發(fā)展期科技型中小企業(yè)低成本可持續(xù)信息化建設方案研究

劉建煒

一、前言

當前，具有科技屬性的中小企業(yè)已成為推動我國經(jīng)濟發(fā)展的重要力量，其植根于科研，創(chuàng)業(yè)初期往往在科研領(lǐng)域投以重金，而管理方面投入次之，相應地在企業(yè)信息化建設方面也投入甚少。但企業(yè)發(fā)展壯大后，無論從管理角度出發(fā)，還是從IPO角度出發(fā)，企業(yè)對信息管理系統(tǒng)都有著較高的要求，造成信息管理高要求和低投入的矛盾。

二、概念界定及基本理論

低成本可持續(xù)信息化建設是企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要內(nèi)容。在信息化時代，科技型企業(yè)需要堅持走數(shù)字化賦能道路，憑借自身的科技實力和創(chuàng)新經(jīng)營思想，主動尋求信息化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。

（一）低成本可持續(xù)信息化建設概述

1.信息化的內(nèi)涵

信息化指在現(xiàn)代企業(yè)管理中，通過信息技術(shù)手段對企業(yè)內(nèi)部的組織、運營、決策等方面進行全面、系統(tǒng)地整合和優(yōu)化的過程。從系統(tǒng)應用方面來看，企業(yè)信息化包括企業(yè)資源計劃、客戶關(guān)系管理、供應鏈管理等各類信息系統(tǒng)的應用。系統(tǒng)的集成和協(xié)同作用，使得企業(yè)內(nèi)部各個業(yè)務領(lǐng)域的信息能夠高效流通和共享。

2.低成本可持續(xù)信息化的特點

低成本可持續(xù)信息化是在投入有限的情況下追求戰(zhàn)略達成的信息化建設方案。從實施角度看，主要特點包括以下幾點：

首先，方案強調(diào)整體設計和階段性計劃。即著重追求信息系統(tǒng)配合能力，根據(jù)企業(yè)發(fā)展狀況匹配信息化能力，并根據(jù)不同的能力需求匹配信息系統(tǒng)，同時，考慮不同階段過渡期信息系統(tǒng)升級的范圍和便捷性。其次，方案應按照模塊進行實施。無論在單一系統(tǒng)內(nèi)或是多系統(tǒng)間，均按照功能模塊進行劃分，且不同模塊之間界限明確、數(shù)據(jù)清晰，進而按照模塊進行獨立實施，減少初期資金投入。最后，方案應可實現(xiàn)低成本啟動。通常選擇簡單可靠且具有一定拓展能力的信息系統(tǒng)作為第一步，至少可滿足企業(yè)在信息化第一階段全周期的應用需求。

（二）科技型中小企業(yè)的界定及特點分析

在我國，以從業(yè)人員數(shù)、年銷售收入和資產(chǎn)總額為主要指標，結(jié)合企業(yè)所在行業(yè)特點確定企業(yè)是否屬于中小企業(yè)。科技型企業(yè)是指具有一定的創(chuàng)新性和研發(fā)能力，研發(fā)人員占比超過企業(yè)總?cè)藬?shù)的10%，以出售具備高科技產(chǎn)品或服務為主營業(yè)務的企業(yè)。值得注意的是，因科技屬性產(chǎn)品的高附加值效應，一些從業(yè)人員不多的企業(yè)往往營收極為可觀，但仍屬于中小企業(yè)。本文以處于快速起步及發(fā)展期的科技型中小企業(yè)為主要研究對象，該類企業(yè)應具備如下特點：

1.科技屬性

一般處于新興行業(yè)，具備高科技屬性，部分企業(yè)為相關(guān)科研機構(gòu)、高校的產(chǎn)業(yè)孵化平臺，擁有核心知識產(chǎn)權(quán)，以產(chǎn)品創(chuàng)新、產(chǎn)品升級為主要開發(fā)方向。

2.生產(chǎn)制造

具有完善的生產(chǎn)條件，包括倉儲、計劃、生產(chǎn)、質(zhì)檢等主要生產(chǎn)環(huán)節(jié)，生產(chǎn)能力也可通過外包方式實現(xiàn)。

3.人員構(gòu)成

創(chuàng)始人一般具有深厚專業(yè)背景，成員以科研人員為主，輔以管理支持人員，以適應初期產(chǎn)品開發(fā)需求，當實現(xiàn)產(chǎn)品導入時，逐步匹配產(chǎn)銷人員。

4.市場前景

產(chǎn)品或服務涉及前沿科技領(lǐng)域，具有較好的市場前景，并通常致力于滿足市場對新技術(shù)和創(chuàng)新的需求[1]。

三、發(fā)展期科技型中小企業(yè)信息化建設存在的問題

近年來，海歸創(chuàng)業(yè)企業(yè)和高校、科研機構(gòu)成果轉(zhuǎn)化項目企業(yè)大量涌現(xiàn)且發(fā)展迅速，已成為國內(nèi)科技創(chuàng)新的重要力量。此類企業(yè)在發(fā)展初期，因快速產(chǎn)出的市場壓力，通常僅注重科研創(chuàng)新，而將管理能力提升作為次要事項，相應地在企業(yè)信息化建設方面也投入甚少。一些企業(yè)在業(yè)務爆發(fā)式增長后方才正視信息化建設工作，卻發(fā)現(xiàn)此時上線信息系統(tǒng)常會掣肘于業(yè)務開展。另一些企業(yè)在發(fā)展初期毫無規(guī)劃地投入不合未來發(fā)展需求的信息系統(tǒng)，后期無法滿足業(yè)務需求或多系統(tǒng)協(xié)同，只能廢棄并更換其他系統(tǒng)，給企業(yè)帶來嚴重浪費，引發(fā)了一系列信息化建設問題。

（一）對于信息化從無要求到高要求的快速變化

科技型企業(yè)成立之初，人員規(guī)模小，組織結(jié)構(gòu)相對平行，信息傳遞快捷且溝通程序簡單，企業(yè)可以通過簡單流程進行業(yè)務管理，甚至所有事項的決策都可由最高管理層確認，企業(yè)無需復雜信息系統(tǒng)支持即可正常運營。在此階段，管理層對企業(yè)信息化水平基本處于無要求狀態(tài)。

隨著快速發(fā)展，企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)均出現(xiàn)了重大的業(yè)務變革。例如，隨著研發(fā)規(guī)模的不斷擴大，管理層開始關(guān)注研發(fā)投入有效性，研發(fā)項目管理需求隨之產(chǎn)生。又如，隨著產(chǎn)品研發(fā)成功和陸續(xù)投放，市場需求不斷提升，生產(chǎn)匹配銷售并制定有效的物料計劃成為管理層關(guān)注的核心問題。諸如上述問題，管理層需要及時了解業(yè)務信息，要求相關(guān)部門高效輸出準確數(shù)據(jù)，以滿足信息化需求的快速增加。

（二）企業(yè)對信息化建設投入的資金受限

企業(yè)信息化經(jīng)歷從無到有的建設過程后，也會不斷迭代并產(chǎn)生資金需求。中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)資本有限，管理層需要把有限的資源用于企業(yè)最重要的業(yè)務開展上，信息化的重要性并不會排在企業(yè)成立初期的首位，資金投入受到極大限制。企業(yè)可能選擇一些初級的系統(tǒng)工具解決個別點上的問題，雖暫時滿足了管理需求，但從長遠來看，在系統(tǒng)對接、系統(tǒng)更新方面均面臨著較大風險，極可能因無法滿足后期需求而直接廢棄，給企業(yè)造成損失。

（三）缺乏頂層規(guī)劃和統(tǒng)籌設計

科技型企業(yè)往往缺乏綜合能力強的信息化專業(yè)人才，各專業(yè)職能部門也僅對本職工作所涉及的信息化系統(tǒng)有所了解。很多企業(yè)雖然各種業(yè)務系統(tǒng)齊備，但數(shù)據(jù)銜接存在很多問題，就是因為缺少專門人才在信息化初期進行整體規(guī)劃和統(tǒng)籌。

從運營角度出發(fā)，信息傳遞與共享是衡量企業(yè)信息化水平的主要標準，實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)銜接并設計跨系統(tǒng)工作流程是信息化過程中需要解決的主要難點之一。一般來說，具有相關(guān)性的不同信息系統(tǒng)在功能上存在部分重疊，又各有所專，如果無法在信息化初期做好各系統(tǒng)管理范圍和配合方案的統(tǒng)籌安排，就會給后期的階段性實施帶來隱患[2]。

（四）缺乏有效的信息安全管理能力，影響運行效率

信息安全管理是信息化內(nèi)容的重要組成部分，對科技型企業(yè)來說尤為重要。在沒有對信息化進行統(tǒng)籌設計的情況下，企業(yè)一般選擇簡單IT工具保護信息安全，如加密軟件。由于此類信息安全工具功能單一，企業(yè)又常對信息內(nèi)容做一刀切管理，造成信息使用過程阻礙頻頻，大大影響了工作效率。

（五）信息管理人員能力不足，信息化工作效率低

在科技型中小企業(yè)中，信息管理人員通常需要負責處理和管理大量的數(shù)據(jù)和信息。而在實際工作中，由于缺乏相關(guān)的培訓和教育，無法掌握最新的信息技術(shù)和管理方法，導致在處理復雜的信息時感到困惑和無助。同時，信息管理人員的能力不足還表現(xiàn)在對信息安全的重視程度不夠。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，信息安全問題變得越來越重要。由于缺乏專業(yè)知識和經(jīng)驗，信息管理人員可能無法有效地保護企業(yè)的信息資產(chǎn)免受黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露的威脅。

此外，信息管理人員的能力不足，還可能導致信息系統(tǒng)的運行效率低下，無法有效地規(guī)劃和管理信息系統(tǒng)的硬件和軟件資源，致使系統(tǒng)的性能下降和故障頻繁發(fā)生，直接影響企業(yè)的正常運營，給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟損失[3]。

四、發(fā)展期科技型中小企業(yè)低成本可持續(xù)信息化建設方案

發(fā)展期科技型中小企業(yè)應統(tǒng)籌規(guī)劃確定信息化的內(nèi)容和節(jié)奏，梳理業(yè)務邏輯，把握業(yè)務快速增長前的信息化建設窗口，選擇適用系統(tǒng)，避免好高騖遠，按需實施，避免大干快上，確保初期系統(tǒng)的可拓展性，以此為總體思路規(guī)劃設計信息化建設，在建設過程中注意控制系統(tǒng)數(shù)量，使用系統(tǒng)標準流程并實現(xiàn)后期各系統(tǒng)有效銜接，以保證系統(tǒng)運行質(zhì)量。

（一）總體設計思路

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，確定信息化內(nèi)容和節(jié)奏

信息化是一個漫長的過程，而企業(yè)發(fā)展初期所面臨的境遇各有不同，必須慎重參考其他企業(yè)的信息化建設方案，并緊緊依靠自身企業(yè)戰(zhàn)略，設計和制定科學的低成本信息化建設方案與規(guī)劃。科技型中小企業(yè)除具備高科技屬性和快速成長能力外，通常也需要面對快速的市場變化和激烈競爭帶來的發(fā)展不確定性。科技型中小企業(yè)應匹配發(fā)展規(guī)劃制定分階段性的信息化策略，在發(fā)展初期采用相對保守的信息化投入方案，并將方案對應到某些具體環(huán)節(jié)上以解決切實問題。

2.梳理業(yè)務邏輯，把握業(yè)務快速增長前的信息化建設窗口

因初期信息化主要針對財務、供應鏈、生產(chǎn)制造、行政管理等業(yè)務，很多應用場景相當于將業(yè)務流程由線下人工處理調(diào)整為線上自動化處理方式，此過程與流程優(yōu)化緊密相關(guān)，但企業(yè)卻常在推進流程變革時遇到較大阻力。一方面，因為操作者受困于業(yè)務量增加帶來的工作負荷，無暇考慮流程問題。另一方面，在于重構(gòu)業(yè)務流程相當于走出“舒適區(qū)”，包括適應新的工作要求和處理部門間的分歧。因此，把握業(yè)務爆發(fā)前的窗口期，將主要業(yè)務流程梳理完善并進行系統(tǒng)上線，是企業(yè)信息化的較優(yōu)處理方式。

3.選擇適用系統(tǒng)，避免好高騖遠

在前期資金投入較少的情況下，科技型中小企業(yè)應結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，將信息化的重點安排在當前階段需要解決的問題上，在此基礎上選擇適用的信息化軟件。具體的實施建議是，以研產(chǎn)銷為主要業(yè)務內(nèi)容的科技型中小企業(yè)，其用于管理進銷存過程和生產(chǎn)過程的軟件都必須具備核算能力并與財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)銜接。在此方面，國內(nèi)老牌ERP廠商已有較為完整的針對中小企業(yè)的一體化解決方案，與國外系統(tǒng)相比，資金投入低，且經(jīng)過長期的優(yōu)化完善，已經(jīng)解決了大部分系統(tǒng)問題，運行相對穩(wěn)定。一體化方案的優(yōu)勢在于系統(tǒng)已具備成熟的從業(yè)務單據(jù)到財務報表的處理邏輯，能夠大大減少財務人員在核算方面的時間投入[4]。

4.按需實施，避免大干快上

即使一套適用于中小規(guī)模企業(yè)的ERP系統(tǒng)，也具備很多功能模塊，企業(yè)應根據(jù)實際情況選擇性實施，一次性實施和整體上線會帶來諸多不確定性，包括系統(tǒng)穩(wěn)定性、操作人員熟練程度、基礎信息完善程度等，且所有問題可能集中爆發(fā)，系統(tǒng)實施人員和系統(tǒng)管理員無法及時響應，可能嚴重影響業(yè)務開展，或為保證業(yè)務時效性拋開系統(tǒng)，導致系統(tǒng)有效性和權(quán)威性大打折扣。

階段性實施可確保相關(guān)人員集中精力于單一模塊，便于及時處理問題。例如，處于初期研發(fā)階段的企業(yè)尚未有產(chǎn)品產(chǎn)出，但有大量研發(fā)物料投入，可先考慮供應鏈管理功能實施。當產(chǎn)品開始小批量試制，生產(chǎn)流程逐步完善，則可考慮生產(chǎn)管理功能實施。質(zhì)量管理功能應用于原材料和產(chǎn)成品的出入庫環(huán)節(jié)，可選擇在進銷存和生產(chǎn)管理過程完善后進行質(zhì)量管理實施。

5.確保初期系統(tǒng)的可拓展性

從信息化發(fā)展角度看，由于針對中小企業(yè)的ERP軟件具有一定的局限性，其在某些場景下無法滿足企業(yè)需求。例如，一般情況下難以兼容復雜審批流程，無法管理復雜生產(chǎn)過程，無法處理行政類審批，無法進行復雜客戶和供應商管理等，企業(yè)仍需選擇其他信息管理系統(tǒng)，不斷擴大信息化范圍以提高效率。在此過程中出現(xiàn)了多系統(tǒng)信息共享的需求，要求企業(yè)在最初選擇ERP系統(tǒng)時必須考慮其拓展性。

（二）信息化注意事項

1.控制系統(tǒng)數(shù)量

雖然市場上各類信息系統(tǒng)側(cè)重點不同，但其優(yōu)勢方面往往在于對復雜業(yè)務的處理能力。從科技型中小企業(yè)的實際應用出發(fā)，其不一定需要用到如此復雜的處理能力。因此，在滿足企業(yè)需求的情況下控制系統(tǒng)數(shù)量能夠發(fā)揮單一系統(tǒng)的穩(wěn)定優(yōu)勢，當數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時便于排查和解決。

具體來說，業(yè)財一體的ERP軟件用于處理進銷存、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務，OA系統(tǒng)用于處理各類請示審批、檔案管理等辦公需求，對于一般企業(yè)來說，已可基本滿足信息化需求。在此基礎上，企業(yè)可根據(jù)自身情況選擇添加其他信息系統(tǒng)，例如具備復雜研發(fā)場景的企業(yè)可選擇單獨的項目管理軟件，具備流水線作業(yè)的生產(chǎn)線企業(yè)可選擇MES軟件等[5]。

2.使用標準流程

一般來說，企業(yè)應根據(jù)需求搭建管理體系，但科技型中小企業(yè)正處于發(fā)展初期，各項管理體系并不完善，當梳理流程時，流程參與者從各自角度出發(fā)提出需求，易導致業(yè)務場景復雜化。首先，業(yè)務流程復雜導致系統(tǒng)功能復雜，有時還需要進行二次開發(fā)，不但提高了信息系統(tǒng)的實施成本，也有可能破壞系統(tǒng)的穩(wěn)定性。其次，復雜的業(yè)務流程要求流程參與者掌握不同分支代表的業(yè)務含義，并在操作時使用不同選項加以限制，學習難度加大。最后，初期不穩(wěn)定的業(yè)務模式導致信息系統(tǒng)中業(yè)務場景出現(xiàn)頻繁調(diào)整，增加了后期的系統(tǒng)維護成本。而老牌國產(chǎn)ERP軟件經(jīng)過多年發(fā)展，其業(yè)務流程已參考普遍的企業(yè)管理方式進行了迭代更新，具有很高的適應性，值得企業(yè)直接借鑒和使用，確保系統(tǒng)有效銜接。

當企業(yè)引入多個信息系統(tǒng)后，一部分數(shù)據(jù)需要在系統(tǒng)間同步，主要分為檔案同步與業(yè)務數(shù)據(jù)同步兩類。企業(yè)應確定各系統(tǒng)的管理范圍，并盡可能減少系統(tǒng)間的交集，僅在關(guān)鍵節(jié)點進行數(shù)據(jù)交互。例如，負責供應鏈管理的系統(tǒng)與負責生產(chǎn)管理的系統(tǒng)在進行數(shù)據(jù)對接時，雖然生產(chǎn)管理系統(tǒng)一般也具備采購入庫和銷售出庫的處理能力，但應考慮設置其對接環(huán)節(jié)為生產(chǎn)物料的領(lǐng)料同步和產(chǎn)成品的入庫同步，這樣可以清晰區(qū)分兩個系統(tǒng)的管理界限。如果未進行信息化統(tǒng)籌，導致兩個系統(tǒng)都對所有出入庫流程進行管理，雖然可通過接口進行數(shù)據(jù)傳遞，但大量的接口調(diào)用更易引發(fā)系統(tǒng)問題，造成數(shù)據(jù)異常。

3.加強人員培養(yǎng)

為了提高信息管理人員的能力，企業(yè)可以組織內(nèi)部培訓。首先，進行有效的內(nèi)部培訓。根據(jù)企業(yè)自身的業(yè)務需求和管理人員職業(yè)發(fā)展方向，制定專門的培訓計劃，包括信息技術(shù)的最新發(fā)展動態(tài)、信息安全管理的最佳實踐、數(shù)據(jù)分析和挖掘的方法等內(nèi)容，促使信息管理人員可以深入了解企業(yè)的業(yè)務需求，并學習如何應對各種挑戰(zhàn)和問題。其次，科技型企業(yè)應當鼓勵信息管理人員參加外部培訓課程。設計相應激勵機制，對于參加外部培訓課程時長滿足相應條件的管理人員予以獎勵，從而激勵管理人員自主學習，提升專業(yè)技能和素養(yǎng)。此類外部課程通常由專業(yè)的培訓機構(gòu)或大學提供，涵蓋了廣泛的信息技術(shù)和管理知識。通過參加外部培訓課程，信息管理人員可以接觸到最新的技術(shù)和管理理念，拓寬自己的視野。同時，與其他行業(yè)專家和同行交流經(jīng)驗，分享最佳實踐。除了內(nèi)部培訓和外部培訓課程，企業(yè)還可以邀請專業(yè)人士進行指導。專業(yè)人士可以是行業(yè)內(nèi)的專家、顧問或者具有豐富經(jīng)驗的前輩，為企業(yè)的信息管理人員提供個性化的指導和建議，幫助解決實際工作中遇到的問題。通過與專業(yè)人士的交流和學習，信息管理人員可以不斷提升自己的能力和水平。最后，采取其他措施來提高信息管理人員的能力。例如，營造良好的團隊合作氛圍，鼓勵信息管理人員之間的交流和合作。通過團隊合作，信息管理人員可以相互學習和借鑒，共同解決問題，并為信息管理人員提供良好的工作環(huán)境和福利待遇，激勵積極進取，不斷提升自己的能力[6]。

五、結(jié)語

研究了科技型中小企業(yè)的信息管理需求，結(jié)合該類企業(yè)建設初期低投入的具體情況，分析了科技型中小企業(yè)在信息系統(tǒng)建設中存在的問題，并提出發(fā)展期科技型中小企業(yè)應采取低成本可持續(xù)信息化建設的方案，接著給出了具體建設意見和措施。科技型中小企業(yè)處于內(nèi)部狀況和外部環(huán)境的快速變化過程中，確定信息化實施方案既不應只考慮當前需求，也不應考慮過于長遠的規(guī)劃，選擇價格合理、運行穩(wěn)定、具備一定拓展能力的信息系統(tǒng)，可以滿足未來若干年使用需求并減少初期資金投入。當企業(yè)進入新的發(fā)展階段，原有系統(tǒng)無法滿足管理需求時，企業(yè)已通過自身經(jīng)營積累具備了更新信息系統(tǒng)的能力，雖然現(xiàn)有系統(tǒng)屆時將被部分廢棄，但對于初期的科技型企業(yè)而言，以業(yè)財一體化系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)并行，并逐漸拓展周邊系統(tǒng)的方式仍是較佳的選擇。

引用

[1]安旭東.淺談企業(yè)財會信息管理存在的問題及對策 [J].商場現(xiàn)代化，2022（02）：137-139.

[2]閆莉.財會信息特征與企業(yè)財務管理的強化分析[J].現(xiàn)代商業(yè)，2021（22）：151-153.

[3]陳昱陽.業(yè)財融合與智能化背景下的財務共享探究[J].納稅，2023，17（12）：97-99.

[4]趙麗錦，胡曉明.企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本邏輯、驅(qū)動因素與實現(xiàn)路徑[J].企業(yè)經(jīng)濟，2022（10）：21-22.

[5]劉秋子.制造企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑選擇：以航大電氣有限公司為例[J].特區(qū)經(jīng)濟，2022（12）：73-76.

[6]彭永芳，宋夢媛，尹莎.驅(qū)動科技型中小企業(yè)綠色技術(shù)創(chuàng)新的組織因素及對策建議[J].河北企業(yè)，2022（02）：96-98.

作者單位：東方晶源微電子科技（北京）股份有限公司

責任編輯：韓 柏 藺懷國