部門對預算把握不一致，容易導致采購申請的縮減或審批未通過，影響當年的采購和次年的預算。

需求不準。采購人自身對采購標的只有模糊的概念，具體要求少，覺得“能用就行”。或采購人對采購標的要求明確，但關鍵參數要求不能準確反映其使用要求。或采購人對采購標的參數要求準確，但是缺乏配套約束，缺乏場景思維，導致要求漏項影響采購質量。

制度不遵：部門采購員缺乏系統學習，缺少與采購管理部門的有效溝通，甚至抱著“事項緊急先斬后奏沒關系”的想法，出現隨意修改已審批事項的情況，增加“采購審批成本”。

（二）招標采購部門

審核不嚴：對采購申請內容審核不嚴格，未及時發現某些關鍵參數的遺漏，影響后續采購；對于部分采購需求的采購方式和采購類別的判別標準不一致，導致同類采購出現不同的審批結果。

管理不細：對各個采購單位的培訓不到位，采購執行能力差。制度建設仍不全面，缺少供應商庫、專家庫的建設及管理。缺少對各類采購項目的進度追蹤及公示，無法做到全流程監控。對于自行采購權限的項目管理力度不夠，采購質量及資金節約率不能保證。

水平不高：一方面知識儲備不全面，由于崗位人員輪換、專業背景缺乏等原因造成的 “先天不足”，加之招標采購法律、法規、實務培訓短缺等原因造成的“培養不足”，兩項不足使得高校招標采購部門人員不能很好地應對工作內容。另一方面是手段落后，這里的手段落后主要是指信息化手段。

（三）校內相關部門

高校采購活動中，一項采購活動可能涉及的管理部門眾多。如工程項目可能涉及后勤、基建，審計部門；實驗儀器可能涉及某個學院或科技處、實驗儀器專管部門等。高校各部門聯動工作、共享數據、項目全流程式管理工作均處于萌芽、探索狀態，沒有一個成型、成熟的模式解決各部門之間的“壁壘”。

三、高校采購信息化建設的主要問題

高校采購信息化的必要性不言而喻，但目前各高校均在初始階段，部分高校較好完成了采購工作信息化，但未做到所有事項均“雁過留聲”，各階段信息化手段兼容性不足等現狀亟待改進。

（一） 信息化程度較低

一方面，大多數高校招標采購的信息化建設重點仍以采購審批為重點，部分已建設投入使用的財資一體化系統還只是集成了一部分預算功能和資產管理功能，缺乏關聯計劃、申請、審批、采購、合同簽約管理、檔案管理、驗收、審計全流程的業務系統。另一方面，信息化程度低還體現在新的信息化技術應用方面，大數據等信息技術的使用及信息共享能力較弱。

（二）系統功能未深入業務底層

系統缺乏結構化的需求采集設計，通常僅為文字描述，后續無法多維度進行統計分析及改進。采購審批流程固定，發生制度及流程變動時，無法及時自主修改審批流程。缺乏招標采購進度控制提示及控制手段，導致系統成為另一種流水式“記賬本”。缺乏對招標采購業務實施過程的記錄，無相關系統數據對接的接口。系統缺乏對相關子單位采購信息的公示內容及進度展示，可用性貢獻度不高。

（三）數據分析能力較弱

高校招標采購活動產生了很多招標采購數據信息，現有的招標采購信息系統缺乏智能化的數據分析能力，如采購進度分析、采購資金使用效率、采購效果分析等數據分析。

四、高校采購信息化建設優化路徑

（一）制度信息化

招標采購業務有較高的監管風險和內控要求，制度信息化可以助力招標采購信息系統脫離業務功能信息化的低階階段。制度信息化，一方面可在招標采購相關法規及制度網上公示上下功夫，及時將采購項目公告、文件、預算金額、采購合同等完整信息公開發布在指定網站，實現校內采購活動公開透明，便于內部監督管理。更重要的，要在招標采購信息系統建設中將制度融進系統。系統的建設要突出流程控制模塊的建設，不僅要將內控約束嚴格落實到信息系統的審批流程中，更要將各種管理辦法、操作規程、法律法規的重要細節融入系統內部邏輯中，使得系統操作人員只需關注使用系統即可合規完成招標采購業務。

（二）招標采購信息系統建設

1.建設目標

招標采購信息系統嚴格內嵌規范化的采購業務流程，流程符合各項內部管理制度，做到招標采購信息系統對采購生命周期全流程覆蓋。一方面，實現各采購主體可在此系統上協同辦公，各相關部門能夠互聯互通，實時更新采購申請、采購計劃、采購合同、政府采購或采購平臺的采購進度等采購數據。 另一方面，采購預算的實時聯動控制。在采購申請、資產管理部門審批確認采購計劃后，項目預算被鎖定，助力學校預算精準管理。同時，招標采購系統預留接口，實現與政府采購平臺、第三方采購平臺對接，通過移動訪問等方式實現全線上申請、審批，全程無紙化、全電子傳遞憑證。

2.新型招標采購信息系統框架

基于以上高標準的建設目標，本文構建了新型招標采購信息系統框架（見圖1）。在此框架下，系統不僅提供了全采購主體的多渠道訪問服務；還深入業務最底層，提供了貫穿業務全流程的其他相關管理信息系統的連接服務。

支撐層主要包含系統技術框架及安全管理體系，支撐系統安全穩定運行，保障數據的存儲及應用。

服務層主要包含流程引擎的控制、數據查詢及報表統計的支持、消息通知服務及日志服務。服務層能夠保障在支撐層的基礎上根據實際需要開發一些輔助功能，如根據統計需要，設計符合要求的數據報表等，根據審批要求修改流程等等，提高系統的易用性。

在最核心的應用層，提供了適應新時代信息化標準的業務功能。采購人可以多渠道自行申請辦理各類采購，系統自動推送審批信息，做到了真正的少跑路。招標采購中心審批人員可在系統中直接審批不同類別的采購申請，采購需求也因系統的結構化設計變得一目了然。同時，應用層承擔實現預算、計劃、合同、資產子系統的完全對應推送，做到資金預算到采購計劃的實時精準鎖定、招標采購環節的審批、第三方及政采平臺的數據交換、合同相關方的線上合同簽訂及歸檔管理等功能的重擔，實現“財采資”管理全生命周期管理。

訪問層主要提供微信小程序、公眾號、PC端的訪問服務，能夠保證系統用戶多渠道、實時處理招標采購信息，提高系統的可用性。

用戶層主要是從招標采購主體的角度提供了多角色的系統用戶訪問權限，減少溝通成本，提高溝通效率，提高招標采購質量。

3.技術支撐

招標采購信息系統可基于.Net框架開發，集B/S、C/ S、移動智能為一體，提供針對Andriod、IOS移動端程序的開發架構，可采用VUE設計友好界面，提供符合高標準的用戶體驗。同時，還應采用符合高校信息部門對于信息系統安全管理要求的安全體系，保證數據安全，尤其是涉密科研項目等比較敏感的采購信息。

（三）信息化人才的使用

在信息化系統建設中，有信息化專業背景的采購人才能夠成為系統開發的橋梁。一方面，從信息化需求采集、功能建設等內容上引導軟件開發人員理解開發需求，設計出符合采購業務實際的招標采購信息系統；快速的定位出開發中所出現的問題，及時與系統使用人和開發者進行溝通。另一方面，可以從采購業務的角度出發，審視系統是否深入業務最底層，是否符合學校制度的實際要求，開發出符合建設目標的信息系統。

五、結論

高校采購信息化建設是高校信息化的重要組成部分。當前高校采購信息化建設中仍有很多壁壘需要打破，如非統一建設的相關系統對接、財政專網數據的導入形式、系統數據的分析再利用等等。相關部門仍需深入交流，通過在采購信息化建設中融入大數據和信息共享技術，幫助高校實現“流程透明化”的管理目標；利用信息化手段實現風險控制，助力高校招標采購管理水平更上一層樓。

作者單位：內蒙古農業大學