淺談財務共享模式下的企業內部控制體系優化策略

鄧磊

摘要：經濟全球化背景下，企業規模逐步擴大，在一定程度上提高了企業經濟效益，但管理成本也隨之增加，內部管控難度加大，并且在諸多因素的影響下，產生一系列的管理風險，傳統管理模式難以滿足企業發展需求。文章以提升企業內部管理水平為研究目標，著重闡述了財務共享模式下企業內部控制體系有效優化策略，并簡單論述了財務共享對企業內控的影響等內容，希望對相關工作有所幫助，解決企業經營管理問題。

關鍵詞：企業；內部控制；財務共享模式

作為財務轉型與組織創新的產物，財務共享模式具有流程化、高效化、規范化的特征，有機融合財務流程與信息化技術，將復雜化的財務管理流程標準化、簡潔化，降低成本支出。但采取財務共享模式的同時，也間接提高了對企業內控的綜合要求，需要結合企業內部結構與戰略規劃，提出多種內部控制體系優化路徑，為內部控制工作順利推進奠定基礎。

一、財務共享模式

就目前狀況而言，財務共享模式含義具有多樣化的特征，其中多數研究者認為：財務共享模式以流程化處理財務業務為重點，融入信息技術，以達到降低經營成本、優化組織結構的目的，并能從市場化角度出發，為目標客戶提供專業服務。

與傳統模式相比較，財務共享模式融入現代化的網絡技術，是一種新型財務運營方式，通過成立財務共享中心，實現財務核算集中化，整合既有人力資源、物力資源，促進財務管理水平更上一層樓。多樣化特征包含：其一，管理規模性。依托于信息技術，將復雜化的業務移動至財務共享中心，再進行集中化處理，整合人力資源，降低管理成本。其二，數據的統一性。發揮財務共享中心的作用，規范操作流程，整合信息系統數據，工作人員通過財務共享中心系統化處理財務數據資料。其三，服務的技術性。財務共享模式融入信息技術，可利用EPR系統處理數據，并且信息系統具有銷售、庫存、稅務、成本管理的功能，服務更加全面與細致。

二、內部控制概述

（一）發展歷程

由于經濟社會變化多端，內部控制發展期間理念、模式等不斷改變，使其經歷多個發展階段。

牽制階段：主要存在于20世紀40年代前，采取交叉核對的方式進行賬目比對，并落實崗位分離模式，輔助管理者展開經濟決策。該階段注重制衡、分權。

制度階段：存在于20世紀40年代至70年代，管理人員發現既有控制體系無法滿足企業經營需求，逐漸注重法律法規的引入。西方國家出臺相關法律政策，約束企業的經營行為，提高會計信息管理水平。

結構階段：形成于20世紀70年代后期，學者深層次研究內部管理控制、會計控制，明確了二者的內在聯系。其中美國最先提出“內部控制結構”概念，指出內部控制期間會受到企業內部環境的影響，并認為控制流程、內部環境、會計制度屬于內部控制核心要素。

整體框架階段：形成于20世紀90年代后，重構了內部控制基本內容，包含各類控制活動、控制環境、內部監督、風險評估、信息系統與溝通五大要素。

全面風險管理框架階段：邁入21世紀頻繁出現財務貪污、舞弊等事件，產生不良的社會影響，同時導致企業經營階段出現安全隱患。故而有關機構提出企業風險管理整合框架，圍繞風險評估展開研究，優化事件識別、目標設定、風險應對、風險評估流程。內部控制過程中，利用大數據、信息技術進行數據分析，搭建適宜的經營決策環境，為企業帶來更高的業務效益。

（二）五要素

內部控制要素包含風險評估、內部環境、控制活動、內部監督、信息系統與溝通內容，指明了企業內部控制體系建設方向。風險評估：指企業參考控制目標，多渠道入手搜集有關信息資料，科學化分析經濟活動推進期間可能出現的風險，再制定完善的風險防控方案。內部環境：指企業的內部經營環境，影響著職工內控意識，關系到內部控制的持續性與有效性。控制活動：優化企業內部環境時，需注重業務行為活動的管控，參考風險評估結果采取措施，將風險管控在可控范圍內。一般情況下，控制活動包含授權、業績評價、實施管控、劃分職責、信息處理。內部監督：企業通過設立專門的監督崗位或部門，全過程監督內控制度的制定與落實，并且出現重大變革事件或調整部門構成時，能做到同步監督，以此強化內部控制成效。信息系統與溝通：在信息系統作用下，加快企業內部與外部信息傳遞效率，是信息溝通與交流的重要工具，優化內部控制流程，減輕人為因素干擾。但信息系統運行期間還存在風險隱患，應制定一套行之有效的管控方案，健全信息溝通機制。

三、財務共享模式對企業內部控制的影響

（一）降低內控成本

財務共享中心的建立與落實，可明顯減少管理費用與業務活動費用，還能間接提高財務人員的業務能力，如整合相類似的崗位或業務內容，規范會計處理流程。當從稽核與運轉角度出發分析，采用傳統模式推進財務活動時，人力資源消耗量大，多通過紙質形式遞交財務報表，再由專業人員仔細審核。在財務共享模式，企業內控具有信息化、自動化特征，省略部分操作環節，降低對人員的依賴性，減少各項資源的投入，降低內控成本。

（二）實時傳遞會計信息

傳統模式下財務管理期間，部門之間信息傳遞不通暢，對財務人員依賴高，但由于精力有限，加之工作負擔過重，導致信息處理不及時，還會出現信息數據錯誤的情況。基于財務共享下開展內部控制工作時，部門之間信息溝通可在信息化共享平臺完成，方便財務人員第一時間上傳票據、單據，實現高效率傳遞和采集會計信息，并能連接企業業務與財務模塊數據。

（三）加快工作效率

財務共享模式實施后搭建財務共享中心平臺，明顯減輕了財務人員任務量，高效化高質量完成崗位任務。實際工作過程中，財務人員能根據時間分配原則有序完成工作任務，管理者也能快速處理數據，針對性調整企業戰略規劃，從而做出正確的財政決策，還能縮短決策時間。另外，優化企業財務工作模式，采取信息化工作手段，高效率傳輸各項數據。

（四）提高企業市場競爭力

現階段，市場運行環境呈現復雜多變的特點，各行業、企業競爭日漸激烈，若內部控制方式落后、體系內容不完善，將導致企業形成經營風險。要求企業領導者多層面入手分析市場發展規律，做出合理化的戰略決策，并加強資金數據管理。融入財務共享模式，企業能采取恰當的方式整合非核心業務，再統一由財務共享中心處理，為業務活動開展奠定基礎，提高企業市場競爭力。還能節省人力資源，科學設置財務崗位，讓高技能高素質的人員負責財務管理工作，遞交詳細化的財務分析報告，為經營決策提供幫助，擴大企業的業務規模。

四、財務共享下企業內部控制面臨新挑戰與問題

（一）挑戰

財務共享模式的引入與落實，可將處于分散狀態下的財務業務深度整合，將其集中于FSSC處理，推動企業標準化發展，降低運行成本，提升服務質量，促使客戶更加滿意。企業內部控制水平直接關系到財務共享成效，使得內部控制面臨新的挑戰。

其一，業務流程重構挑戰。流程重構主要指整理與處理信息內容時，需要參考財務共享模式的實施要求，重新設計與整理業務流程，主要針對日常業務、決策等，建設開發一套完整且符合現階段企業發展需求的業務流程，再由管理層負責決策。

其二，高質量內控挑戰。目前，企業內部控制期間多采用分散式管控方法，以逐層垂直式方法傳遞各類業務信息，且要求每層都系統性審核一次業務信息，雖然能避免出現信息不對稱的問題，保證信息的真實性與完整性，但工作效率低下。融入財務共享模式時，業務信息傳遞模式法被改變，若內部控制體系與管理模式未隨之變化，將出現重大的經營風險，產生不可逆轉的差錯。故此需要企業不斷提升內部控制水平，建設高質量的內控環境，轉變傳統形式的管理模式。

其三，財務機構配置方面的挑戰。財務共享下，要求企業優化或重新規范財務機構的基本職能，發揮財務管理職能在戰略規劃方面的作用，并設立一個獨立的財務機構，采取人員重組、資源整合等方式，完善財務機構基本框架。

其四，信息系統方面的挑戰。由于財務共享融入信息化技術，信息系統作為企業內部控制的關鍵要素之一，面臨著信息系統高度集成的挑戰，要求業務流程全面標準化，統一并集成財務決策支持系統、業務系統。

（二）問題

財務共享模式實施后，在諸多因素影響下企業內部控制階段存在諸多不足之處，造成各類經營問題頻繁出現。

首先，企業風險識別方式較為單一化，且評估體系不完善，導致風險評估結果缺乏真實性，難以實現全面化預防經營風險。財務共享模式融入大數據技術、計算機軟件技術，屬于一種新型管理模式，能在一定程度上推動內部控制體系信息化發展。但目前風險識別方法處于落后狀態，企業未能及時引進新的風險評估方法，無法全方位識別內部控制活動中潛在風險隱患，在溝通合作、資金籌集等活動中產生經濟損失。

其次，信息系統缺乏完善性。企業內部控制過程中，信息系統不完善、信息技術運用不正確，影響著財務共享平臺建構質量，財務管理效果低下，還會導致財務數據質量影響因素調查不全面，以及安全隱患排查不徹底，不能正確規避財務風險。

最后，內部控制部門設置不完善。多數企業推進內部控制工作時，臨時組建一支工作隊伍，未單獨設立內部控制部門，導致內控制度體系落實效果不佳，工作期間會受到來自多個方面的阻礙。對于一些已增設內部控制的企業，部門崗位設置不完善，且未明確指出該部門的權限與職責，導致部門日常工作效率低，相關人員對財務共享模式了解少。

五、財務共享模式下企業內部控制體系有效優化策略

（一）建設有利的內控環境

基于財務共享模式下，對內部控制提出新的要求，應立足于企業經營現狀，建設有利的內控環境，從多個層面入手進行內控環境建設工作，以此提升內控體系優化成效。財務共享模式的實施，加快了企業轉型升級腳步，人員、崗位、管理者權限等發生改變，打破組織間的平衡關系，需通過建設與優化內控環境，化解經營風險，體現內部控制體系的實施價值。

首先，重新規劃員工的晉升機制。在信息系統的作用下，取代一部分人工崗位，崗位組織結構變化明顯，應依據財務共享模式的基本特征，分析不同崗位主要業務內容與工作量，科學劃分崗位級別，落實員工晉升機制，激發員工工作熱情。再伴隨著財務共享模式的全面落實，進一步完善并優化內控體系。

其次，設置業務培訓活動，為內控工作順利推進創造有利環境。財務共享模式的落實，使得崗位工作內容逐漸趨于單一化，加之任務量大，財務人員極易產生倦怠感，還會固定思維模式，過于依賴工作經驗，財務數據審核不全面。故此需定期設置崗位業務培訓活動，組織崗位技能實踐、理論知識競賽等拓展活動，增加崗位人員的活力，或是采取輪崗制度，增加員工知識儲備量，以此搭建有利的內控體系實施環境。

最后，重新規劃管理者權限，組織崗位交流會議。使用財務信息時，管理者只能在崗位權限范圍內查詢與分析信息數據資料，導致財務信息處理獨立化，無法發揮信息的利用價值。企業應重新調整與優化崗位權限，厘清財務崗位職責，依據各個管理者的權限，組織崗位交流會議，轉變信息處理獨立的局面，創建相互合作、資源共享的內控環境。

（二）加強財務共享中心系統管理

財務共享模式下，優化內部控制體系有助于增強企業核心競爭力，是推進企業長期穩定運行的關鍵，應引起管理者的重視程度。而為提升內控體系優化成效，需充分利用財務共享的優勢，不斷加強財務共享中心系統管理，建設多功能的共享中心，轉變金字塔模式組織架構效率低下、管理復雜化的現狀，優化內控管理流程，促進企業內部各部門之間橫向溝通，彌補層次化管理弊端，實現部門深入溝通與協調。同時，搭建扁平化的企業內部組織構架，以信息共享為最終目標重構內控流程，穩定化傳遞關鍵信息，轉變部門間信息孤島的局面，保證信息數據傳遞的準確性、及時性，解決信息不對稱的問題。再以共享中心平臺為載體，有序完成數據篩選、加工，達到高度化共享數據的效果。

為充分體現財務共享服務中心的優勢，應加大系統管理力度，建設信息化的財務共享中心，靈活運用計算機信息系統，實現遠程動態化處理業務，不僅能提升人力資源利用率，還能高質量完成業務內容，創造更大的經營利潤。樹立財務共享業財融合思想，秉承著客觀原則重構企業部門結構，創建財務與業務互聯互通的內部控制模式，實現企業內部資源利用最大化。

（三）合理設置崗位，簡化與重組業務流程

財務共享模式的全面落實，工作流程被改變，導致傳統內部控制體系不符合企業經營管理的要求，為此應注重內部控制體系的優化，設立單獨的內控部門，合理設置部門崗位，細化崗位職責與工作內容。部門崗位設置過程中，應重點考慮內控人員專業知識儲備情況以及信息技術水平，能夠短時間內適應財務共享模式。當按照專業劃分崗位、工作內容時，會影響員工的職業發展，對其他崗位技能了解較少。鑒于此管理層應深度分析每個崗位的需求與要求，重視員工心理引導工作，定期組織進行專業技能培訓，防止由于崗位變動或重新設置崗位時，員工出現畏難情緒或是抵觸心理。另外，建立激勵機制、崗位晉升機制、輪崗制度，調動員工的崗位熱情，學習新的工作方式與專業技能，熟練使用新的軟件系統。

為凸顯財務共享模式的運用價值，需建立標準化的業務流程，以便于按照統一標準集中化處理財務信息，這一過程中需簡化或重組既有業務流程，剔除多余流程，減少資源投入的同時，規范業務操作行為。簡化與重組業務流程時，圍繞流程組件、角色對象、人工活動、屬性等，逐一厘清每個業務流程的節點功能，解決全新內控模式現存問題，建設以支付、報銷、核算系統為核心的財務業務流程模塊，促使財務共享服務中心平臺穩定運行。

（四）完善信息系統維護機制

財務共享模式下，優化企業內部控制體系時，應從五大要素入手，注重信息與溝通的優化，采取完善信息系統維護機制、加強信息安全建設的措施，指明內控體系優化方向與重難點內容。伴隨著財務共享模式的大面積實施，企業信息系統覆蓋范圍進一步擴大，增加了系統信息維護任務量，但由于人員有限且管理者未能認識到系統維護的重要性，經常問題發生后才組織技術人員維護，還缺少持續性，造成企業運行階段存在潛在風險，影響內部控制體系落實效果，降低內控效果。

鑒于此，企業應建立信息系統更新維護機制，管理者組織各部門人員共同展開信息安全建設，保證各項信息數據的準確性，為企業各項重大經濟決策提供參考。成立專門的信息維護團隊，設置周期性系統維護方案，明確系統維護項目，并全過程記錄和填寫維護報告，對于風險變化點，深入探究形成原因，梳理風險點變化規律，科學化評估信息系統運行情況，提高事前預防效果。并落實信息系統維護機制，詳細列出系統維護要點、各類突發事件應急處理措施、系統應急維護補救方案以及信息安全建設路徑等。以信息安全建設為例，為防止信息系統內部數據被竊取或惡意修改，先制定職工日常培訓活動方案，細致化介紹維護系統網絡安全的重要性，培養系統安全維護意識，再定期備份信息系統數據，購買并使用先進的殺毒軟件，還需加強賬號管理，分層級設置賬號的操作權限，最大程度上降低信息系統風險發生概率。

（五）健全內控制度，提升財務共享意識

財務共享模式的引入，加快企業信息化建設腳步，優化部分業務流程，但也對內部控制體系造成極大的影響，為此需要開展內控體系優化工作，注重各項實踐活動的開展，再根據實踐經驗，健全內控制度，并持續提升員工的財務共享意識，彌補現行內部控制體系的不足，加強對部門、員工的管理力度，降低經營風險的同時，為企業帶來更大的經營利潤。具體實踐階段，先綜合分析內部控制基本情況，了解現階段存在的經營問題，有目的、有選擇地完善與優化內控制度體系，還能強化員工的共享意識。

一方面，健全財務系統職責權限制度。財務共享模式運行過程中，財務人員崗位職責出現變化，通過升級、調崗、立優等方式，使得崗位性質、日常工作流程、任務量變化明顯，崗位職責也隨之改變。故此應考慮到員工的業務能力，以及崗位的綜合要求，針對性健全職責權限制度，使其能靈活運用崗位權利。

另一方面，完善內控監管制度、業務流程制度。對于內控監督制度，先正確區分責任界線，采用單對多的監管模式，全面化監管財務人員的工作行為，避免受到外部因素的干擾。對于業務流程制度，以財務共享模式特征為基礎，建設全新業務流程制度，更好地約束與規范員工的工作行為。

（六）增設風險控制部門，細化風險類型

風險評估作為內部控制五要素之一，優化企業內控體系時也需注重風險評估的優化，根據企業結構組成，合理增設風險控制部門，綜合考慮多方面影響因素，逐步細化風險類型，降低風險發生概率。實施財務共享模式過程中，滿足企業新時期發展需求的同時，還形成新的風險點，這就需通過優化內部控制體系，細化風險類型，不斷完善企業風險管理組織，強化抵御內部與外部風險的能力。建立風險控制部門，明確該部門的權限與職責，細致化評估與管理企業風險，再與內部控制部門深入溝通，編制完整的風險評估報告，為內控體系優化提供可靠資料。同時，在財務共享服務中心設立風險管理崗位，委派專業人員全面排查，分析風險點形成原因與影響，提高風險評估水平。

財務共享模式產生了人員流失、業財分離等風險，并且風險點、控制點也發生變化，既有內部控制體系難以發揮作用。故此優化內控體系時將風險梳理與細化作為核心工作，依據財務共享模式的基本特征，重新建構風險指標并劃分風險類型，建立可靠的風險預防方案。其中財務共享模式下，新增風險類型包含：業財分離風險，財務人員與業務部門人員產生溝通障礙，信息傳遞不及時；信息技術風險，若信息系統存在技術缺陷、運行漏洞等問題，企業重要財務信息將被泄漏，還存在數據備份或更新不及時的風險；人員流失風險，由于財務人員對財務共享模式缺乏系統性了解，工作壓力顯著提升，加之崗位發展前景有限，許多基層財務人員萌生離職想法，崗位離職率隨之提升。由此可見，在財務共享模式下，企業運行風險逐步加大，應增設風險控制部門，根據新增風險類型，提出防控方案，進一步充實內部控制體系內容。

六、結語

總而言之，在快速發展背景下，財務共享模式得到大規模推廣，逐漸滲透至企業內部控制工作，但由于諸多因素的限制，導致內部控制難以高質量推進。鑒于此，企業應結合財務共享模式的特征，采取多樣化的內部控制體系優化措施，增設風險控制部門，細化風險類型，健全內控制度，提升財務共享意識，完善信息系統維護機制，以此提高企業內控水平，降低經營成本，顯著提升市場競爭力。

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（作者單位：北京城建五建設集團有限公司）