數(shù)字化技術(shù)在高速公路檔案電子化整理與管理模式中的應(yīng)用探析

田 苗,武 巖

(遼寧省交通規(guī)劃設(shè)計院有限責(zé)任公司 沈陽市 110166)

隨著信息化的發(fā)展,高速公路檔案電子化整理與管理工作愈加重要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式逐漸不能滿足高速公路行業(yè)信息化的需要。數(shù)字化技術(shù)為高速公路檔案電子化整理提供了新的解決方案。文章旨在探討當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)在高速公路檔案電子化整理與管理中面臨的問題和挑戰(zhàn),并結(jié)合實際提出數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方法,以期促進高速公路檔案電子化整理與管理工作不斷發(fā)展。

1 高速公路檔案電子化整理與管理模式概述

1.1 高速公路檔案電子化整理的定義

高速公路檔案電子化整理是指將高速公路檔案資料以數(shù)字化形式進行整理、存儲、管理和利用的過程,包括將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔,利用數(shù)字化技術(shù)進行數(shù)據(jù)處理和管理。通過數(shù)字化整理,檔案工作可以高效便捷地獲取和使用檔案信息。

1.2 檔案管理工作的重要性

高速公路檔案記錄著高速公路建設(shè)、發(fā)展和運營過程中的重要信息,如設(shè)計方案、施工記錄、工程變更記錄等。通過電子化管理,檔案以數(shù)字化形式得到整理和保存,可以更方便地訪問和利用,降低紙質(zhì)檔案磨損和損壞風(fēng)險,實現(xiàn)長期保存。

高速公路設(shè)計、施工和維護過程中,檔案記錄著關(guān)鍵信息和數(shù)據(jù),如結(jié)構(gòu)設(shè)計參數(shù)、材料使用情況、安全檢修記錄等。通過電子化整理和管理,可以追溯分析關(guān)鍵環(huán)節(jié),為運營維護、改擴建、事故調(diào)查、法律訴訟和監(jiān)管審計提供準確的支持和依據(jù)。通過電子化整理和管理,可以更方便地進行搜索、檢索和分析,提供高速公路規(guī)劃、運營和維護相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息,支持管理者進行科學(xué)準確的決策,了解過去的經(jīng)驗教訓(xùn),評估運營狀況和制定改進措施,提高管理決策的質(zhì)量和效果。數(shù)字化檔案能夠?qū)崟r共享給行業(yè)部門、研究機構(gòu)等相關(guān)單位,促進信息傳遞和共享,加強各方協(xié)同合作,提高高速公路建設(shè)運營的效率和質(zhì)量。

1.3 目前存在的問題與挑戰(zhàn)

數(shù)字化技術(shù)在高速公路檔案電子化整理與管理中也面臨著一些問題和挑戰(zhàn)。高速公路檔案產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件,也有復(fù)雜的技術(shù)處理要求,將其轉(zhuǎn)換為電子形式需要解決掃描、識別、分類等技術(shù)問題。掃描的準確性、文檔內(nèi)容識別的正確率以及電子檔案分類和索引的合理性等方面仍是數(shù)字化管理工作面臨的挑戰(zhàn)。整理與管理過程中,因檔案紙質(zhì)原件質(zhì)量參差不齊,可能發(fā)生損壞、模糊或遺失,需要及時采取修復(fù)或恢復(fù)措施。

電子化檔案存儲在計算機系統(tǒng)中,也面臨著數(shù)據(jù)泄露、受篡改和損壞的風(fēng)險。不同地區(qū)和單位應(yīng)用需求不同,缺乏統(tǒng)一的檔案電子化整理與管理標準,給檔案信息共享交流帶來障礙,限制了數(shù)字化檔案的高效利用[1]。此外,盡管當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)在檔案工作中發(fā)揮著重要作用,但一些檔案工作人員仍缺乏必要的數(shù)字化技能和意識。

2 數(shù)字化技術(shù)在高速公路檔案電子化整理與管理中的應(yīng)用

2.1 數(shù)據(jù)采集和數(shù)字化處理技術(shù)

數(shù)據(jù)采集和數(shù)字化處理技術(shù)是高速公路檔案實現(xiàn)電子化的關(guān)鍵技術(shù),為高速公路檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換提供技術(shù)基礎(chǔ),主要包括掃描設(shè)備、光學(xué)字符識別(OCR)、圖像處理等。

掃描設(shè)備可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像,從而取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔方式。掃描設(shè)備可以高效掃描大量文件,且準確性較高。檔案管理人員可以隨時隨地訪問和使用電子檔案,無需翻閱大量紙質(zhì)文件。

光學(xué)字符識別(OCR)是數(shù)字化處理過程中的重要環(huán)節(jié)。OCR系統(tǒng)會自動識別圖像中的文字,將掃描圖像轉(zhuǎn)換為計算機可讀、可編輯的文本數(shù)據(jù)。自動化的文本提取和識別過程極大地提高了數(shù)字化處理的速度和準確性。借助OCR技術(shù),大量的紙質(zhì)文檔被迅速轉(zhuǎn)換為可編輯、可檢索的數(shù)字文本,方便后續(xù)管理和使用。掃描得到的圖像可能存在模糊、噪點、邊緣不清等問題,圖像處理技術(shù)可以修復(fù)和改善圖像,確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。通過清晰度增強算法,可以使模糊的圖像更加清晰;通過噪點去除算法,可以減少掃描圖像的干擾點;通過邊緣檢測算法,可以提取文檔的邊界信息等。上述圖像處理操作保證了數(shù)字化結(jié)果的可讀性和可用性。

2.2 信息存儲與管理系統(tǒng)

信息存儲與管理系統(tǒng)是實現(xiàn)高速公路檔案電子化的核心。系統(tǒng)通過建立專門的數(shù)據(jù)庫,可以高效地存儲、管理和利用電子化檔案,提供便捷的訪問、檢索和管理功能。

系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫管理軟件或?qū)ｉT的檔案管理系統(tǒng)存儲和管理電子化檔案。數(shù)據(jù)庫是一個結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng),可以將檔案數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則和關(guān)系進行組織和存儲[2]。檔案管理系統(tǒng)是針對檔案特點設(shè)計的管理軟件,作為專業(yè)化的管理工具,能夠滿足檔案數(shù)字化管理的需求。系統(tǒng)將電子化檔案以結(jié)構(gòu)化的方式存儲,如采用表格、字段等數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行組織,使檔案信息存取更加方便和高效。信息存儲和管理系統(tǒng)提供各類查詢和檢索功能,用戶可以快速準確地找到所需的檔案信息。系統(tǒng)通過索引、分類、標簽等方式組織和管理檔案。索引根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、日期、文件類型等重要屬性建檔,方便用戶搜索關(guān)鍵字,進行條件查詢。系統(tǒng)還可以根據(jù)檔案的特點分類,設(shè)置標簽,使檔案信息的組織更加有序可控。基于上述操作,用戶可以根據(jù)自己的需求快速找到目標檔案,并進行查閱、復(fù)制等操作。信息存儲與管理系統(tǒng)的集成能力有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交換,通過與其他系統(tǒng)連接,不同部門和團隊可以共享存儲在信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),解決“信息孤島”問題,并促進組織內(nèi)部協(xié)同,提高工作效率。集成能力促進信息流通和交互,通過與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)集成,信息存儲與管理系統(tǒng)可以自動傳遞和更新數(shù)據(jù)。當(dāng)一個部門進行了文件更新,其他部門可以即時獲得最新的版本,無需手動發(fā)送或請求數(shù)據(jù)。這樣的鏈式操作可以加快信息傳播速度,降低溝通成本,并確保相關(guān)人員接觸最新信息。

2.3 數(shù)據(jù)安全和保護措施

在數(shù)字化檔案管理中,數(shù)據(jù)安全和保護措施至關(guān)重要。數(shù)字化檔案存在數(shù)據(jù)泄露、被篡改和被損壞的風(fēng)險,因此需要采取加密防護措施確保檔案數(shù)據(jù)的安全完整。

確保儲存設(shè)備和服務(wù)器的物理安全,包括采取通用的物理防護措施,如安裝監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)、防火墻等,防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入存儲區(qū)域。需要對服務(wù)器和儲存設(shè)備進行定期檢查和維護,確保設(shè)備正常運行并提供穩(wěn)定的存儲環(huán)境。采用加密技術(shù)對敏感數(shù)據(jù)進行保護。加密是通過將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為密文形式,防止未經(jīng)授權(quán)的訪問者讀取或修改數(shù)據(jù)[3]。數(shù)字化檔案管理中,可以使用對稱加密或非對稱加密算法來保證檔案數(shù)據(jù)的機密性,確保加密算法符合相關(guān)安全標準和現(xiàn)實需要。通過建立用戶身份驗證和授權(quán)機制,設(shè)置未授權(quán)人員對檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限,該機制可以通過用戶名和密碼、雙因素身份認證等方式實現(xiàn)。根據(jù)用戶角色和權(quán)限設(shè)置不同的訪問級別,確保只有具備合法權(quán)限的人員才能獲取敏感檔案信息。定期備份數(shù)據(jù)可以防止數(shù)據(jù)意外損壞或刪除丟失,并提供可靠的數(shù)據(jù)恢復(fù)手段。建立災(zāi)難恢復(fù)計劃可以預(yù)防應(yīng)對自然災(zāi)害、硬件故障或人為損害等突發(fā)情況,實現(xiàn)損失最小化。數(shù)字水印和數(shù)字簽名等技術(shù)手段也可應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理中,用于身份認證和防篡改處理。數(shù)字水印是通過將不可見的標識嵌入到電子檔案中,以驗證其來源和真實性[4]。數(shù)字簽名則是使用加密技術(shù)生成一個唯一的標識符,用于驗證檔案的完整性和數(shù)據(jù)的不可篡改性。

3 結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用對高速公路檔案電子化整理與管理產(chǎn)生積極影響。通過數(shù)字化技術(shù),檔案管理人員能夠更高效地開展數(shù)據(jù)采集和整理工作,提供方便快捷的信息存儲與管理系統(tǒng),確保檔案數(shù)據(jù)安全完整。然而,在推廣檔案數(shù)字化的過程中,仍然面臨著數(shù)據(jù)質(zhì)量、隱私保護等方面的問題和挑戰(zhàn),需要結(jié)合行業(yè)工作實際需要,不斷改進和完善數(shù)字化技術(shù),從而更好地滿足高速公路各相關(guān)方需求,促進檔案工作現(xiàn)代化、高效化發(fā)展。