信息化智慧化時代電子檔案標準化管理方式方法探析

馬鶴嘉

（北京首創熱力股份有限公司，北京 100044）

隨著數字時代的到來，信息技術已經逐漸滲透到人類社會生產生活的各個領域，新檔案載體呈現出的新特點亟待檔案管理工作加快智能升級和數字化轉型。新《檔案法》規定，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，《檔案法實施條例》的公布與實施，再次將依法管檔治檔推上了新臺階，《條例》對電子檔案管理系統建設、歸檔條件、“收管用”要求、傳統載體檔案數字化、信息安全等做出詳細規定，為新時代電子檔案標準化管理提供遵循。

1 信息化智慧化時代電子檔案管理新模式

信息化時代，電子檔案管理新模式正逐步形成，以適應數字化、網絡化和智能化的趨勢。

1.1 檔案資源體系數據治理

《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）中，規定的電子文件歸檔范圍包含各門類電子文件及其元數據等，更注重電子檔案資源體系管理。構建流程規范、層層協同、互通透明的管理利用系統，適應電子檔案管理新模式，要建設集成的電子檔案管理系統，推動建設集檔案的采集、分類、存儲、檢索和服務等功能模塊為一體的檔案收集整理平臺體系化，實現檔案資源的集中管理和高效利用，如當前業務常用的協同辦公平臺，基于微服務架構，采用模塊化設計，支持容器化部署；通過實時監控與日志管理，提高系統運行穩定性和系統性能；通過自動化運維減少人工干預、降低出錯風險、提高運維效率。要推動標準化建設，嚴格按照統一的檔案管理標準和數據格式，確保電子檔案的一致性和可交換性，并采取適當的長期保存策略和技術，如定期遷移到新的存儲介質上，以應對技術過時風險，如采用PDF/A等長期檔案格式來保證電子文件的持久性和兼容性。要遵循國家公文管理相關規范與標準，規范設計辦文、辦會、辦事等政務業務功能，集成業務系統、定時任務、報表中心、OCR文字識別，流式組件讓行政辦公全程電子化，讓管理制度有效落地執行。

1.2 檔案安全保障更加重要

新《檔案法》與《實施條例》著重強調檔案安全。電子檔案管理新模式的核心目標是實現檔案資源的優化配置和高效利用，保障檔案信息的長期可訪問性和可靠性，同時滿足社會公眾和組織的多樣化需求。

一是著力保障數據安全，從數據存儲、數據傳輸、數據訪問、數據處理四個方面進行安全管理，實現結構化數據和非結構化數據加密存儲，數據自動備份和手動備份，附件按年存儲；利用加密技術對數據進行加密，保護傳輸的數據安全；通過系統權限控制，保證數據訪問的安全；數據脫敏處理，保護敏感數據不被泄露。

二是維護應用安全，系統登錄多因子認證，通過賬密登錄、短信登錄、掃碼登錄進行組合；通過IP訪問限制，控制訪問終端的安全；根據角色權限、用戶定密、文件定密，保證系統數據的訪問安全；開啟三員管理，三員相互獨立、相互制約，減少泄密風險。

三是規范開放鑒定，檔案鑒定工作一直是檔案館工作的重點和難點，只有按照一定規則經過嚴格鑒定的檔案才能夠對外開放。電子檔案要嚴格按照各單位《劃控鑒定辦法》等文件規范，依據《中華人民共和國政府信息公開條例》等進行開放鑒定，保障檔案數據安全。

1.3 檔案保管保護舉足輕重

《檔案法》強調監督檢查，明晰法律責任，《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等標準性文件也對電子檔案的保存、利用、處置、管理維護、安全可靠等做出規定。運用人工智能、機器學習和自然語言處理等技術，實現檔案自動分類、智能檢索、預測分析等功能，提高檔案管理效率，實現檔案管理的智能化；采用加密、備份、防篡改等技術手段，確保電子檔案的安全性和完整性，同時遵守相關的法律法規和標準規范，將潛在的流程顯性化，隨意的流程固定化，固定的流程高效化，從系統的身份認證、授權、安全審計、數據加密、設備管理等多個方面建立完整的安全保密防護設計，規范流程使用，避免安全漏洞及風險，保障組織單位信息安全。

1.4 檔案編研開發智能升級

《檔案法實施條例》要求“采取各種形式研究、開發檔案資源”，傳統的檔案編研是將紙質載體的檔案信息通過人工方式進行編研，周期長、工作量大，傳播方式僅限紙質出版物或書籍。電子檔案管理過程中，持續技術創新，跟蹤最新的信息技術發展，如云計算、區塊鏈等，不斷探索新技術在檔案管理中的應用潛力，提升智能化水平，利用數據庫管理系統對檔案數據進行結構化管理，實現數據的標準化和規范化，方便進行數據分析和挖掘，如利用人工智能和機器學習算法對檔案數據進行分析，實現智能分類、自動摘要和預測性維護等功能等。

1.5 檔案開放利用便捷高效

現行的電子檔案管理相關標準規范中，大都對電子檔案的開放利用做出相關規定，總體可歸納為堅持高效便民原則。傳統檔案利用模式，依托實體檔案館與實體檔案，檔案館智能服務系統是新時期檔案館提供檔案信息利用服務的又一種方式，檔案服務網絡化，推進黨政機關跨部門、跨層級、跨地區協同，實現業務系統融合與人的融合，打造共享公用、多級并用的一體化協同辦公系統，通過互聯網提供檔案信息服務，支持遠程訪問和在線互動，滿足用戶隨時隨地獲取檔案信息的需求，用戶可以通過電子閱覽室或自助檔案信息服務平臺來查詢自己所需的檔案信息。跨部門跨領域合作成為可能，建立檔案信息共享機制，促進不同機構、行業之間的檔案資源互聯互通，提高檔案資源的社會價值。另外，檔案利用者還可以通過定制個性化服務來實現檔案信息資源的利用。通過合理的個人定制，極大增加檔案利用效率。

2 新時代電子檔案標準化管理的必要性、困境與突破

2.1 電子檔案標準化管理的必要性

檔案管理模式出現了較大的改變，數字化信息技術對檔案管理產生了深遠的影響，推動標準化建設成為檔案工作轉型升級的重中之重。一是對檔案管理的成本進行有效控制，將檔案的作用發揮到最大化。傳統檔案管理對人力的需求較大，而人為管理不僅管理質量和效率上都不高，而且還會對管理成本具有較大的需求，而電子檔案管理節約了很多的人力需求還提高了檔案管理的效率和質量，為檔案的管理節約成本。使用電子檔案管理方式，需要的設備有硬盤、云儲存以及相關的媒介，因此對成本的需求較低，對檔案管理的物理環境和化學環境的需求都較低；另外，傳統檔案管理的方法由于都是以紙質為主，因此在對檔案進行查閱時難免造成破壞甚至出現丟失的現象。而電子檔案的優勢是以存儲方式讓檔案實現備份，不僅可以避免對檔案造成的破壞和丟失，還可以避免不法分子對檔案進行非法篡改，檔案的完整性、安全性和真實性都得到了保障。二是有效提高了檔案管理的實效性和檔案的共享功能。要想更好地實現檔案的價值就要大力提高檔案管理的效率，否則會直接影響到檔案服務工作正常開展。首先，檔案管理人員需要將數字化技術和檔案管理充分地結合，將檔案管理中眾多的工作環節進行優化和縮減，將會大幅提高檔案管理的效率，讓檔案在管理的過程中更加簡便。

2.2 電子檔案管理存在的困境

一是人員素質與管理要求不相適應。雖然在數字化技術的發展下電子檔案管理水平也在逐漸提高，但仍存在很多缺點。如檔案管理上下級單位之間與其他檔案管理部門沒有建立一個完整的檔案信息貢獻體系，檔案部門之間想要實現檔案分享仍然需要工作人員進行手動傳輸，但是這樣的傳輸方式如果是在節假日等休息時間就不能實現，降低了檔案信息的貢獻效率，人工方式的傳輸方式也給檔案的管理人員帶來了較大的工作壓力。此外，很多單位的檔案管理部門在檔案共享工作上并沒有看到明顯的進展，檔案管理人員對檔案共享方面還沒有做到充分的認識，檔案共享工作難以展開。二是電子檔案管理標準化程度較低。標準化程度低，使得電子檔案的管理效率和質量都受到了影響，如檔案管理部門在對電子檔案進行管理的時候沒有對不同種類的檔案進行分類處理，無論是針對不同檔案的處理格式還是流程上都有設置詳細的規定，檔案在這樣的管理方式下，不利于檔案本身的后續工作也不利于后期對檔案的利用，阻礙到檔案一體化流程化的進程。

2.3 電子檔案標準化管理創新實踐

在《電子檔案管理系統通用功能要求》等現行標準要求下，相關科技企業進行了電子檔案管理系統的開發，充分展示了新時代數字化工具的應用，實現了檔案管理的高效、安全、規范化，進而為公司實現信息共享、節約資源。支持多種類型檔案、全面實現檔案電子化，實現全類型檔案管理；規范檔案管理平臺、結構化與非結構化數據分離，保證數據統一性、規范性，實現規范化管理；自動生成檔案盒背脊、封面、卷內備考表等信息，無需手動編寫，實現自動化整理；自動化檔案借閱、審批，實現對文檔和檔案的實時把控、科學管理，提高利用率；文件協同查看，高效檢索，快速定位到所需檔案信息，實現快速調取節省時間成本；多種備份機制，嚴格的權限把控，確保文檔與檔案安全無疏漏，實現安全保障。

3 電子檔案標準化管理的基本路徑

信息化智慧化時代，檔案管理開始對信息化技術加以應用，檔案管理必須根據當前數字化時代和檔案管理的特點對檔案管理途徑進行創新和優化。

3.1 立足電子檔案資源，共享電子檔案價值

第一，推動檔案數字化轉型，對現有紙質檔案進行數字化轉換，采用掃描、OCR等技術將紙質檔案轉化為電子文檔，并建立相應的元數據信息，以實現檔案的高效管理和利用。第二，要進一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識。為工作人員提供必要的培訓和技能提升，使其能夠熟練操作檔案管理系統，掌握相關的信息技術知識和安全防護意識，確保檔案的有效管理和安全保障，通過對用戶權限進行精細化管理，可以限制用戶對檔案的訪問、下載、修改等操作，保護檔案的完整性和機密性；數據備份和恢復機制，確保檔案數據在意外損壞或丟失時能夠及時恢復，通過定期進行數據備份和災難恢復演練，可以減少數據丟失的風險，保障共享檔案數據的安全性。

3.2 明確檔案管理標準，推動檔案標準化建設

當前檔案管理工作實踐中，針對不同主體，相關部門出臺了《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《政務服務事項電子文件歸檔規范》《黨政機關電子公文歸檔規范》等多項國家標準，檔案管理部門在日常管理過程中，可以依國家標準制定《電子檔案管理標準》《電子檔案建檔規范》等規章制度，明確不同類型電子檔案的基本格式，確保電子檔案管理的統一性。最后，建立合規的數據安全管理體系，包括訪問控制、加密技術、防火墻等方式，確保檔案數據的安全性和機密性。同時，定期進行數據備份和災難恢復演練，以應對突發事件。

3.3 把握數字科技前沿，試點智慧檔案室建設

“十四五”檔案事業發展規劃強調“科技興檔”。智慧檔案室是一種應用現代信息技術手段，提供標準化、便捷的檔案管理服務的專業化機構，實現智慧檔案室的建設標準需要采取一系列的具體措施，包括技術選型和系統集成，根據實際需求，選擇適當的硬件設備、軟件系統和網絡設施，通過系統集成將各個組成部分無縫連接，形成一個高效、協同的智慧檔案管理系統。其建設標準包括基礎設施建設，包括安全可靠的機房、先進的通信設備、高速穩定的網絡連接等，以保證數據的安全存儲和傳輸；智能化檔案管理系統，實現檔案的數字化、自動化處理和管理，具備高效的檢索、查詢、分類、歸檔等功能，以提高檔案管理的效率和準確性；多級權限控制，確保檔案的安全性和保密性。

電子檔案管理方式在一定程度上降低了檔案管理的成本，提高檔案室管理的實效性和利用價值。新時期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統載體檔案管理的方法，還必須不斷強化信息技術水平，將檔案管理工作和信息技術特點進行充分的結合，不斷適應信息時代新型載體檔案的管理對自己提出的要求，這樣才能不斷推進檔案事業的向前發展，才能保證自己不會被淹沒在信息社會發展的洪流中。