財務視角下科研單位的庫存管理優化研究

摘?要：科研單位通常承擔了前沿科學研究、教學和實驗等生產任務。近年來，隨著科技競爭的日益激烈和科技政策的持續更新，科研單位的客觀環境發生了較大變化。改善庫存管理，保障科研生產物資的順利領用，提高資金使用效率是促進科研單位改革發展的重要環節。然而在實際庫存管理中，科研單位往往面臨庫存存貨賬務不符、出入庫管理不夠規范、信息化程度不高的難題，科研單位的庫存管理工作與組織期望仍存在一定差距。文章從財務視角分析了科研單位庫存管理的特點，并提出了優化庫存管理的對策，以供同行借鑒與參考。

關鍵詞：科研單位；庫存管理；財務視角

中圖分類號：F251文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）14-0179-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.14.043

1?庫存管理對科研單位的重要性

當前，科研單位面臨快速多變的內外部環境需求，要求其科研創新和產品研發周期不斷縮短，科研單位需要不斷地提高管理水平，降低成本，加快科技研發步伐[1]。物資庫存管理是科研單位項目和經費管理的重要內容之一，物資作為科研經營活動的“糧食”，良好的物資庫存管理能夠提高科研單位的核心競爭力，具體體現在以下四個方面。

1.1?有利于優化經費預算

科研物資存在種類繁雜、規格多變、用量少、質量高、變化大等特點，好的庫存管理能夠最大限度地準確及時反映物資庫存質量、成本、周轉效率等基本情況，使單位在進行科研項目的經費預算編制時，根據庫存情況最為科學的提出數量、價格、到貨時間等需求，避免過多庫存引起的重復申報和過少庫存影響科研項目的進行。在執行預算時，通過不斷監測、統計和優化調整庫存，使物資與科研需求持平。

1.2?有利于精細化管理

庫存管理與計劃、采購、財務四項工作是確保單位科研生產活動高效運行的關鍵環節，物資庫存管理是聯系單位內部的財務、計劃、采購、倉儲、生產等部門的重要紐帶。優秀的庫存管理可使每個部門都了解單位的物資庫存、流轉、成本等情況，利于加強各部門之間溝通交流的通暢性[2]。不同部門能夠依托庫存管理系統為載體，為精細化的管理和決策提供數據支撐，并且整合的庫存管理平臺有利于單位系統的精細高效運行。

1.3?有利于財務核算

財務核算信息與庫存物資管理信息的正確關聯是科研項目成本核算的依據，庫存管理工作中的采購臺賬、出入庫臺賬、物資臺賬的關聯水平和信息化水平是影響財務核算效率和準確性的關鍵因素之一，良好的庫存管理能夠顯著降低財務管理成本，提高財務核算效率，并降低出錯風險。

1.4?有利于提高科研物資周轉速度

科學的庫存管理重點在于保持合理的物資庫存量，既滿足科研生產，又防止原材料、半成品等庫存積壓。對于物資采購部門，通過及時地掌握單位物資的庫存情況、消耗情況、各單位的物資消耗進度，通過物資的庫存變化分析統計，確定合理的最小物資庫存量，并制定經濟合理的采購計劃，通過多頻率小批量的采購方式，提高科研物資的周轉速度，并降低存貨成本和庫存保管成本[2]。

2?科研單位庫存管理的特征

2.1?物資采購以預算為主要依據

科研單位的經費來源主要是科研項目撥款，單位對撥款的使用依據和后續項目的驗收依據主要是參考科研項目的經費預算。預算管理是科研單位項目管理和財務管理的主要抓手，科研項目開展過程中物資的采購、入庫、出庫、消耗均需要依據科研項目批復的預算開展。在物資采購過程中采購管理部門主要起監督作用，即對物資采購申請是否與預算一致進行把關，庫存管理部分主要起服務作用，即對物資進行高效的出入庫并歸攏各項目經費，同時根據庫存狀態為項目物資采購的調整提出建議。在以預算為主要物資采購依據背景下，對財務人員、庫存管理人員的業財融合水平提出了較高要求。

2.2?同質化物資多

不同的科研單位往往聚焦于某一相關領域進行創新性研究，科研活動中的物資采購經費通常來源于項目經費中的材料費，在不同的科研項目中會使用相似甚至相同的物資開展研究，而由于項目經費來源不同，此類同質化物資需歸攏到不同的項目中。近幾年，隨著國家對科技創新的持續投入，對科研項目的支持數量有明顯的增加，在倉庫系統中難以避免地會出現同質化物資歸屬不同的科研項目，且物資數量和項目數量均多的情況。這對庫存管理的分類、信息匯總及平衡、快速出入庫、核算成本等帶來了較大難度。

2.3?出入庫頻率高

與企業不同，科研單位的實驗或生產活動對物資需求具有多品種、小批量、短周期的特點，這些特點需要對物資進行頻繁的出庫和入庫，并且由于科研活動的不可預見性，科研單位對出入庫難以做到很好的計劃性。因此，科研單位迫切需要總結出高效、便捷的出入庫流程，并優化出庫管理。

2.4?信息化流程不顯著

目前，部分科研單位的庫存物資管理信息化流程不顯著，數據各成體系、相對獨立，運行流程不夠高效、數據不能實現貫通。在入庫方面，無法實現物資入庫信息與采購計劃、項目號關聯，物資來源信息不全；在出庫方面，不能實現物資自動出庫申請，無法查詢歷史領用記錄；在財務核算方面，財務核算信息與庫存物資管理信息不能相互關聯，在項目審計時不能提供有效的材料消耗數據。

3?財務視角下科研單位庫存管理優化對策

隨著科研單位內外部任務形勢及管理要求的變化，對庫存管理的預算、采購、出入庫、物資配送、物資驗收等方面提出了更高的要求?？蒲袉挝粌炔颗c庫存相關的部門主要包括研究室、資產管理部門、采購部門和財務部門。財務部門與研究室的主要業務是物資的報銷與登記、項目的財務核算；財務部門與資產管理部門的主要業務是實物盤點、賬務核對；研究室與資產管理部門之間的業務主要是物資的領用、驗收出入庫登記；研究室與采購部門之間的業務主要是物資采購的申請與執行。文章基于科研單位的業務特點，主要從流程和制度建設、信息化平臺建設、人才隊伍建設、應急措施建設四方面提出了優化對策。

3.1?庫存管理流程和制度建設

3.1.1?開展庫存管理業務診斷

不同單位對庫存管理能力的價值訴求不同，根據本單位對庫存管理的宏觀需求和目標定位，結合單位的物資需求特征，通過充分的溝通，對涉及庫存管理的財務、采購、研究室、資產管理等部門的需求進行系統分析，梳理庫存物資管理的痛點和改進需求，廣泛達成共識。進一步地深入開展庫存管理業務痛點的根因分析，形成庫存物資業務診斷結果，為庫存物資管理的流程和制度建設奠定基礎[3]。

3.1.2?庫存管理業務流程建設

目前部分科研單位的庫存流程建設并不夠嚴謹，主要表現為：其一，采購部門不夠專業，部分單位沒有采購部門，其采購業務直接由項目管理部門承擔，采購的非專業容易造成對采購的物資的質量把控弱，采購成本大，周期長。其二，庫存管理流程簡單并缺乏監管，采購和物資管理部門簡單的按照科研人員的需求采購，沒有考慮物資的采購、出入庫、消耗、財務核算等全流程的管理，并且沒有建立庫存物資的監管流程，容易造成相關人員的瀆職且防范化解風險能力較弱。

在庫存管理業務流程建設中需梳理不同業務場景下的物資領用需求，優化物資出入庫流程?？蒲袉挝坏臉I務場景流程主要包括物資種類、領用金額、項目與計劃的匹配、領用部門與需求部門的匹配等，通過在流程建設中對物資出入庫信息與采購計劃、合同管理、實物資產及財務核算系統中的接口匹配對接，實現相關系統的連接。最終建立規范標準、高效的物資入庫、出庫、在庫的管理流程，可以從以下三個方面入手優化科研單位的庫存管理業務。

第一，采購審批流程優化。以研究室為單元對科研項目物資采購集中申報，科研單位統一審批，統籌采購，盡量避免以科研項目為單位進行物資采購申請、審批。對研究室有長期需求的大宗科研物資進行采購備貨，并設置警戒庫存量，避免相同的科研物資重復多頭的申報，杜絕不同的研究室為建立物資的小庫存而過量采購造成項目完結后物資的浪費。

第二，物資入庫管理流程優化?？蒲袉挝坏奈镔Y種類較多，可以采用整托盤保管入庫的方法，將同一類物資放在同一托盤中，通過射頻識別技術將物資信息與倉儲管理網絡連接，在獲得托盤信息的情況下可獲得物資信息，并且根據倉儲管理平臺，根據預設的指派原則及策略，運用算法自動確定托盤的擺放位置，提升物資入庫的管理效率。

第三，物資出庫流程優化。將科研單位的物資出庫與物資的經費入賬歸攏進行關聯，出庫申請直接與物資的科研項目經費號關聯，在出庫時同時確定物資的消耗數量與經費出口，以利于后期的財務核算并預防項目的經費超標[4]。

3.1.3?庫存管理制度建設

針對物資庫存業務診斷結果，以價值理念為牽引，以問題為導向，開展物資庫存管理制度建設。在入庫方面，完善物資臺賬登記，制定入庫驗收管理、新增物資編碼分類、物資價稅分離信息登記等制度，并建立財務核算與庫存實物管理的操作業務流程制度；在出庫方面，識別物資種類、領用金額、項目與計劃的匹配、領用部門與需求部門的匹配等場景，優化物資出庫制度。在物資庫存管理方面，需重點關注以下四個方面的制度建設和健全。

第一，建立健全庫存分類管理制度。將單位的物資按照價值大小、重要程度、使用頻率等進行評估并分類，將關鍵物資（A類）區分出來并重點管理，科研單位的物資種類較多，只有將主要精力放在關鍵物資上才能提高庫存管理的效率并降低風險。將大多數的“一般物資”劃分為B類。將使用頻率低，庫存風險小的物資劃分為C類。進一步的依據科研單位庫存物資的分類制定不同的管理措施，如確定庫存警戒線數量、盤庫周期、存放位置等，通過分類管理能夠實現高效精準的庫存管理目的。

第二，建立健全庫存盤點清查制度。物資盤點是確保庫存管理準確和安全性的重要手段，通過盤庫能夠更準確地核實物資數量及不同物資的流動狀態，并且可降低因庫存物資呆滯、損壞而帶來的庫存安全風險。盤庫是對庫存管理工作的一次體檢，針對不同種類的物資應建立不同盤庫的頻率，對盤盈、盤虧以及損壞的物資要追根溯源，對于暴露的問題要不斷完善改進管理制度，使制度不斷合理、完善和高效。

第三，細化單位各部門職責。通過制度建設明確計劃審批部門、采購部門、倉庫管理部門、財務部門及研究室的分工，規范采購、入庫、領用等業務的操作流程制度，使單位各部門按照標準化、流程化的模式協同作戰，杜絕部門之間的界面不清和推諉扯皮。

第四，建立庫存管理的監督考核制度。物資庫存是滲透到采購、質檢、出入庫、消耗、財務核算等環節的紐帶，以庫存管理為對象進行的監督考核，不僅利于庫存管理工作的完善，也有助于防范單位物資管理全鏈條工作的風險。通過對庫存數據庫的隨機抽查，從采購到消耗全鏈條對物資進行核實，明確物資盤虧、盤盈、損壞等情況的責任主體，借用單位的紀檢監察部門力量強化監督力度。同時，建立庫存管理考核的指標體系，包括信息準確率、配送速率、損壞率等指標。只有強化監督、強化考核才能壓實庫存管理相關部門和人員的責任[5]。

3.2?建立物資采購庫存一體化管理信息平臺

對于科研單位而言，庫存管理的信息化目標是保證物資有效供應，實現領用便捷、及時準確。物資采購管理一體化平臺需要建立起從物資采購、庫存、合同、供應商到每個科研項目的物資保障體系，在該平臺的建立中最有效的手段是采用信息化技術。一體化的信息平臺應包括物資的采購、庫存、領用、供應商管理、合同管理、統計分析等。平臺的建設主要包括以下五方面。

第一，建立一套在庫物資的預警分析模型?？蒲袉挝坏膸齑嫖镔Y中不同物資的重要程度、供貨周期、消耗周期等差異較大，庫存的物資不適合采用同一個庫存警戒閾值，故需根據科研物資的特點建立一套能夠差異化區分不同物資的庫存預警方法，科學的對不同種類物資設定不同的庫存警戒閾值及預警方法。當庫存物資數量或儲存期限達到安全閾值時，能夠自動提醒倉庫管理人員和采購人員，避免由于物資不足或呆滯庫存造成損失。

第二，建立一套庫存數據分析模型。打通物資采購、庫存、財務核算之間的信息連接，動態跟蹤物資的計劃、采購、庫存、合同等信息，以物資為載體，形成相互關聯的信息流和信息庫，從而實現信息追溯的連續性和完整性。在信息流中反映采購的計劃、進度、出入庫、財務、在庫時間、位置等信息，重點關注采購計劃不合理、未充分平衡庫存、庫存緊張和財務預算與采購不匹配等問題，利用統計分析方法，全面、準確評估物資的庫存和管理狀態。

第三，統一信息接口。按照統一系統、統一標準、統一流程、物各有主的思路進行統一的信息化建設。在計劃采購環節，在統一的采購管理平臺中進行計劃的審批和采購；在出入庫環節，統一物資編碼規則，明確物資入庫登記信息內容，翔實記錄物資數據，對于入庫物資信息應包括數量、價格、入庫日期、有效期、合格證明、財務預算項目、儲存位置、儲存條件等。對于退庫、過期、破損等物資還應準確反映過程信息。利用編碼實現物資的一處維護、多處應用、資源共享、統一調配、差異化存儲等功能。同時，物資編碼直接對應項目財務預算編碼，通過庫存系統和財務系統的關聯，在系統中動態顯示科研項目的財務預算執行率，對于重要的物資增加鎖庫功能。在財務核算環節，通過輸入財務預算代碼直接在系統中生成物資清單和領用記錄，實現庫存與采購計劃、合同、物項系統、核算系統等前后數據的貫通。

第四，建立標準物資庫。對于通用性強的物資，如溶試劑、元器件等，應建立選用目錄，推薦并規范通用材料品牌和標準，通過建立優選庫、限用庫、專用庫等，提升物資在各項目之間的通用性，降低采購和庫存的成本、提高效率。

第五，建立可視化數字看板。在一體化管理平臺中形成各層級的看板信息，實時監控并分析庫存信息。以物資為主線，動態顯示物資在計劃、采購、入庫、出庫、消耗等管理過程的信息關聯，對重要的科研物資，在數字化看板中動態跟蹤其需求、消耗和財務信息，既能夠及時預警，又能為單位管理者快速、宏觀地把握單位物資整體流動情況提供平臺。

3.3?庫存管理人才隊伍建設

庫存管理是一項復雜的綜合性管理工作，庫存管理人才隊伍不僅指倉庫管理人員，還包括前端的物資采購計劃、合同管理、實物資產管理、財務核算等人員。在創新和學科交叉日益重要的大背景下，科研單位的競爭更多是人才的競爭。目前科研單位的庫存管理人才隊伍雖然得到了一定的優化，但隊伍的整體素質距離需求仍有一定的差距，人才隊伍仍不夠充足。

財務視角下的庫存管理工作中，庫存管理人員需具備一定的財務知識?？蒲袉挝坏臉I務變化快，物資采購和消耗主要以項目財務預算為依據，財務信息能實現物資的采購、出入庫、消耗、核算等環節的物理銜接，故在庫存管理中充分利用財務信息能夠及時應對需求變化，控制風險。優化庫存管理人才隊伍可以采取以下三方面措施。

第一，加強庫存管理人員的專業技能培訓。針對信息化管理平臺等工具的使用，通過邀請專家對庫存管理人員定期開展業務培訓，提高人員的業務知識和技術能力，以便能更好地開展庫存信息化建設、分析統計等工作，同時提高庫存管理人員對業務升級的重視。

第二，引進高素質專業人才。科研單位早期的庫存管理人員很多來自其他專業，隨著人員的退休，科研單位需補充庫存管理人員。目前很多高校均開設有庫存管理專業，科研單位在進行人才招聘時應重點關注庫存類專業管理人才的引進，在庫存管理隊伍中也應適當配置財務管理專業人員，通過高素質的人員配置，保障庫存業務的高質量開展。

第三，鼓勵在職人員自主學習。激勵現有庫存管理人員，特別是非專業出身的人員自主學習，如定期開展庫存管理知識競賽，獎勵專業能力強的人員；還可鼓勵在職人員考取專業資格證書，如注冊會計師等，對獲得相應資格等級證書的人員進行獎勵，這樣可以激發職工的學習熱情，營造積極的學習氛圍。

3.4?建立庫存管理應急措施

科研單位需求的物資中非標定制的物資占比大、供應商來源少?？蒲袉挝坏奈镔Y庫存需提升應急能力，以免出現突發情況對單位和國家造成較大損失[6]。

一方面，科研單位需建立物資庫存應急方案。對于單一供應商、非標定制周期長、關鍵材料等物資需要優先考慮儲備安全需要的存貨，再進行優化減少庫存管理。同時，建立健全供應商管理，定期依據價格、質量、售后等相關指標對供應商進行評價。對于風險較大、信譽不良供應商要及時提醒和警告。對于關鍵物資供貨風險較大的獨家供應商要及時培育備用供應商。對于供貨穩定、信譽良好的供應商，科研單位可以與其協商制定應急情況下的供貨措施，包括因質量問題的應急供貨、因需求急增的應急供貨、因指標微調的應急供貨等。科研單位需識別庫存管理中的各類風險，并有針對性地制定措施，以確?？蒲猩a任務的順利進行。

另一方面，科研單位需要建立智能安保系統。在科研單位庫存中有大量的高價值物資，有些物資還需要特殊的溫濕度儲存環境，有必要加強對庫存物資狀態的安全防控。倉儲的主要風險隱患點包括火災、漏雨、溫濕度異常、盜竊等，倉庫的智能安保系統需要對這些風險隱患進行在線的監測和預警，當發現異常時能夠有效地預警，并快速地幫助人們對風險進行定位，單位根據定位更準確地開展應急措施。

4?結語

庫存管理對科研單位的物資采購、領用、核算等工作具有重要的影響，財務視角下，科研單位有必要采用優化流程和制度、建立信息化平臺、加強人才隊伍建設、制定應急措施等手段，不斷提高庫存管理水平及物資供應保障水平。

參考文獻：

[1]趙小禹，朱海敏，王劍濤.科研單位存貨管理問題分析與改進[J].中國集體經濟，?2022（5）：135-136.

[2]馬鐸文.供應鏈一體化環境下企業精益庫存管理的研究[J].物流工程與管理，2023，45（8）：94-96.

[3]李小明.基于供應鏈視角的鐵路庫存管理優化策略[J].中國物流與采購，?2022（19）：113-116.

[4]朱曉芳.淺析財務在庫存管理中的作用[J].財會學習，2019（22）：35-37.

[5]劉瑜華.制造業企業庫存管理問題與對策研究[J].中國集體經濟，2020（9）：45-46.

[6]肖勇，張穎異，劉震宇.軍工企業科研項目管理探究[J].中國市場，2022（5）：111-112.

［作者簡介］何泳沛（1988—），女，漢族，四川井研人，大學本科，會計師，研究方向：科研單位項目經費管理、庫存存貨、固定資產、無形資產等資產管理、合同管理。