財務信息化時代的職業學校財務內部控制

劉赟

［摘 要］隨著近年來信息技術的高速發展，越來越多的職業學校認識到了信息技術的價值，借助信息技術優化財務管理流程，能確保財務工作適應時代發展要求，讓信息時代的財務工作得到優化。職業學校在實施信息化建設的過程中，借助信息技術能夠大幅提高自身管理效率及各項工作的規范性，并確保學校各項工作趨于規范。但是財務信息化作為一項相對復雜的工作，在實施財務信息化的過程中還存在一定的財務風險。職業學校只有高度關注自身財務信息化的財務內部控制要求，才能規范各項財務管理流程，防控管理風險。本文對信息化時代財務內部控制工作進行研究，結合職業學校特點，探討學校財務內部控制的問題并提出具體建議，認為科學的財務內部控制體系有助于學校防控管理環節風險，促使學校實現發展的目標。

［關鍵詞］財務；信息化；內部控制

［中圖分類號］G637文獻標志碼：A

近年來我國對職業教育日益重視，職業學校在發展過程中通過重視自身財務內部控制措施，能夠讓學校適應時代發展的要求。但是財務信息化建設作為一項系統性工作，很多職業學校在發展環節未認識到財務信息化的具體要求，產生了各項工作違背信息化管理要求的問題。在信息技術高速發展的背景下，職業學校財務信息化有效提高了管理效率，但與此同時也帶來了新的風險。學校只有高度關注信息技術建設要求，形成科學的信息化控制機制，才能有效提高管理水平。本文對學校財務信息化下的內部控制工作進行研究，對提高財務工作規范性及促進各環節管理流程適應時代發展要求具有一定價值。

1 財務內部控制的概念

財務信息化時代的財務內部控制指的是在信息化時代，以信息系統對各類財務工作進行控制的過程。職業學校能否發揮財務內部控制的作用，在很大程度上取決于各項工作流程是否規范，以及是否嚴格按照內部控制要求執行對各環節活動的約束。科學的財務內部控制措施，能夠保障學校財務工作的有序執行，對提高財務信息質量及保障工作環節規范運作具有重要價值。

2 財務信息化時代職業學校財務內部控制的問題

第一，人員管理體系存在問題。在信息化管理下實施人員管理，要高度重視人員工作需求，讓各級人員在工作中相互配合、相互支持。但是長期以來很多學校在財務信息化建設中，各級人員沒有全面參與其中，學校未結合人員實際工作情況明確各級人員具體工作特點，很可能產生人員在預算環節中配合力度不足，相關問題導致財務管理難以貫徹執行。

第二，信息系統的風險較高。在信息時代，系統不僅面臨遭受黑客攻擊等方面的風險，還可能面臨系統操作不當的風險。部分學校在信息化建設環節，未建立完善的風險管控機制，沒有根據可能發生的各類風險情況明確風險控制方法及管理規范，因為風險管理不當而發生風險。

第三，財務信息化管理活動不科學。財務信息化管理活動包括預算管理活動、費用報銷活動等方面的活動。部分學校在財務信息化背景下，不重視財務信息化活動建設，各項工作活動無法得到全方位控制，關鍵活動無法通過信息系統進行管理，可能引發管理活動中的風險。

第四，財務信息質量相對較低。財務信息質量管理主要是在財務管理的環節中，對各類信息系統流程進行分析及優化。部分學校不重視財務信息化管理，各類財務信息系統在管理環節無法得到有效控制，可能產生信息質量下降，導致錯誤決策的問題。

第五，內部監督流于形式。部分學校在實施財務管理活動中，沒有重視內部監督工作的要求，各工作流程中存在的問題無法在第一時間得到控制，可能在管理環節發生重大風險，導致風險不斷擴大而影響學校各項工作的正常開展。

3 財務信息化時代職業學校財務內部控制的建議

3.1 改善人員管理體系

第一，組建財務信息化領導小組。財務信息化建設作為一項龐大的工程，涉及軟硬件升級及制度建設等方面。在財務信息化建設過程中會遇到一系列問題，對相關問題要形成統一協調的工作機制，確保財務信息化工作要求得到有序執行。在財務信息化建設過程中，學校要對各部門工作內容進行分析，并對財務部門的工作進行監控，讓財務信息能夠覆蓋各環節工作，確保學校的各級人員在工作中實現相互協調與配合［1］。財務信息化領導小組應該由校長、副校長及財務部門人員等組成，確保財務信息化建設能夠得到高層重視，為財務工作的開展提供支持。

第二，完善人員職責設置。職業學校在科學發展的過程中，組織架構也在不斷變化。為確保工作流程能夠得到各級人員配合，應構建完善的組織架構體系，明確各責任主體的工作要求。在各崗位管理環節中，通過形成職責約束機制，確保管理環節的風險得到有效控制。首先，加強對各崗位職責的約束。學校在對各崗位進行控制環節，要明確人員的崗位設置機制，在落實崗位職責的基礎上，對各崗位進行合理分配，將崗位職責落實到個人。通過設立崗位說明書的方式，讓人員在工作環節中能夠實現相互協調與配合，為工作的開展提供支持。其次，讓人員了解自身職責。學校在實施財務內部控制環節，要讓人員了解自身工作要求，規范工作中人員的職責。通過制定完善的管理措施和工作機制，明確管理標準，防止人員在管理環節發生越權管理等問題，并通過落實各崗位具體工作標準，確保人員相互協調、相互配合，落實各司其職的工作要求，避免崗位職責未受到約束所發生的風險和問題，同時減少工作環節中人員相互推諉的可能性。通過將工作流程標準和要求細化到具體崗位的方式，讓各類事項得到嚴格管理。

第三，建立對財務人員的考核體系。在財務信息化環境中實施財務內部控制，要加強對財務人員的考核。財務人員是否具備專業素養及掌握財務工作流程的要求，在很大程度上決定了財務內部控制執行的效果。為確保財務內部控制的標準得到嚴格執行，要加強對財務工作流程的建設，包括讓財務人員掌握具體的內部控制規范，職業學校要在各項工作環節，讓財務人員了解教學、管理等方面的工作要求，全方位參與工作環節，為財務內部控制工作的執行提供必要支持。

3.2 防控財務信息系統風險

第一，建立完善的硬件設施。職業學校在實施財務信息化建設環節，為確保各類財務信息得到規范化處理，要鋪設專用網絡及建立完善的數據服務器，并配備先進的計算機，確保人員在系統操作過程中能夠有序開展各項工作。在這一過程中學校要有足夠的資金開展系統建設，確保系統中各環節工作要求得到執行。在系統建設環節，學校要形成完善的數據保障機制，例如對各類數據要執行硬件備份方式，定期將數據備份到硬盤，對關鍵數據還要由軟件和硬件共同開展雙備份，確保信息得到規范管理。

第二，防范系統操作不當帶來的風險。在財務信息化背景下，所有財務工作都依靠信息系統，信息在錄入信息系統之后經過一系列處理形成結論，若在系統中操作不當，那么將給系統管理帶來嚴重風險。為確保系統得到有效管理，學校要高度關注數據管理要求，避免產生垃圾數據的問題。首先，建立數據管理標準，對各級人員在工作中的權限進行科學分析，分析管理工作情況，落實相關管理標準，確保人員能夠按照規范的制度要求來操作系統，并通過定期對系統進行管理、維護的方式，確保信息化建設有序開展［2］。其次，在數據管理環節，學校通過建立日志的方式對各類信息進行全方位審批和控制，對各類風險進行監督，確保問題得到及時處理，防止管理環節各類問題給系統帶來負面影響。

3.3 改進財務信息化活動

第一，完善預算活動。預算作為財務管理工作的核心，預算管理工作的規范性在很大程度上決定了各類活動的執行情況。為確保各項工作要求得到有序執行，學校要根據預算管理工作標準形成科學的預算控制措施，將預算流程各類事項納入信息系統進行規范化管理。學校通過將工作職責落實到個人，明確各級人員在預算工作中的要求。在預算編制、執行、考核等環節都要由信息系統進行監控，以確保學校能夠掌握預算管理工作狀態，提高財務工作透明度。例如，在預算編制環節，各級人員能夠通過信息系統掌握預算工作的信息狀態，在對數據進行匯總的基礎上開展預算編制。在預算執行環節，學校能夠掌握預算執行信息，并通過信息對各類工作進行分析，對各類工作情況形成相應的措施予以控制。對于預算工作中存在的偏差，及時執行相應的調整機制，為預算工作流程的開展提供支持。

第二，建立網上報銷系統。網上報銷系統作為財務信息化的重點，網上報銷系統主要是在實施報銷環節中，根據財務工作流程實際情況確保人員在具有報銷需求時，能夠在系統中錄入相關報銷申請，之后由系統將報銷申請和憑證影像進行審核，檢查報銷事項是否合理。通過建立網上報銷系統的方式，在移動終端進行審批，大幅提高報銷效率，并對所存在的問題第一時間執行控制規范，確保報銷活動更加合理。

第三，建立信息化的財務數據分析機制。在財務內部控制的環節，為確保學校的不同環節能夠得到全方位分析，為學校工作提供相應的決策支持，學校在實施信息化建設中要構建信息共享平臺，時刻關注不同維度信息，讓各類信息得到有序處理。在信息化管理平臺建設中，學校要建立經費查詢平臺、學生學費查詢平臺、網銀支付平臺等，對學校不同類別信息進行全面管理及控制，為學校工作有序開展提供必要支持。

第四，建立銀校互聯系統。銀校互聯系統是學校在建立和銀行之間數據接口的基礎上，對學校各項工作由信息系統進行控制。在建立銀校互聯系統之后，學校各類資金劃轉等能夠實現電子化，讓所有轉賬方式都能夠借助信息系統進行管理，以此解決傳統資金劃轉效率低下及報賬時間等待過長等問題，提高各類工作流程的便捷性，以此大幅減少財務人員工作量。

3.4 提高財務信息質量

第一，建立完善的收支平臺。財務內部控制在收支過程中作用的發揮，在很大程度上取決于各項財務工作流程的規范性。在實施財務內部控制環節，若人員在系統環節對各系統管理不規范很可能發生風險。在職業學校發展過程中，充分重視信息系統建設，能夠讓各部門通過信息系統掌握所需要的各類信息，并通過對不同類別數據進行收集的方式，讓財務部門掌握不同環節數據信息，為學校各項工作的開展提供支持。例如，學校實施財務信息化建設，招生處、教務處、財務處等信息能夠實現銜接，財務處在有信息需求時能夠對數據信息與招生處、教務處進行對比，分析相關數據的準確性。在當前背景下，學校只有高度關注信息技術建設要求，讓各類信息得到實時傳遞，才能有效提高管理水平。在學校建立信息化管理體系的基礎上，對各類信息進行分類及有序控制，可以確保不同類別信息實現共享，為學校優化管理體系及信息系統的建設提供支持。

第二，建立信息技術管理標準。在學校實施財務信息化環節，要形成標準化的建設機制，明確不同環節信息的管理要求及標準，為提高信息質量提供必要支持。對財務所需要的各類信息要進行全方位采集，解決以往信息孤島問題。在信息傳遞過程中，學校要根據各部門工作特點，建立統一的數據接口及數據標準，從數據采集、匯總、傳遞、處理等環節明確數據管理工作要求，確保各類信息得到全方位整合［3］。

第三，建立移動終端的信息化平臺。為確保學校各類信息能夠得到實時傳達，并確保信息質量，要通過建立移動終端對各類信息進行處理。在傳統管理模式下，若人員不在電腦旁則無法第一時間掌握工作狀態。在建立移動終端管理之后，各類信息能夠通過移動終端平臺得到查詢及處理。首先，建立教師查詢平臺。在教師查詢平臺中，教師能夠查詢到與財務工作相關的各類信息，包括查詢工資情況、代扣項目、課時費等。其次，建立學生信息查詢平臺。學生信息查詢平臺是學生通過信息系統查詢與財務工作的相關信息，包括學雜費繳納金額、助學金發放等情況。最后，建立預算查詢平臺。預算查詢平臺能夠借助信息平臺掌握預算工作開展的狀態及進度，根據預算工作情況分析相關資金執行情況及管理的不足。財務人員能夠對各類信息及時更新，同時各級人員在有資金需求時可通過查詢平臺查詢相關事項是否在預算范圍，以確保所有支出都得到控制。

3.5 健全內部監督

在信息時代，內部監督作為對財務內部控制工作中不同類別事項進行監控及分析的方式，要求通過執行合理的監督措施，分析各項工作開展情況。學校在實施監督過程中，要利用信息技術的優勢在信息系統中建立內部監督系統。內部監督系統具有數據查詢、對比功能，能夠對學校所展現出來的各項財務工作數據進行監督，關注不同類別信息情況。同時在信息時代實施內部監督，內部監督人員要根據學校各項工作數據狀態，判斷各項工作執行的規范性、合理性。另外，在完成內部監督之后，要對內部監督結論以信息數據的形式予以反饋。通過建立信息反饋機制，對工作中存在的問題第一時間執行相應處理機制，以此為學校優化管理體系及建立更加科學的管理流程提供必要支持。

4 結語

隨著我國職業教育的不斷發展，當前職業學校學生數量不斷增加、辦學規模不斷擴大，但新的發展趨勢也帶來了新的風險，主要體現在很多學校未認識到信息化建設的價值，財務信息化過程中產生了財務內部控制體系不完善、工作流程不科學等問題。本文對學校財務信息化下的財務內部控制工作進行研究，對財務內部控制要求進行分析，探討了財務內部控制的具體要求，對學校構建完善的財務管理體系、防范管理中的風險及提高各項工作的規范性具有一定價值。

參考文獻

［1］付黎莉. 新政府會計制度對行政事業單位財務信息化建設的影響研究［J］. 中國鄉鎮企業會計，2020（5）：228-229.

［2］崔雷，王琪，石磊. 事業單位信息化安全管理分析［J］. 無線互聯科技，2021，18（17）：23-24.

［3］任洪玲. 行政事業單位推進財務信息化建設的思考［J］. 會計師，2022（3）：97-99.