標(biāo)準(zhǔn)化視域下檔案資源開發(fā)利用路徑研究

趙林潔

（漳州市檔案館，福建 漳州 363000）

檔案資源的開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要手段。在檔案資源開發(fā)過程中，一方面，堅(jiān)持檔案管理的內(nèi)在規(guī)律；另一方面，結(jié)合服務(wù)對(duì)象的具體需求對(duì)檔案資源進(jìn)行整合和開發(fā)。以標(biāo)準(zhǔn)化為導(dǎo)向，要求在檔案資源開發(fā)利用過程中一定要形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案資源開發(fā)利用的重點(diǎn)，按照制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用，切實(shí)保障檔案資源的真實(shí)性、科學(xué)性和完整性。

1 標(biāo)準(zhǔn)化視域下檔案資源開發(fā)利用的基本要求

檔案標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)檔案資源開發(fā)利用具有重要現(xiàn)實(shí)意義。在檔案資源開發(fā)利用過程中形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，有助于檔案信息資源的收集整理，有助于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有助于檔案自動(dòng)化管理，有助于提升檔案資源的安全性。

1.1 電子化存儲(chǔ)與標(biāo)準(zhǔn)化

《檔案法》明確指出，要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和利用，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。在檔案資源開發(fā)利用過程中，有必要按照相關(guān)法律法規(guī)要求，積極推進(jìn)檔案信息資源的整合。當(dāng)前部分檔案管理部門在檔案管理過程中還面臨著紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案同步管理的現(xiàn)實(shí)問題。在這一背景下更需要完善相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)型，進(jìn)而存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫之中。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案電子化存儲(chǔ)創(chuàng)造了條件。在技術(shù)支持下，通過電子化存儲(chǔ)，既能夠減少不必要的人力、物力資源投入，也有助于后續(xù)的檔案資源開發(fā)和利用。在這一過程中需要完善檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、大數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)等。

1.2 自動(dòng)化管理與標(biāo)準(zhǔn)化

DB33/T 2471-2022《檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》明確指出，要積極推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為檔案管理提供扎實(shí)的制度依據(jù)。在數(shù)字技術(shù)加持下，信息技術(shù)與檔案資源管理進(jìn)行了深度融合，也為檔案自動(dòng)化管理創(chuàng)造了有利條件。特別是人工智能的出現(xiàn)為自動(dòng)化管理提供了更先進(jìn)的技術(shù)支持，自動(dòng)化管理不僅是提升檔案管理的重要手段，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案資源開發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。在自動(dòng)化管理過程中，既對(duì)檔案管理設(shè)施提出了較高要求，也需要檔案管理人員具備一定的技術(shù)能力，熟練利用操作系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、錄入和管理。既能夠減少不必要失誤，也能夠提升檔案管理的精準(zhǔn)度。

1.3 安全化管理與標(biāo)準(zhǔn)化

DA/T 56-2014《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》明確指出，檔案安全對(duì)檔案管理至關(guān)重要。檔案信息安全是檔案資源開發(fā)和利用的重要保障，在檔案管理過程中應(yīng)將檔案安全化管理作為重要方面，為檔案安全化管理形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)和流程。在推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程中必須做好檔案信息安全工作。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的系統(tǒng)整合，存儲(chǔ)到大數(shù)據(jù)庫或云端。區(qū)塊鏈技術(shù)運(yùn)用可以實(shí)現(xiàn)檔案信息分節(jié)點(diǎn)存儲(chǔ)，進(jìn)一步提升檔案信息的安全屬性，此外，設(shè)置用戶權(quán)限，也能夠保障檔案信息安全。在技術(shù)運(yùn)用過程中應(yīng)該形成相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實(shí)保障信息技術(shù)真正為檔案安全化管理所用。

2 標(biāo)準(zhǔn)化視域下檔案資源開發(fā)利用的實(shí)施路徑

新時(shí)期，檔案管理部門在檔案資源開發(fā)利用過程中既要主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，也要將標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案資源開發(fā)利用的重要前置條件。在檔案資源開發(fā)利用過程中，一定要明確檔案資源制度規(guī)范，為檔案信息資源開發(fā)利用提供扎實(shí)的制度保障。同時(shí)要實(shí)現(xiàn)數(shù)字技術(shù)與檔案資源開發(fā)的深度融合，形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)保障數(shù)字技術(shù)真正地為檔案資源開發(fā)所用。

2.1 明確檔案資源制度規(guī)范

GB/T 34112-2022《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理體系要求》明確指出，檔案資源制度規(guī)范是提升檔案管理質(zhì)量的重要前提。在檔案資源開發(fā)利用過程中，同樣也需要完善的制度機(jī)制作為前提保障。一方面，通過制度規(guī)范建設(shè)能夠使檔案管理從無序狀態(tài)變得更為有序。有效解決在檔案管理過程中的隨意性問題，進(jìn)一步提升檔案信息資源開發(fā)利用質(zhì)量。另一方面，國家針對(duì)檔案管理也出臺(tái)了相應(yīng)的制度規(guī)范，為檔案資源開發(fā)利用提供了指引。同時(shí)檔案管理部門在檔案資源制度規(guī)范落實(shí)過程中也應(yīng)該做好宣傳工作。要讓廣大檔案工作者對(duì)檔案資源制度規(guī)范有清晰認(rèn)知，在檔案資源開發(fā)利用過程中要結(jié)合具體存在的問題形成相應(yīng)的解決措施，并通過制度形式加以固化，不斷豐富檔案資源制度體系。通過完善的制度保障，既能夠?yàn)闄n案管理人員開展檔案信息資源開發(fā)提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。也能夠?qū)⒅贫纫?guī)范相關(guān)要求融入檔案工作實(shí)際之中，實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息收集、存儲(chǔ)、利用、開發(fā)、共享、銷毀等環(huán)節(jié)的深度融合。特別是在信息時(shí)代背景下，更應(yīng)該將檔案資源制度建設(shè)作為資源開發(fā)利用的重要方面。

2.2 建設(shè)檔案資源管理平臺(tái)

DA/T 73-2019《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》明確指出，在檔案資源開發(fā)利用過程中要形成相應(yīng)的管理系統(tǒng)和平臺(tái)。首先，樹立信息化意識(shí)。要從思想上重視檔案信息資源開發(fā)利用的重要性。特別是隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，為檔案信息資源開發(fā)利用共享提供了先決條件。只有在意識(shí)上重視信息化，才能夠在頂層設(shè)計(jì)上給予信息化足夠的重視，才能夠圍繞檔案資源開發(fā)利用給予足夠的財(cái)政支持、人力支持和政策支持，形成專項(xiàng)資金購買相應(yīng)的硬件設(shè)備，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)融入檔案信息資源開發(fā)之中，建設(shè)檔案資源管理平臺(tái)。嚴(yán)格按照GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用與信息化建設(shè)同步發(fā)展。其次，統(tǒng)一檔案電子數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)。為了更好地發(fā)揮檔案資源管理平臺(tái)的作用，需要形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠使海量的數(shù)據(jù)真正地收集上來，有效避免數(shù)據(jù)在收集過程中因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)亂碼、數(shù)據(jù)不顯示等問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)整合、科學(xué)整編和科學(xué)分類，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)提供海量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時(shí)也能夠解決“數(shù)據(jù)孤島”問題，持續(xù)為檔案管理平臺(tái)提供數(shù)據(jù)資源支持。

2.3 數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案資源開發(fā)

GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》明確指出，要形成相應(yīng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。檔案資源開發(fā)利用必然會(huì)運(yùn)用多元技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行整合、提煉、加工，將有價(jià)值的檔案信息整合到一起。這就要求在檔案管理過程中要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源蘊(yùn)含的豐富價(jià)值，結(jié)合服務(wù)對(duì)象具體訴求，由專業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用。在此過程中要運(yùn)用多元化的手段，同時(shí)還要有相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為支撐，這樣才能夠提升檔案資源開發(fā)利用效率，更好地滿足不同主體對(duì)于檔案信息資源的多元化訴求，進(jìn)一步提升檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度。在數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面要形成與檔案管理開發(fā)利用相對(duì)應(yīng)的檔案分類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案標(biāo)引技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。在相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，既要主動(dòng)參考國家出臺(tái)的GB/T 15418-2009《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、DA/T 93-2022《電子檔案移交接收操作規(guī)程》、GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》等。也要結(jié)合不同檔案特點(diǎn)，借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘和利用。借助大數(shù)據(jù)語義解析、搜索引擎等技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案知識(shí)進(jìn)行提取、解析，進(jìn)而形成有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息資源，為后續(xù)檔案資源服務(wù)提供保障。

2.4 規(guī)范檔案資源服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

DB33/T 2471-2022《檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》明確指出，在檔案資源服務(wù)過程中要形成相應(yīng)的制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。檔案作為一種重要的信息資源，其本身就與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展息息相關(guān)。因此，無論從國家層面看，還是從檔案管理部門層面看，都有必要對(duì)檔案資源開發(fā)利用給予足夠重視，充分發(fā)揮檔案信息資源在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，服務(wù)業(yè)務(wù)方面的具體作用。ISO15489《信息與文獻(xiàn)——文件管理》明確指出，檔案信息具有重要價(jià)值，是無形的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。ISO30300《信息與文獻(xiàn)——文件管理系統(tǒng)——基礎(chǔ)和術(shù)語》明確指出，在檔案信息資源開發(fā)和利用過程中要形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源數(shù)據(jù)規(guī)模大、類型多特點(diǎn)。當(dāng)前部分檔案管理部門在檔案管理過程中還存在著“重管理，輕開發(fā)”的問題，在一定程度上影響了檔案信息資源的開發(fā)和管理。新時(shí)期，檔案管理部門既要落實(shí)好國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)制度要求，也要形成主動(dòng)服務(wù)理念，既要從橫向?qū)用媾c其他部門展開廣泛合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；在縱向?qū)用嬉惨獙?duì)內(nèi)部檔案信息資源進(jìn)行整合，形成專門課題研究，發(fā)布一些具有指導(dǎo)性意義的檔案信息成果。

3 標(biāo)準(zhǔn)化視域下檔案資源開發(fā)利用的保障措施

檔案資源開發(fā)和利用是一項(xiàng)長期性、艱巨性、系統(tǒng)性工作，在具體落實(shí)過程中要關(guān)注到檔案信息資源的獨(dú)特價(jià)值，也要在開發(fā)利用方面運(yùn)用多樣化手段。傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)利用模式已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)期人民群眾對(duì)于檔案信息服務(wù)的多元化訴求，需要檔案管理部門主動(dòng)轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，將檔案標(biāo)準(zhǔn)化與檔案信息資源開發(fā)進(jìn)行深度融合，提升檔案信息資源開發(fā)的規(guī)范性和科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的合理利用。在檔案信息資源開發(fā)利用過程中，既要在思想層面主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思路，也要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案信息資源開發(fā)提供扎實(shí)的人才保障。同時(shí)還要將檔案安全管理作為重要方面，切實(shí)保障檔案信息安全。

3.1 主動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案資源開發(fā)利用思路

《檔案法》明確指出，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和利用。信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理思路已經(jīng)影響了檔案信息資源開發(fā)，這就要求檔案管理部門要從原來的被動(dòng)檔案管理思路向主動(dòng)檔案信息資源開發(fā)轉(zhuǎn)變。一方面，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化、信息化對(duì)于檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，要結(jié)合檔案信息資源開發(fā)形成切實(shí)可行的實(shí)施方案，構(gòu)建與信息時(shí)代相契合的制度標(biāo)準(zhǔn)體系，依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度挖掘。另一方面，將新理念、新思路宣傳出去。檔案信息資源開發(fā)和利用既是檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)注的重點(diǎn)，也需要全員共同參與。這就要求檔案管理部門要經(jīng)常召開會(huì)議，對(duì)于檔案資源如何開發(fā)利用、檔案標(biāo)準(zhǔn)化如何推進(jìn)、信息技術(shù)如何與檔案信息資源開發(fā)利用相結(jié)合等相關(guān)問題進(jìn)行研究和探討，并形成具體可行的思路，為檔案信息資源開發(fā)利用提供科學(xué)依據(jù)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

GB/T 26162-2021《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理概念與原則》明確指出，人才隊(duì)伍建設(shè)事關(guān)檔案信息資源開發(fā)和利用質(zhì)量。因此檔案管理部門要將檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)作為重要方面，傳統(tǒng)的檔案管理模式在一定程度上限制了檔案管理人員主動(dòng)性和積極性的發(fā)揮。新時(shí)期，在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)過程中，一方面，要為檔案管理人才施展才能提供廣闊的舞臺(tái)，積極支持檔案管理人員結(jié)合檔案資源開發(fā)利用，在手段、方式、技術(shù)等層面進(jìn)行大膽創(chuàng)新，通過集中攻關(guān)的方式解決檔案信息資源開發(fā)過程中存在的難點(diǎn)。另一方面，要加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，要將檔案標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容作為檔案管理人才培養(yǎng)的重要方面。讓檔案管理人才對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化有更深入的理解，并將標(biāo)準(zhǔn)化理念融入檔案信息資源開發(fā)和利用之中。

3.3 加強(qiáng)檔案安全防護(hù)體系建設(shè)

GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出，要將信息安全作為檔案管理的重要方面。為此，一方面，要加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，在推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)過程中要實(shí)現(xiàn)檔案安全防護(hù)與檔案信息資源開發(fā)同部署、同落實(shí)，要采取加密技術(shù)、安全防護(hù)技術(shù)、訪問限制等手段，切實(shí)保障檔案信息安全。另一方面，形成相應(yīng)安全制度標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員要嚴(yán)格按照安全制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理平臺(tái)和檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，減少不必要的人為干預(yù)。同時(shí)要加強(qiáng)監(jiān)督和考核，切實(shí)保障安全保密制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)真正落地，通過制度形式切實(shí)保障檔案信息安全。

總之，從檔案本身的性質(zhì)看，檔案信息收集上來的都是有價(jià)值的信息，都是與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相關(guān)聯(lián)的信息，因此本身就蘊(yùn)含豐富的價(jià)值。在檔案管理過程中，要將檔案信息資源開發(fā)利用作為重要方面，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息應(yīng)有的價(jià)值。圍繞檔案資源開發(fā)利用完善相應(yīng)制度標(biāo)準(zhǔn)，將標(biāo)準(zhǔn)化與檔案采集、檔案交接、檔案分類、檔案管理、檔案開發(fā)、檔案利用、檔案共享深度融合，切實(shí)保障各項(xiàng)工作開展有法可依、有制度可循。將信息技術(shù)與檔案信息資源開發(fā)利用進(jìn)行融合，運(yùn)用靈活多樣的技術(shù)手段深挖檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值，更好地滿足不同主體檔案信息訴求，發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)價(jià)值。