院管公共實驗室全方位設備管理的探討與實踐

武巖 李翠英

摘?要：作為確?？蒲泄ぷ鬟B續(xù)性的院管公共實驗室，全方位的設備管理是實驗室可持續(xù)利用的基本保障，探討高效、科學、適合現(xiàn)狀的設備管理方法至關重要。本研究分析實驗室現(xiàn)狀，通過摸索最佳管理方法，在實踐中大膽改革，完善了設備管理制度，采取按人員與職責分層負責與軟硬件管理結(jié)合，對實驗室設備實行全生命周期管理，使公共實驗室的設備運行機制有效支撐了科研人員的高質(zhì)量產(chǎn)出。

關鍵詞：公共實驗室；設備管理；管理制度；設備管理軟件

文獻標識碼：A

Comprehensive?Equipment?Management?in?Institutional?Public?Laboratories：

Exploration?and?Practice

Wu?Yan?Li?Cuiying*

Central?Laboratory，Peking?University?School?and?Hospital?of?Stomatology?&?National?Center?for?Stomatology?&

National?Clinical?Research?Center?for?Oral?Diseases?&?National?Engineering?Research?Center?of?Oral?Biomaterials

and?Digital?Medical?Devices?Beijing?100081

Abstract：Institutionally?managed?public?laboratories?serve?as?the?foundation?for?ensuring?the?continuity?of?research?work，and?comprehensive?equipment?management?is?essential?for?the?sustainable?utilization?of?these?laboratories.It?is?imperative?to?explore?efficient，scientific，and?suitable?equipment?management?methods?for?the?current?situation.This?study?analyzed?the?current?state?of?institutionally?managed?public?laboratories，engaged?in?exploration?to?identify?optimal?management?methods，and?implemented?practical?reforms?to?enhance?the?equipment?management?system.The?adopted?approach?involved?a?hierarchical?management?mode?based?on?personnel?and?their?responsibilities，achieving?scientific?management?through?the?integration?of?software?and?hardware，and?ensuring?the?comprehensive?management?of?the?equipment's?entire?lifecycle.These?equipment?management?mechanisms?in?public?laboratories?effectively?supported?the?highquality?output?of?researchers.

Keywords：public?laboratory；Equipment?management；Management?system；Equipment?management?software

口腔醫(yī)學院校的人才培養(yǎng)離不開實驗室階段的科研訓練與業(yè)績產(chǎn)出，而院管實驗室建設是完成專業(yè)人才教學與科研能力培養(yǎng)、承擔社會服務和提高科研能力的重要組成部分。隨著實驗室建設水平和培養(yǎng)人才要求的日益提高，開放性公共實驗室的建設需求日益增多，而實驗室建設除了制度完善、科技人才梯隊培養(yǎng)和環(huán)境優(yōu)化建設外，實驗室設備管理的好壞更是其功能高效運行和促進成果產(chǎn)出、推動學科建設的重要方面。而開放性的公共實驗室體現(xiàn)其功能的情況除了需有大量完備的實驗設備作為基本資源和工具外，良好的設備管理更是其基本保障，因此設備管理的質(zhì)量是決定科研活動能否順利進行［1］，能否確保實驗室長期可持續(xù)利用，能否高效發(fā)揮實驗室作用的重要環(huán)節(jié)。為了探討適合當今快速發(fā)展的口腔醫(yī)學人才良好科研能力培養(yǎng)目標的需要，承擔起攻克口腔疾病生物防治研究的社會責任，提升我國在口腔醫(yī)學研究領域的國際影響力，本文以一個院管實驗室設備管理建設過程為例，介紹和探討實驗室設備管理的建設理念和做法，希望為國內(nèi)口腔醫(yī)學院實驗室建設提供有益借鑒。

1?院管公共實驗室設備管理的現(xiàn)狀和問題

高校實驗室根據(jù)功能可以分為科研實驗室、教學實驗室或教學科研混合實驗室，而醫(yī)學院的院管實驗室實際是承擔高校專業(yè)型人才培養(yǎng)的重要組成部分。不過，由于不同醫(yī)學院承擔人才培養(yǎng)的專業(yè)側(cè)重點和實驗室建設的經(jīng)費來源不同，實驗室管理更具體、要求更不同，也更有不同特點，北京大學口腔醫(yī)學院就是北京大學醫(yī)學部培養(yǎng)口腔醫(yī)學專門人才的?？漆t(yī)學院，其中心實驗室是為完成醫(yī)學院各類人才科研能力培養(yǎng)、社會服務和科研產(chǎn)出的以科研為主的院管公共實驗室。本來該院各學科都有自己的實驗室，但是由于科建實驗室畢竟受空間與經(jīng)費的限制，全面的基礎研究能力有限，為此，2009年起醫(yī)院投資建設了公共開放性的具有多個實驗平臺的中心實驗室?？偨Y(jié)建設初期稍帶有國內(nèi)部分院管實驗室的共性問題，探討科研型院管公共實驗室設備管理的改革經(jīng)驗教訓與啟示，以期為同類實驗室建設提供可借鑒的參考意見。

院管實驗室不同于校管實驗室，無論在建設規(guī)模、經(jīng)費來源、人員隊伍、實驗室等級和功能上等都存在很多建設和管理上的困難和問題，縱觀國內(nèi)部分院管實驗室，也不難看出存在如下一些問題。

1.1?規(guī)劃定位不準確，或貪全乏新，或缺乏特色

院管實驗室不比高校實驗室，往往都是依據(jù)自身能力為了解決一部分基礎研究建立的實驗室，有的是為了突出研究特色而建立，基本實驗設施缺乏全面支撐，導致無法形成體系的實驗室研究條件；或者購齊了基礎研究設備，專業(yè)設備不足，也使實驗室功能特色缺乏，很難滿足專業(yè)實驗需求，這實際上也體現(xiàn)了實驗室最初規(guī)劃和定位無法求全和準確。

1.2?技術力量不足，實驗室專職研究隊伍建設相對薄弱

國有事業(yè)單位有的科研人員隊伍不穩(wěn)定，由于專業(yè)人才臨床績效等分配體系的差異和科研壓力大、吸引力不足等原因，缺乏強烈的業(yè)務能力主動提升意識，甚至人才外流，導致隊伍建設相對薄弱。

1.3?設備管理與使用上缺乏安全意識，管理難度大

醫(yī)學院校研究人員的工作性質(zhì)決定了利用者許多因白天忙于臨床工作，主要管理教師都下班后他們才來利用實驗室，業(yè)余監(jiān)管難度大，設備操作培訓和管理制度執(zhí)行存在難度，只知道使用需要的設備，不關注水電氣閥門的關閉和防護，尤其實驗室有很多氣瓶、危險試劑等，存在安全隱患。

1.4?設備管理手段尚需改善

由于實驗室中大型設備昂貴，多數(shù)需收費維護，故只注重這類設備的使用看管，忽視了其他設備的運行過程監(jiān)管，放松了設備的維護保養(yǎng)與全周期、科學化管理，導致部分設備培訓只傾向于大設備，其他方面有漏洞，設備損毀快、使用周期縮短，影響了實驗室的長期可持續(xù)利用。

2?院管公共實驗室設備管理的改革實踐與啟示

院管實驗室承擔著為不同專業(yè)培養(yǎng)優(yōu)秀實用型人才的重任，是高校實驗室建設中不可忽視的部分，而且其培養(yǎng)的人才往往更應貼近未來臨床崗位需求，也是社會服務更需要的專業(yè)力量。因此，院管實驗室建設和設備管理質(zhì)量是高校人才實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標中不容忽視的問題。針對如上院管實驗室設備管理中容易出現(xiàn)的問題，北京大學口腔醫(yī)學院中心實驗室學習國內(nèi)諸多重點實驗室建設經(jīng)驗，從建設初期就報定安全第一、以人為本的安全理念，全面做好目標建設，力爭實現(xiàn)制度管人、以理服人，逐步在完善實驗室建設中獲得了一些啟示和體會。

2.1?改變管理機制，實現(xiàn)設備管理科學化

伴隨實驗室建設的不斷成熟，設備逐漸增多，原有的一張卡片管理一臺設備終生的設備管理模式已經(jīng)無法滿足科研需求現(xiàn)狀，原有的只管買時入賬和報廢時銷賬的設備記錄方式必須被現(xiàn)代化手段替代和改進，以便更好地服務于教學和科研［2］。設備管理員花費大量時間將全部設備卡片和臺賬都建立了電子臺賬實現(xiàn)了設備管理信息化；制度進一步完善；科室設備管理隊伍也逐漸形成專職管理員、平臺技術員和使用者三級管理，各級人員職責明確。自此，設備管理從技術人員的硬性看管變成了科學化、制度化、人性化和程序化管理。目前上千件大小設備已經(jīng)形成了中心實驗室高效運轉(zhuǎn)的鏈條，其設備運行狀況已經(jīng)成了上百利用中心實驗室的研究人員產(chǎn)出的重要依靠，完全做到了設備管理有序、運行高效、安全順暢的良性循環(huán)狀態(tài)，這得益于不斷從細摸索、大膽改進、管放結(jié)合、群策群力的成功實踐。

2.2?加強準入培訓，實現(xiàn)設備管理制度化

為了科學管理，我們著重健全了實驗室的準入培訓，不斷完善了設備采購、維護與保養(yǎng)、使用、維修、報廢等全流程管理的各種規(guī)章制度，嚴格實施設備使用前培訓考核、設備基本操作規(guī)程、大型精密儀器設備使用、實驗室儀器設備借用和賠償管理規(guī)定、實驗器具器皿使用注意事項等管理制度［3］，要求大型設備第一次理論培訓后，使用之前技術員仍要完成再次機旁培訓，強調(diào)所有設備涉及安全的注意事項，尤其高速、高壓、高溫等設備的詳細注意事項［4］。

2.3?關注設備動態(tài)，實現(xiàn)設備管理全生命周期

設備信息電子化后，一改實驗室設備管理滯后現(xiàn)狀，為了管好這些設備，隨后實驗室進一步申請采購了設備管理軟件系統(tǒng)，并針對實驗室情況適當加以改進。設備管理軟件的使用，使設備管理不再只關注購入環(huán)節(jié)，從設備購入那一刻起，便進入了管理系統(tǒng)。為了便于科研設備使用中的經(jīng)費管理，管理人員著重與財務系統(tǒng)有關部門對接，調(diào)研開發(fā)了不同情境下的自動收費功能系統(tǒng)，形成了適合本院財務管理規(guī)則的設備管理軟件，科學有效地輔助了人工管理，還逐漸完善了設備使用管理中的各項費用結(jié)算制度。所有設備都建立了儀器標簽（貼于機身）、電子臺賬、紙板卡片［5］。設備的所有信息對使用者都是公開的，便于利用實驗室人員查詢使用。這一系統(tǒng)會根據(jù)設備位置的變更、設備采新、報廢而實時更新；根據(jù)設備的使用記錄可以看出設備的使用頻率、維修次數(shù)及當前儀器的狀態(tài)，因使用年限較長而無法滿足工作需求的設備可按規(guī)定年限進行報廢，所有關鍵信息都及時錄入電子庫，使得設備的全生命周期都賬目清晰，實現(xiàn)了設備的科學且全生命周期管理［6］。

此外，嚴格遵守上級規(guī)定的設備集中采購流程，明確規(guī)定采購新設備必須全面考慮科室和平臺的發(fā)展規(guī)劃、實驗室現(xiàn)有空間、電力容量、未來研究人員的需求與使用率調(diào)研結(jié)果以及使用耗材及維修維護成本等因素，提供所有相關資料后經(jīng)核心組討論確定才可提出采購計劃，再經(jīng)過醫(yī)院設備管理委員會論證討論后才可制訂下一年的設備采購計劃［7］。

總之，現(xiàn)在的設備管理是從采購計劃的制訂與提出、設備購入、入賬、設備使用、維護、維修到報廢的過程，即全生命周期均實施嚴格科學監(jiān)管，有效保證了國家財產(chǎn)安全和設備的高效使用率。

2.4?管放結(jié)合，科學分工，實現(xiàn)設備分層次管理

在設備管理上，采用人員和崗位分級管理制度，即科室設備管理員、各平臺技術員、使用人員三級管理制，每一級人員都有各自不同的管理任務，明確各自的職責［8］。①科室設備管理員監(jiān)控管理全中心設備的全部情況，負責賬目信息的更新、設備的采新及報廢手續(xù)的辦理，即做到電子賬目與紙版卡片實施同步管理；設備采新時加入電子賬目、制新卡片、貼標簽；設備報廢時退卡片、填寫報廢單、變更設備擺放位置的標注；每年進行一次設備的盤點，逐一核查設備的各項信息、位置變更及本年度的狀態(tài)變化標注，以保證實物與賬目是相符的。②各平臺技術員教師負責本平臺設備使用管理和培訓、維護保養(yǎng)和報修，利用者需經(jīng)過設備使用培訓和機旁培訓后才可以使用設備，后者由技術員教師在設備旁實操講解設備的使用及注意事項，人員初次使用時需要有技術員教師在場，設備旁放有設備使用的操作步驟及使用注意事項，以保證每位人員第一次操作設備時真正掌握正確的使用方法［9］。各平臺負責設備的教師會每天不定時巡視，以便及時解決設備使用中出現(xiàn)的各種問題。③設備的使用人員對使用設備也賦予相應的權(quán)力與責任，即學習、考核、培訓通過后的預約使用權(quán)，使用前后檢查設備是否正常運轉(zhuǎn)的監(jiān)管責任，并要使用設備后填寫相應的設備使用記錄，以便儀器及時得到維護及維修。分級管理制度的實施有效地保證了使用人員操作設備的正確性，大大降低了設備的報修率。但由于利用實驗室的人員較多，定期的考試與培訓可能不能滿足所有利用人員的需求，所以針對特殊情況會增加考試與培訓的頻次。

2.5?軟硬件結(jié)合，實現(xiàn)設備高效管理

由于設備數(shù)量的增大和使用人員的增多，我們在硬件建設上引進了設備管理軟件來補充人工管理無法做到的各項精準管理制度，利用管理軟件監(jiān)管設備使用的預約及機時數(shù)的統(tǒng)計，以提高設備的利用率［10］。設備管理員負責將已通過設備使用考核的注冊人員激活并給已培訓合格人員下發(fā)卡片。技術員老師負責給已通過設備使用前培訓的人員授予設備預約使用權(quán)限，根據(jù)不同設備的使用特性來設定設備的預約時段和計費方式，設定各項違約人員的限制［11］。人員培訓合格后可辦理設備使用卡，登錄設備管理軟件并注冊，申請預約使用已培訓過的設備。未通過考核與培訓人員即使注冊了也不會被激活，無法使用設備。為了便于統(tǒng)一管理，每一期參加考核和培訓人員的各項信息是設備管理員和各平臺技術員教師實時共享。每臺設備都連接設備管理軟件，采用預約刷卡上機使用，用后刷卡退出并計費，未按預約進行使用會被禁止再次預約的權(quán)限，只有找負責該設備的技術員教師按相關規(guī)定接受懲罰后才可恢復預約權(quán)限［12］。人員因特殊情況不能按時上機使用時，可在規(guī)定時間內(nèi)取消預約，如已超過可取消預約時間需告知技術員教師，由教師從后臺操作放出預約權(quán)限以供其他人員利用；儀器故障時，可通過使用記錄查詢詳細情況，以便及時維修，如因違規(guī)操作造成的儀器損壞，由使用人支付維修費用，也可通過實驗室24小時全方位監(jiān)控查詢來輔助判斷。

2.6?管理制度的完善

由于國家對設備等固定資產(chǎn)的管理越來越嚴格，上級設備管理部門及海關監(jiān)管、審計等部門會不定期進行設備檢查，明確設備實物是否與標簽相符、擺放位置是否與登記位置一致、使用機時數(shù)是否與上報相同，管理制度到位與否等。因此，從軟件建設的角度，我們更加嚴格完善制定了一系列管理制度，除上述制度外，還針對實驗室頻繁出現(xiàn)的難以治理現(xiàn)狀，制定了實驗室違規(guī)懲罰處理條例，目前該條例已經(jīng)經(jīng)過8次修訂，在實施中不斷完善，視情節(jié)予以一定懲處，以體現(xiàn)教育和思想警械目的為主，如一次違規(guī)暫停預約使用設備一定時間，實驗不能停的，則選擇清潔實驗室某些公共區(qū)域衛(wèi)生等，起到了格外有效的監(jiān)督懲戒和輔助管理作用，每一次只要被發(fā)現(xiàn)或被舉報，或被查到違規(guī)，均一視同仁地予以懲罰，讓使用人能夠意識到正確使用設備的重要性，做到按規(guī)定使用并愛護設備才是設備可長期利用的根本。還建立了實驗室隔周例會制度，通過例會，總結(jié)兩周內(nèi)實驗室出現(xiàn)的所有違規(guī)問題，或舉例表揚優(yōu)秀人員或事跡，并提出具體應該做到的要求，或新的應對規(guī)定，讓大家清楚實驗室的實時變化和應該怎樣做，未能參會的研究人員會自覺遵守規(guī)定抄寫例會內(nèi)容上交，目的是讓所有利用實驗室者均有序利用實驗室，至今院內(nèi)網(wǎng)已有我們近6年的隔周例會內(nèi)容，這些都有效起到了實驗室安全管理的作用。由此可見，建立健全的規(guī)章制度才是科研實驗順利進行的基本保障［13］。

此外，實驗室設立了安全助管制度，在保證教師不在期間實驗室設備正常運轉(zhuǎn)方面，尤其對一些臨床科研人員經(jīng)常利用晚間做實驗、不能及時出席例會，對實驗室規(guī)定不清楚、設備操作不規(guī)范的監(jiān)督和指導方面起到了非常重要的作用［14］。在管理中，還根據(jù)情況適時進行人性化管理，使制度保證下，各種規(guī)章制度得以被研究人員自覺自愿地去接受約束。

3?院管實驗室設備管理未來面臨的挑戰(zhàn)

當然，實驗室的運行中還會不斷出現(xiàn)新問題，在設備管理軟件的功能方面還有可拓展的空間，例如未來將設備機身帶有信息的標簽中的條形碼與設備軟件相連［15］，在盤賬時只需要掃條形碼即可核實設備信息；將設備管理軟件與財務智慧財經(jīng)系統(tǒng)做進一步對接，將設備采購、上賬、使用、維修等全部流程都體現(xiàn)在系統(tǒng)中，通過設備的唯一編碼就可以在系統(tǒng)中查到這臺設備的所有信息。這項工作我們已經(jīng)聯(lián)合軟件研發(fā)廠家、醫(yī)院財務處和醫(yī)院醫(yī)裝處，經(jīng)過多次聯(lián)合研討初步形成了可試用的模塊，正在進一步成熟中。

結(jié)語

雖然院管實驗室設備管理有很多難處，但是只要明確實驗室定位，建章立制，使設備管理制度化、軟硬件結(jié)合科學化、管理人員分級管理職責明確，實現(xiàn)設備全生命周期嚴格監(jiān)管，做好設備管理是完全可以做到的，實現(xiàn)院管實驗室可長期持續(xù)利用也是可期的。

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基金項目：北京大學口腔醫(yī)院第四屆管理科研基金資助項目（YS042415）

作者簡介：武巖（1983—?），女，漢族，北京人，本科，初級職稱，研究方向：實驗室管理。

*通訊作者：李翠英（1959—?）女，漢族，黑龍江牡丹江人，博士，教授，主要從事口腔病理學研究及口腔實驗室管理。