牙膏生產企業供應鏈管理

田嘉松

(云桂田七(廣東)生物科技有限公司,廣東廣州510000)

前言

供應鏈整個系統,最核心的肯定不是采購部門的上通下達,而是系統知情。系統知情,要求以事實為依據進行供應鏈的管理,并且讓企業內部各個部門、各個環節,在供應鏈管理體系中形成企業公開透明、相互制約、相互關聯的整體。牙膏生產企業供應鏈管理主要內容分為七個部分:計劃、排產、采購、倉儲、生產、核算和消耗、銷售和退貨(略)。

一、月生產計劃

《月生產計劃》制定依據:每月初銷售各分區域向銷售部和市場部提報本區域下個月銷售計劃,市場部根據各區域上報的下個月銷售計劃,結合各區域前三個月銷售和各區域的具體情況,了解下月銷售部是否有促銷計劃和節假日銷售活動等綜合因素,與銷售部共同制定下月銷售需求計劃,提供給生產部。生產部根據市場部的銷售需求計劃,結合現有庫存及本月生產進度等因素,做下月初步生產計劃。

由企業負責生產副總經理組織召開生產、采購、倉儲、車間、市場、銷售、技術、質量、財務等部門負責人參加的月生產計劃會議。根據生產部的初步生產計劃,結合各部門等綜合因素,在會議中制定下月生產計劃及各品種各規格生產排序。由負責生產副總經理審核,上報總經理審批,發放到各部門。各部門根據月生產計劃做好自己本職工作及各部門相互配合工作。生產部每周定期召開一次由負責生產副總經理和各部門負責人參加的生產調度會,檢查和落實生產計劃完成情況,解決生產過程中出現的問題,并形成《調度會議紀要》,發放到各部門及報送總經理。

生產計劃的制定非常重要,需要多方面綜合考慮。生產計劃是否準確,將會影響到制造成本、產品質量、市場需求、企業整體工作等。生產部要時刻關注生產進度、物料到貨、產品質量、成品發運,做好成品、半成品、原料、包材及輔料消耗統計工作。

二、生產排產

1、根據《月生產計劃》及各品種市場需求時間進行生產排序。生產排序,首先以滿足銷售市場需求為主。其次考慮產品品種、規格、香型、磨擦劑、膏體顏色等因素,盡量安排同一時間或同一條生產線生產。相關部門根據生產排序做好各自相應工作。

2、生產部根據生產計劃、生產排序及物料庫存情況,計算各原料、包材、其他輔料的具體需求數量和要求到貨時間,做出《物料需求計劃清單》,提供給采購部。

3、在市場經濟條件下,銷售市場需求變化是無序的,會出現急需加單或暫時取消訂單的情況,生產計劃有時會調整。需要調整計劃的部門要以書面形式提供給生產部,說明要調整的具體品種、規格、數量、完成時間、原因等信息。由生產部及時與相關部門溝通,并向負責生產副總經理匯報,根據整體情況作出是否同意調整計劃。如同意調整計劃,上報總經理審批。把調整后的計劃發放到各相關部門,各部門按調整后的計劃執行。

生產計劃調整原因主要有:銷售市場需求變化、原料供應、車間排產、工裝等原因。

調整內容:新增計劃外品種、去掉原計劃品種、增加或減少計劃內的品種數量,生產排序時間調整。

牙膏生產企業以銷售市場需求為中心,各部門應盡最大能力來滿足市場需求。但是,生產計劃也不能隨意調整或過多調整,否則整體工作銜接不上,增加生產成本。如果調整計劃的產品已經完成生產,倉儲部應把該產品設定為預警產品,提示銷售市場部門在三個月內完成銷售,生產部監督跟蹤。如果調整計劃的產品還沒有生產,但包材和專用原料已經采購到位,倉儲部應把該物料設定為預警物料,提示銷售市場部門在六個月內完成原計劃已采購的包材和專用原料的生產和銷售工作,避免包材積壓和專用原料超過保質期造成浪費,生產部監督跟蹤,每周上報庫存預警到主管副總經理及總經理,直至這項工作完成為止。

考核:①原則上月生產計劃調整不得超過原計劃的±20%,超出原計劃調整按績效規定進行考核。

②調整計劃的產品未能在規定時間內完成生產和銷售,對相關部門進行績效考核。

③生產部在生產過程中要做好生產調度、生產進度跟蹤、生產質量管理、生產成本控制等工作。

三、物料采購

采購部應選擇按國家標準(國際)建立質量體系并通過認證有合法經營許可證的供應商;選擇應有資金實力、產品質量長期穩定合格、具有足夠生產能力的供應商;并能滿足本公司連續需求及進一步擴大產量需要。定期對供應商質保能力、商業信譽、合格率、準時率、潔凈度、信譽度等進行評估。評估確定供應商質量等級,根據考評結果確定相應的管理和輔導對策,促進供應商品質改善,能夠長期、穩定地供應合格物料,適應公司的長期發展需要。

采購部根據月生產計劃、生產排序及生產部提供的《物料需求計劃清單》,采購經理聯系供應商,要求提供物料標準、技術、質量指標及樣品,由技術質量部門認可。采購經理對物料市場、供應商進行詢價、議價、比價以及物料采購周期等多方因素考慮,經采購部負責人復核,做出本月各項物料《采購申請單》,報主管副總經理審批。采購經理與供應商洽談采購事宜并擬定采購合同,經財務部、法務部審核,采購部負責人簽訂采購合同,合同原件存放到財務部。同時將采購物料品種、數量及到貨時間提供給倉儲部和生產部。如有特殊原因需要變更物料采購數量,必須由采購部負責人審批,采購經理無權更改采購計劃。物料采購數量計劃變更后,應及時通知生產、倉促、財務等部門。

做好相關表格填寫工作。

四、倉儲物流

倉儲部負責對物料保管、驗收、入庫、出庫、物流等工作,做到帳、物相符,記錄完整。配合采購及車間做好生產物料的調度工作,切實履行物料儲備和配送物流職能。產品運輸的原則是及時、準確、安全、經濟。

4.1 采購物料入倉

物料倉管員收到供應商的《送貨單》及物料到貨,倉管員先檢查送貨單上注明的采購訂單號、供應商名稱、物料名稱、物料編號、批號、數量、生產日期是否與到貨物料一致,檢查物料包裝質量完整、確保無破損,盤點到貨數量,確認與送貨單、采購計劃數量一致,隨貨COA信息齊全。對沒有采購計劃的來料,把《送貨單》退回供應商不作收貨安排。物料進廠前倉管員根據送貨單填寫《物料接收檢查表》。確認接收后,在送貨單上蓋章簽字,把該物料堆放到規定位置,粘貼黃色待檢卡,放置標識牌標注:物料名稱、物料編號、批號,入倉時間等信息。物料入倉后第一時間開具《請檢單》到質監部請求檢驗。倉管員收到質檢部物料合格檢驗報告單后,倉管員應及時填寫《入倉單》,根據入倉單及物料編碼進行入賬。并把該批物料的待檢卡更換成合格標識卡或者轉運到物料合格品區保管。

4.2 生產物料出倉

物料倉管員收到車間《領料單》,核對領料單物料名稱、數量、型號、規格、批號等符合規定要求,簽字確認。付貨要求是“先進先出,回料先發”和“接近失效期先出”,及時準確,嚴格復核,認真點交。所有出倉物料必須有質監部門檢測合格報告單,原則上付物料數量不能超出生產計劃物料數量。

4.3 成品入倉

成品倉管員核對《成品入倉單》與入倉成品名稱、規格、數量一致,檢查成品外箱完好、無破損,接收入倉。把成品擺放到規定位置,粘貼黃色待檢卡,放置標識牌標注:成品名稱、成品編號、規格、數量、批號,入倉時間等信息,雙方簽字確認。待收到質檢部門檢測合格報告單后,把待檢卡更換成合格標識卡或者轉運到成品合格品區保管。成品倉管員做好成品及臺賬管理。

4.4 成品出倉

成品倉管員收到《發貨單》,核對發貨單產品名稱、數量、規格等符合規定要求,確認有財務部審核蓋章,出倉的成品必須有質檢部產品質量檢測合格報告單,產品按先進先出付貨。

4.5 每月末對成品、半成品、原料、包材進行一次盤點,做到“帳、物、卡”一致,《盤點表》上報主管副總經理及總經理。倉儲盤點不僅是賬物相符,重要的是讓企業負責人更加清楚地了解各物料及各成品庫存數量,為企業經營提供決策依據。

4.6 倉儲部嚴格執行庫存預警管理制度,確保安全合理庫存,維持生產、銷售穩定,平衡流動資金的占有,滿足銷售市場需求。

4.7 做好相關表格填寫及數據差異分析工作。

五、車間生產

生產部根據《月生產計劃》下達各工序《生產指令》,車間領料員根據生產指令開具由生產主管復核的物料《領料單》到倉庫。領料員檢查物料的標識和外包完整度,按生產計劃中物料規定數量進行領料,原則上不可超出物料計劃數量領用。但常用原料在做好領用和付貨數量及往來賬目的情況下,可湊成整個包裝領用。纖維素膠是工藝員有權微調原料,可以在計劃數量浮動±10%的領用量。工藝員對每月正負浮動領用的纖維素膠數量進行說明,報技術、生產及財務部門。車間按生產計劃排序生產相應產品,嚴格執行清場、消毒制度、各工序操作規程、工藝紀律。每天每班下班前各條生產線負責人,準確統計當日產生的成品、半成品、副品數量及包材使用量和包材廢品數量,報車間統計員。統計員匯總各生產線數據,按《生產日報表》要求上報車間主任、生產部及負責生產副總經理。每個單品生產完成后,對該條生產線,該批產品進行清場處理,并填寫《清場記錄》,統計其產量,計算出膏率、產品合格率,盤點包材及專用原料使用和消耗,計算出投入產出率,分析原因,做單品小結。

做好相關表格填寫及數據差異分析工作。

六、核算、消耗

每月末由財務、生產、倉儲、車間等部門對本月成品、半成品、副品及原料、包材、輔料進行盤點統計核算。計算月出膏率、成品檢驗合格率、原料及包材消耗。根據本月產量計算出制造每噸膏體水、電消耗和低質易耗品消耗。對比消耗指標,分析消耗原因,填寫相關表格,上報主管副總經理及總經理。如有異常應及時查找原因,書面匯報異常原因及整改具體措施。

通過供應鏈整合各個環節實現全流程、數字技術管理方式,提高供應鏈的整體協調能力,提高效率,降低成本和風險,提升企業的品牌形象和競爭力。