淺析智慧化背景下檔案管理信息化建設的創新路徑

文/韋富金

檔案作為重要的信息憑證，具有獨一無二的作用，檔案管理則是單位各項工作的重中之重。隨著科技進步，檔案信息化逐漸成為各行各業普遍關注的話題。在智慧化背景下，借助互聯網和大數據技術，檔案信息化使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發生了巨大改變，解決了傳統檔案的弊端，檔案管理工作實現自動化、統一化，提高了檔案資源的利用效率，凸顯檔案管理效果。因此，提升檔案管理的信息化就成為必然，可以使檔案管理工作更好地推動企業的發展，發揮其高效、便捷的服務功能。在新形勢下，采取積極有效的措施，加快檔案管理信息化建設，使檔案管理更加科學化、規范化，更好地適應新時代的發展。

智慧化背景下加強檔案管理信息化建設的作用

提高檔案數據的可用性。檔案數據種類多樣，在對檔案數據進行分門別類的時候，若對數據類型的劃分不夠精確，就會造成檔案數據混亂無章，增加檔案管理工作的難度。在智慧化背景下，信息數據、檔案數據不斷增長，傳統的檔案管理方式難以對海量數據進行快速加工和存儲。而在檔案管理中應用信息技術，可以大范圍收集有用數據，并對這些數據進行深加工，實現對大量檔案信息的快速檢索和分析，提高效率。

加強檔案數據動態化管理。在智慧化背景下，以數據為載體的檔案存儲方式得到廣泛運用，檔案數據的存儲容量較大，有效拓展數據管理的內容與空間。尤其是檔案數據的管理和儲存不會占用大量儲存空間，增加了檔案管理工作的靈活性，并實現數據信息的動態整理和存儲。例如，員工在入職和離職工作中，會產生較多連續性、動態化的信息數據，這些人事檔案數據都需及時進行收集和整理。而加強檔案管理信息化建設，可以及時對數據信息進行收集和整理，使員工檔案信息更詳細，實現檔案數據的動態化管理，從而使得檔案管理變得更完整、更真實。

面臨的挑戰

檔案信息安全問題成難點。隨著信息化技術的發展和互聯網的普及，越來越多的信息被存儲在電子設備中，在給檔案管理帶來便利的同時，也面臨一定的挑戰，如儲存設備上的數據面臨著病毒攻擊、黑客入侵、網絡釣魚等威脅。因此，保障檔案信息安全成為檔案管理人員必須面對的問題之一。

檔案管理信息化功能較單一。如今，許多單位已經開始實行檔案數據的信息化、數字化管理，可以對檔案數據進行檢索。但許多還停留在以檔案著錄信息為主的傳統階段，缺少對檔案數據的信息化處理，檔案管理信息化功能比較單一，對檔案數據的保存、分析、共享以及監管等作用未能完全、有效發揮出來。

檔案管理人員綜合能力待加強。傳統的檔案管理大多以紙質化的形式記錄檔案信息，而智慧化背景下的檔案管理工作離不開各種信息化、數字化技術的支撐，需要檔案管理人員不斷加強學習，增強安全防范意識，提升業務水平和綜合能力。此外，部分單位的檔案管理工作人員是兼職負責檔案管理工作，事多且繁雜，也無太多精力去學習檔案專業知識，導致相關業務能力不高。

創新路徑

制定合理的檔案管理信息化策略。對檔案管理現狀、存在的問題和難點進行深入了解、分析，明確檔案管理信息化的目標和重點。根據分析結果，制定檔案管理信息化規劃（包括信息化建設的目標、技術路線、時間表、預算等內容），明確智能化技術的應用范圍和實施步驟。優化檔案管理工作流程。檔案管理信息化不僅是技術層面的問題，更重要的是對檔案管理流程進行優化和再造。因此，在制定信息化戰略時，應該注重對檔案管理流程的優化，提高檔案管理的效率和質量。

健全檔案管理制度。結合單位的實際情況，完善、健全檔案管理制度，使檔案管理更加規范、更加科學，做到有章可循、有法可依，進一步提高檔案的服務功能和利用率。具體包括：一是制定檔案管理信息化的基本原則、目標和要求等基本制度，明確智能化技術的應用范圍和要求。二是建立檔案數據管理制度，規范數據的采集、存儲、使用和共享等方面的管理，確保數據的安全性、準確性和可靠性。三是制定檔案信息安全制度，包括網絡安全、數據安全、應用安全等方面，保障檔案信息的安全性和保密性。四是建立檔案利用服務制度，規范檔案的查詢、借閱等服務流程，確保檔案利用服務的規范化和高效化。在建立檔案管理制度的過程中，需要重點強調檔案管理的科學性和合理性，同時還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執行力度，提高制度的約束性。

加強信息安全防護。檔案信息化管理面臨的安全威脅是多方面的，基礎網絡的安全防護涉及檔案信息系統所在網絡環境的安全，做好安全防護才能保證檔案系統免遭跨域攻擊、網絡攻擊等。檔案管理部門要抓好信息安全防范工作，嚴格落實檔案信息網絡安全保密制度，認真落實各項技術安全防范措施，配齊網絡安全保密設備，確保檔案信息存儲、傳輸和服務利用的安全。要加強網絡安全管理和權限設置，對聯網的核心計算機要安裝殺毒軟件和防火墻，堵住網絡失泄密漏洞，防止越權使用和非法備份復制等問題發生。建立完善的數據備份系統，定期進行備份操作以保證資料不丟失或損壞。主動利用先進技術，確保與檔案數據相關的數據交換與使用安全、有效。選用適當的備份介質、備份系統以及備份方式，達到多模式、寬范圍存儲的目的。加大檔案監管力度。強化全過程檔案數據管理，定期對檔案數據進行檢測，充分掌握數據的基本情況。運用檢測工具，對一些突出問題進行剖析和研究，從制度、政策、業務等方面進行梳理和改進，確保檔案數據的真實、有效、完整。抓好安全保密督查工作。要建立聯管聯查機制，定期邀請保密、機要等部門人員對日常檔案保管、規章制度落實、網絡信息安全等情況進行檢查督導；對于檢查中發現的問題，要拿出具體措施，實施具體指導，解決具體問題，抓好落實，消除隱患，確保檔案安全保密工作萬無一失。構建信息化平臺。在建設數字化檔案資源的基礎上構建集成化的信息化服務平臺，為用戶提供高效率的信息檢索與檔案的有序管理。建立檔案管理人員及用戶雙向反饋與溝通機制，使工作中存在的問題和使用專項模塊的體驗可以得到及時反饋，從而不斷優化平臺。

加強人才隊伍培訓。檔案工作人員承擔著收集、整理、保管、保護和開發利用這些寶貴資源的重要職責，其工作質量和工作效率直接關系到部門、單位檔案資料的齊全、完整、安全和利用效果，所以檔案工作人員必須具備強烈的責任感和事業心。要加強政治能力建設，錘煉檔案管理人員忠誠干凈擔當的政治品格，著力提高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力。在智慧化背景下，傳統的紙質化管理轉向信息化管理模式，這就要求檔案管理人員提高檔案管理信息化技術使用的熟練程度。因此，應該加大對檔案管理人員的培訓力度，通過交流會、專家講座等方式提高檔案管理人員的綜合素質和專業能力，培養更多創新型、管理型人才。同時建立完善的獎懲制度，提高檔案管理人員的主動性、積極性，從而提高檔案管理水平與工作效率，提供更高質量的檔案服務。要積極轉變檔案管理人員的觀念，強化信息化管理意識，讓現代化、數字化的檔案管理概念深入檔案管理人員的心中，使他們認識到檔案工作的重要性。

檔案信息化建設能夠更加方便接收信息，為實現檔案的數字化提供重要的作用，讓檔案管理更加科學化。在智慧化背景下，檔案部門應該與時俱進，對檔案管理要求進行重新定位，重視檔案數據的安全、全程化監管、人才隊伍建設、數據體系優化等方面，持續完善檔案管理信息化工作。