淺談大數據時代學校人事檔案管理信息化建設

文/彭鴻

隨著科學技術的不斷進步，高校人事檔案管理中也逐漸融入了大數據技術。通過分析大數據技術在高校人事檔案管理中的優勢及其建設現狀，可建立完善的高校人事管理體系，提升信息化管理水平，強化數據的安全保密性，不斷優化高校人事檔案信息化建設，促進高校更好發展。

大數據在人事檔案管理中的應用優勢

大數據技術的普及與發展提升了高校人事檔案管理的質量與效率，既可以提升高校人事檔案管理信息化的建設水平，還可以對檔案資源進行保護。傳統的檔案管理方式以人工為主，效率不高。利用大數據技術進行數據挖掘、分析，可以對各種數據進行自動收集、整理、分析，確保高校人事檔案管理更加全面、準確。

在高校人事檔案管理中應用大數據技術可以幫助檔案管理部門實現信息分類和檢索的智能化，確保高校人事檔案管理工作更加便捷、高效。在高校人事檔案管理中應用大數據技術還可以確保信息數據更加保密、安全，檔案管理部門通過應用數據加密、備份技術，確保人事檔案數據更加完整，保障高校人事檔案管理工作順利、高效進行。

高校人事檔案管理的信息化建設現狀

大數據時代的來臨使高校人事檔案管理也迫切需要進行信息化的變革，便于提升管理效率與服務質量。然而目前部分高校的人事檔案管理模式仍舊以紙質化檔案管理為主，難以進行有效分類、檢索，獲取信息的速度較慢，需要耗費大量的時間與精力進行維護、管理，不僅增加了高校人事檔案管理的成本，還容易出現查找困難等現象。

在傳統管理方式下，只有在指定位置才能看到、利用人事檔案，不能進行遠程存取與分享，不利于學校各個部門的協作與信息的迅速傳遞。此外，由于紙質檔案易受自然災害、人為破壞等因素的影響，造成了檔案資料的損失與泄漏，且紙質材料不易備份與復原，檔案一旦受損難以恢復。

高校人事檔案管理信息化的實現途徑

建立完善的人事檔案管理系統。在大數據背景下，數據已經變成了一種非常有價值的資源。因此，在高校人事檔案管理工作中，必須充分應用大數據技術，把傳統的人員檔案管理方式和信息技術有機融合，實現對檔案資料的收集、整理、儲存、分析與使用。構建人才檔案數據庫是實施人才信息系統建設的重要前提，要對現行的人才檔案實行數字化，需把傳統的紙質檔案轉換成電子檔案，并根據特定的數據結構對其進行分化、整理，在此基礎上，構建檔案資料庫查詢體系，確保用戶能夠迅速找到需要的檔案資料。為保證檔案工作的規范化，必須在檔案的歸檔、查閱、借閱、銷毀等方面完善相應制度。由于人事檔案關系到個人信息與個人隱私，所以高校必須高度關注網絡安全，健全安全保護系統，通過防火墻、數據加密、權限控制等多種方式，增強檔案數據的安全性。并制定相應的應急計劃，以預防網絡攻擊、數據泄漏等風險。利用大數據技術可以更深層次地發掘其中的潛在價值，為學校的決策提供依據。通過云計算、人工智能等技術，對教師績效考核、人才選拔等進行智能化查詢與推薦，提升檔案的便捷性與高效性。要把人事檔案工作納入高校整體發展計劃，增加經費、儀器設備，改善工作的硬件條件，加強與有關部門的協作，實現檔案資源的共享，使檔案工作的整體水平得到提高。在大數據背景下，高校人事檔案管理工作具有系統性和全面性的特點，要加強安全防護，提高檔案的利用率，加強頂層設計，持續推動檔案工作的信息化，為學校的發展提供強有力的保障。

提高人事檔案管理的信息化技術水平。隨著大數據時代的到來，高校人事檔案管理也需要適應信息化趨勢，加強信息化建設。信息化建設是提高人事檔案管理效率和質量的關鍵，為此，高校人事檔案管理工作者需要積極探索和嘗試各種信息化技術手段，如數字化、網絡化、智能化等，提高人事檔案管理的信息化技術水平。高校應推進人事檔案管理網絡化，建立和完善人事檔案管理信息系統，實現檔案信息的在線管理和利用，提高檔案管理效率和質量，減少人工操作失誤，同時也可以進行檔案信息的共享。高校還要利用人工智能、大數據等技術，對人事檔案數據進行深度挖掘和分析，發現隱藏在數據背后的規律和趨勢，為人事決策提供依據。智能化技術也可以提高檔案管理的自動化和智能化水平，減少人工干預，提高管理效率。高校在進行人事檔案管理過程中應用人工智能技術，實現對檔案信息的自動化、智能化處理。應用大數據技術對高校人事管理檔案進行分析，可以為高校人力資源管理提供借鑒，挖掘出具有價值的信息，并提供科學依據。例如，通過大數據技術分析，可以有效掌握高校的人員流動狀況以及人員績效表現，更加全面地了解員工的職業需求與發展潛力。

加強人事檔案數據的安全性和保密性。隨著信息技術的發展，大數據的存儲和處理能力不斷提升，為高校人事檔案管理提供了更好的技術支持，高校可以采用云計算等新技術，建立起高效、安全和可靠的人事檔案管理系統。云計算技術可以實現人事檔案的集中存儲和備份，避免因設備故障或人為操作失誤導致數據丟失。物聯網技術能夠實現對檔案存儲設備的監控和管理，確保檔案數據的安全性和完整性。區塊鏈技術具有去中心化、不可篡改和可追溯的特點，可以有效防止人事檔案的偽造和篡改，確保人事檔案數據的真實性和可信度。另外，高校還應加強對人事檔案的訪問權限控制，只有經過嚴格審批和授權的人員才能訪問和修改相關檔案信息，以保護個人隱私和數據安全。高校應深入分析人事數據，對教職工的專業背景、工作經歷、發展潛力等信息進行全面了解，為人才引進提供可靠意見。應用大數據技術還可以為高校發展規劃和人事決策提供支持，全面了解高校人事結構和人力資源配置現狀。例如，應用大數據技術，高校可以發現教職工的特長與需求，為校園的可持續發展提供個性化的支持與幫助。高校在進行人事檔案管理時，利用掃描、文字識別技術等方法，實現對紙質檔案的數字化轉換。構建統一的電子檔案系統既能有效提升檔案的保管與查詢效率，也能降低空間占用率。作為高校人事檔案管理工作的重要環節，建立信息化管理平臺可以幫助檔案管理部門明確工作職責與流程，制定出詳細的制度規范，詳細規定信息數據錄入、保存、傳輸、共享等方面內容、流程，在進行高校人事檔案管理過程中，高校要確保數據的完整性與安全性。建立完善的數據備份機制與恢復機制，嚴格管控檔案訪問權限，謹防信息泄露、濫用，加強網絡安全防范措施，對網絡安全進行定期檢查與風險評估，對于潛在的安全問題要及時處理。高校信息技術部門能夠提供技術支持和專業指導，幫助人事部門推進信息化建設，人事部門應加強與信息技術部門的溝通，共同研究和確定適合學校需求的信息化解決方案，確保人事檔案管理系統的穩定運行和優化升級。另外，高校要整合電子檔案和其他的管理系統，實現資源的分享，如將人事檔案與學籍檔案、考勤系統相結合，便于全面管理和全面評估。

加強專業人才隊伍建設。隨著大數據時代的到來，高校人事檔案管理工作已朝信息化建設發展。要想應對這種轉變，就必須培養一批既具有信息素養，又具有專業技術的檔案管理人才，積極引入計算機專業、信息管理專業等具備信息化背景的專業人才，并將其納入人事檔案管理部門。為人事檔案管理人員提供培訓與學習的機會，通過加強培訓，培養出一支高素質的人才隊伍，促進高校人事檔案工作的信息化進程。

在大數據的背景下，高校人事檔案管理信息化是一種必然的發展趨勢。高校要加大對檔案管理建設信息化的投入，建立健全人事檔案管理體系，提高信息化技術水平，增強數據的安全性和保密性。同時還需要對人才進行培訓，實現人事檔案的數字化、網絡化、智能化，提高管理效能，為學校的發展提供強有力的保障。