提高人事檔案管理公共服務能力的策略分析

摘 要：在經濟高速發展下，公共服務機制的全面落實，對各行業的人事檔案管理公共服務能力提出了更高標準。在此背景下，部分人事檔案管理部門為適應時代發展需求，針對管理措施、管理理念展開了優化、創新，整體管理能力得到了顯著提升。但在多種因素的干擾下，公共服務能力還難以充分滿足群眾需求。基于此，文章針對人事檔案管理現狀及其改善對策展開了詳細探討。

關鍵詞：人事檔案管理；公共服務能力；信息化

相較于其他檔案管理工作，人事檔案管理主要記錄個人政治面貌、學歷水平等基礎信息，這些信息對于檔案人有著重要的作用，在職位申請、公務員考試等多方面都具有一定的參考價值。因此，檔案信息的準確性、真實性在一定程度上會對檔案人生活造成極大的影響。對此，相關管理部門在開展人事檔案管理工作時，要深刻認識此項管理工作的重要作用，主動順應時代發展，將互聯網、大數據等先進技術合理運用在管理工作中，以此不斷創新管理模式，為大眾提供優質公共服務，充分發揮檔案作用，為促進社會發展提供有力支持。

一、人事檔案管理公共服務能力基本定位

1.主要服務內容

新時代，人事檔案管理工作主要服務內容已不再局限于檔案的復印、提取等操作，還需要向社會各界提供能夠公開的相關信息，進一步強化公民對政府的監督權，為各項政策的落實提供一定幫助。另外，在開展此項管理工作時，相關工作人員還要做好對其他證明材料的整合處理，將其一并納入個人檔案，不僅能夠為崗位應聘提供準確的憑證信息，還能夠為單位員工錄用提供一定參考價值，以此幫助企業在發展過程中形成良好的工作環境。

2.公共服務目標

人事檔案管理服務目標應順應時代的發展，不能只局限在檔案人對檔案信息的使用需求，還要在管理工作中維護各組織、部門以及群眾的合法權益。人事檔案管理服務工作必須依法開展，并全面落實“為民服務”。

3.具體服務方向

人事檔案管理在單位管理中有著重要的作用，能為員工的利益提供一定幫助，并對提高公共服務能力有著重要作用。在人事檔案管理工作中，相關部門應當合理運用開放管理措施，針對以往的封閉管理及時創新、優化。對于人事檔案而言，不僅要能夠在企事業單位等多個機構得到合理使用，還要將其合理投入公共平臺，只有這樣才能夠充分發揮人事檔案的作用，為公眾提供一定的便利。落實開放管理措施，并不是完全放開檔案內容，有些機密檔案信息被泄露不僅會損害國家利益，還會對社會穩定造成不良影響。因此，要針對檔案信息分類管理，對于可能會給國家穩定、群眾利益造成一定影響的檔案信息，檔案管理部門應當將其納入重點保護范疇，落實各項保護措施。

二、人事檔案管理公共服務能力的現狀

1.檔案信息管理內容落后

新時代，數據信息、公眾需求等多方面產生了一定變化，而部分檔案管理部門未能充分適應時代發展的新要求，所采取的管理措施較為落后，難以充分滿足公眾對檔案信息的各項需求，無法為公眾提供高質量的檔案管理服務。當前，隨著國家經濟的高速發展，社會各界對人事檔案管理工作的開展也提出更高的要求，并且各行業、各領域對檔案管理要求存在一定的差異，整體呈現多元化發展。目前，國內相關部門在開展檔案管理工作時所記錄的內容大多為學歷水平、獎勵、處分等基礎信息，對于個人品德等相關檔案信息未能及時整合處理，所展現的檔案信息內容存在一定的局限性。在此情況下，人事檔案管理工作模式也會受到較大的影響，相關工作人員只能提供基礎的檔案管理服務，如檔案信息的查找、檔案的復印等，整項服務工作過于被動，完全依靠外界因素的引導，導致人事檔案管理工作的公共服務能力難以得到顯著提高，對社會發展造成了一定影響。

2.封閉式檔案管理

現階段，部分地區在開展人事檔案管理工作時，所采用的管理措施大多為封閉式管理，使得檔案人的權益難以得到充分發揮，并在一定程度上對公共服務能力的提高造成了極大的影響。新時代，部分檔案管理部門依然存在陳舊的管理觀念，在管理工作中堅持運用以往傳統的管理措施，嚴重忽視了檔案人對檔案內容的使用權和知情權等，使得人事檔案管理工作難以得到全面落實。此外，在應用此項管理措施時，檔案人在未得到其他部門許可或者提供相關憑證的情況下，無法自主完成對檔案信息的查閱，導致檔案人難以實現對檔案內容的合理使用。在此情況下，檔案人若想了解自身檔案信息情況，管理部門由于檔案人未出示相關憑證，極易發生管理人員拒絕相關服務的不良現象，導致檔案人合法權益難以得到合理使用，從而誘發糾紛事件，對社會穩定造成了極大影響。另外，還有極個別管理人員由于缺乏一定的職業道德，在檔案歸檔處理時隨意更改檔案內容，嚴重影響了檔案人自身權益，甚至還會對社會發展埋下隱患。

3.管理制度的不規范

在管理制度不規范的情況下，許多檔案資料過于分散，導致公共服務能力始終難以得到顯著提高。新時期，社會各界對檔案管理意識呈現顯著上升的態勢，對檔案管理的重視程度也在不斷提升，使得許多檔案信息被分管至各部門，如教育信息會被收集至員工單位、教育部門等。盡管國家對于人事檔案管理工作制定了明確的標準，以保證檔案信息能夠和檔案人始終保持同步流動，但在多種因素的影響下，許多檔案信息被各部門分散收集，再加上相關部門在信息收集時未能及時做好對檔案人的信息交流工作，導致許多檔案信息出現嚴重的分散現象。

4.缺乏對檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作無法為單位或部門的發展提供一定經濟效益，使得極個別領導人員在工作中忽視檔案管理工作，認為人事檔案管理工作的開展只需要做好數據收集、整理等基礎性工作，不需要任何專業技能。對于員工的要求只需要確保檔案資料內容的完整性，保障重要信息的安全性即可。在此情況下，檔案管理部門的整體服務能力將難以得到顯著提高，對社會的發展造成了極大影響。另外，還有極個別員工不重視人事檔案管理工作，未能正確認知崗位職責，在工作期間的積極性、工作效率相對較低，極易出現操作失誤，對檔案管理工作的有序開展造成了不良的影響。

三、提高公共服務能力的有效策略

1.更新服務理念

新時代，相關單位和部門在開展檔案服務工作時，應當全面落實“為民服務”的基礎理念，以此為檔案管理工作公共服務能力的有效提高提供有力的支持。對此，相關部門要及時從源頭做起，糾正不重視人事檔案管理工作的思想觀念，按照檔案管理及社會需求，制定合理的檔案管理制度。在開展人事檔案管理工作時，檔案管理部門要能夠主動和其他部門合作，嚴格按照法律法規落實各項管理工作，并針對管理制度實施優化。在檔案管理工作中，相關工作人員要嚴格按照制度開展各項改革工作，最大限度地避免對檔案人的權益造成不良影響。此外，相關部門還應當全面落實各項監督機制，按照相關法律規定開展人事檔案管理工作。

2.完善檔案信息管理程序

若想在檔案管理工作中有效提高對社會各界的公共服務能力，相關部門需要及時做好人事檔案管理程序的優化，以此充分保證各項管理工作能夠規范開展。對此，相關單位要及時做好各部門的職能規劃，將管理、服務充分融合，以此實現對管理系統的優化，使得相關工作人員能夠主動開展各項高質量的服務工作。此外，相關部門還要做好對檔案修補、重建操作流程的規范，鼓勵人事檔案所有人妥善保管檔案，并與檔案人、檔案管理工作人員共同完成整項管理工作，以此有效規避檔案信息和檔案人發生分離的現象，這在一定程度上能夠進一步提高檔案管理的工作水平。在綜合多種管理措施下，檔案管理部門能夠與各部門、人員等多方面實現相互協調，從而實現對檔案信息的共享，充分保障人事檔案管理工作的規范性、完整性。

3.建設公共服務平臺

對于人事檔案管理而言，其所記錄的內容主要是員工的重要信息，擁有極大的開發、利用價值。對此，相關工作人員若想有效提高公共服務水平，就有必要做好內部管理工作的優化。第一，要針對公共服務目標制定明確方案。因為人事檔案管理工作的開展不僅要投入較長時間，還要在工作期間投入一定的財力、人力等資源，為了充分保證實現預期目標，有必要制定明確的方案。同時，相關管理部門還應及時建設完善的檔案服務平臺，不僅能夠有效降低管理成本支出，在一定程度上還能夠起到提高工作效率的目的；第二，相關管理人員要及時做好對檔案信息的融合，積極建設完善的服務平臺，充分發揮各種先進技術的重要作用，以此為用戶提供更便利的服務模式，為提高公共服務能力提供有力支持；第三，充分利用計算機等先進的設備設施，以此滿足用戶對檔案信息內容的各項需求；第四，為保證人事檔案服務工作的正常開展，相關部門還要組織技術人員進一步強化公共服務平臺的安全措施，最大限度地規避外在因素對人事檔案信息所造成的不良影響，確保檔案信息的準確性，充分發揮人事檔案價值。

4.提升檔案管理人員的綜合素養

對于提高公共服務能力而言，檔案管理人員的綜合素養起到關鍵性的作用，也是人事檔案管理工作中最重要的部分。首先，相關部門應及時提高員工的工作積極性，使其能夠在工作期間主動為用戶提供優質服務。對此，可以針對服務工作的開展制定考核標準，納入績效范疇，也可以制定激勵機制，采用精神、物質獎勵等方式，從多方面調動工作人員的主觀能動性，使其主動投入各項服務工作；其次，積極開展人事檔案管理服務工作的宣傳，以此不斷強化管理人員對自身崗位的責任感，使其能夠在工作期間嚴格依據制度要求和標準，確保檔案信息的真實性、準確性，從而有效規避由于工作失誤而導致檔案人權益受損；最后，為充分保證檔案管理工作的規范開展，應不斷提高公共服務能力。相關部門應當定期組織現有管理人員開展專業技能、綜合素養等多方面的培訓，以此不斷提升其服務能力、綜合素養，使其深刻認識到人事管理工作對用戶乃至社會發展的重要作用。

5.提升員工對檔案資料的重要性認知

人事檔案管理工作的開展是為員工提供一定的服務，然而部分員工在多種因素的影響下，對檔案資料管理缺乏一定的認知，未能深刻認知及時更新檔案信息的重要作用。對此，應當從以下幾點改善：首先，相關部門要加強對人事檔案的宣傳，提升員工對此方面的重要性認知，并主動做好對員工的咨詢服務，盡可能滿足員工對自身檔案的相關需求。在此階段，要充分運用多種交流渠道，以線上、線下相結合的方式，實現對人事檔案管理相關知識的宣傳，讓員工深刻認識到檔案對未來職業發展、人生規劃等多方面的重要作用。其次，要增強人事檔案管理的規范性、科學性，檔案管理者應按照工作標準全面落實各項管理工作。在整項管理工作中，若出現資料不一致問題，應及時做好相應的處理工作，保證數據的準確性。其次，要加強對人事檔案相關信息的收集處理，做好對檔案內容的完善，保證檔案信息的規范性；對于檔案所缺失的材料信息應及時做好補充，以此充分保證人事檔案信息的完整性。

6.優化管理機制

在人事檔案管理工作中，管理制度的規范性、合理性會對整項工作的開展帶來較大的影響。首先，對管理制度實施優化時，要能夠嚴格按照單位實際狀況，確保整個管理制度的合理性與科學性，要能夠充分滿足新時代人事檔案管理工作的新標準，只有這樣才能充分發揮管理制度的作用，為人事檔案管理工作的開展提供有力的支持；其次，要充分保證管理制度能夠對領導人員與工作人員具備較強的制約作用，避免出現不規范的行為，直接影響人事檔案管理效果，還會導致公信力降低，帶來不良影響；最后，在完成管理制度的優化后，相關工作人員要將其落實在日常工作中，依據制度要求懲罰不良管理行為、服務行為，對工作優秀的員工適當給予一定的獎勵，以此保證各項管理工作有序開展，為提高人事檔案管理公共服務能力提供有力支持。

四、結束語

綜上所述，新時代相關部門要順應時代的發展，創新管理措施、管理理念等，不斷提高自身公共服務能力。現階段，部分地區人事檔案管理部門還存在一定的不足之處，主要是管理內容滯后、管理制度不規范等，導致檔案管理工作的開展始終無法全面提高公共服務能力。對此，相關部門要及時加強對人事檔案管理工作的重視程度，創新管理理念，并積極開展對檔案信息公共服務平臺的建設，以此不斷提高人事檔案管理專業水平和公共服務能力。

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作者單位：臨沂市園林環衛保障服務中心

作者簡介：李雅琳（1986—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。